淺談項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理同步實(shí)施的必要性

摘 要：伴隨著國家“一帶一路”倡議的加快實(shí)施、京津冀一體化建設(shè)的深度推進(jìn)和雄安新區(qū)的建設(shè)，給施工企業(yè)帶來了更大的發(fā)展與機(jī)遇。工程項(xiàng)目的增加，必然會(huì)產(chǎn)生大量的項(xiàng)目檔案，項(xiàng)目檔案的管理水平又直接影響項(xiàng)目的總體驗(yàn)收和項(xiàng)目成果在生產(chǎn)經(jīng)營等方面的運(yùn)用。因此，項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理必須同步實(shí)施。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目檔案；管理；項(xiàng)目管理；同步實(shí)施；必要性

伴隨著國家“一帶一路”倡議的加快實(shí)施、京津冀一體化建設(shè)的深度推進(jìn)和雄安新區(qū)的建設(shè)，給施工企業(yè)帶來了更大的發(fā)展與機(jī)遇。工程項(xiàng)目的增加，必然會(huì)產(chǎn)生大量的項(xiàng)目檔案，項(xiàng)目檔案的管理水平又直接影響項(xiàng)目的總體驗(yàn)收和項(xiàng)目成果在生產(chǎn)經(jīng)營等方面的運(yùn)用。因此，項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理必須同步實(shí)施。本文就是從項(xiàng)目檔案管理的角度，談一談做好項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理同步實(shí)施的必要性。

1 充分認(rèn)識(shí)項(xiàng)目檔案的重要性

國家對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案越來越重視，要求也越來越嚴(yán)格。根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的建設(shè)項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。此外，項(xiàng)目檔案的保管期限一般長于項(xiàng)目實(shí)體的存在期限，項(xiàng)目檔案比項(xiàng)目實(shí)體的生命周期更長、信息價(jià)值更大。如果項(xiàng)目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會(huì)直接影響建設(shè)項(xiàng)目發(fā)揮最大的效益。

2 項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理的關(guān)系

項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文件材料；是經(jīng)過鑒定、整理后形成的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案。項(xiàng)目檔案管理是項(xiàng)目管理的一部分，項(xiàng)目管理與項(xiàng)目檔案管理二者是不可分割的、相輔相成的關(guān)系。

3 項(xiàng)目檔案管理中常見問題

現(xiàn)在項(xiàng)目檔案管理中，常出現(xiàn)如下問題：

1）管理職責(zé)不明確。主要體現(xiàn)在文件材料的收集職責(zé)分工不明確，檔案人員對(duì)應(yīng)收集的材料不清楚，專業(yè)知識(shí)不熟悉。

2）檔案人員不穩(wěn)定，檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉。由于一些大型工程項(xiàng)目建設(shè)施工具有周期長，點(diǎn)多、線長、分散的特點(diǎn)，建設(shè)管理單位對(duì)檔案工作重視不夠，沒有及時(shí)配備檔案管理人員，施工單位專業(yè)技術(shù)人員變化更換頻繁，沒有設(shè)置專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作。

3）收集不齊全。建設(shè)項(xiàng)目前期文件缺失較多，如土地征用文件、協(xié)議文件等，設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件、設(shè)計(jì)文件，如：設(shè)計(jì)審批文件、技術(shù)文件、批準(zhǔn)概算書等，施工文件如質(zhì)量檢查報(bào)告、竣工報(bào)告、竣工簽證書等，監(jiān)理文件，如工程進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審、設(shè)計(jì)變更報(bào)審、特殊工程資質(zhì)報(bào)審等；設(shè)備文件，如無設(shè)備開箱記錄等。

4）文件質(zhì)量不符合規(guī)范要求。文件材料格式不規(guī)范、內(nèi)容不符合規(guī)范要求，文件材料的形成不符合耐久性要求；文件簽章手續(xù)不完整、不真實(shí)；復(fù)印件較多，如原材料證明與試驗(yàn)報(bào)告等多為復(fù)印件，工程竣工圖修改不符合要求等。

5）整理編目不符合規(guī)范要求。文件材料組卷不合理、分類不準(zhǔn)確；案卷題名擬寫不規(guī)范，檔案編目不符合國家規(guī)范要求等。

6）歸檔不及時(shí)。由于平時(shí)不注意檔案資料的收集，工程技術(shù)人員更換頻繁，工程需要結(jié)算時(shí)才突擊整理，不僅造成工程檔案不能及時(shí)歸檔，而且很難保證項(xiàng)目檔案的完整、齊全、準(zhǔn)確。

7）電子檔案未完成歸檔或歸檔后不方便提供利用。平時(shí)不注意電子文件的收集，歸檔前未及時(shí)進(jìn)行掃描，造成電子檔案不能完成歸檔；有的工程雖完成了掃描工作，但仍未完成檔案庫的建立，不能有效提供利用。

8）工程現(xiàn)場(chǎng)聲像材料歸檔不齊全。工程施工現(xiàn)場(chǎng)不注意聲像材料的形成、收集，造成聲像材料不能反映工程質(zhì)量、安全、進(jìn)度等問題。

