分析信息時(shí)代電子檔案與紙質(zhì)檔案融合發(fā)展

長(zhǎng)江三峽通航管理局 譚惠尹

一、傳統(tǒng)檔案管理概述

（一）紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)

不管信息技術(shù)如何發(fā)展，紙質(zhì)檔案在現(xiàn)有階段仍無(wú)法替代，這與其與生俱來(lái)的直觀真實(shí)性、歷史性、不易復(fù)制更改性是分不開(kāi)的。

首先，紙質(zhì)檔案是由人工手寫(xiě)或材料印發(fā)機(jī)關(guān)機(jī)打形成。記錄了人在填寫(xiě)時(shí)的狀態(tài)和環(huán)境，給后續(xù)查借閱人員帶來(lái)歷史感、真實(shí)感。其次，紙質(zhì)材料一旦形成會(huì)迅速歸檔保存，未經(jīng)允許任何人不可隨意接觸和查借閱，這保證了材料的原始性和信息的安全性。另外，紙質(zhì)材料略有涂改便會(huì)十分明顯，便于后續(xù)辨別真?zhèn)危_保了檔案信息的真實(shí)有效。最后，紙質(zhì)檔案管理十分規(guī)范，可實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久保存，檔案修復(fù)技術(shù)十分成熟，只要不出現(xiàn)意外情況基本不會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p毀或無(wú)法使用的情況。

（二）紙質(zhì)檔案的劣勢(shì)

紙質(zhì)檔案隨著時(shí)間的推移會(huì)不斷增加，給存放空間、歸檔存放后續(xù)管理帶來(lái)一定的壓力。

首先，現(xiàn)有檔案材料存放本身就要一定空間，還需考慮后續(xù)材料增加補(bǔ)充所需，這大大增加空間成本。其次，隨著材料增多管理難度也會(huì)加大，管理人員人數(shù)和經(jīng)驗(yàn)不足都會(huì)對(duì)管理產(chǎn)生一定的影響。雖然現(xiàn)如今檔案管理歸檔方法在不斷進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，但在仍然會(huì)存在難點(diǎn)，管理人員仍有巨大工作量，人力和時(shí)間成本會(huì)不斷提升。另外，不同的紙質(zhì)檔案材料有不同的更新歸檔時(shí)間，在材料形成到歸檔的空檔時(shí)期存儲(chǔ)和管理容易出現(xiàn)疏漏。最后，想要檔案存放越久，需要的外部環(huán)境要求就越高，檔案配備設(shè)施就越齊全，防火防蛀管理越嚴(yán)格，對(duì)管理單位而言就意味著設(shè)備管理成本投入增加。

二、電子檔案管理概述

（一）電子檔案的優(yōu)勢(shì)

隨著電子掃描存檔技術(shù)越來(lái)越成熟，信息技術(shù)辦公已成為趨勢(shì)。電子檔案在日常利用中越來(lái)越凸顯優(yōu)勢(shì)。

首先，電子檔案能將檔案材料原始風(fēng)貌更加清晰的保存下來(lái)，減少了紙質(zhì)檔案存放不當(dāng)而導(dǎo)致的材料信息不清晰的問(wèn)題。其次，電子檔案存放所需空間較小，大大減少空間成本，同時(shí)電子檔案存放設(shè)備較為簡(jiǎn)單，降低了存放單位設(shè)備投入成本。另外，電子檔案利用效率較高，根據(jù)管理權(quán)限可以實(shí)現(xiàn)材料的快速查閱利用，降低了查閱時(shí)間成本，實(shí)現(xiàn)了便捷化服務(wù)。最后，材料整理歸檔不受外界影響，降低了檔案存檔風(fēng)險(xiǎn)，減少了紙質(zhì)檔案使用過(guò)程中的磨損和丟失，同時(shí)也解決了查借閱檔案時(shí)隨意翻看其他材料的問(wèn)題，保證了信息安全。

（二）電子檔案的劣勢(shì)

由于電子檔案管理依托于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，所以網(wǎng)絡(luò)安全對(duì)檔案管理存在較大風(fēng)險(xiǎn)，檔案信息容易被計(jì)算機(jī)電子技術(shù)手段篡改損毀甚至刪除。所以其安全性不如傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。其次，電子檔案存放也有一定的不穩(wěn)定性，存放介質(zhì)和載體容易受到外部環(huán)境影響而出現(xiàn)斷檔損壞。所以信息管理穩(wěn)定性不如傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。再者，電子檔案利用均為電子材料，其信息利用現(xiàn)階段PS手段容易被篡改，且篡改成本較低，篡改后的材料不易辨別真?zhèn)?，容易產(chǎn)生不良影響。最后電子檔案管理有一固定的邏輯關(guān)系，所以在處理特殊材料和歸檔要求時(shí)不具有很強(qiáng)的靈活性。

