論數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用研究

衡陽(yáng)市第二精神病醫(yī)院 何琴

近年來(lái)，由于醫(yī)療領(lǐng)域的科技進(jìn)步，醫(yī)院方面的人力資源管理還存在一些空白，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不符合現(xiàn)代的發(fā)展，并且迫切需要對(duì)醫(yī)院的人事檔案管理進(jìn)行改革。目前隨著數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字技術(shù)正在逐步融入人民生活，成為生活的重要組成部分。有關(guān)部門(mén)應(yīng)特別注意醫(yī)院人事管理，對(duì)醫(yī)院人士檔案現(xiàn)代化提出切實(shí)可行的建議。

一、醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

目前，全國(guó)大多數(shù)醫(yī)院仍采用傳統(tǒng)的人事管理模式，大多數(shù)管理人員更喜歡以前的管理模式，一份完整的人事文件可以充分反映一個(gè)人的生活經(jīng)歷、道德品質(zhì)、工作能力等。人事檔案管理作為需要更有效的人員配置，不斷提高人事檔案管理的質(zhì)量和水平是醫(yī)院人事檔案管理的核心內(nèi)容。醫(yī)院管理層并沒(méi)有意識(shí)到創(chuàng)新管理模式的重要性，導(dǎo)致有關(guān)數(shù)據(jù)不具有共享性，導(dǎo)致工作效率低，工作質(zhì)量不高，資源分配較低，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展造成阻礙。

（一）檔案管理的意識(shí)薄弱

由于檔案管理并不能帶來(lái)即時(shí)的經(jīng)濟(jì)效益，這樣使得很多人都會(huì)誤認(rèn)為人事檔案管理是沒(méi)有什么價(jià)值的工作，導(dǎo)致檔案管理工作更加的形式化，最終造成檔案管理工作的松懈以及低效。

（二）檔案資料的使用不便造成工作效率過(guò)低

現(xiàn)在醫(yī)院人事檔案管理并沒(méi)有引入信息化管理模式，檔案管理工作需要大量人手完成紙質(zhì)文件中的數(shù)據(jù)記錄。人事檔案管理不方便，同時(shí)不夠有效。如果需要找檔案，搜索、分析、編輯等都要手工進(jìn)行，不僅費(fèi)時(shí)，而且極不方便，大大降低了工作效率。

（三）檔案管理人員的素質(zhì)比較低

目前，大多數(shù)醫(yī)院都不重視檔案管理，這意味著許多檔案管理人員對(duì)他們的工作沒(méi)有給予應(yīng)有的重視，導(dǎo)致員工整體素質(zhì)下降，無(wú)法跟上當(dāng)今時(shí)代數(shù)字化變革，嚴(yán)重影響檔案管理的效率和質(zhì)量。

二、醫(yī)院人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息管理的重要性

在信息飛速發(fā)展的時(shí)代，人們的生活和工作都是通過(guò)數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行溝通的。此外，醫(yī)院應(yīng)用數(shù)字信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅滿足了時(shí)代發(fā)展的要求，同時(shí)也符合醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的要求。醫(yī)院人事檔案管理中使用數(shù)字信息可以及時(shí)處理相關(guān)事務(wù)，促進(jìn)醫(yī)院和醫(yī)療服務(wù)的發(fā)展。

（一）提高對(duì)檔案管理的重視程度

目前，一些醫(yī)院在處理個(gè)人事務(wù)時(shí)，非常重視人事管理和數(shù)字信息技術(shù)相結(jié)合的應(yīng)用。對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展，檔案管理不只是一項(xiàng)小任務(wù)，必須完善和更新傳統(tǒng)的檔案管理模式，選擇新的檔案管理模式。醫(yī)院要重視檔案管理人員的招聘，嚴(yán)格要求錄用人員，將其與員工的整體素質(zhì)相結(jié)合。醫(yī)院在招聘檔案管理員時(shí)，應(yīng)提高招聘門(mén)檻，選擇更多的數(shù)字信息專(zhuān)業(yè)人才。此外，嚴(yán)格的招聘是檔案管理重要性的又一個(gè)證明，對(duì)醫(yī)院整體發(fā)展有重大影響。

（二）提升檔案管理的效率

數(shù)字信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用可以大大提高工作效率。同時(shí)，它可以更直觀地呈現(xiàn)數(shù)據(jù)內(nèi)容，數(shù)字信息管理方法可以使檔案的輸入更加準(zhǔn)確，減少檔案數(shù)據(jù)的出錯(cuò)率。同時(shí)，透過(guò)搜尋關(guān)鍵詞，將數(shù)字信息科技應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理，能夠快速查找和審閱檔案中的相關(guān)內(nèi)容，不僅大大提高了工作效率，還可以節(jié)省更多的人力物力。

（三）加強(qiáng)人事檔案的信息的安全性

傳統(tǒng)的人事檔案是通過(guò)紙質(zhì)的形式進(jìn)行記錄，因而很容易被別人進(jìn)行修改，也有可能導(dǎo)致文件丟失，存在很大的風(fēng)險(xiǎn)。合理的利用數(shù)字信息化去進(jìn)行管理，可以將人事檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到電腦當(dāng)中，極大地提高了人事檔案的保密性，與此同時(shí)因?yàn)橛?jì)算機(jī)有相當(dāng)大的容量，可以進(jìn)行信息的存儲(chǔ)，使得人事檔案得到了足夠的空間保障。

