商業(yè)管理企業(yè)全面預(yù)算信息化系統(tǒng)問題及對(duì)策研究

朱應(yīng)彬

（深圳市星河商置集團(tuán)有限公司嘉興分公司，浙江 嘉興 314000）

近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)飛速的發(fā)展，很多企業(yè)都通過大力推動(dòng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)、預(yù)算工作信息化發(fā)展，來轉(zhuǎn)變過去手工式的工作方式，從而大幅度提高預(yù)算工作精準(zhǔn)度和質(zhì)量水平，更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)。實(shí)踐表明，加強(qiáng)全面預(yù)算信息化建設(shè)，已成為商業(yè)管理企業(yè)增強(qiáng)全面預(yù)算管理效率和質(zhì)量的一項(xiàng)重要工作。

一、實(shí)行全面預(yù)算信息化的意義

1.更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)

公司通過推動(dòng)預(yù)算信息系統(tǒng)建設(shè)，以固化預(yù)算工作流程方式，強(qiáng)力推動(dòng)預(yù)算工作執(zhí)行。在預(yù)算系統(tǒng)內(nèi)，可以將公司發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)分解落實(shí)，制定各業(yè)務(wù)預(yù)算管理方案；可以完成預(yù)算方案編制，預(yù)算工作整合、預(yù)算方案調(diào)整和預(yù)算工作分析等多項(xiàng)工作，實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算工作的信息化，進(jìn)而保證企業(yè)發(fā)展目標(biāo)得以落實(shí)。

2.提高企業(yè)的運(yùn)營效率

企業(yè)內(nèi)部預(yù)算工作具有動(dòng)態(tài)化的特征，借助于高端的信息平臺(tái)，能夠提高企業(yè)預(yù)算方案編制質(zhì)量，加快推動(dòng)預(yù)算工作的執(zhí)行，從而提高預(yù)算工作質(zhì)量，同時(shí)使得預(yù)算方案更加精準(zhǔn)，壓縮了預(yù)算管理工作處理的時(shí)間，也能夠進(jìn)一步推動(dòng)各運(yùn)營部門經(jīng)營活動(dòng)高效整合。

3.加強(qiáng)對(duì)經(jīng)營活動(dòng)的監(jiān)控

通過信息化可以增強(qiáng)預(yù)算工作執(zhí)行力度，加強(qiáng)業(yè)務(wù)運(yùn)行實(shí)施管控，達(dá)成最終的預(yù)算目標(biāo)。推動(dòng)預(yù)算工作信息化發(fā)展，可以提升規(guī)避企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的能力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)預(yù)算執(zhí)行全過程的動(dòng)態(tài)監(jiān)控，增強(qiáng)經(jīng)營活動(dòng)前、中、后期多方面的監(jiān)管，并通過及時(shí)預(yù)警規(guī)避企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

4.提高工作管理精細(xì)度

預(yù)算工作需調(diào)動(dòng)所有成員都參與進(jìn)來，實(shí)現(xiàn)對(duì)全部經(jīng)營活動(dòng)的管理，并將企業(yè)目標(biāo)分解到各部門和各崗位，確保預(yù)算管理工作沒有遺漏，沒有死角。通過全面預(yù)算信息化，可提升制定預(yù)算方案和預(yù)算報(bào)表的效率，提高預(yù)算工作分析質(zhì)量，減少企業(yè)經(jīng)營工作中存在數(shù)據(jù)誤差，提升企業(yè)精細(xì)化管理水平。

二、商業(yè)管理企業(yè)全面預(yù)算管理信息化實(shí)踐的現(xiàn)狀

1.前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)

在商管企業(yè)中收入類的收款系統(tǒng)，它主要是依靠資產(chǎn)租賃來收取服務(wù)費(fèi)用，其功能主要是對(duì)收入板塊管理，包含對(duì)商戶基本信息和合同管理，提供賬單確認(rèn)查詢書、憑證推送等相關(guān)信息化功能。商管企業(yè)一方面對(duì)業(yè)務(wù)工作實(shí)現(xiàn)線上的管控，另一方面還要對(duì)商戶品牌、店鋪、合同等各項(xiàng)基礎(chǔ)信息錄入的完整度做好控制。并且，針對(duì)后期管理報(bào)表及分析評(píng)價(jià)也能夠自動(dòng)生成，大幅度提高了業(yè)務(wù)運(yùn)行的效率。

