檔案管理在新時代背景下的創(chuàng)新及應(yīng)用

新疆維吾爾自治區(qū)疾病預(yù)防控制中心 王晶

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)海量增長趨勢，資料大多表現(xiàn)出超大容量，無論是流程還是分析能力都遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)，表現(xiàn)出多樣性、規(guī)模性、高速性以及價值性特點(diǎn)。

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展應(yīng)用，已經(jīng)有效解決了一直以來困擾檔案管理的資料存儲與應(yīng)用的技術(shù)瓶頸問題，提升了信息管理的智能化水平。進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作應(yīng)堅持創(chuàng)新原則，樹立創(chuàng)新理念，將其同大數(shù)據(jù)時代的特點(diǎn)與要求結(jié)合起來，不斷提升檔案管理的質(zhì)量和水平。

一、新時代檔案管理創(chuàng)新的必要性

疾控中心檔案能夠真實(shí)反映單位的疾控活動、科研活動以及其他工作，對于疾控中心未來各項工作的開展具有重要的參考意義，而新時代大數(shù)據(jù)的概念最先出自互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，提出這一概念的目的在于解決互聯(lián)網(wǎng)時代涌現(xiàn)出的包括非結(jié)構(gòu)化網(wǎng)頁數(shù)據(jù)的存儲、檢索與分析在內(nèi)的海量數(shù)據(jù)問題。為了更好地實(shí)現(xiàn)對大量數(shù)據(jù)的存儲與處理需求，大數(shù)據(jù)技術(shù)通過服務(wù)器架構(gòu)超大規(guī)模的集群，實(shí)現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)的實(shí)時處理。需要注意的是，與傳統(tǒng)集群不一樣，大數(shù)據(jù)技術(shù)所構(gòu)建的超大規(guī)模集群在數(shù)據(jù)擴(kuò)展以及成本控制方面有明顯優(yōu)勢。電子商務(wù)與云計算出現(xiàn)后，大數(shù)據(jù)技術(shù)得到進(jìn)一步發(fā)展，在社會上引起廣泛關(guān)注。大數(shù)據(jù)所獨(dú)具的特點(diǎn)使其應(yīng)用前景十分廣闊：一是數(shù)據(jù)總量巨大，目前全球數(shù)字信息量已經(jīng)用ZB來計算，且隨著社會發(fā)展快速增加；二是數(shù)據(jù)種類繁多，涉及的內(nèi)容包括定位、文字、圖片、視頻等多種類型，覆蓋經(jīng)濟(jì)和社會生活的方方面面；三是大數(shù)據(jù)價值率不高，大數(shù)據(jù)雖有海量數(shù)據(jù)，總量很大，但是其中真正有價值的部分比較少，價值率不高；四是數(shù)據(jù)處理能力不斷增強(qiáng)，數(shù)據(jù)處理速度加快，分析結(jié)果更加精準(zhǔn)。

做好疾控中心檔案管理與利用工作，能夠進(jìn)一步節(jié)約檔案工作的整體成本，確保檔案工作提質(zhì)增效，更好地推動疾病控制的長效性和高質(zhì)量的、精準(zhǔn)的防病工作的開展。近年來，隨著信息技術(shù)在人們生產(chǎn)生活中的應(yīng)用越來越廣泛和深入，人們對數(shù)據(jù)信息價值的認(rèn)識也越來越深刻，加上大數(shù)據(jù)技術(shù)自身的獨(dú)特優(yōu)勢，進(jìn)一步推動了新時代大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用。檔案管理實(shí)際上就是對各種信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理的過程，受大數(shù)據(jù)的影響更加直接。檔案數(shù)據(jù)規(guī)模不斷擴(kuò)大的今天，需要配套多樣化的信息庫，數(shù)字化方向是發(fā)展的必然方向。與一般的數(shù)據(jù)相比，檔案數(shù)據(jù)信息價值更高，需要進(jìn)行智能化分析，為有需要的人提供精準(zhǔn)有用的信息。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中，能夠大大提升信息的分析能力，提高數(shù)據(jù)處理速度，讓信息的效能得到更充分地發(fā)揮。在知識經(jīng)濟(jì)時代，積極樹立創(chuàng)新意識，充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算等新技術(shù)，不斷創(chuàng)新檔案管理工作，是時代發(fā)展的要求，更是社會發(fā)展的必然趨勢。