三、紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的必然性和必要性

（一）紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的必然性

由于兩種檔案各有優(yōu)缺且管理方式存在差異，如存檔模式、維護(hù)手段和利用規(guī)則，所以不會(huì)出現(xiàn)一方取締另一方的情況。紙質(zhì)檔案是電子檔案的基礎(chǔ)，沒(méi)有原始基礎(chǔ)何來(lái)電子檔案信息，同時(shí)若沒(méi)有電子檔案如何能保證在歷史漫漫長(zhǎng)河中實(shí)現(xiàn)檔案材料不朽，所以電子檔案也是紙質(zhì)檔案的現(xiàn)代化延伸。其次，紙質(zhì)檔案存放所具有的穩(wěn)定性與安全性，是電子檔案無(wú)法掩蓋的缺點(diǎn)，但電子檔案所帶來(lái)的高效便捷、靈活機(jī)動(dòng)也是紙質(zhì)檔案無(wú)法跨越的鴻溝。另外，雖然電子檔案發(fā)展勢(shì)頭迅猛，但就現(xiàn)階段而言，管理者還是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理更加熟練，且認(rèn)可度高。同時(shí)，由于推行檔案電子化管理需投入一定的設(shè)備成本來(lái)維持系統(tǒng)運(yùn)行，還需花費(fèi)一定的時(shí)間成本來(lái)培訓(xùn)管理者，初期存在耗時(shí)耗人效率低的情況，所以受這些客觀因素影響，電子檔案管理還處于不充分不平衡的發(fā)展現(xiàn)狀。但隨著技術(shù)迭代更新，使用成本逐步下降，電子檔案帶來(lái)的快捷高效，也會(huì)不斷驅(qū)動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理向信息化轉(zhuǎn)變。最后，不管是電子檔案還是紙質(zhì)檔案管理都會(huì)存在缺點(diǎn)，如何彌補(bǔ)缺點(diǎn)，保證檔案管理不出紕漏、安全高效，推動(dòng)新時(shí)代檔案管理又快又好發(fā)展，必然是走向融合發(fā)展道路。

綜上所述，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案在現(xiàn)階段的共存是必然的。

（二）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合發(fā)展的必要性

由紙質(zhì)檔案和電子檔案融合發(fā)展的必然性可知，任何一方必然不能獨(dú)自滿(mǎn)足當(dāng)代檔案管理需求，只有二者相互促進(jìn)、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)融合發(fā)展才能更好發(fā)揮檔案價(jià)值。

首先，共同發(fā)展可以打破紙質(zhì)檔案管理在信息利用上的瓶頸。電子檔案在利用過(guò)程中可以實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵數(shù)據(jù)的提取共享，減少了人力重復(fù)查詢(xún)的過(guò)程，繼而大幅度提升檔案利用效率，拓展檔案運(yùn)用范圍的覆蓋面。

其次，共同發(fā)展二者可以互為備份，紙質(zhì)檔案解決了電子檔案管理因?yàn)榭陀^原因帶來(lái)的存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)和信息安全問(wèn)題。電子檔案解決了紙質(zhì)檔案破損帶來(lái)的信息模糊無(wú)法利用的困境。互為備案對(duì)重要檔案材料起到了雙重保護(hù)。同時(shí)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子檔案可以相互印證更新，這也確保了檔案使用過(guò)程中信息的準(zhǔn)確有效。

最后，電子檔案管理使用空間可與紙質(zhì)檔案管理使用空間重合，可以利用紙質(zhì)檔案對(duì)庫(kù)房的規(guī)范化管理來(lái)保障電子檔案存放環(huán)境的安全性，節(jié)約存放空間和設(shè)備投入成本，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的嚴(yán)格管控。

所以，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案在現(xiàn)階段的共存是必要的。

四、紙質(zhì)檔案與電子檔案融合運(yùn)行模式及策略

（一）現(xiàn)代檔案融合運(yùn)用模式

現(xiàn)如今，在大多數(shù)單位部門(mén)的檔案管理中兩種管理模式優(yōu)缺點(diǎn)結(jié)合不緊密。為實(shí)現(xiàn)兩種檔案管理方式更好融合，誕生了雙套制、雙軌制以及單軌制融合運(yùn)行模式。

