提升高職院校辦公室工作效能的路徑

文/常州紡織服裝職業(yè)技術(shù)學(xué)院 董棟

《國(guó)家職業(yè)教育改革實(shí)施方案》中明確了推進(jìn)高等職業(yè)教育高質(zhì)量發(fā)展等相關(guān)舉措，符合新時(shí)期社會(huì)對(duì)人才提出的各項(xiàng)要求。高職院校辦公室作為黨委、行政等綜合的辦事機(jī)構(gòu)，對(duì)于各項(xiàng)工作的穩(wěn)步運(yùn)行發(fā)揮著重要作用。高職院校的辦公室工作效能直接關(guān)乎學(xué)校的整體運(yùn)行和管理的質(zhì)量，對(duì)高職院校辦公室工作人員能力提出了新要求，為此高職院校需建立一套新的工作方式、全面提升工作人員的工作能力，以全面推動(dòng)高職院校辦公室工作水平的提升。

一、高職院校辦公室面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇

（一）機(jī)遇。1.信息技術(shù)的發(fā)展。伴隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，信息傳播、人員之間的溝通變得更加便捷，人們的溝通和交流等方式都發(fā)生了翻天覆地的變化。教育行業(yè)依托信息技術(shù)開展教學(xué)，工作管理和各部門之間的溝通，高職院校也應(yīng)抓住信息技術(shù)改革的機(jī)會(huì)，全方位增強(qiáng)自身的教育水平。2.高職院?！半p高”計(jì)劃建設(shè)的主要內(nèi)容。高職院校在新時(shí)期被賦予了更高的職能，擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)人才的責(zé)任。高職院校在推進(jìn)和開展“雙高”計(jì)劃時(shí)，提出完善學(xué)校治理體系、創(chuàng)新學(xué)校治理模式的任務(wù)。辦公室工作作為資源分配、教學(xué)開展、圖書管理、文件發(fā)放等各項(xiàng)工作運(yùn)轉(zhuǎn)的主要機(jī)構(gòu)，扮演著溝通左右、承上啟下的角色。為了提升學(xué)校治理的效果，各大高職院校加大了治理，這進(jìn)一步推動(dòng)辦公室工作管理不斷發(fā)展。

（二）挑戰(zhàn)。1.教育改革帶來(lái)的壓力。目前，國(guó)家為了培養(yǎng)更多技術(shù)型人才和應(yīng)用型人才，進(jìn)一步擴(kuò)大了職業(yè)教育的規(guī)模，提升了高等教育的質(zhì)量。高職學(xué)校作為職業(yè)教育的關(guān)鍵，一些傳統(tǒng)的教育理念和方法都發(fā)生了翻天覆地的變化。高職院校在擴(kuò)張和加大生源的同時(shí)，辦公壓力倍增，例如：生源差、學(xué)習(xí)風(fēng)氣較差、就業(yè)率不高等。2.辦公室管理相對(duì)薄弱。對(duì)于高職辦公室工作而言，管理人員的管理能力有待提升。管理人員出現(xiàn)能力不足，與崗位職責(zé)不明確、管理監(jiān)督效果較差等有直接關(guān)系?，F(xiàn)階段，一些高職院校在招聘環(huán)節(jié)中，沒(méi)有相應(yīng)的選拔標(biāo)準(zhǔn)和考核標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致招聘的辦公室人員無(wú)法勝任崗位職責(zé)，造成工作效率下降。例如：辦公室會(huì)議管理過(guò)程中，辦公人員需要對(duì)學(xué)校整體事件進(jìn)行掌握和觀察。由于辦公人員的專業(yè)素養(yǎng)和能力不足，導(dǎo)致一些工作不能及時(shí)落實(shí)，影響會(huì)議效率的提升。3.崗位設(shè)置不夠規(guī)范。高職院校辦公室經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題是“一些人員身兼數(shù)職，分工不明”，沒(méi)有設(shè)置專門的人員擔(dān)任相關(guān)工作，導(dǎo)致一些人員壓力過(guò)大，無(wú)法高質(zhì)量完善相應(yīng)的工作，出現(xiàn)了混亂的局面。

二、高職院校辦公室工作提升的路徑

基于高職院校辦公室工作面臨的挑戰(zhàn)和任務(wù)，以下針對(duì)辦公室工作效能提升途徑進(jìn)行概述：

（一）強(qiáng)化師德培養(yǎng)，理論學(xué)習(xí)和實(shí)踐鍛煉方面下足功夫。結(jié)合高職院校教育發(fā)展的情況，應(yīng)全面貫徹和落實(shí)習(xí)近平總書記不同階段提出的要求，讓辦公人員始終與黨中央保持高度一致，將黨中央對(duì)高職教育發(fā)展所提出的各項(xiàng)決策落實(shí)到具體的工作中。一方面，鼓勵(lì)員工主動(dòng)學(xué)習(xí)《國(guó)家職業(yè)教育改革的實(shí)施方案》《中華人民共和國(guó)教師法》《高校教師職業(yè)道德規(guī)范》等，以增強(qiáng)辦公人員的理論基礎(chǔ)；教師在辦公室工作中更加愛(ài)崗敬業(yè)、淡泊名利。另一方面，組織辦公人員參與各種活動(dòng)，如：讀書討論會(huì)、參觀學(xué)習(xí)和政治理論主題教育等，在實(shí)踐中提升辦公人員的道德素養(yǎng)和政治素養(yǎng)。