支出類系統(tǒng)主要是企業(yè)內(nèi)的市場營銷系統(tǒng)和人力資源系統(tǒng)，用于企業(yè)內(nèi)部支出費(fèi)用的管理控制。在營銷系統(tǒng)里，有合同管理，需要做好合同驗(yàn)收、合同賬款付款等環(huán)節(jié)管理，所有環(huán)節(jié)都需要在線上進(jìn)行操作，一方面可避免手工操作的失誤，另一方面也能通過系統(tǒng)管控方式降低資金風(fēng)險(xiǎn)。

2.全面預(yù)算管理系統(tǒng)

預(yù)算系統(tǒng)是基于交易型數(shù)據(jù)而搭建的信息平臺(tái)，其主要功能是填制表單、提報(bào)業(yè)務(wù)流程，屬于企業(yè)內(nèi)部運(yùn)營的系統(tǒng)。目前，一些預(yù)算軟件都是基于數(shù)據(jù)庫來搭建，預(yù)算管理軟件的側(cè)重點(diǎn)在于預(yù)算分析和決策，需要配合其他系統(tǒng)來發(fā)揮作用。由于商管企業(yè)內(nèi)部的全面預(yù)算系統(tǒng)及自身特點(diǎn)，更偏重于交易型的全面預(yù)算系統(tǒng)，同時(shí)也具備了多維數(shù)據(jù)管理功能，其主要功能包含年度的預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算調(diào)整等。因此，全面預(yù)算系統(tǒng)也會(huì)承擔(dān)一些成本費(fèi)用管理控制，可以集成輸入數(shù)據(jù)及輸出數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)都流轉(zhuǎn)至預(yù)算系統(tǒng)內(nèi)，編制預(yù)算報(bào)表。

三、商業(yè)管理企業(yè)全面預(yù)算信息化系統(tǒng)存在的問題

1.系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)需要優(yōu)化

在預(yù)算管理信息系統(tǒng)建立之前，各部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)是由不同的軟件開發(fā)商開發(fā)出來的，系統(tǒng)之間聯(lián)系不夠緊密，會(huì)造成數(shù)據(jù)傳輸受到阻礙。因而，在預(yù)算系統(tǒng)的研制時(shí)，就要在數(shù)據(jù)傳輸方面，加大開發(fā)力度，預(yù)算管理系統(tǒng)也可以通過使用外掛系統(tǒng)的方式來銜接。但是，由于每一個(gè)軟件開發(fā)商的自身技術(shù)和軟件開發(fā)方式不盡相同，在預(yù)算管理軟件的使用期間，會(huì)造成一些數(shù)據(jù)抓取不夠全面的問題，同時(shí)造成系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)核對(duì)工作量增大。在系統(tǒng)磨合期間，極容易產(chǎn)生一些數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的問題，在某種程度上增加了系統(tǒng)維護(hù)成本。

2.系統(tǒng)設(shè)計(jì)需要優(yōu)化

預(yù)算系統(tǒng)在設(shè)計(jì)前期，要適應(yīng)當(dāng)前業(yè)務(wù)發(fā)展需要和各系統(tǒng)對(duì)接，可由于一些系統(tǒng)設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)不合理，設(shè)置預(yù)算科目容易出現(xiàn)冗余。而實(shí)際在預(yù)算信息系統(tǒng)中，并不需要大量預(yù)算科目，因?yàn)榇嬖谠S多預(yù)算科目時(shí)，預(yù)算信息的查找不夠方便，容易造成預(yù)算工作調(diào)整界面不清晰。在調(diào)整時(shí)，月度預(yù)算會(huì)根據(jù)滾動(dòng)預(yù)算的方式來更新，但是系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)更新不及時(shí)，也就使得預(yù)算調(diào)整不精準(zhǔn)。

