新形勢下加強企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的研究

國網(wǎng)河北省電力有限公司 陳穎，趙洋

隨著新時代的到來，科技的不斷進步，我國各領域都得到了前所未有的發(fā)展，企業(yè)也面臨著重大的改革與調(diào)整，可以說當前的企業(yè)步入了一個全新的發(fā)展階段。在新形勢下，企業(yè)的檔案管理工作必須具備較高的工作效率，檔案工作人員也要有較高的信息整合能力。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法促進企業(yè)更好地發(fā)展，因此，企業(yè)必須要把檔案現(xiàn)代化管理工作作為重要內(nèi)容，讓企業(yè)的現(xiàn)代化管理能夠與時俱進，跟上經(jīng)濟發(fā)展的步伐，以此來促進企業(yè)的發(fā)展。

一、新形勢下加強企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的要求

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化時代的到來，信息化充斥人們生活的方方面面，無論是工作、學習，還是生活、生產(chǎn)都離不開信息化的支持，“一部手機走遍世界”也不再是一句傳說。企業(yè)始終都是我國經(jīng)濟發(fā)展的重要基礎，企業(yè)的信息化占有率決定了企業(yè)未來的發(fā)展方向以及市場競爭力，同時，人工智能的出現(xiàn)代替了大量的人力勞動。正是因為企業(yè)是國家經(jīng)濟發(fā)展的支柱，企業(yè)的檔案管理工作必須要作為一項重要內(nèi)容來開展，實現(xiàn)企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的與時俱進。企業(yè)檔案管理應該朝著科學化、現(xiàn)代化、智能化、數(shù)字化方向發(fā)展。所謂的現(xiàn)代化，就是在企業(yè)檔案管理過程中提升檔案管理的效率，節(jié)約更多寶貴的時間和資源。筆者認為，加強企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理一共有三點要求。第一，準確性。準確性可以說是企業(yè)檔案管理的基礎內(nèi)容，決定著企業(yè)檔案資源的利用水平。第二，效率。企業(yè)檔案管理的效率是體現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)水平的基礎，所以，檔案管理工作人員要嚴格要求自己。但在長期的工作過程中，可能會讓檔案管理工作人員失去工作的積極性和熱情，出現(xiàn)了工作效率低的問題，因此，企業(yè)需要為檔案管理工作人員創(chuàng)造一個輕松、和諧的工作環(huán)境，以此提升管理人員的綜合素養(yǎng)。第三，閉合性。閉合性的主要內(nèi)容就是對后續(xù)工作的開展進行一系列的總結和檢查，這時可能需要監(jiān)管部門的加入，監(jiān)管部門不僅能夠檢查檔案管理工作人員的工作完成情況，還能幫助檔案管理工作人員提升工作效率。檔案管理工作人員還應該具備良好的職業(yè)操守，因為檔案中包含著企業(yè)的私密信息，管理人員要具備良好的安全意識，嚴禁外泄信息，保證信息數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。

二、新形勢下企業(yè)檔案管理工作存在的問題

（一）管理制度不夠完善

企業(yè)在開展檔案管理工作時，應該按照新形勢下企業(yè)發(fā)展趨勢和檔案資料內(nèi)容完善相關制度，避免因為缺乏合理參考依據(jù)而出現(xiàn)問題。同時，有關部門規(guī)劃的各項制度與新形勢下企業(yè)實際發(fā)展要求之間也存在很大差距，多方面因素導致新形勢下企業(yè)檔案管理出現(xiàn)問題，各類檔案資料在企業(yè)實際工作中的作用也會受到很大影響。檔案管理工作人員在工作上沒有固定的節(jié)點、固定的工作目標以及閉環(huán)式的工作模式，很多企業(yè)就算有相關的管理制度，也只是“掛在墻上”，沒有定時講解、落實，只是在應付上級部門時才會拿出來，管理制度形同虛設。

（二）工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升

當前，在人員培訓和招聘過程中，沒有給予檔案管理部門太多的關注。長此以往，部門員工會認為企業(yè)放棄了該部門，逐漸失去了工作積極性和主動性，只能保持以往的水平和能力，無法符合新時代的檔案管理要求，與企業(yè)檔案管理的實際要求還有一定的提升空間。當前，人工智能時代已經(jīng)來臨，企業(yè)的資源業(yè)務越來越多，檔案管理工作量也越來越大，工作人員每天需要消耗大量的時間和精力，很難抽出業(yè)余時間來提升自身的專業(yè)水平，若是企業(yè)內(nèi)部不組織現(xiàn)代化檔案管理培訓工作，那么工作人員的整體水平難以提升，工作效率和質(zhì)量只能維持原有水平。

