論如何推進工程咨詢企業(yè)信息化機制建設(shè)

吳振全 于利賢

摘?要：工程咨詢企業(yè)推進信息化建設(shè)，需要突破企業(yè)生產(chǎn)組織與運營管理瓶頸，才能使信息技術(shù)得到應(yīng)用。建立與信息化相關(guān)機制是推進信息化建設(shè)的重要動力源泉。通過建立信息化機制，促使各項信息化建設(shè)工作落地見效，利用有效的機制推動員工按照企業(yè)信息化發(fā)展規(guī)劃不懈努力。本文通過建立信息化工作組織機構(gòu)和信息化制度體系，建立信息化作業(yè)文件達到與工程建設(shè)項目管理業(yè)務(wù)深度融合，希望能夠為推進工程咨詢企業(yè)信息化建設(shè)提供一些思考。

關(guān)鍵詞：工程咨詢企業(yè);信息化機制;企業(yè)信息化

工程咨詢企業(yè)通過信息化建設(shè)，促進項目管理業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并不是依靠引入一套管理系統(tǒng)軟件就能簡單實現(xiàn)。而是以管理系統(tǒng)軟件為依托，與信息化管理機制相結(jié)合，以企業(yè)管理層為依托，完善企業(yè)信息化頂層規(guī)劃。健全與信息化管理相關(guān)的各項機制，如信息化建設(shè)機制、系統(tǒng)運維機制、系統(tǒng)培訓(xùn)機制等。只有掌握了信息化機制，才能推進企業(yè)信息化轉(zhuǎn)型，促進企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展[1]。

1 建立信息化工作組織機構(gòu)

工程咨詢企業(yè)以工程建設(shè)項目管理為主要業(yè)務(wù)，項目管理人員普遍缺乏信息化意識，對信息技術(shù)的掌握程度普遍偏低，更缺少使用信息化系統(tǒng)輔助項目管理的經(jīng)驗。推進工程咨詢企業(yè)信息化建設(shè)，實現(xiàn)項目管理業(yè)務(wù)信息化轉(zhuǎn)型，有必要通過建立信息化工作組織，推進各項信息化工作，持續(xù)營造信息化發(fā)展氛圍[2]。

1.1 現(xiàn)狀分析

工程咨詢企業(yè)信息化建設(shè)過程中，無論企業(yè)管理層還是項目人員普遍缺乏對信息化的正確理解和認識，較難突破固有工作思維等諸多問題，使信息化工作困難重重。

筆者多年從事企業(yè)信息化工作，阻礙企業(yè)信息化建設(shè)進程的主要原因，并不是信息技術(shù)本身的缺陷，而是企業(yè)員工思想意識上對信息化的接受程度較差。具體講，從宏觀層面看，企業(yè)信息化建設(shè)必然面臨人與人、領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間、員工與員工之間、管理部門與各生產(chǎn)部門之間溝通、反饋信息的渠道不暢，企業(yè)員工不知如何配合信息化工作、如何應(yīng)用信息技術(shù)等存在的矛盾是掣肘企業(yè)信息化工作的主要原因。微觀層面，除了信息化專職人員外，其他員工還沒有意識到信息化能夠提高工作效率，節(jié)約管理成本等方面的潛在價值也是制約信息化建設(shè)的根本原因。很多企業(yè)員工對信息化的理解還停留在網(wǎng)絡(luò)維護維修計算機的初級程度。因此，有必要成立信息化建設(shè)工作組織，以組織機構(gòu)的方式，使全員認識到信息化工作的重要性，從領(lǐng)導(dǎo)到每級員工都認識到信息化工作對工作效率的持續(xù)改善和提升，進而促進企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

1.2 必要性分析

工程咨詢企業(yè)信息化工作本身，具有一定的開放性，其特性決定了與項目管理業(yè)務(wù)的緊密聯(lián)系關(guān)系是正相關(guān)性，并且相互作用。推進信息化工作也是促進信息技術(shù)與項目管理業(yè)務(wù)動態(tài)融合的演變過程[2]。高效地推進信息化建設(shè)工作，首先需要建立一套科學(xué)合理的組織機構(gòu)和機制，這樣推進信息化建設(shè)工作才會順暢，建設(shè)效果得以保障。否則，無論付出多大努力和汗水，都可能是徒勞無功，事倍功半。

