科研項(xiàng)目管理信息化及業(yè)務(wù)流程優(yōu)化研究

上海電控研究所 陶沉雁

一、前言

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)深入到各個(gè)領(lǐng)域，各行各業(yè)為了適應(yīng)新的環(huán)境變化不得不實(shí)施改革，為我們?nèi)粘Ｉ顜?lái)便捷的同時(shí)，也推進(jìn)了社會(huì)信息化進(jìn)程的不斷發(fā)展?？蒲腥耸拷柚畔⒒夹g(shù)對(duì)科研項(xiàng)目管理流程進(jìn)行了優(yōu)化，為他們帶來(lái)了新的思考方式及改進(jìn)方案。因此，科研管理信息化能夠充分解放人力，提高科研事務(wù)處理的效率及準(zhǔn)確率。但如果在科研項(xiàng)目管理中僅僅做到信息化，而對(duì)業(yè)務(wù)流程沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)優(yōu)化，無(wú)法形成系統(tǒng)化的管理工具，只能發(fā)揮出較為有限的作用。將科研項(xiàng)目管理信息化同業(yè)務(wù)流程相結(jié)合，使之形成系統(tǒng)化的管理方法和工具。但在科研項(xiàng)目管理信息化及業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的過(guò)程中也存在著許多問(wèn)題，信息化的發(fā)展為各領(lǐng)域帶來(lái)了便捷、質(zhì)的飛躍，但在個(gè)人隱私方面也存在漏洞，行業(yè)機(jī)密隨時(shí)面臨著泄露的威脅，且業(yè)務(wù)流程過(guò)于繁雜，也會(huì)提升出錯(cuò)的概率。因此，以上問(wèn)題需要專業(yè)人士進(jìn)行分析、評(píng)估，對(duì)于出現(xiàn)的問(wèn)題及潛藏問(wèn)題給出合理的解決方案及預(yù)防措施，以積極的態(tài)度面對(duì)科研管理信息化遇到的機(jī)遇及挑戰(zhàn)，并隨著信息化的發(fā)展不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，對(duì)于科研項(xiàng)目管理工作的推進(jìn)及管理效率的提升具有深遠(yuǎn)的意義。

二、科研項(xiàng)目管理信息化與業(yè)務(wù)流程的概念和作用

（一）科研管理信息化與業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的概念界定

推進(jìn)并完善科研管理信息化，通過(guò)信息化的相關(guān)技術(shù)及管理手段讓科研項(xiàng)目的管理更加科學(xué)，這種信息化的處理方式有利于對(duì)科研項(xiàng)目信息進(jìn)行整合，并可借助相關(guān)工具進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析，讓數(shù)據(jù)結(jié)果更能滿足企業(yè)、社會(huì)的需求?？蒲许?xiàng)目管理的過(guò)程需要在完整業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行，如針對(duì)光電傳輸類產(chǎn)品的項(xiàng)目成果的展示，就需要在一系列業(yè)務(wù)流程的要求下完成，在項(xiàng)目初期，需要經(jīng)過(guò)項(xiàng)目課題申報(bào)，項(xiàng)目研究背景、意義及研究目的的分析，項(xiàng)目研究的可行性分析，研究方法探究及預(yù)期結(jié)果描述等過(guò)程，這一系列業(yè)務(wù)流程對(duì)于項(xiàng)目的整體性分析意義重大，且聯(lián)系緊密，對(duì)所探究的科研管理項(xiàng)目剖析深刻。因此，在進(jìn)行科研項(xiàng)目管理時(shí)，要有一套專業(yè)化的業(yè)務(wù)流程，且需要在信息技術(shù)的支持下，簡(jiǎn)單高效地實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目管理的信息化。

（二）科研管理信息化與業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的作用

傳統(tǒng)的科研項(xiàng)目主要以人力的方式進(jìn)行，而科研項(xiàng)目涉及多種業(yè)務(wù)，單靠人力的方式效率低下?？蒲许?xiàng)目信息涉及的內(nèi)容及種類繁多，通過(guò)傳統(tǒng)的管理方式無(wú)法對(duì)其中的關(guān)鍵信息進(jìn)行篩選及處理，對(duì)有效信息的利用率大大降低，同時(shí)，還要定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)與整頓，需要付出大量的時(shí)間及人力。通過(guò)將科研管理信息化，對(duì)資源的管理可通過(guò)信息技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行，只需花費(fèi)較少的人力就能解決，并能合理對(duì)人員的職能進(jìn)行劃分，對(duì)重要科研信息的捕捉能力大大提升。同時(shí)，對(duì)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化也是科研管理信息化的具體表現(xiàn)與構(gòu)成內(nèi)容，一個(gè)好的業(yè)務(wù)流程能有效應(yīng)對(duì)眾多繁雜的業(yè)務(wù)信息，并能第一時(shí)間篩選掉無(wú)用信息，保留重要且可被利用的信息，有效提升科研水平及研發(fā)效率。