（四）延長(zhǎng)檔案使用的時(shí)間

傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)是以紙張形式記錄的，如果保存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，可能會(huì)導(dǎo)致紙張質(zhì)量下降，或由于人為或?yàn)?zāi)難性的原因，損害個(gè)人檔案的完整性，即使是檔案室的空間也可能不足以存放檔案材料，檔案的保存時(shí)間在一定程度上受到限制。數(shù)字信息技術(shù)的應(yīng)用解決了這個(gè)問(wèn)題，計(jì)算機(jī)內(nèi)存可以大大提高檔案的使用壽命，可以通過(guò)加載云空間來(lái)獲取更多存儲(chǔ)空間。可以隨時(shí)隨地提取和使用存檔，消除了對(duì)時(shí)間和空間的限制，使其更方便和操作，并增加了檔案的存儲(chǔ)時(shí)間。

（五）保障醫(yī)院工作的有序開(kāi)展

更好地管理醫(yī)院的人事檔案可以確保醫(yī)院事業(yè)的有序推進(jìn)。這項(xiàng)工作與醫(yī)院的每一名員工都息息相關(guān)。為了最大限度地發(fā)揮人才的潛力，改進(jìn)人事檔案管理模式，極大地促進(jìn)了醫(yī)務(wù)人員的管理效率和醫(yī)院整體發(fā)展水平的提高。

三、數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)用中的注意事項(xiàng)分析

隨著醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展和醫(yī)院數(shù)量的增加，人事管理越來(lái)越困難，有效改進(jìn)人事管理，優(yōu)化醫(yī)院人力資源配置，促進(jìn)科學(xué)化、規(guī)范和現(xiàn)代化管理發(fā)展是醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略的關(guān)鍵內(nèi)容。

（一）加大對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的防范和控制意識(shí)

在進(jìn)行數(shù)字化人事檔案管理中，我們需要引導(dǎo)和提高對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全隱患方面的重視和防范意識(shí)。例如系統(tǒng)遭到病毒攻擊、ip地址遭到劫持、軟件存在漏洞等情況時(shí)有發(fā)生。因此，我們就需要為保護(hù)用戶和計(jì)算機(jī)安全而進(jìn)行軟件的完善維護(hù),例如在網(wǎng)站上安裝一個(gè)殺毒軟件、設(shè)置一個(gè)防火墻、阻止電腦病毒和黑客的入侵。另外,還需要對(duì)重點(diǎn)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加密，例如在電腦中使用指紋技術(shù),只有特定的管理者才可以通過(guò)這種手段查看和搜索信息。這樣可以提高醫(yī)院職員資料的準(zhǔn)確性，確保個(gè)人檔案的可靠性和有效使用，進(jìn)一步加快數(shù)字化管理醫(yī)院的進(jìn)程。

（二）增加資金和人才的投入

在這方面，醫(yī)院要建立專(zhuān)用檔案和硬件設(shè)施，引進(jìn)計(jì)算機(jī)、高速打印機(jī)等先進(jìn)檔案管理設(shè)備與檔案管理系統(tǒng)籌，積極引進(jìn)高素質(zhì)人才，開(kāi)展信息技術(shù)應(yīng)用水平培訓(xùn)，將數(shù)字信息引入人事檔案的日常管理，及時(shí)有效地推行醫(yī)院的人事檔案數(shù)字化過(guò)程。利用電子檔案，可不斷更新、修改和補(bǔ)充個(gè)人檔案的內(nèi)容，保持檔案資料的及時(shí)性，提高工作效率。另外，紙質(zhì)文件容易丟失或損壞，可利用光盤(pán)或U盤(pán)進(jìn)行長(zhǎng)期保存。當(dāng)今社會(huì)數(shù)字信息快速發(fā)展，醫(yī)院?jiǎn)T工的人事檔案已經(jīng)完全可以通過(guò)數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，且符合綠色低碳的倡議，不需要通過(guò)紙張來(lái)進(jìn)行記錄，與此同時(shí)，通過(guò)計(jì)算機(jī)記錄的數(shù)據(jù)將會(huì)更加全面。因?yàn)橥ㄟ^(guò)紙質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，在需要對(duì)人事檔案進(jìn)行查看時(shí)，過(guò)程太過(guò)于復(fù)雜，需要大量的人力資源，但是數(shù)字化檔案管理將會(huì)更加的便利以及更加透明，能夠讓工作考核更加權(quán)威、公正，能夠更加真實(shí)的反應(yīng)一個(gè)人的狀況。數(shù)字化管理給醫(yī)院的人事檔案管理帶來(lái)了極大的便利，能夠大幅度提高工作效率。

（三）提高人事檔案管理人員素質(zhì)

維護(hù)醫(yī)院人事管理制度，這是提高人事管理效率的關(guān)鍵，因此，要組織召開(kāi)信息化管理會(huì)議，加強(qiáng)醫(yī)院干部管理工作，增強(qiáng)人事檔案管理人員的政治敏感度和政治責(zé)任感，提高人事檔案的技術(shù)理論水平，不斷豐富和擴(kuò)大他們的知識(shí)，提高人事檔案管理者的文字水平和分析能力，有效地將個(gè)人檔案與日常管理相結(jié)合。

四、結(jié)束語(yǔ)

針對(duì)新形勢(shì)，積極將數(shù)字信息納入人事檔案管理。以適應(yīng)現(xiàn)代化的要求，在醫(yī)院檔案數(shù)字化的發(fā)展過(guò)程中，必須迅速完善個(gè)人檔案資料系統(tǒng)，推行數(shù)字信息科技的轉(zhuǎn)換及提升工作效率，并不斷跟上社會(huì)發(fā)展，提高人事管理效率，提高服務(wù)質(zhì)量，確保所提供個(gè)人信息的完整性和準(zhǔn)確性，為全面實(shí)施現(xiàn)代醫(yī)院管理體制奠定了基礎(chǔ)。