成立信息化工作組織以全員共建信息化為原則，形成長效管理機制，提高項目管理業(yè)務(wù)全要素生產(chǎn)率，促進企業(yè)提質(zhì)增效，確保信息化工作落地、見效。信息化工作組織架構(gòu)如下圖所示。組織中除信息化專員為專職人員，信息化應(yīng)用專員屬副崗，只承擔(dān)部分信息化職責(zé)，共同推進信息化工作。研發(fā)組，主要以研發(fā)工作為主，應(yīng)用功能為輔。應(yīng)用組主要以項目應(yīng)用為主，研發(fā)工作為輔，負責(zé)生產(chǎn)的領(lǐng)導(dǎo)兼任副組長。由此凝聚各部門力量，協(xié)同工作，形成全員共建信息化的良好局面。

1.3 組織特征

成立信息化工作組織機構(gòu)，目的是以虛擬組織機構(gòu)的方式帶動企業(yè)向信息化轉(zhuǎn)型，信息化工作組架構(gòu)圖中，企業(yè)總經(jīng)理“一把手”擔(dān)任組長，統(tǒng)籌信息化工作開展，決策信息化工作重大事項，監(jiān)管實施過程。負責(zé)信息化工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任研發(fā)組組長，帶領(lǐng)企業(yè)信息化專員以及生產(chǎn)部門中有能力擔(dān)任部分研發(fā)工作的人員組成研發(fā)組，將項目需求轉(zhuǎn)化為信息化系統(tǒng)功能，信息化系統(tǒng)部署、培訓(xùn)等為主要工作。負責(zé)業(yè)務(wù)生產(chǎn)的領(lǐng)導(dǎo)兼任應(yīng)用組組長，帶領(lǐng)生產(chǎn)部門中指定有一名具有一定計算機操作能力并且能夠熟練掌握信息技術(shù)的項目人員兼任信息化應(yīng)用專員，除完成項目管理的本職工作外，兼職完成信息化系統(tǒng)對接，收集項目信息化需求，組織項目人員參加信息化培訓(xùn)，協(xié)助信息化系統(tǒng)的權(quán)限分配、協(xié)調(diào)項目人員的系統(tǒng)使用、運維等工作。以某工程咨詢企業(yè)為例，全公司共250人，其中研發(fā)組專職信息化專員2人，項目部兼職研發(fā)人員3人，各項目部兼職信息化應(yīng)用專員18人。通過成立信息化工作組的方式，使信息化戰(zhàn)略得以深入企業(yè)基層，信息化工作得以落地執(zhí)行。

成立信息化工作組是促進項目管理業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的一種有效工具，解決制約企業(yè)生產(chǎn)組織與運營管理瓶頸問題，它是一種創(chuàng)新的系統(tǒng)方法和工具，用以解決現(xiàn)有機制和方法、工具無法解決的問題。同時，成立信息化工作小組并不是一蹴而就，也不是一勞永逸的。而是一種持續(xù)性、漸進式的組建過程，推動企業(yè)信息化進程的關(guān)鍵能力和主要方式，使信息化各項工作“名正言順”的開展。

2 建立信息化制度體系

成立信息化工作小組只是有效推進信息化工作的第一步，還需要建立配套的信息化制度體系，用制度維持組織內(nèi)部秩序，高效完成信息化各項工作，其主要體現(xiàn)在三個方面。

2.1 建立目的

建立信息化制度體系旨在規(guī)范信息化各階段工作，約束信息化工作組中人員行為，明確組織分工、管理流程和審批節(jié)點，避免推諉扯皮現(xiàn)象。信息化工作的“規(guī)矩”也就是信息化的規(guī)章制度，是在信息化工作中全員都需要共同遵守，維持信息化工作良好秩序所必需的基礎(chǔ)條件和工作依據(jù)，更是信息化成功的重要保證。