（二）明確職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)，在提升服務(wù)能力和加強(qiáng)工作規(guī)范上下足功夫。當(dāng)前，國(guó)家針對(duì)職業(yè)院校辦公人員提出了相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)，但是這一標(biāo)準(zhǔn)并不符合每一個(gè)學(xué)校的實(shí)際發(fā)展情況，經(jīng)常出現(xiàn)“一些重要崗位沒(méi)有設(shè)定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)”“一人身兼多職”“閑差較多”等問(wèn)題。因此，針對(duì)這一問(wèn)題，高職院校需結(jié)合自身實(shí)際情況和辦公室崗位特征，對(duì)辦公室工作人員的崗位職責(zé)進(jìn)行明確，強(qiáng)化職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)，如表1所示。崗位職責(zé)的劃分和明確，能夠讓辦公室人員深刻“認(rèn)識(shí)自身的工作是什么”“應(yīng)該達(dá)到哪種工作標(biāo)準(zhǔn)”“如何解決工作中存在的問(wèn)題”，按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和流程開展各項(xiàng)工作，提升服務(wù)的質(zhì)量。

表1 辦公室人員崗位職責(zé)劃分和明確

（三）做好考核測(cè)評(píng)工作，在工作監(jiān)督上下足功夫。將辦公室工作人群納入組織共同體建設(shè)中，為構(gòu)建組織中的命運(yùn)共同體，高職院校在強(qiáng)化辦公室人員的權(quán)責(zé)時(shí)，應(yīng)構(gòu)建辦公人員績(jī)效考核系統(tǒng)。一方面，辦公室人員能夠深刻認(rèn)識(shí)到自身的利益與學(xué)校發(fā)展、學(xué)生發(fā)展之間的聯(lián)系，讓他們了解到自身的工作對(duì)提升科研質(zhì)量、教學(xué)質(zhì)量和其他工作所給予的大力支持。另一方面，結(jié)合工作的實(shí)踐，高職院校為全面調(diào)動(dòng)辦公室人員的工作積極性，需加大對(duì)辦公室工作的考核測(cè)評(píng)，做好頂層的設(shè)計(jì)，以將服務(wù)質(zhì)量、工作執(zhí)行情況、工作落實(shí)情況、工作積極性等全部納入考核體系中，以表2教務(wù)秘書崗位職責(zé)為例。結(jié)合對(duì)辦公崗位人員的工作情況進(jìn)行考核和測(cè)評(píng)后，結(jié)合相關(guān)人員的評(píng)估數(shù)值，對(duì)相關(guān)人員給予獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰。同時(shí)，通過(guò)落實(shí)責(zé)任部門，及時(shí)開展監(jiān)督和檢查，確保各項(xiàng)工作穩(wěn)步進(jìn)行。通過(guò)及時(shí)跟進(jìn)、及時(shí)反饋、及時(shí)預(yù)警，以保障各項(xiàng)決策部署得以落實(shí)，第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，從而全面調(diào)動(dòng)辦公人員的工作積極性，提高工作人員的工作質(zhì)量。

表2 教務(wù)秘書工作的監(jiān)督

（四）制定人才選拔方案和培訓(xùn)方案，在充實(shí)專業(yè)團(tuán)隊(duì)力量方面下足功夫。建立一支德才兼?zhèn)?、素養(yǎng)較高的師資隊(duì)伍，高職院校應(yīng)重視對(duì)辦公人員的選拔。首先，在確定好考核領(lǐng)導(dǎo)小組和招聘小組后，積極開展下一步工作。其次，嚴(yán)格把控關(guān)口，搞好選拔聘用的工作。完善招聘的條件，在選拔時(shí)，保證公開、公正、公平；全面考察辦公人員的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力，保證在日后的工作中勝任相應(yīng)的工作，更細(xì)心地完成自身的工作。最后，在各大平臺(tái)上發(fā)布相應(yīng)的招聘信息，以拓展招聘的渠道，讓更多人才投身到高職院校辦公室工作中，從而充實(shí)辦公室團(tuán)隊(duì)力量。高校還可以聯(lián)合上級(jí)組織制定更加完善的辦公室人員培養(yǎng)計(jì)劃，通過(guò)積極開展專題學(xué)習(xí)、在線學(xué)習(xí)等，在培訓(xùn)中掌握更多經(jīng)驗(yàn)。結(jié)合日常的培訓(xùn)和專題培訓(xùn)等，將學(xué)習(xí)理論滲透到日常的實(shí)踐學(xué)習(xí)中，從而真正提升辦公室人員的能力。辦公室人員在參與活動(dòng)過(guò)程中，不僅懂得管理知識(shí)，還能夠培養(yǎng)他們的參謀能力、創(chuàng)新能力等，以全面增強(qiáng)辦公室團(tuán)隊(duì)的執(zhí)行力。例如：處理公文、承辦會(huì)議等是辦公室的重點(diǎn)工作。在培訓(xùn)過(guò)程中，由相關(guān)人員演示各個(gè)辦公流程，如會(huì)議記錄、會(huì)議通知、會(huì)場(chǎng)布置、擺放座牌、會(huì)議簽到、文件發(fā)放、會(huì)場(chǎng)秩序維護(hù)等培訓(xùn)，以保障每一個(gè)環(huán)節(jié)落實(shí)到位。通過(guò)演示，讓相關(guān)人員找出每一項(xiàng)工作完成的情況和不足，從而讓每一位辦公人員了解工作的細(xì)微之處，從而高質(zhì)量完成相應(yīng)任務(wù)。詳見表3接待工作服務(wù)質(zhì)量的測(cè)評(píng)。

