采購(gòu)過程控制在物資庫存管理中的重要性

楊鈺榮

摘要：物資采購(gòu)管理水平對(duì)于國(guó)有企業(yè)生產(chǎn)效率的提升有著關(guān)鍵意義，但在目前的采購(gòu)中工作人員能力、采購(gòu)模式等方面存在種種問題，制約著物資采購(gòu)水平的提升，在日后國(guó)有企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中要對(duì)目前的問題加以解決，提升國(guó)有企業(yè)物資采購(gòu)的效率與質(zhì)量水平。

關(guān)鍵詞：物資采購(gòu);內(nèi)部控制;精細(xì)化管理

內(nèi)部控制作為確保企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展和預(yù)防企業(yè)發(fā)展風(fēng)險(xiǎn)的重要機(jī)制，同樣也是企業(yè)管理的重要組成部分。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)與發(fā)展的過程中對(duì)物資采購(gòu)這一重要環(huán)節(jié)進(jìn)行內(nèi)部控制，能夠有效地降低采購(gòu)成本，提高企業(yè)盈利水平，避免采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)，增強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。內(nèi)部控制能夠從內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息溝通、內(nèi)部監(jiān)督五個(gè)要素對(duì)企業(yè)物資采購(gòu)這一項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行精細(xì)化管理與控制，使物資采購(gòu)這一環(huán)節(jié)更加結(jié)構(gòu)化，從而為企業(yè)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

1.企業(yè)物資采購(gòu)概述

采購(gòu)一般指代企業(yè)以一定的條件為基礎(chǔ)，在供應(yīng)市場(chǎng)中取得產(chǎn)品與服務(wù)，讓他們可以轉(zhuǎn)變成成企業(yè)的資源，以此來為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供物質(zhì)基礎(chǔ)。而集中采購(gòu)則指一個(gè)企業(yè)在采購(gòu)過程中使用集中化的管理模式。即針對(duì)同樣的物資進(jìn)行大規(guī)模集中采購(gòu)，這有助于降低采購(gòu)環(huán)節(jié)需要消耗的成本。集中采購(gòu)涉及的物資數(shù)量較多，同時(shí)需要消耗高額的資金，其流程也較為復(fù)雜，所以企業(yè)有必要對(duì)工作的各項(xiàng)流程做好規(guī)范，同時(shí)提升集中采購(gòu)管理的信息化程度，這使得集中采購(gòu)系統(tǒng)產(chǎn)生。因?yàn)橄到y(tǒng)本身便具備固定的流程，因此在采購(gòu)過程中具有更強(qiáng)的規(guī)范性。

2.企業(yè)在物資采購(gòu)中常出現(xiàn)的問題

2.1采購(gòu)計(jì)劃不當(dāng)

企業(yè)物資采購(gòu)部門人員在采購(gòu)物資時(shí)，沒有制定嚴(yán)格規(guī)范的計(jì)劃與方案，使得采購(gòu)環(huán)節(jié)盲目且隨意，物資管理人員往往忽略了“先利庫，后進(jìn)料”的原則，導(dǎo)致企業(yè)物資庫存超儲(chǔ)或物資量無法滿足生產(chǎn)需求等現(xiàn)象，占用大量的企業(yè)現(xiàn)金流占比。

2.2采購(gòu)內(nèi)控制度不嚴(yán)格

國(guó)有企業(yè)對(duì)物資進(jìn)行采購(gòu)的過程中仍需不斷完善制度建設(shè)工作，有必要加強(qiáng)重視內(nèi)部管控，采購(gòu)計(jì)劃存在的疏漏對(duì)物資采購(gòu)管理造成的負(fù)面影響是非常大的。對(duì)傳統(tǒng)物資采購(gòu)予以分析可知，一般的步驟是先詢價(jià)比價(jià)，后確定供應(yīng)商，然而此種方式的最大弊端是無法獲得有效的監(jiān)督。采購(gòu)工作并不是選擇招標(biāo)方式，這就使此采購(gòu)部門難以得到有效監(jiān)管，招標(biāo)機(jī)制具有的價(jià)值也難以展現(xiàn)。除此以外，內(nèi)部監(jiān)管不到位也會(huì)使相關(guān)人員以權(quán)謀私，最終造成企業(yè)利益受損。

