人事檔案信息化建設與管理運用分析

石門水庫管理局 劉思含

干部人事檔案是記載干部個人思想道德、學習工作經(jīng)歷、專業(yè)技術、工作實績、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的原始材料。做好新時期干部人事檔案管理工作，是黨中央從嚴管理干部的重要舉措，對進一步匡正選人用人風氣具有重要的意義。

一、干部人事檔案的重要作用

（一）干部人事檔案是考察和了解干部的重要依據(jù)

首先，人事檔案是企業(yè)選人、用人的重要依據(jù)。人事檔案是組織人事部門以個人為單元，在干部日常工作中形成的記載，反映干部的成長經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、人生歷程。通過人事檔案管理，可使企業(yè)的管理者對這些人才有更深刻更全面的認識，可以詳細掌握每個人才的優(yōu)點和缺點，優(yōu)化人力資源管理機構，使得人才結構可以更合理。另外，通過利用人事檔案，管理者可以從人才的年齡、技能、政治面貌、專業(yè)等方面進行分析，在人才利用過程中可以做到人盡其才、合理配置，使得人力資源管理更加規(guī)范合理。其次，人事檔案管理工作，對人才的培訓和培養(yǎng)有非常好的促進作用，使得人才可以快速地適應企業(yè)，發(fā)展自己的技能，更好地為企業(yè)服務，成為企業(yè)需要的人才。新形勢下需要整合人力資源，保證各項工作都可以正常開展，企業(yè)的各種業(yè)務和工作也逐漸細化，這些都對人才提出了更高的要求，不同專業(yè)的人才都是企業(yè)所需要的。利用人事檔案管理可以加強對現(xiàn)有人才的培訓工作，使得人才具有更多能力，可以適應企業(yè)對不同工作開展過程中的需求，提升人才的綜合能力。最后，人事檔案管理的有效利用，人事檔案管理的規(guī)范性，有利于對企業(yè)中的人才需求進行預測。在實際應用中，通過對人事檔案信息的整合，為企業(yè)人才利用提供有效的信息，使得管理人員可以更清楚地認識到企業(yè)的人才缺口，人才如何配置，提升崗位設置的科學性，提高人力資源管理的效率。一方面，企業(yè)中環(huán)境的變化，對于人才的需求也發(fā)生了非常大的變化，企業(yè)利用人事檔案進行分析，可以對企業(yè)中人才缺口進行掌握，這樣可以更好地從外部招聘，或者從企業(yè)內(nèi)部盡心培養(yǎng)。另一方面，通過人事檔案的利用，可以更好地進行人力資源發(fā)展規(guī)劃，在引進和儲備人才過程中可以防止成本浪費，保證引進的人才是企業(yè)發(fā)展所需求的。

因此，各單位要高度重視干部人事檔案管理工作的開展情況。尤其是在當前形勢下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段的工作需求，需要不斷地完善與創(chuàng)新檔案管理模式，提升檔案管理的有效性，為干部任用提供有效的參考依據(jù)。

（二）信息化建設對人事檔案具有很好的促進作用

隨著信息化技術發(fā)展和現(xiàn)代科技水平的發(fā)展，越來越多的先進技術被應用到現(xiàn)實工作。面對日益激烈的競爭，為了提升檔案管理水平，企業(yè)在發(fā)展過程中應該重視人力資源管理，從內(nèi)部管理規(guī)范中提升企業(yè)的管理質(zhì)量，充分借助信息技術優(yōu)勢開展檔案管理工作，可以使檔案利用價值得到深度挖掘。

二、水利人事檔案管理信息化建設概述

水利人事檔案是指：由人事、組織、勞動等部門在人員的考核管理活動中所形成的特殊檔案，是個人經(jīng)歷、經(jīng)驗、能力的最真實記錄。水利單位中的人事檔案管理涉及了工作經(jīng)驗、社會關系、業(yè)務能力及多方面內(nèi)容，通過查閱職工的個人檔案，可得知其自身的綜合能力，從而為人才的選拔提供依據(jù)。