（三）管理水平不一

當前，企業(yè)的檔案種類增加，內(nèi)容也比以往復雜，在這種情況下，檔案管理人員很難在最短的時間內(nèi)找到檔案管理工作的要點，導致企業(yè)的檔案管理效率不高，檔案服務水平不理想，檔案工作無法實現(xiàn)與信息的有效結合和合理利用，檔案甚至沒有嚴格的編碼，例如，內(nèi)部員工和外部員工的檔案全都放置在一個文檔中，三年前的檔案和五年前的檔案放置在一起，導致有的時候?qū)ふ蚁嚓P檔案時，工作人員沒有目標，耗時耗力。同時，檔案管理人員專業(yè)化程度不高，或者沒有經(jīng)過專門的檔案管理培訓，也是造成檔案管理水平不一的重要原因。

（四）管理人員缺乏監(jiān)督

隨著社會文明的不斷發(fā)展，我國近年來相繼出臺了完善企業(yè)檔案管理的政策方針，這些政策極大程度上推動了企業(yè)對檔案管理工作的重視，但是由于不同企業(yè)管理者的思想觀念存在一定的差異，導致很多具體工作無法科學地解決。在日常工作中沒有過多關注，導致整體計劃中并沒有太多的實質(zhì)內(nèi)容，檔案工作權責不夠明確，沒有具體的管理規(guī)則，逐漸出現(xiàn)了工作人員積極性不高、檔案管理工作停滯不前的問題。

檔案管理人員長期處于一個環(huán)境中，會失去工作積極性和工作熱情，造成檔案管理人員工作散漫、工作態(tài)度不端正。同時，企業(yè)的檔案管理經(jīng)常出現(xiàn)問題還有一部分原因在于，企業(yè)沒有配備相關的行政部門，對檔案部門進行監(jiān)督管理。對任何工作來說，監(jiān)管工作都是對工作最為科學、公正的總結，也是對部門工作人員工作質(zhì)量和工作態(tài)度的考核，是所有工作最后的閉環(huán)。也就是說，檔案管理部門的領導應該向上級部門反饋，行政部門也應該加強與檔案管理部門的互動，監(jiān)管其工作效率，對一些工作出現(xiàn)問題、態(tài)度不端正的人員進行處罰。針對企業(yè)工作人員進行有效監(jiān)督，可以降低相關人員在檔案管理過程中出現(xiàn)錯誤的概率，逐步增強相關人員自身專業(yè)素養(yǎng)，確保管理人員和企業(yè)基礎工作人員在相互配合的情況下管控各類檔案資料，發(fā)揮各類檔案資料在企業(yè)基礎工作和實際發(fā)展中的作用。

三、加強企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的策略

（一）提高管理水平

企業(yè)應該加強對檔案管理人員綜合素質(zhì)的培訓，不斷引進具備新思維的檔案管理人才，對部門工作人員進行定期的培訓、考核、測試，不斷提升管理人員的工作水平，定期對檔案管理人員進行職位調(diào)整，調(diào)動檔案管理人員的積極性和工作熱情。另外，企業(yè)應該要求每一位檔案管理人員在每月或者每季度進行一次工作總結、工作計劃、工作報告，幫助檔案管理人員找到發(fā)展方向，實現(xiàn)自我提升。同時，檔案管理部門的領導要結合企業(yè)的實際情況以及未來的發(fā)展方向制定檔案管理工作內(nèi)容，根據(jù)社會環(huán)境的變化進行調(diào)整。同時，企業(yè)檔案管理人員必須具備較強的信息素養(yǎng)，掌握、熟悉現(xiàn)代化檔案管理方式，使電子檔案代替紙質(zhì)檔案，用計算機對不同檔案進行分類，并對檔案進行掃描、存檔，利用信息技術對相關信息進行搜索。定期對計算機中的檔案數(shù)據(jù)庫進行備份，防止計算機儲存容量不夠，或者發(fā)揮泄露、病毒等安全問題，備份可以選擇硬盤或者云存儲的方式。企業(yè)還可以利用大數(shù)據(jù)技術，實現(xiàn)對檔案的管理工作，不斷鼓勵員工轉(zhuǎn)變思維，思考如何提升企業(yè)檔案管理工作的科學性和有效性。新員工入職的第一個月，可以采用學徒制模式，讓老員工帶領新員工快速進入工作狀態(tài)。

