增值稅電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔案例

□ 遼寧省檔案館（遼寧省工業(yè)文化發(fā)展中心）張?zhí)N博

一、單位簡介

省檔案館為遼寧省委辦公廳管理事業(yè)單位，主要職責(zé)為接收、征集、整理、保管、編纂各類檔案資料與文獻(xiàn)；研究、開發(fā)、設(shè)計(jì)、展覽各類檔案資料與文獻(xiàn)，開展對外宣傳與交流活動；開展工業(yè)文化理論研究，承擔(dān)遼寧工業(yè)文化遺產(chǎn)調(diào)查、保護(hù)、開發(fā)與再利用工作；為駐遼中直及省屬破產(chǎn)企業(yè)檔案保管、寄存提供服務(wù)以及承擔(dān)省委辦公廳交辦的其他工作。包括9個(gè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和6個(gè)分支機(jī)構(gòu)。

二、開展試點(diǎn)前電子發(fā)票管理痛點(diǎn)

1.電子發(fā)票需以紙質(zhì)打印形式入賬、歸檔。目前已實(shí)現(xiàn)審批電子化，但報(bào)銷時(shí)需要打印發(fā)票紙質(zhì)版本，賬務(wù)處理時(shí)又采用電算化方式驗(yàn)真、查重，這樣“線上—線下—線上”反復(fù)。

2.電子發(fā)票真?zhèn)尾轵?yàn)工作量較大。因電子發(fā)票可多次打印，需要財(cái)務(wù)人員登錄查驗(yàn)平臺單張查驗(yàn)真?zhèn)巍?/p>

3.電子發(fā)票存在重復(fù)報(bào)銷的風(fēng)險(xiǎn)。

4.在接受審計(jì)、巡視時(shí)，要復(fù)印查找大量會計(jì)檔案，浪費(fèi)人力、物力。

三、試點(diǎn)目標(biāo)、試點(diǎn)組織及試點(diǎn)過程

1.試點(diǎn)目標(biāo)。根據(jù)《遼寧省檔案局 遼寧省財(cái)政廳遼寧商貿(mào)廳 國家稅務(wù)總局遼寧省稅務(wù)局關(guān)于開展增值稅電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔試點(diǎn)工作的通知》（遼檔發(fā)〔2021〕3號），省檔案館入選電子發(fā)票電子化報(bào)銷入賬歸檔試點(diǎn)單位之一，結(jié)合試點(diǎn)工作要求及省檔案館工作開展需要，解決電子發(fā)票管理痛點(diǎn)，優(yōu)化電子發(fā)票報(bào)銷、入賬、歸檔的全流程。

圖1

2.試點(diǎn)組織。對于本次試點(diǎn)工作，館長高度重視，親自部署，分管財(cái)務(wù)工作的副館長安排指導(dǎo)，黨政群工作部部長組織協(xié)調(diào)，財(cái)務(wù)工作人員提出實(shí)施方案進(jìn)行具體工作，電子檔案與信息安全部負(fù)責(zé)技術(shù)支持及保障，聘請相關(guān)公司提供軟件開發(fā)與功能建設(shè)。

3.試點(diǎn)過程。4月下旬，省檔案館按照《關(guān)于開展增值稅電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔試點(diǎn)工作的通知》要求進(jìn)行試點(diǎn)申報(bào)，并在省檔案局等相關(guān)部門指導(dǎo)下進(jìn)一步完善相關(guān)工作。5月完成會計(jì)核算系統(tǒng)功能升級改造并進(jìn)行試運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票驗(yàn)真、去重檢查。5月下旬至8月，完成檔號編制方案：新建電子會計(jì)檔案管理系統(tǒng)；電子發(fā)票及附件通過打開數(shù)據(jù)庫接口及第三方導(dǎo)出方式，經(jīng)人工整理后，通過離線方式導(dǎo)入會計(jì)核算系統(tǒng)內(nèi)。截至目前，已完成3個(gè)月電子發(fā)票歸集、報(bào)銷、入賬、歸檔，各環(huán)節(jié)全程采用電子化方式進(jìn)行并形成電子檔案。

四、電子發(fā)票歸集、報(bào)銷、入賬、歸檔具體做法

省檔案館通過辦公自動化系統(tǒng)、財(cái)政支付系統(tǒng)、會計(jì)核算系統(tǒng)及電子會計(jì)檔案管理系統(tǒng)將電子發(fā)票等相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行歸集、報(bào)銷、入賬及歸檔。