信息化制度也是將各項資源優(yōu)化整合，理清建設(shè)約束條件，固化管理流程。很多人認為信息化制度是形式化的，“約束”了創(chuàng)新，容易產(chǎn)生對立情緒。其實，建立信息化制度體系，將其納入企業(yè)管理制度體系，能夠提升企業(yè)的管理水平，符合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略需要，更通過制度激發(fā)信息化主體能動性有效引導(dǎo)信息化建設(shè)向良性發(fā)展。

2.2 設(shè)計要點

信息化制度設(shè)計，應(yīng)覆蓋信息化建設(shè)全生命周期，本著符合信息化建設(shè)發(fā)展客觀規(guī)律，分階段量化各項指標，明晰責(zé)權(quán)，通過制度固化信息化工作流程的設(shè)計原則。隨建設(shè)周期準確把握頒布時機，同時兼顧一定的前瞻性、即時性，使制度與實際工作相符，避免制度與實際工作“兩張皮”的情況。信息化制度設(shè)計要點如下表所示。

從上表可以看出，建立信息化制度是隨信息化各階段逐步頒布落實、循序漸進的過程，并且結(jié)合實際建設(shè)情況持續(xù)優(yōu)化不斷完善。使信息化各階段工作有章可循，有據(jù)可依。

2.3 推進路徑

信息化制度是信息化工作的重要保障，隨著各項信息化制度的陸續(xù)頒布。如何使信息化制度服務(wù)于信息化工作，作為信息化工作的工作依據(jù)并得到貫徹執(zhí)行，找到推進落地執(zhí)行的路徑可以使信息化建設(shè)工作事半功倍。推進制度落地執(zhí)行主要從兩個方面進行。

首先，制度頒布后不是束之高閣，而是為了完成編制制度而做的必需工作。管理部室頒布制度，員工并不知曉制度內(nèi)容從而無法執(zhí)行，這是制度推行難的主要原因。破除執(zhí)行難，首先組織相關(guān)人員，開展多次規(guī)模不等的宣貫，讓每位與之有關(guān)的人員了解、明晰制度內(nèi)容。

其次，除了開展宣貫外，建立必要的考核與獎懲機制，量化考核指標和獎懲標準。信息化建設(shè)必然會打破一些固有的工作方式和工作流程，如果沒有實際利益上的獎懲，員工很難自覺遵守制度中有關(guān)規(guī)定。信息化績效考核期間，需要有專人監(jiān)督管理，嚴格按照考核結(jié)果進行績效獎罰，保障信息化制度的有效性，提高信息化制度與項目管理業(yè)務(wù)績效之間的協(xié)調(diào)性[3]。

建立績效考評體系，嚴格按照公平、公正、公開的原則，對不同崗位職位、責(zé)任等制定不同的激勵指標，避免主觀和盲目性，切實保證績效考評機制的順暢落實?？冃Э荚u體系的目的以激勵為主，扣罰為輔，激發(fā)全員使用系統(tǒng)的積極性。此外，提高對績效考評機制的重視，將考核結(jié)果納入年度評優(yōu)等重要組成指標，避免年度考核的形式化缺陷?？冃Э荚u機制的目的是激發(fā)創(chuàng)新意識，通過使用信息技術(shù)提高工作效率。

3 建立信息化作業(yè)文件體系

建立信息化工作組和制度都是以信息化工作為中心開展的管理活動，相對獨立于項目管理業(yè)務(wù)，作用于信息化建設(shè)各階段。使信息化與項目管理業(yè)務(wù)深度融合則應(yīng)從項目管理作業(yè)指導(dǎo)文件著手考慮，其主要體現(xiàn)三方面。

3.1 建立意義

規(guī)模大、正規(guī)的工程咨詢企業(yè)都會結(jié)合自身項目管理業(yè)務(wù)特點編制的標準作業(yè)指導(dǎo)文件，用于描述項目管理過程的具體可操作性描述文件，指導(dǎo)項目人員進行標準、正確指導(dǎo)項目管理程序準，為項目管理業(yè)務(wù)建立基線，還含有質(zhì)量標準等，是項目管理人員上崗前培訓(xùn)的教材之一。