具體來(lái)說(shuō)，雙軌制應(yīng)用就是保存兩套內(nèi)容相同的檔案。傳統(tǒng)為兩套紙質(zhì)，即正副本的方式，而現(xiàn)在采用紙質(zhì)電子各一套的方式。其優(yōu)勢(shì)在于節(jié)約成本、提高利用率、保護(hù)全面。兼具紙質(zhì)檔案和電子檔案優(yōu)勢(shì)，同時(shí)利用兩種模式實(shí)現(xiàn)互補(bǔ)。雙軌制應(yīng)用則是由電子檔案直接生成紙質(zhì)檔案，直接將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案掃描這一環(huán)節(jié)進(jìn)行簡(jiǎn)化，符合現(xiàn)代化辦公需求，減少掃描對(duì)紙質(zhì)檔案帶來(lái)的傷害，這是兩種模式融合管理產(chǎn)生的新方式，具有效率更高、檔案保存更科學(xué)的優(yōu)勢(shì)。而單軌制應(yīng)用則是隨著時(shí)代發(fā)展，國(guó)家規(guī)定部分正規(guī)電子信息憑證效力等同于紙質(zhì)憑證，無(wú)須再打印相應(yīng)紙質(zhì)憑證。是兩種檔案融合后最時(shí)興、最經(jīng)濟(jì)的應(yīng)用模式，大大減少了紙質(zhì)檔案的成本，也符合無(wú)紙化辦公的趨勢(shì)。

（二）紙質(zhì)檔案與電子檔案融合運(yùn)行策略

1.靈活選用運(yùn)行融合方式

想要實(shí)現(xiàn)更快更好的發(fā)展，固定使用單一的融合運(yùn)用模式是不夠的。簡(jiǎn)而言之，就是根據(jù)實(shí)際工作需求及檔案種類(lèi)，靈活運(yùn)行融合管理模式，實(shí)現(xiàn)各種融合模式共同作用，推動(dòng)檔案管理日趨完善，檔案利用效率提高。

舉個(gè)例子，企事業(yè)各種檔案存放要求和材料來(lái)源不盡相同，如干部人事檔案和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，企事業(yè)單位干部人事檔案主要來(lái)源于日常及年度考核、黨政薪資、職務(wù)職級(jí)晉升等等，多為紙質(zhì)檔案或電子檔案轉(zhuǎn)紙質(zhì)檔案，且每年存放頻次較低，所以更加適合雙套制運(yùn)用或雙軌制運(yùn)用。而財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證，種類(lèi)多、數(shù)量多、來(lái)源廣，存儲(chǔ)頻次高，則可根據(jù)國(guó)家規(guī)定，實(shí)現(xiàn)更加經(jīng)濟(jì)高效地單軌制運(yùn)用。若固守一個(gè)更為熟練的融合運(yùn)用模式，既不利于工作效率提升，也會(huì)存在資源浪費(fèi)的可能。

2.優(yōu)化完善檔案管理規(guī)定及流程

首先，隨著信息化時(shí)代發(fā)展，電子檔案不再是完全獨(dú)立的系統(tǒng)，根據(jù)檔案信息構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫(kù)與單位人事管理系統(tǒng)相連接，為薪資確定、晉級(jí)晉檔、休假統(tǒng)計(jì)等日常工作提供便利。雖然方便了日常工作，也對(duì)傳統(tǒng)管理流程提出了新的挑戰(zhàn)。同時(shí)由于現(xiàn)階段新產(chǎn)生的檔案主要以電子文書(shū)打印為主，其信息安全需從電子信息源頭進(jìn)行管控。這要求我們根據(jù)國(guó)家規(guī)定和法律條款梳理電子檔案管理流程，優(yōu)化檔案信息保護(hù)利用規(guī)定，同時(shí)對(duì)紙質(zhì)和電子檔案材料的產(chǎn)生、鑒定、整理、歸檔、存儲(chǔ)以及使用采取統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，做到信息及時(shí)更新、材料及時(shí)存檔、漏洞及時(shí)發(fā)現(xiàn)，不斷推動(dòng)構(gòu)建內(nèi)部數(shù)據(jù)協(xié)同辦公新模式。

其次，內(nèi)部數(shù)據(jù)系統(tǒng)辦公質(zhì)量取決于檔案信息質(zhì)量，而檔案信息質(zhì)量不僅僅取決于檔案本身，還與系統(tǒng)構(gòu)建有著密切聯(lián)系。這要求我們?cè)跇?gòu)建檔案管理系統(tǒng)時(shí)，不僅要考慮檔案管理要求還要結(jié)合檔案運(yùn)用情況，綜合研判，統(tǒng)一布局，讓檔案管理更加靈活。另外，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平也會(huì)對(duì)檔案信息質(zhì)量產(chǎn)生影響，除了統(tǒng)一管理部門(mén)規(guī)定外，還需建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案信息錄入格式，運(yùn)用適配設(shè)備，實(shí)現(xiàn)有效轉(zhuǎn)化。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著信息時(shí)代到來(lái)，紙質(zhì)檔案和電子檔案必將走到一起，這是現(xiàn)代發(fā)展的必然性，也是未來(lái)發(fā)展的必要性。對(duì)于檔案管理而言，更要不斷提升綜合能力，及時(shí)拓寬管理思維，力爭(zhēng)最大限度地發(fā)揮檔案管理的作用和優(yōu)勢(shì)。