（二）完善相關管理制度

企業(yè)需要根據(jù)檔案管理工作的內(nèi)容與內(nèi)部結構，在順應時代趨勢的過程中不斷修編完善，制定出加強企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的措施，對以往的檔案進行快速整改和完善。企業(yè)應該針對不同部門制定工作章程，例如，規(guī)范檔案填寫要求、字跡清晰、歸檔應有封面序號、同一類型檔案需要按照時間存放等，明確檔案管理工作人員的工作范圍，不斷提升管理人員的工作質(zhì)量和工作效率，固定檔案管理人員的檔案類型等?？偟膩碚f，企業(yè)需要科學地針對檔案管理人員制定一系列制度，不能照搬別的企業(yè)的案例，始終秉承以人為本的原則，使制度得以到落實，在會上明確公布制度內(nèi)容，打印管理制度或者微信群發(fā)給檔案管理人員。

（三）對檔案管理工作人員進行監(jiān)督

企業(yè)需要設立專門監(jiān)督檔案管理部門的機構。監(jiān)督能夠讓檔案管理工作人員規(guī)范自身行為，不斷提升工作效率和工作質(zhì)量，可以說監(jiān)督工作是企業(yè)日常管理中必不可少的環(huán)節(jié)，也是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必經(jīng)之路。在當前現(xiàn)代化辦公的形式下，監(jiān)督部門要保證監(jiān)督管理人員對檔案信息的保密性，提升安全意識，對計算機檔案管理平臺設置防火墻，計算機最好不要插入U盤，進入檔案室最好不要帶手機。監(jiān)督人員若是發(fā)現(xiàn)電子檔案存在安全問題，要在第一時間找到原因并進行整改，對負責相關工作的工作人員進行警告或者處罰，若是出現(xiàn)了損害企業(yè)利益的問題，那么要把工作人員及時交到行政部門來處理。企業(yè)檔案管理在實際開展過程中面臨的影響因素比較多，需要對企業(yè)檔案管理做好監(jiān)督控制工作，通過監(jiān)督可以對企業(yè)檔案管理面臨的影響因素進行有效處理，借此維持企業(yè)檔案管理的安全性和相關工作開展的效果，方便相關人員準確查找各項檔案資料，并在各項標準化檔案資料支持下實現(xiàn)企業(yè)實際管理水平提高的目標。

（四）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

引進新的檔案管理方法能夠進一步提高企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化水平率。但是在實際工作中，還需要全體檔案管理工作人員的努力，不斷提升工作效率。企業(yè)要從檔案管理人員的工作能力和綜合素養(yǎng)入手，打造高水平的檔案管理團隊。在具體的實施過程中，可以通過激勵等方式，由有經(jīng)驗的老員工帶領新員工，并讓老員工之間進行能力比拼，不斷提高企業(yè)內(nèi)部的檔案管理效率。當前，企業(yè)檔案管理人員年齡偏大，相對來說經(jīng)驗比較豐富，能夠帶領新員工盡快投入工作中。另外，企業(yè)要加強對人員的培訓，制定完善的管理計劃，定期進行內(nèi)部交流與學習，學習行業(yè)內(nèi)的新知識和新技能，提升現(xiàn)有工作人員的綜合素養(yǎng)，為企業(yè)日后開展工作打好基礎。另外，在技能培訓后要進行理論與實踐結合的測試，提高工作人員的工作能力。在人才引進方面，要注重對高科技、綜合型人才的引進，以此來完善現(xiàn)有團隊的人員結構。

四、結語

為推進企業(yè)檔案管理工作順利開展，需要按照企業(yè)各項工作實際開展要求強化各時期檔案管理力度，并在提升相關人員自身專業(yè)素養(yǎng)的同時使得相關人員嚴格按照標準程序和現(xiàn)代化手段開展檔案管理工作，從而幫助企業(yè)穩(wěn)定地發(fā)展?？偟膩碚f，要想實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，企業(yè)要制定工作制度、加強監(jiān)督，不斷提升工作人員的綜合水平，從各方面入手，提升檔案管理現(xiàn)代化水平。