成立信息化工作組是為了以組織的形式使全員參與信息化建設(shè)，編制信息化制度是為了明晰各方責(zé)權(quán)利，都是以信息化建設(shè)為中心開展與企業(yè)管理相關(guān)的推進信息化活動。在業(yè)務(wù)作業(yè)指導(dǎo)文件中增加與信息化有關(guān)的部分是使信息化成為項目管理業(yè)務(wù)必須完成的標準動作，實現(xiàn)了與項目管理業(yè)務(wù)融合的最佳路徑。

3.2 設(shè)計要點

項目管理作業(yè)指導(dǎo)文件中的信息化部分設(shè)計要點，主要從三方面考慮。首先，項目管理作業(yè)指導(dǎo)文件中明確，開展的信息化活動應(yīng)與企業(yè)信息化戰(zhàn)略保持一致，使項目人員清楚地認識到信息化是企業(yè)發(fā)展的方向，是數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要形式，提升項目管理管理全要素生產(chǎn)率，推進企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要抓手。

其次，結(jié)合項目的規(guī)模、投資、周期、建設(shè)單位個性化要求等項目特點，確保信息技術(shù)的通用性的前提下，兼顧個體化。更簡單地理解，例如：規(guī)模小，周期短，只承擔(dān)部分工程建設(shè)階段的項目管理業(yè)務(wù)，并不適用全生命周期，大型、操作復(fù)雜的信息化系統(tǒng)，而應(yīng)將信息化建設(shè)重點放在項目信息的收集與整合，反映項目的整體狀態(tài)。

最后，現(xiàn)階段工程咨詢企業(yè)的項目管理業(yè)務(wù)因建設(shè)單位需求繁雜、地域、人員分散等客觀條件制約，很難通過一套系統(tǒng)、一個軟件完成。在作業(yè)指導(dǎo)書中，提倡項目管理業(yè)務(wù)的信息化是應(yīng)用新技術(shù)，多元軟件、多系統(tǒng)并存，針對不同項目管理業(yè)務(wù)，相互協(xié)同，伴隨工程建設(shè)項目的各個階段的信息化轉(zhuǎn)型。

3.3 推進路徑

項目管理業(yè)務(wù)作業(yè)指導(dǎo)文件隨著業(yè)務(wù)發(fā)展不斷更新完善，其中信息化部分同樣秉持隨業(yè)務(wù)發(fā)展，緊跟最新技術(shù)發(fā)展，循序漸進逐步完善。

從宏觀層面看，信息化作業(yè)文件不是獨立的個體，獨立的信息化作業(yè)指導(dǎo)文件只能解決與業(yè)務(wù)融合的目的，只有與信息化制度文件結(jié)合配套使用才能形成完整的項目管理業(yè)務(wù)信息化閉環(huán)。從微觀層面看，信息化作業(yè)指導(dǎo)文件的執(zhí)行需要信息化工作組的共同推進才能見實效。無論多么完善的制度和作業(yè)指導(dǎo)文件也需要組織中的人來執(zhí)行，否則就是空談。這也意味著，需要將組織、制度、作業(yè)指導(dǎo)文件三個層面有機結(jié)合，全方位的全員共建信息化，才能使信息化工作組發(fā)揮組織效能，信息化制度呈現(xiàn)規(guī)范化管理，作業(yè)指導(dǎo)文件推進項目管理業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目的。

結(jié)語

企業(yè)推進信息化從來都不是一帆風(fēng)順，靠“敲鑼打鼓”喊幾句口號就能輕松實現(xiàn)的，工程咨詢企業(yè)具備信息化轉(zhuǎn)型的巨大潛力，在邁向信息化的進程中，必然要承受其他行業(yè)都不曾遇到的各種壓力和嚴峻挑戰(zhàn)。企業(yè)信息化工作，重在通過機制建設(shè)等各種管理手段和方法促進信息化工作落地、見效，推動企業(yè)信息化更快、更好發(fā)展，助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

參考文獻：

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[3]蔣雯婷.如何推進事業(yè)單位激勵機制建設(shè)[J].人力資源，2021（10）：104-105.

作者簡介：吳振全（1980—?），男，副總經(jīng)理，高級工程師，高級經(jīng)濟師，研究方向：工程建設(shè)咨詢信息化;于利賢（1984—?），女，北京人，高級工程師、信息系統(tǒng)項目管理師、PMP，研究方向：工程建設(shè)管理信息化。