水利人事檔案信息化建設，利用數(shù)字化、網(wǎng)絡化等先進信息技術手段對人事檔案信息數(shù)據(jù)資源進行充分地開發(fā)及利用，以實現(xiàn)強化信息數(shù)據(jù)現(xiàn)代化水平的目的。水利人事檔案管理工作信息化建設則是指通過電子技術、網(wǎng)絡技術的合理運用，實現(xiàn)電子文件管理。這里所提到的電子文件具有虛擬特性，即只在數(shù)字環(huán)境下生成，并以數(shù)字化形式保存在數(shù)字設備之中，可借助互聯(lián)網(wǎng)進行傳播。加強檔案信息化建設，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等的保存和利用；建立健全安全、便捷、共享、高效地干部人事檔案信息化管理體系；推進檔案信息全國聯(lián)通，逐步實現(xiàn)檔案轉遞線上申請、異地通辦等也是符合社會發(fā)展需求的人事檔案管理工作的開展方向。人力資源檔案管理的本身所具備的復雜性和流動性，要求人事檔案信息的記錄及調(diào)整必須具備準確性和實效性。水利人事檔案信息化包括人事檔案信息化和檔案管理信息化兩部分內(nèi)容，水利人事檔案管理工作的內(nèi)容包括在記錄職工個體的基礎性數(shù)據(jù)的基礎上，同時收錄其工作、教育、家庭、環(huán)境等各方面的信息，將大數(shù)據(jù)等信息技術滲透到傳統(tǒng)人事檔案管理工作中的信息收集、處理、調(diào)用等流程中，讓檔案信息處理在用戶的計算機終端就能夠實現(xiàn)，極大地節(jié)約了人力成本；使水利人事管理工作得到檔案信息化的多維度服務，為水利單位人事管理結構調(diào)整獲得可靠依據(jù)。

三、人事檔案管理在人力資源管理中的運用

（一）建立完善人事檔案管理制度

人事檔案管理工作中，應不斷完善和健全制度，建立信息化的資料庫，這有利于對人事檔案的查詢和管理，提高操作效率，并實現(xiàn)對人事檔案的分類和整理。在精細化管理過程中，分開管理企業(yè)在職人員和非在職人員，對人才的招聘、提拔、離職等環(huán)節(jié)進行合理的安排，重視引進高素質(zhì)人才。對非在職人員的退休、離職、去世信息等情況進行保管和分析。在管理中，可以逐漸解決檔案中存在的資料不齊、資料重復，工作效率低等問題，檔案管理人員應該提升服務意識，提高自身的專業(yè)管理能力，從而更好地為企業(yè)服務。在人事檔案管理中要對在職人員和非在職人員檔案進行詳細的核查、統(tǒng)一管理，提升管理的效率。

（二）規(guī)范人事檔案分類系統(tǒng)

當前，企業(yè)在人力資源管理工作中，其方式和內(nèi)容與以往有非常大的差別。在管理工作中應做好檔案的整理和分析，反映員工的詳情，這可以在使用過程中作為非常好的資料和依據(jù)。在收集信息過程中，需要對這些數(shù)據(jù)信息進行定性分析和定量分析，提高人事檔案管理的創(chuàng)新性。當前在人事檔案管理中需要及時補充已有的信息，刪除重復信息和無意義信息，通過整理與更新，體現(xiàn)出人事檔案的價值，也反映出工作人員的態(tài)度和思想水平，對人才的興趣、性格、工作能力等方面有全面掌握，為人才在評選榮譽稱號、反映工作業(yè)績以及保險與職稱評定等方面作為非常重要的數(shù)據(jù)依據(jù)。在人事檔案管理中，應不斷提升管理的規(guī)范性、人性化與可操作性，提升人力資源管理的效率。

（三）完善人事檔案信息管理系統(tǒng)

數(shù)字信息時代的發(fā)展，對于檔案管理工作來說是非常大的契機，建立信息化管理系統(tǒng)刻不容緩。首先，應建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫，分析和整理數(shù)據(jù)，整合資料數(shù)據(jù)，使得這些數(shù)據(jù)信息可以在企業(yè)人力資源管理中得到運用。其次，通過先進的信息技術強化人事檔案信息化建設，加強人事檔案工作人才的交流與服務，實現(xiàn)資源共享。最后，利用先進的數(shù)字技術，實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化處理，提升檔案的準確性，保證檔案的真實性，有效提升檔案管理的效率。

（四）提升人事檔案的利用價值

企業(yè)不僅要重視人事檔案管理，更要重視對這些人事檔案的應用，體現(xiàn)出人事檔案管理的意義和價值。首先，在人才選拔過程中，豐富與優(yōu)化人事檔案，將人事檔案作為人才選拔的重要依據(jù)，豐富人事檔案內(nèi)容，增加人事檔案價值，保證企業(yè)可以錄用更多高素質(zhì)，思想政治覺悟高，專業(yè)能力和心理健康狀況良好的人才。其次，在人事檔案管理過程中，工作人員應積極轉變思路，在人事檔案管理工作中應不斷創(chuàng)新，積極主動做出改變，使得人事檔案可以更好地為企業(yè)提供服務。

四、結語

總之，人力資源在企業(yè)日益競爭的環(huán)境中發(fā)揮越來越大的價值，人事檔案管理作為人力資源管理中非常重要的組成部分，其價值也不斷提升，人事檔案管理在企業(yè)中發(fā)揮的作用越來越大。因此，應該采用新的人事檔案管理理念，總結經(jīng)驗，利用新的技術和方法，提升管理人員整體素質(zhì)，促進人事檔案管理質(zhì)量的提升。