1.報(bào)銷環(huán)節(jié)。報(bào)銷人在黨政內(nèi)網(wǎng)辦公自動化系統(tǒng)中的“經(jīng)費(fèi)申請模塊”填寫報(bào)銷事由，將獲取的電子發(fā)票及相關(guān)附件進(jìn)行上傳。各環(huán)節(jié)審批后生成《經(jīng)費(fèi)使用申請表》。

圖2

2.歸集整理環(huán)節(jié)。財(cái)務(wù)工作人員對電子憑證進(jìn)行歸集。數(shù)據(jù)來源：一是辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)電子發(fā)票、附件及形成的《經(jīng)費(fèi)使用申請單》；二是未上傳到辦公自動化系統(tǒng)的附件；三是財(cái)政支付系統(tǒng)形成的《國庫集中支付憑證》。每筆經(jīng)費(fèi)申請建立一個(gè)文件夾。確?！耙簧暾堃晃募A”，文件夾命名“申請人—科目—申請金額”。

圖3

整理采集階段形成的文件夾，每筆經(jīng)費(fèi)申請及其附帶原始憑證、附件等組成一件。建立“記賬憑證號—金額”文件夾，確保電子原始憑證與紙質(zhì)原始憑證一一對應(yīng)。

3.入賬環(huán)節(jié)。在互聯(lián)網(wǎng)會計(jì)核算系統(tǒng)內(nèi)將電子發(fā)票原件通過OCR識別上傳到“電子發(fā)票夾”，并進(jìn)行驗(yàn)真、查重處理。將其他附件上傳至記賬憑證的“附件夾”中。

圖4

根據(jù)已通過驗(yàn)真的“電子發(fā)票夾”及“附件夾”內(nèi)容，進(jìn)行會計(jì)核算。以“雙分錄”形式，生成電子記賬憑證。確保記賬憑證與電子發(fā)票等相互關(guān)聯(lián)，防止重復(fù)入賬。

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4.歸檔環(huán)節(jié)。通過歸檔接口，將相關(guān)數(shù)據(jù)從會計(jì)核算系統(tǒng)歸集到互聯(lián)網(wǎng)的電子會計(jì)檔案系統(tǒng)內(nèi)。電子檔案系統(tǒng)接收時(shí)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行“四性”檢測。對待裝冊狀態(tài)的電子會計(jì)檔案，進(jìn)行裝冊和歸檔，歸檔后賦予檔號，完成電子會計(jì)檔案歸檔并生成相關(guān)元數(shù)據(jù)信息。

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電子會計(jì)檔案系統(tǒng)具有鑒定、整理、存儲和利用等功能?？赏ㄟ^“電子票夾”模塊查看已歸檔電子發(fā)票及關(guān)聯(lián)的電子記賬憑證，能夠?qū)?dǎo)出電子檔案數(shù)據(jù)包離線保存。

圖9

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五、試點(diǎn)成果

1.在原有會計(jì)核算系統(tǒng)上增加新模塊，研發(fā)了電子會計(jì)檔案系統(tǒng)，已實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票的報(bào)銷、入賬、歸檔功能。2021年5月—7月共歸檔電子發(fā)票84張，其中，5月份24張、6月份25張、7月份35張。

2.隨著試點(diǎn)工作的不斷推進(jìn)，有效解決了手工驗(yàn)真查重、反復(fù)查閱復(fù)印紙質(zhì)憑證等財(cái)務(wù)資料的痛點(diǎn)難點(diǎn)問題，提高了省檔案館財(cái)務(wù)工作的效率。

六、尚存在問題和下一步工作

1.目前會計(jì)核算系統(tǒng)與財(cái)政支付系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)及電子會計(jì)檔案管理系統(tǒng)存在于不同網(wǎng)絡(luò)內(nèi)，采用人工方式導(dǎo)出進(jìn)行歸檔，存在工作量大、有人工差錯(cuò)的可能性。

2.強(qiáng)化人員培訓(xùn)，提升電子會計(jì)檔案歸檔人員工作能力與整體素質(zhì)；在單位內(nèi)部加強(qiáng)宣傳和普及工作，促進(jìn)相關(guān)人員更好地理解電子會計(jì)檔案歸檔工作意義重大。積極推進(jìn)電子發(fā)票電子化歸檔工作。

3.及時(shí)關(guān)注國家電子會計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)的出臺，不斷完善系統(tǒng)功能建設(shè)，優(yōu)化功能體驗(yàn)，推動電子會計(jì)檔案歸檔、管理及使用的日常工作。