事業(yè)單位離退休人員檔案管理工作探討

中國電影資料館 馬騰飛

國內(nèi)離退休工作要實現(xiàn)老有所養(yǎng)，老有所醫(yī)、老有所為、老有所學(xué)、老有所樂的目標，使得每位老人晚年都能夠安然幸福地度過。人事檔案記錄了離退休人員一生的工作情況，必須保證其準確性和全面性，是十分重要的材料。老干部工作部門和檔案工作部門應(yīng)根據(jù)實際情況和工作需求建立健全相關(guān)檔案的管理體系，促進老干部工作順利開展并打下堅實基礎(chǔ)。

一、離退休人員檔案管理的主要內(nèi)容

事業(yè)單位離休和退休人員檔案管理的范疇包括不同層面，在實踐中，不同單位的檔案管理工作也是存在差異的。綜合而言，事業(yè)單位離休和退休人員檔案管理包含人事、健康、專業(yè)技術(shù)等方面。

首先，人事檔案伴隨離休和退休人員的工作全階段，其數(shù)據(jù)有著完整性，大多包含績效考評結(jié)果、薪資福利和受教育水平等方面，并且包括社保方面的數(shù)據(jù)和退休之后的歸屬單位等，這類方案就是后期管理和服務(wù)得以順利推進的前提條件，并且這類資料有著全面性。

其次，健康檔案中記錄了事業(yè)單位離退休人員身體的健康情況。按照離休和退休人員的現(xiàn)實情況來錄入身體健康狀況，對于患有相關(guān)疾?。ǜ哐獕骸盒阅[瘤、糖尿病等）的離休和退休人員進行記載，而且在將來的服務(wù)中應(yīng)該特殊照顧。

最后，專業(yè)技術(shù)檔案對于事業(yè)單位離休和退休人員中有著較高的專業(yè)技術(shù)能力的人，在其檔案中進行技能的完整記載，以便于離退休老同志發(fā)揮余光余熱和單位管理工作的順利進行。

二、離退休人員檔案管理存在的主要問題

（一）離退休人員的檔案管理觀念落后

一些單位與部門針對老員工的檔案管理沒有那么關(guān)注，一些人覺得老員工已退休，他們的檔案無任何剩余價值，僅保存重要檔案就可以了。離退休同志并沒有得到單位的關(guān)心，單位和離退休同志之間也很少有聯(lián)系，他們認為只要解決好退休干部退休后基本的生活問題就行，無須進行細致的檔案管理，所以產(chǎn)生了一些老員工檔案遺失或者受損的狀況，這都是因為單位不夠重視所引起的，會使離退休老同志的個人利益受到嚴重損害。

（二）檔案資料不完整

如今我國人事檔案管理記錄的都是個人在職時的情況，個人退休后就終止了對其人事檔案的記錄。這樣就對個人退休后的基本狀況、健康情況等都缺乏連續(xù)的了解，不能及時追蹤離退休人員退休后的各種情況，使得檔案信息的收集出現(xiàn)了不全面的情況，無法展現(xiàn)離退休人員的真實情況。離退休管理部門對最新的狀況無法迅速了解，對離休和退休人員檔案的管理工作也產(chǎn)生了相應(yīng)影響，給有關(guān)管理檔案的工作帶來了困擾。

（三）檔案管理職責(zé)不明

各個單位對離退休人員的管理工作不盡相同，有些單位沒有專門的離退休人員管理機構(gòu)，這類人員由人事部負責(zé)；而建立了離退休人員管理部門的公司，其檔案管理工作也并不一定由該部門負責(zé)，有些單位的人事檔案統(tǒng)歸人事部門負責(zé)，而該部門只負責(zé)健康檔案與離退休人員“兩項待遇”的落實。離退休人員的檔案沒有專門的管理標準，如此必定不利于這項工作的順利推進，不同部門之間也容易產(chǎn)生推諉扯皮的現(xiàn)象，老同志的檔案沒有得到切實的保障。

（四）檔案管理水平落后

各個單位普遍缺乏足夠的資金來進行離退休人員的檔案管理工作，難以完成檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新。當前我國檔案管理技術(shù)仍然較為滯后，還是選擇傳統(tǒng)方式加以管理，只是把需要保存的檔案放進個人檔案袋，很少去重新整理，等再次查閱相關(guān)資料時，既浪費時間又浪費精力，檔案不能得到及時的完善，因此所整理的檔案很難具備真實性和可靠性，很多檔案內(nèi)容之間相互沖突，難以辨認出是非對錯。