表3 接待工作服務(wù)質(zhì)量的測(cè)評(píng)

（五）提升業(yè)務(wù)水平和辦公能力，在保障各項(xiàng)工作順利開展方面下足功夫。高職院校辦公室工作的內(nèi)容決定了辦公室人員應(yīng)全方位增強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。辦公室人員不僅要具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力、文字處理能力、日常教學(xué)設(shè)計(jì)和輔助能力，還需要結(jié)合不同崗位人群履行自身的崗位任務(wù)，從而在實(shí)際工作中游刃有余。首先，樹立精細(xì)化管理的理念，列好詳細(xì)的工作計(jì)劃，從細(xì)節(jié)著眼，以保障工作任務(wù)能夠出色完成。例如：辦公室主任在布置師資引進(jìn)工作時(shí)，將內(nèi)部人員劃分為若干小組后，分配各小組的工作任務(wù)。嚴(yán)格按照工作內(nèi)容和要求，在工作中做好選拔工作、招聘信息的發(fā)布工作、人才引進(jìn)考核的流程工作，從而發(fā)揮自身的職責(zé)，提升師資引進(jìn)工作的效能。尤其是結(jié)合實(shí)際工作的經(jīng)驗(yàn)，需對(duì)考核前一周的工作和考核前一天的工作進(jìn)行細(xì)化，從而促進(jìn)實(shí)施方案更加完善。另外，業(yè)務(wù)能力水平的提升還表現(xiàn)在辦公室人員應(yīng)用信息化技術(shù)能力方面?，F(xiàn)階段，高職院校在開展辦公室管理工作時(shí)，基本上實(shí)現(xiàn)了信息化辦公，其在增強(qiáng)工作效率和服務(wù)質(zhì)量方面有很大的優(yōu)勢(shì)。1.為了全面提升辦公室工作效能，相關(guān)人員可以借助微信或者QQ等開展日常的管理工作；結(jié)合微信群或者相關(guān)的平臺(tái)等，對(duì)服務(wù)的人群進(jìn)行精準(zhǔn)定位。通過(guò)線上的瀏覽、預(yù)約和信息展示等，以對(duì)分散的環(huán)節(jié)開展全面整合，以全面加強(qiáng)辦公室精細(xì)化管理。2.高職院校還可以設(shè)計(jì)教室查詢、安全查詢、會(huì)議簽到、在線監(jiān)考報(bào)名、智慧圖書管理、檔案管理等小程序或者平臺(tái)，為辦公人員提供技術(shù)上的支撐。例如：教務(wù)管理部門采用“360企業(yè)云盤”作為開展檔案管理的主要軟件，在該軟件中設(shè)置不同的文件夾，如：崗位履職手冊(cè)、公共資料、重大專項(xiàng)工作等多個(gè)文件夾中的信息可以共享、備份等，為該部門開展工作提供了便利條件，使教務(wù)處各科室工作效能得到明顯提升。辦公室工作信息化已經(jīng)成為未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，在這種情況，高職院校應(yīng)加大培訓(xùn)力度，全方面增強(qiáng)辦公室人員的工作效率。

三、結(jié)語(yǔ)

高職院?！案哔|(zhì)量發(fā)展”背景下，高職院校辦公室工作需結(jié)合自身的發(fā)展現(xiàn)狀和實(shí)際情況全方位增強(qiáng)自身的工作能力。不僅要?jiǎng)?chuàng)新思想意識(shí)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力和科研管理、教學(xué)管理，還要有擔(dān)當(dāng)意識(shí)和責(zé)任感等，高職院校辦公室人員應(yīng)加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，通過(guò)完善辦公室人員的績(jī)效考核和招聘，明確各部門人員的工作職責(zé)，全面增強(qiáng)工作的積極性，為高職院校全面發(fā)展發(fā)揮重要作用。