3.預(yù)算控制工作不太全面

一些商管企業(yè)的預(yù)算信息系統(tǒng)對(duì)預(yù)算控制不太全面，主要原因?yàn)橘Y產(chǎn)租賃系統(tǒng)是整個(gè)商管企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的核心系統(tǒng)，開發(fā)時(shí)間比較早，而且功能比較強(qiáng)大，因此企業(yè)內(nèi)的收入類數(shù)據(jù)報(bào)表都集中于資產(chǎn)租賃系統(tǒng)。這就容易導(dǎo)致一些企業(yè)受制于技術(shù)限制，使資產(chǎn)租賃系統(tǒng)中的內(nèi)部數(shù)據(jù)未能實(shí)時(shí)地傳輸?shù)筋A(yù)算系統(tǒng)內(nèi)，這也會(huì)造成預(yù)算系統(tǒng)無法對(duì)收入預(yù)算做好及時(shí)的管控。

4.預(yù)算分析功能不夠完善

一些商管企業(yè)內(nèi)部預(yù)算系統(tǒng)比較偏重于業(yè)務(wù)交易，在填表單、走流程等方面開發(fā)功能非常完善，卻對(duì)于預(yù)算工作、輔助決策性功能不夠健全。在部分預(yù)算系統(tǒng)內(nèi)只有預(yù)算執(zhí)行報(bào)表，這時(shí)企業(yè)的收入數(shù)據(jù)未能夠及時(shí)傳輸，因此預(yù)算執(zhí)行報(bào)表也不能夠被工作人員直接使用，還需要依靠手工加工方式再次處理。

四、加強(qiáng)商管企業(yè)全面預(yù)算信息化工作的建議

1.增強(qiáng)對(duì)預(yù)算信息系統(tǒng)的維護(hù)

在企業(yè)內(nèi)要建立信息系統(tǒng)維護(hù)小組，并逐步搭建與供應(yīng)商系統(tǒng)連接的平臺(tái)。企業(yè)要定期召開會(huì)議，并建立不定期的溝通機(jī)制。此外，還要形成與財(cái)務(wù)人員溝通反饋機(jī)制，能隨時(shí)處理出現(xiàn)的問題，對(duì)較特殊項(xiàng)形成問題清單。商管企業(yè)需要不斷完善各項(xiàng)監(jiān)督數(shù)據(jù)整合，定期檢查預(yù)算系統(tǒng)中的故障，并加大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的維護(hù)，避免故障影響到預(yù)算數(shù)據(jù)的傳遞。

2.確定預(yù)算信息系統(tǒng)發(fā)展定位

商管企業(yè)在規(guī)劃預(yù)算系統(tǒng)時(shí)，要結(jié)合經(jīng)營業(yè)務(wù)發(fā)展需要和未來的戰(zhàn)略規(guī)劃，明確預(yù)算系統(tǒng)的定位。要了解競爭對(duì)手或者同行業(yè)企業(yè)的預(yù)算系統(tǒng)的建設(shè)狀況，確定公司內(nèi)部的預(yù)算系統(tǒng)的管理工作范圍。在預(yù)算系統(tǒng)規(guī)劃建設(shè)期間，不要盲目追求大而全，要在系統(tǒng)搭建時(shí)，選擇同一個(gè)軟件開發(fā)商，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與預(yù)算系統(tǒng)的銜接，確保數(shù)據(jù)信息的高效流動(dòng)，從而避免由于系統(tǒng)間不兼容的問題，影響到業(yè)務(wù)的運(yùn)作。

3.清晰合理劃分各業(yè)務(wù)