二、新時代大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的創(chuàng)新及應(yīng)用

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理思維

在大數(shù)據(jù)技術(shù)時代，伴隨著技術(shù)的革新，在檔案管理方面也發(fā)生了極大的變化，最顯著的是檔案管理者的思維方式產(chǎn)生了較大的改變，而這一改變對于檔案管理工作將產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。在過去，檔案管理者主要采用傳統(tǒng)的管理思維，把檔案數(shù)據(jù)信息的范圍限定在文字珍藏方面，導(dǎo)致檔案資源被極大地浪費(fèi)，嚴(yán)重阻礙了檔案價值的體現(xiàn)。當(dāng)下，隨著各種檔案資源的增加，檔案的范圍越來越廣泛，并逐步朝著信息化趨勢發(fā)展。此外，隨著智能手機(jī)、個人電腦的普及，人們應(yīng)用的軟件越來越多，從而誕生了大量的電子數(shù)據(jù)檔案。如果依舊沿用傳統(tǒng)的管理思維對檔案進(jìn)行管理，就無法充分挖掘出檔案所蘊(yùn)含的重大價值，致使一些價值較高的檔案信息被埋沒。

所以，在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用背景下，檔案管理者一定要與時俱進(jìn)，改變思維模式，對于檔案管理的發(fā)展態(tài)勢進(jìn)行關(guān)注和了解，持續(xù)學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，更好地從事檔案管理工作。具體而言，檔案管理者要擁有大檔案觀和大服務(wù)觀。所謂大檔案觀，指的是擴(kuò)大檔案數(shù)據(jù)信息的種類，并拓展檔案數(shù)據(jù)信息的范疇，即把各種形式的信息、數(shù)據(jù)、文件等都視作檔案的一部分，再借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。對信息資源進(jìn)行深入開發(fā)，能夠?yàn)楦黜椆ぷ魈峁┫鄳?yīng)的資料，提供科學(xué)依據(jù)，更好、更全面地提升工作的精準(zhǔn)性和規(guī)范性，要做到這一點(diǎn)，檔案管理者就要轉(zhuǎn)變管理思維，充分借助各種全新的信息技術(shù)，使檔案系統(tǒng)日趨完整，從中挑選出有一定價值的信息，并對檔案數(shù)據(jù)更好地進(jìn)行處理，從而使檔案管理日漸系統(tǒng)化。與此同時，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的影響下，對于原始數(shù)據(jù)進(jìn)行全面收集，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行計算以及更進(jìn)一步地分析，充分挖掘其內(nèi)在價值，從而為接下來的決策奠定基礎(chǔ)。

（二）做好頂層設(shè)計，推進(jìn)管理平臺建設(shè)

當(dāng)前科技設(shè)施較為方便，合理運(yùn)用這些設(shè)施，可以將文本資料、圖片影像等轉(zhuǎn)為數(shù)字化內(nèi)容，形成電子檔案，以此為基礎(chǔ)搭建完善的數(shù)據(jù)資料庫，資料庫中存儲電子信息逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，也是檔案館檔案管理的未來走向。通過這種方式既可以有效利用人力資源，又能提高管理效率，簡化查詢步驟，進(jìn)一步提升檔案利用效率。檔案館對于自身的檔案信息資源進(jìn)行采集總結(jié)，可以形成自身的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，由衛(wèi)生部門牽頭，還應(yīng)該協(xié)調(diào)好不同檔案部門，積極建立數(shù)據(jù)協(xié)調(diào)機(jī)制，可以實(shí)現(xiàn)初期的數(shù)據(jù)交流目標(biāo)，積極探索信息的共享機(jī)制。

另一方面，各個檔案館需要提升對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)人才的重視程度，通過積極邀請專家培訓(xùn)的方式，掌握大數(shù)據(jù)應(yīng)用的基本規(guī)律，充分發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)和現(xiàn)代人才的價值。在互聯(lián)網(wǎng)背景下，加快落實(shí)網(wǎng)上辦公平臺的建設(shè)已經(jīng)成為一個必然趨勢。因此，在檔案信息資源工作開展的過程中，需要積極建設(shè)完善的數(shù)據(jù)平臺，從而快速實(shí)現(xiàn)認(rèn)證登錄實(shí)名、辦事流程清晰、進(jìn)度透明可查、責(zé)任定位準(zhǔn)確的目標(biāo)。比如，可以將相關(guān)通知請示內(nèi)容的紙質(zhì)簽閱改為網(wǎng)上審批，信息統(tǒng)計可以由傳統(tǒng)的人工操作轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)填報，通過這種處理方式，既能提升工作效率，還能提升數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)對信息數(shù)據(jù)的實(shí)時監(jiān)管。構(gòu)建數(shù)據(jù)管理體系需要嚴(yán)格遵守以下要求：標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、體系化、應(yīng)用化，同時需要滿足交互性、包容性等。獲取、整合、鑒定、存儲、統(tǒng)計等不同環(huán)節(jié)的意義就在于更好地為用戶提供查閱、拷貝、外借及展出等服務(wù)。整體上需要建立科學(xué)有效并且同實(shí)際要求相適應(yīng)的管理方式，保證各個部分均能達(dá)到預(yù)期要求。要想對檔案管理模式進(jìn)行改革，就要注重檔案數(shù)據(jù)的歸檔環(huán)節(jié)與存儲環(huán)節(jié)，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)、合理的分類，并對所有的檔案數(shù)據(jù)確認(rèn)有效存儲的期限。具體而言，在對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理時，要對其進(jìn)行分類，并選用合適的方式予以保存。與此同時，要根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況與不同需求，確定檔案保存的合理期限，根據(jù)具體的期限要求做好相應(yīng)的存檔工作。除此之外，要采用電子存儲的方式將其進(jìn)行保存。