2.3規(guī)范性差

國(guó)有企業(yè)的采購(gòu)管理制度因?yàn)槠渲付ê蛯?shí)施的經(jīng)驗(yàn)較少，使得采購(gòu)過程中存在很多問題，最為明顯的是采購(gòu)管理中采購(gòu)過程的具體操作不夠詳細(xì)。很多采購(gòu)辦法都只是泛泛規(guī)定，使得采購(gòu)人員在采購(gòu)過程中面臨著很多的問題和困難，最終導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)在采購(gòu)管理執(zhí)行中出現(xiàn)很多問題。

3.加強(qiáng)物資采購(gòu)內(nèi)部控制精細(xì)化管理的有效措施

3.1有效地開展控制活動(dòng)

控制活動(dòng)能夠有效地幫助企業(yè)管理層將相關(guān)的政策與程序?qū)嵤┑骄唧w的工作環(huán)節(jié)當(dāng)中，在物資采購(gòu)業(yè)務(wù)中，有效地開展控制活動(dòng)能夠通過預(yù)防性和發(fā)現(xiàn)性的控制方法提供相應(yīng)的控制措施控制和預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。在物資采購(gòu)過程中應(yīng)遵循權(quán)利分散化和公開化的原則，將采購(gòu)的物資劃分等級(jí)，分權(quán)管理，使決策程序公開化、民主化?？刂脐P(guān)鍵點(diǎn)可分為以下四點(diǎn)：第一，采購(gòu)物資環(huán)節(jié)職責(zé)要分工，要分設(shè)詢價(jià)、比價(jià)、審核、采購(gòu)、驗(yàn)收等職責(zé)，使各職責(zé)之間相互制衡與約束，對(duì)各職責(zé)間的權(quán)限范圍和審批程序進(jìn)行規(guī)范的管理，合理配備員工;第二，請(qǐng)購(gòu)事項(xiàng)與依據(jù)要合理充分;第三，采購(gòu)行為要合法規(guī)范，驗(yàn)收流程及措施應(yīng)具體;第四，付款方式與供應(yīng)商對(duì)賬要清楚，并建立相關(guān)規(guī)定。

3.2完善物資采購(gòu)管理體系

企業(yè)完整、統(tǒng)一、規(guī)范的物資采購(gòu)管理體系相當(dāng)重要，只有對(duì)其有充分的重視并且以此為基礎(chǔ)開展管理工作，物資采購(gòu)管理的質(zhì)量才能夠的到更大的提升。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，明確企業(yè)的管理層級(jí)是基礎(chǔ)條件，只有在明確了企業(yè)的管理層級(jí)的情況下，采購(gòu)部門才能更好的確定之后要選擇的物資采購(gòu)平臺(tái)以及采購(gòu)管理機(jī)構(gòu)。其次，不同管理層級(jí)在級(jí)別上的差異可能導(dǎo)致其重視的對(duì)象也出現(xiàn)差異，將不同的管理層次及時(shí)的進(jìn)行統(tǒng)一并開展其它工作，這有利于提高企業(yè)的物資管理建設(shè)工作效率。最后應(yīng)該加強(qiáng)各部分之間的聯(lián)系，比如物資采購(gòu)部門要隨時(shí)與財(cái)務(wù)、技術(shù)等部門聯(lián)系、配合，爭(zhēng)取將物資采購(gòu)管理的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮到最大。