三、目前科研項(xiàng)目管理信息化與業(yè)務(wù)流程優(yōu)化管理存在的主要問(wèn)題

（一）科研數(shù)據(jù)難以進(jìn)行有效的處理

對(duì)于科研管理來(lái)說(shuō)，信息數(shù)據(jù)是支撐科研管理包括科技研發(fā)的重要基礎(chǔ)來(lái)源，它涵蓋了眾多的理論依據(jù)和數(shù)據(jù)整合，因此在整個(gè)科研項(xiàng)目管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

1.不能有效分享和分析數(shù)據(jù)

從以往的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)及現(xiàn)今科研項(xiàng)目管理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，科研數(shù)據(jù)總是難以進(jìn)行有效的處理，主要是因?yàn)橐环矫嬖诳蒲许?xiàng)目?jī)?nèi)部，由于各研發(fā)部門以及管理部門使用的是不同的信息處理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)整合人員、項(xiàng)目管理人員、信息采集人員、各部門負(fù)責(zé)人員以及采用信息、錄入信息的不同，導(dǎo)致最后的科研項(xiàng)目結(jié)果總是數(shù)據(jù)不吻合或是失敗，這都是由于前期沒(méi)有進(jìn)行有效的密切聯(lián)系造成的后果，歸因于數(shù)據(jù)沒(méi)有得到有效共享和分析。

2.研究數(shù)據(jù)取舍難度增加

一項(xiàng)科研管理總是屬于多個(gè)企業(yè)或者公司擁有，眾多管理部門以及決策人員因?yàn)橛懈髯缘哪康暮屠?，?dǎo)致科研管理在某些數(shù)據(jù)的選擇上難以取舍和劃分，使得科研管理在信息化發(fā)展道路上難以全面、自如、快速發(fā)展，這也就使得相關(guān)重要數(shù)據(jù)失去了引用和研究的價(jià)值，這主要是因?yàn)榭蒲泄芾淼亩嘣瘜?dǎo)致數(shù)據(jù)難以進(jìn)行取舍。

（二）對(duì)科研管理信息化發(fā)展缺少深入挖掘

信息化技術(shù)在科研項(xiàng)目管理中的應(yīng)用，給科研項(xiàng)目的研發(fā)帶來(lái)了便利性和共享性，也為信息化改革的不斷深入打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，但在發(fā)展過(guò)程中也面臨著諸多問(wèn)題和挑戰(zhàn)。首先，信息化的到來(lái)使我們獲取信息的能力大大增強(qiáng)，但由于缺乏對(duì)信息的深入挖掘，許多無(wú)用信息或是有害信息會(huì)摻雜進(jìn)來(lái)，而在項(xiàng)目開(kāi)展初期由于對(duì)信息的篩選能力不夠，會(huì)做很多無(wú)用功，科研效率大大降低，一些有害信息，還會(huì)使整個(gè)科研項(xiàng)目功虧一簣。其次，信息化技術(shù)帶來(lái)大量豐富信息，但也容易受到數(shù)量巨大的信息的干擾，科研人員如果對(duì)信息掌握程度不夠，或是不會(huì)使用這些信息，也會(huì)導(dǎo)致對(duì)信息的利用率大大降低。

四、科研項(xiàng)目管理信息化與業(yè)務(wù)流程優(yōu)化策略

（一）轉(zhuǎn)變觀念、以人為本，深化科研管理體制改革

隨著社會(huì)發(fā)展以及信息技術(shù)的進(jìn)步，科研項(xiàng)目不斷朝信息化管理的方向發(fā)展，在此背景下，對(duì)科研管理者的各項(xiàng)工作技能水平要求越來(lái)越高。在推動(dòng)科研管理信息化的過(guò)程中，不僅需要管理者具備基礎(chǔ)科研管理知識(shí)，同時(shí)還要精通相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息知識(shí)，所以有必要對(duì)科研管理人員進(jìn)行深入調(diào)查，根據(jù)實(shí)際調(diào)查結(jié)果針對(duì)性地加強(qiáng)培訓(xùn)，進(jìn)而豐富科研管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備，遵循“科學(xué)”“全方位”的理念，培訓(xùn)中要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息方面的知識(shí)培訓(xùn)，這決定了科研項(xiàng)目管理能否順利實(shí)現(xiàn)信息化。知識(shí)結(jié)構(gòu)是任何管理者生產(chǎn)創(chuàng)新的必要前提，而科研項(xiàng)目管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)包含了多個(gè)方面，具體指的是系統(tǒng)分析能力、敏銳的嗅覺(jué)、能夠掌控科研項(xiàng)目基本規(guī)律、采集并分析不同領(lǐng)域發(fā)展前沿信息、對(duì)不同項(xiàng)目研究的組織協(xié)調(diào)能力等。當(dāng)同時(shí)擁有這些能力的時(shí)候，在科研項(xiàng)目中就更有可能發(fā)揮主觀能動(dòng)性，不斷創(chuàng)新生產(chǎn)管理方式，而每一次成功的經(jīng)驗(yàn)必將成為新的知識(shí)儲(chǔ)備，為往后新的科研項(xiàng)目管理創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提高信息利用率