（三）梯次實(shí)踐深化，做好數(shù)據(jù)挖掘分析

需要進(jìn)一步加強(qiáng)對兼職檔案工作人員的管理，通過具體工作任務(wù)的分派和明確，在完善檔案匯報的基礎(chǔ)上，針對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題以及管理缺陷進(jìn)行及時完善，全面提升檔案館檔案管理水平。另外，加強(qiáng)資金建設(shè)投入，在日常工作中推行自動化辦公理念，全面加強(qiáng)系統(tǒng)軟硬件設(shè)施建設(shè)，提升檔案管理信息化水平。在市級檔案管理工作中，通過信息化技術(shù)的應(yīng)用，為加強(qiáng)管理，可以將傳統(tǒng)立卷方式改為以“件”為單位，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案立卷、鑒定和接收工作的開展。為進(jìn)一步發(fā)揮大數(shù)據(jù)在檔案信息資源工作中的重要性，需要按照以下幾個層次開展工作：第一，在初期人員、技術(shù)力量相對薄弱的基礎(chǔ)上，可以利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行重點(diǎn)篩查，從而開展針對性的教育工作，提升風(fēng)險的防控水平。在完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整合之后，可以對崗位、環(huán)節(jié)、時間等要素進(jìn)行深入分析，加強(qiáng)與相關(guān)機(jī)構(gòu)的合作與共享，從而提升監(jiān)控水平。最后，在工作方法成熟之后，可從個人有關(guān)事項的報告、領(lǐng)導(dǎo)廉政檔案入手，建立全域?qū)嵤┍O(jiān)督的模式。

工作人員之所以進(jìn)行數(shù)據(jù)整合與分析，主要目的是就變化情況進(jìn)行提前了解，方便人們根據(jù)預(yù)測結(jié)果開展生產(chǎn)活動。在此過程中，需要借助大數(shù)據(jù)解析技術(shù)對檢測到的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和運(yùn)算，挖掘其中的相互關(guān)系，從而進(jìn)行更好地預(yù)測。而且借助大數(shù)據(jù)解析技術(shù)能夠幫助工作人員快速處理復(fù)雜的數(shù)據(jù)關(guān)系，借助數(shù)據(jù)分析原理，針對不同問題進(jìn)行及時處理和解決，并按照一定標(biāo)準(zhǔn)對數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行整理和挖掘。另外，由于系統(tǒng)在實(shí)際編制過程中會自動引入各種方程，而且大數(shù)據(jù)解析技術(shù)能夠根據(jù)這些方程內(nèi)容，針對各數(shù)據(jù)間的聯(lián)系和規(guī)律進(jìn)行自動合理的挖掘和整理，并在此基礎(chǔ)上，針對未來一段時間內(nèi)的變化情況進(jìn)行有效預(yù)測。

（四）構(gòu)建新時代大數(shù)據(jù)檔案管理體系

大數(shù)據(jù)時代要求配備一整套檔案管理體系，為檔案管理工作的開展提供規(guī)范性指導(dǎo)。隨著社會的不斷發(fā)展，檔案管理工作在社會中的價值進(jìn)一步得到彰顯，相應(yīng)的需要開展的工作內(nèi)容也越來越多，涉及的工作機(jī)制也越來越復(fù)雜，迫切需要建立完整的管理機(jī)制來規(guī)范管理工作的開展，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

應(yīng)結(jié)合實(shí)際需求建立檔案管理準(zhǔn)入機(jī)制，適當(dāng)提高檔案準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，劃定檔案管理服務(wù)對象，進(jìn)一步提升檔案管理工作效率。檔案涉及非常多的智力勞動成果，需要進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案資料的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作，針對檔案管理建立相應(yīng)的法律法規(guī)予以保護(hù)，營建完善的法律環(huán)境，為檔案管理工作以及檔案管理人員的維權(quán)行為提供法律依據(jù)。這都需要檔案管理部門有針對性地加強(qiáng)自身的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)章制度建設(shè)，對管理中存在的問題及時處理，有效解決大數(shù)據(jù)背景下呈現(xiàn)的新情況和新問題。

三、結(jié)語

綜上所述，在新時代大數(shù)據(jù)的背景下，要想更好地整合與共享檔案信息資源，既要利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還要充分發(fā)揮其優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)共享，這就需要從業(yè)者要綜合考慮各方面因素，制定合適的檔案信息資源管理方案，做好整理、分析及共享工作，提升國內(nèi)檔案信息資源管理質(zhì)量。