3.3提升工作人員的管理思維和戰(zhàn)略措施

信息時(shí)代企業(yè)在采購(gòu)物資的過程當(dāng)中，需要對(duì)員工進(jìn)行定期的考核，利用考核工作制度來確保采購(gòu)工作人員的個(gè)人素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)，要提升從業(yè)人員專業(yè)水平和電腦技能等。結(jié)合工作人員的戰(zhàn)略思維和培養(yǎng)模式來對(duì)管理人員的物資采購(gòu)方案和計(jì)劃進(jìn)行不斷的完善和質(zhì)量提升。在物資采購(gòu)過程當(dāng)中對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)采購(gòu)的管理人員，不僅僅要對(duì)所需要的物資進(jìn)行價(jià)格管理和分析，同時(shí)更應(yīng)該在管理過程當(dāng)中對(duì)企業(yè)自身的情況進(jìn)行充分的分析和了解，尤其是在信息時(shí)代發(fā)展背景下，電子行業(yè)的發(fā)展非常迅猛，采購(gòu)管理人員需要適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展速度和發(fā)展規(guī)劃，結(jié)合新的發(fā)展需求來制定更合適的發(fā)展戰(zhàn)略以及思維，同時(shí)提升信息真?zhèn)伪鎰e的能力。保證企業(yè)員工能夠在充分了解企業(yè)需求的前提下，按照當(dāng)前的市場(chǎng)發(fā)展需求來進(jìn)行物資采購(gòu)，保證購(gòu)貨渠道的長(zhǎng)期暢通，同時(shí)為優(yōu)秀的采購(gòu)人員制定制度獎(jiǎng)勵(lì)，讓工作人員能夠進(jìn)一步在積極性提高的基礎(chǔ)上更好地完成個(gè)人工作。

3.4建立健全完善監(jiān)督機(jī)制

為了企業(yè)的效益，健全完善監(jiān)督機(jī)制勢(shì)在必行。加強(qiáng)信息化建設(shè)方面，國(guó)有企業(yè)采購(gòu)信息和操作記錄放到信息化平臺(tái)上，可以更好地掌握物質(zhì)采購(gòu)的相關(guān)信息，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，追查原因。另外，將從事采購(gòu)人員定期輪換，以老帶新，提高采購(gòu)人員經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，可以有效防止采購(gòu)人員與供貨商發(fā)生違紀(jì)行為。最后要確保監(jiān)督工作的獨(dú)立自主。國(guó)有企業(yè)建立談判監(jiān)督管理機(jī)制，采購(gòu)談判啟用全程錄像，并請(qǐng)審計(jì)及紀(jì)檢監(jiān)察工作人員參加，確保談判結(jié)果的公正性。企業(yè)管理層應(yīng)確保監(jiān)督工作的獨(dú)立性，任何接受監(jiān)管的人員不得以任何理由和借口干涉、阻擾監(jiān)管人員的工作。

3.5采購(gòu)入庫流程設(shè)計(jì)

首先對(duì)于采購(gòu)貨物進(jìn)行檢驗(yàn)驗(yàn)收，驗(yàn)收貨物由質(zhì)量部進(jìn)行，采購(gòu)部和財(cái)務(wù)部應(yīng)積極配合質(zhì)量部驗(yàn)收貨物。根據(jù)貨物的相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)貨后，如果合格將由質(zhì)量部人員簽字，方可入庫，對(duì)于不合格的貨物，堅(jiān)決不能入庫。其次是退貨和折讓控制設(shè)計(jì)制度，當(dāng)質(zhì)量部認(rèn)為采購(gòu)貨物數(shù)量和質(zhì)量不符合要求時(shí)，應(yīng)該及時(shí)通知采購(gòu)部，并要求供應(yīng)商補(bǔ)充貨物數(shù)量。對(duì)于已經(jīng)辦理入庫后，又要辦理退庫時(shí)，需要由審計(jì)部門負(fù)責(zé)檢查監(jiān)督，并建立折讓制度，得到國(guó)有企業(yè)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人授權(quán)批準(zhǔn)后，由采購(gòu)部門進(jìn)行折讓處理。

4.結(jié)束語

總而言之，面對(duì)新時(shí)代的發(fā)展潮流，企業(yè)在建設(shè)過程當(dāng)中需要面對(duì)更多的挑戰(zhàn)，想要更好地節(jié)約成本，提升企業(yè)的發(fā)展建設(shè)經(jīng)濟(jì)效益，就可以從物資運(yùn)輸成本入手，以更好的優(yōu)化企業(yè)物資管理為基礎(chǔ)，來帶動(dòng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)，提升物流采購(gòu)效率，節(jié)約企業(yè)的采購(gòu)成本，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)未來可持續(xù)發(fā)展建設(shè)。

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