由于全面預(yù)算管理的范圍比較廣，在搭建預(yù)算系統(tǒng)時(shí)，要盡量做到各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的銜接，以此才能夠通過預(yù)算管控方式來對(duì)各業(yè)務(wù)運(yùn)行進(jìn)行監(jiān)管，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)，及時(shí)流轉(zhuǎn)到系統(tǒng)平臺(tái)上。同時(shí)，還需要通過預(yù)算決策機(jī)構(gòu)來協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)部門，使得各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口與預(yù)算系統(tǒng)的接口相一致，最終提升數(shù)據(jù)的傳輸效率。

4.加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用

通過使用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算最新型的技術(shù)來提高預(yù)算工作質(zhì)量。在企業(yè)內(nèi)部的ERP軟件基礎(chǔ)之上，通過構(gòu)建預(yù)算信息平臺(tái)，依托該平臺(tái)實(shí)現(xiàn)預(yù)算工作精細(xì)化管理，進(jìn)一步提高企業(yè)預(yù)算工作的信息化質(zhì)量水平。同時(shí)，企業(yè)要緊跟當(dāng)前時(shí)代發(fā)展潮流，在經(jīng)營中融入信息化思維，利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，將預(yù)算工作與信息化技術(shù)相融合，全面提高預(yù)算工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)在云會(huì)計(jì)平臺(tái)之下推動(dòng)預(yù)算工作信息化發(fā)展，在系統(tǒng)平臺(tái)上獲取預(yù)算工作實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，從預(yù)算目標(biāo)編制到最終的考核評(píng)價(jià)的各工作環(huán)節(jié)中獲得有用信息數(shù)據(jù)的支撐。

5.提高預(yù)算人員信息化水平

企業(yè)內(nèi)預(yù)算人員是組織推動(dòng)預(yù)算工作的主體，提高預(yù)算人員自身信息化技術(shù)能力，有助于提升預(yù)算工作的質(zhì)量和效率。因而，企業(yè)要進(jìn)一步提高預(yù)算人員的信息化水平，要讓工作人員學(xué)習(xí)預(yù)算信息技術(shù)，讓員工在思想上提高對(duì)信息化技術(shù)應(yīng)用的重視度，為后續(xù)信息化的發(fā)展而打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。此外，還要進(jìn)一步加強(qiáng)現(xiàn)有預(yù)算人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高人員信息化技能水平，將信息技術(shù)運(yùn)用到預(yù)算執(zhí)行中來。

6.推動(dòng)全面預(yù)算控制創(chuàng)新

在企業(yè)全面預(yù)算信息化發(fā)展中，要利用信息技術(shù)來創(chuàng)新預(yù)算管理內(nèi)容，全面預(yù)算信息系統(tǒng)包含了財(cái)務(wù)預(yù)算、銷售預(yù)算系統(tǒng)和資產(chǎn)租賃預(yù)算系統(tǒng)等，在各個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)，使用預(yù)算和績效雙重的管控方式，能夠?qū)⒐緝?nèi)部財(cái)務(wù)和非財(cái)務(wù)指標(biāo)與基層單位預(yù)算工作重點(diǎn)，都通過預(yù)算考核指標(biāo)來反映。針對(duì)當(dāng)前基層預(yù)算單位的工作完成狀況，將考核指標(biāo)數(shù)據(jù)清晰呈現(xiàn)，以此可以進(jìn)一步激勵(lì)預(yù)算工作人員的積極性和主動(dòng)性，同時(shí)對(duì)于預(yù)算管理效果的提升也具有積極的意義。

五、結(jié)語

商管企業(yè)實(shí)施全面預(yù)算管理，開展預(yù)算信息系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)長期工作，需要企業(yè)各級(jí)經(jīng)營管理者給予更多的重視度，分配充足的專項(xiàng)建設(shè)資金。在具體實(shí)施中，盡可能由同一家軟件公司去開發(fā)財(cái)務(wù)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和預(yù)算系統(tǒng)，這才會(huì)使多個(gè)系統(tǒng)接口數(shù)據(jù)相互流轉(zhuǎn)，從而實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)工作承接，并對(duì)各業(yè)務(wù)運(yùn)行的發(fā)展戰(zhàn)略提供更大的信息化保障，最終全面地提高企業(yè)的經(jīng)營管理效率。