如果一個(gè)企業(yè)不具備管理基礎(chǔ)或者管理基礎(chǔ)十分弱，沒(méi)有系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息，其管理信息化道路必然十分坎坷。過(guò)時(shí)、混亂、錯(cuò)誤的信息屬于無(wú)用信息，甚至?xí)?duì)企業(yè)發(fā)展造成不良影響。有人認(rèn)為，開(kāi)發(fā)并搭建自己的科研管理信息系統(tǒng)就一定會(huì)推動(dòng)科研管理能力，而管理基礎(chǔ)可有可無(wú)，其實(shí)這種說(shuō)法是錯(cuò)誤的。即使掌握了準(zhǔn)確、系統(tǒng)的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，管理人員不能將其利用起來(lái)，那這些有效信息就失去其本來(lái)的價(jià)值。信息化的最終目標(biāo)必然是為管理人員采集并最有效的信息。信息化管理之所以能夠帶來(lái)效益是因?yàn)槿藶槔茫皇窍到y(tǒng)本身創(chuàng)造的。因此，時(shí)刻謹(jǐn)記“信息的作用是服務(wù)于實(shí)踐”，實(shí)踐主體正是管理人員，不能忽視“人”的作用而把全部的事讓“信息化管理”來(lái)完成。信息系統(tǒng)是人開(kāi)發(fā)和維護(hù)的，最終也是服務(wù)于人，管理一定要“以人為本”。

（三）統(tǒng)籌規(guī)劃，合理優(yōu)化

掌握信息化管理以及相關(guān)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的基本知識(shí)后，科研管理軟件包括其他相關(guān)系統(tǒng)研發(fā)必須考慮全局、整體規(guī)劃，科學(xué)分析科研業(yè)務(wù)各流程并做到合理優(yōu)化。不同的流程管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)充分考慮到與其存在關(guān)聯(lián)的部分，哪怕是拆分成多個(gè)步驟逐漸走向科研信息化管理，也不能截?cái)嗾麄€(gè)流程的信息集成，即便是其中一個(gè)部分。科研信息化管理和業(yè)務(wù)流程優(yōu)化相輔相成，為科研科學(xué)管理奠定基礎(chǔ)。

五、結(jié)論

總而言之，科研管理最關(guān)鍵的兩個(gè)點(diǎn)在于信息化以及業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，不但提升了科研項(xiàng)目研發(fā)成功的概率，同時(shí)健全了科研管理的各項(xiàng)流程，增強(qiáng)內(nèi)部聯(lián)系，使其變成一個(gè)有效的整體。需要注意的是，業(yè)務(wù)流程屬于科研管理的最終實(shí)踐內(nèi)容，必須通過(guò)不斷創(chuàng)新和改進(jìn)，為科研管理奠定科學(xué)、合理、系統(tǒng)的管理基礎(chǔ)。

相關(guān)鏈接

科研項(xiàng)目包括國(guó)家各級(jí)政府成立基金支撐的縱向科研項(xiàng)目（課題）、來(lái)自于企事業(yè)單位的橫向科研合作開(kāi)發(fā)項(xiàng)目（課題）和學(xué)院自籌科研項(xiàng)目（課題）。

從高校角度看，科研項(xiàng)目可分為校外科研項(xiàng)目（項(xiàng)目研究經(jīng)費(fèi)來(lái)自校外）和校內(nèi)科研 項(xiàng)目（項(xiàng)目研究經(jīng)費(fèi)來(lái)自校內(nèi)）兩大類。校外科研項(xiàng)目又可分為縱向科研項(xiàng)目和橫向科研項(xiàng)目?jī)煞N。如廣東省縱向科研項(xiàng)目是指：科技部、國(guó)家自然科學(xué)基金委、國(guó)家社科規(guī)劃辦、教育部、廣東省科技廳、廣東省社科規(guī)劃辦、廣東省教育廳、湛江市（或廣東省其它市）科技局等政府科研主管部門批準(zhǔn)立項(xiàng)的各類科學(xué)研究項(xiàng)目。

橫向科研項(xiàng)目是指由其他政府部門（含國(guó)家部委、省市部門）、企事業(yè)單位、公司、團(tuán)體或個(gè)人委托我校教學(xué)科研單位或教師進(jìn)行研究或協(xié)作研究的各類課題，包括國(guó)際間企業(yè)合作項(xiàng)目。