三、加強離退休人員檔案管理的主要措施

（一）重視離退休人員檔案管理工作，發(fā)揮其應(yīng)有價值

從領(lǐng)導(dǎo)干部到工作人員都要提高思想認識，明確事業(yè)單位離退休人員檔案管理工作的重要性，檔案管理部門應(yīng)該將這類人員的檔案當做工作的核心。拋棄滯后的無用論思想，及時更新離退休人員相關(guān)信息，充分發(fā)揮檔案在離退休人員管理工作和單位業(yè)務(wù)工作中的重要作用。只有獲得管理者與相關(guān)部門的關(guān)注，才能夠提高離退休人員檔案管理工作的標準性與專業(yè)性，獲得足夠的資金和人才支持。

（二）建章立制，提升檔案管理與服務(wù)的標準化水平

制定有關(guān)規(guī)章條例，打牢制度基底，使得檔案管理效率提高。首先，要實現(xiàn)檔案管理工作的崗位目標責(zé)任制，將相關(guān)人員的責(zé)任制落到實處，把工作目標和工作任務(wù)更加細致地劃分開來。其次，要創(chuàng)建檔案管理協(xié)作網(wǎng)，各單位各部門之間相互協(xié)調(diào)合作把退休老同志的檔案管理好，相關(guān)人員和部門應(yīng)該充分參與，共同來管理、維護與更新系統(tǒng)。最后，應(yīng)該建立完善的檔案管理機制，改進檔案管理環(huán)節(jié)，明確檔案管理工作流程與相關(guān)的操作規(guī)范，建立成熟的保密制度，確定檔案信息的檢索流程，重視提高檔案數(shù)據(jù)的全面性。

（三）加強培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)

管理事業(yè)單位離退休人員檔案的工作人員應(yīng)有著良好的職業(yè)素質(zhì)。首先，專業(yè)的工作應(yīng)由專業(yè)的人完成，在招聘離退休人員檔案管理工作人員時，要找專業(yè)對口的檔案工作者。其次，每隔一段時期則應(yīng)該對于業(yè)務(wù)人員開展培訓(xùn)，對于工作過程中面臨的問題迅速解決，為之后的工作順利開展打下基礎(chǔ)，使得離退休人員檔案管理工作更加專業(yè)化和全面化。第三，要制定健全的人才管理體系，充分發(fā)揮工作人員的積極性，支持和鼓勵表現(xiàn)優(yōu)異的檔案工作管理人員，從而使他們保持高度的工作熱情，這樣有利于管理和服務(wù)質(zhì)量的提升。

（四）提升信息化水平，加速建設(shè)電子檔案

在網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展的今天，紙質(zhì)檔案的不便和弱點被不斷放大，電子檔案的呼聲越來越高，事業(yè)單位離退休人員的檔案管理工作應(yīng)重視提高其信息化管理水平。首先，把信息化建設(shè)落到實處。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，對離退休人員的檔案管理做到數(shù)字化，能夠避免工作人員的失誤，使得管理檔案信息的效率提高。其次，制定完善的信息化管理標準，創(chuàng)建完備的檔案數(shù)據(jù)庫，進一步改善各部門之間的溝通交流，及時更新和整理有關(guān)離退休人員實際情況的數(shù)據(jù)，與此同時，單位要和各地社保部門保持有效溝通，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫中的資源共享。

落實完善離退休人員的檔案管理工作有助于我們黨的干部政策的進一步發(fā)展，尤其是離退休政策實施的具體情況，同時也為政府部門改善離退休老同志基本社會生活條件提供了初步資料。所以檔案管理機構(gòu)與員工應(yīng)該關(guān)注這種工作，應(yīng)以平等的態(tài)度看待該工作，逐步提高相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)與專業(yè)水平，把先進技術(shù)廣泛使用其中，重視提高其信息化能力，確保檔案管理工作的穩(wěn)步推進。實現(xiàn)好離休和退休人員檔案管理活動，對于落實老干部生活待遇和政治待遇，保障離退休人員權(quán)益，推進離退休人員科學(xué)化管理具有重要意義，這也是全黨全社會應(yīng)該共同承擔(dān)的責(zé)任。