4 要解決上述問題，項(xiàng)目檔案管理工作就必須要與項(xiàng)目建設(shè)管理同步實(shí)施

1）建設(shè)項(xiàng)目檔案資料是隨著項(xiàng)目的建設(shè)環(huán)環(huán)相扣、段段相連、步步延伸、逐漸形成的，這些檔案資料一旦形成，其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性就已經(jīng)客觀存在了，要保持這種客觀性，從工程項(xiàng)目立項(xiàng)建設(shè)伊始，就注意文件材料的形成、積累工作，文件質(zhì)量是關(guān)鍵，積累是基礎(chǔ)，回憶錄式的檔案不能作為日后檔案利用的依據(jù)。強(qiáng)調(diào)從項(xiàng)目的提出、論證初始，就要有專人對(duì)檔案工作進(jìn)行通盤考慮和統(tǒng)籌規(guī)劃，遵循工程建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，堅(jiān)持檔案工作與工程建設(shè)同步管理，保證歸檔資料的“完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確”。

2）在項(xiàng)目管理中，必須要明確項(xiàng)目檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門負(fù)責(zé)人、各職能部門負(fù)責(zé)人、專（兼）職檔案人員的職責(zé)，健全項(xiàng)目檔案管理制度。檔案分管領(lǐng)導(dǎo)是本單位檔案工作的最高責(zé)任人，對(duì)檔案工作負(fù)總責(zé)。通過層層落實(shí)，明晰責(zé)任人，建立檔案工作管理體制，堅(jiān)持“集中統(tǒng)一管理”的原則，這樣就改變了檔案管理工作得不到重視、經(jīng)常出現(xiàn)“亡羊補(bǔ)牢”現(xiàn)象的發(fā)生，確保檔案工作的正常開展。

3）堅(jiān)持項(xiàng)目檔案管理工作與工程建設(shè)“五同步”（即“同步形成、同步收集、同步整理、同步立卷、同步歸檔”）是我國基本建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的一條重要經(jīng)驗(yàn)，也是基本建設(shè)項(xiàng)目檔案工作是否能達(dá)到預(yù)期效果的關(guān)鍵。一是項(xiàng)目建設(shè)前期階段就應(yīng)及時(shí)建立檔案工作，加強(qiáng)對(duì)前期階段產(chǎn)生的文件材料的管理，在建設(shè)合同中要明確提出對(duì)文件材料的編制、整理及提交的具體要求。二是在檢查落實(shí)建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施過程中，要同時(shí)檢查落實(shí)檔案工作的情況。三是在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，要同時(shí)驗(yàn)收工程檔案情況，在竣工階段，必須按要求認(rèn)真進(jìn)行項(xiàng)目整套竣工檔案資料的匯總、編制、整理工作。要按國家要求組織竣工檔案資料的專項(xiàng)驗(yàn)收。四是在竣工驗(yàn)收三個(gè)月內(nèi)，項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料完全歸檔要同步。

4）合同是一切項(xiàng)目基礎(chǔ)，是約束參建各方強(qiáng)有力的法律依據(jù)和紐帶，有了合同就有了工作的主動(dòng)權(quán)和法律保障。因此，項(xiàng)目檔案要納入合同管理，明確有關(guān)方面提交檔案的相關(guān)要求，如對(duì)檔案移交的范圍、整編質(zhì)量、套數(shù)、移交時(shí)間、歸檔載體形式等要有明確的要求，取得檔案工作的主動(dòng)權(quán)，確保檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

5）在項(xiàng)目施工階段，不定期開展有關(guān)項(xiàng)目檔案管理的培訓(xùn)，努力提高有關(guān)項(xiàng)目參與人員以及項(xiàng)目?jī)?nèi)兼職檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。只有項(xiàng)目人員對(duì)檔案工作重視了、了解了，檔案管理工作才會(huì)開展得更順利，項(xiàng)目管理工作才會(huì)更好。同時(shí)，要保持檔案人員的穩(wěn)定性。

6）建立項(xiàng)目檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。通過網(wǎng)絡(luò)化管理，使項(xiàng)目人員與檔案管理人員可以清楚知悉項(xiàng)目進(jìn)程，使之更便捷、更及時(shí)、更系統(tǒng)地了解項(xiàng)目管理各節(jié)點(diǎn)工作，為材料的整理、移交、歸檔、提供利用等工作提供有力保障。

7）注重項(xiàng)目建設(shè)中聲像、電子檔案的同步收集。對(duì)開工前、施工過程中、竣工及驗(yàn)收中的重點(diǎn)部位、主要設(shè)施情況、工程質(zhì)量情況、主體工程、典型施工過程以及開、竣工儀式、重大事件等及時(shí)收集，同步管理，確保聲像、電子檔案的歸檔質(zhì)量符合要求。

5 結(jié)束語

項(xiàng)目檔案對(duì)項(xiàng)目后期的管理、運(yùn)營、維護(hù)等起著十分重要的作用，項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收也關(guān)系著整個(gè)項(xiàng)目的順利竣工驗(yàn)收，整個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)的全過程和成果也都在項(xiàng)目檔案中體現(xiàn)，可以說，項(xiàng)目檔案是一個(gè)項(xiàng)目的守護(hù)者，因此項(xiàng)目檔案的管理要與項(xiàng)目管理同步進(jìn)行，制定項(xiàng)目檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為，確保項(xiàng)目檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)

[1]《企業(yè)檔案工作規(guī)范》實(shí)施指南 李和平主編.

[2]《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（國家檔案局DAT28-2002）.

[3]《天津市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作指南》（天津市檔案局）.

作者簡(jiǎn)介

侍莉莉，女，館員，從事科技檔案管理工作。