高校后勤企業(yè)內(nèi)部控制問題探討

邵衛(wèi)英

(中國計量大學(xué) 浙江杭州 310018)

內(nèi)部控制制度是指企業(yè)行政領(lǐng)導(dǎo)和各個管理部門的有關(guān)人員，在處理生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)活動時相互聯(lián)系、相互制約的一種管理體系，包括為保證企業(yè)正常經(jīng)營所采取的一系列必要的管理措施。內(nèi)部控制制度的重點是嚴(yán)格會計管理，設(shè)計合理有效的組織機構(gòu)和職務(wù)分工，實施崗位責(zé)任分明的標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)處理程序。其目的在于使企業(yè)的經(jīng)營活動更合理，具有經(jīng)濟性、效率性及效果性；保證管理決策的貫徹；維護資產(chǎn)和資源的安全；保證會計記錄的準(zhǔn)確和完整，并提供及時、可靠的財務(wù)和管理信息[1]。

高校后勤部門是保障學(xué)校教學(xué)科研工作和各項日常工作正常運轉(zhuǎn)的重要部門，自社會化改革以來，既有追求經(jīng)濟效益的要求，又有保障高校正常運行的公益化要求，內(nèi)部控制制度的重要性日益凸顯，健全的企業(yè)內(nèi)部控制制度能夠為企業(yè)的日常工作提供保障?，F(xiàn)代企業(yè)制度下的內(nèi)部控制已不是傳統(tǒng)的查弊和糾錯，而是涉及企業(yè)的各個方面。近幾年來，大部分高校后勤進行了社會化改革，組建了高校后勤實體，并開始按照現(xiàn)代企業(yè)制度運行，高校后勤改革取得了重大成效。但在按現(xiàn)代企業(yè)制度運行過程中，高校后勤企業(yè)化的運行機制還很不健全，在市場經(jīng)濟運作體系中，高校后勤實體各種潛在的風(fēng)險日益顯現(xiàn)，財務(wù)舞弊、會計造假、投資決策失誤與內(nèi)部管理不健全導(dǎo)致企業(yè)巨額損失的案例屢屢出現(xiàn)。事實證明：內(nèi)部控制不是萬能的，但沒有內(nèi)部控制是萬萬不能的。高校后勤實體防范重大風(fēng)險、實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展必須建立和完善高校后勤企業(yè)內(nèi)部控制制度?；诖?，本文就當(dāng)前高校后勤企業(yè)內(nèi)部控制中存在的主要問題及解決方法進行探討。

一、高校后勤企業(yè)內(nèi)部控制中存在的主要問題

（一）高校后勤企業(yè)缺乏內(nèi)部控制環(huán)境

比如，沒有建立內(nèi)部控制的職能機構(gòu)，權(quán)責(zé)不匹配、人力資源政策缺乏激勵約束機制等。內(nèi)部控制機構(gòu)設(shè)置尤其是風(fēng)險管理評估機構(gòu)有待建立。高校后勤單位內(nèi)部控制過分局限于財務(wù)領(lǐng)域，對于大型修繕、對外投資、食品安全、商品質(zhì)量、宿舍及物業(yè)安全等諸多領(lǐng)域的風(fēng)險評估缺失，同時缺少風(fēng)險應(yīng)對措施和突發(fā)事件應(yīng)急處理機制。高校后勤單位有大量外聘合同工，其中不乏專業(yè)技術(shù)人員，而事業(yè)單位缺少公平、有效的激勵機制。同時體制內(nèi)員工績效考核指標(biāo)過于單一，難以調(diào)動員工的積極性。

（二）預(yù)算控制作為風(fēng)險控制方法和手段需要大幅改進

目前，事業(yè)單位已經(jīng)廣泛實施預(yù)算管理制度。雖然新事業(yè)單位會計制度強調(diào)了對預(yù)算整個過程的監(jiān)督管理，但在實際中，重視預(yù)算編制，忽略預(yù)算監(jiān)督和績效評價的現(xiàn)象大量存在，導(dǎo)致決算和預(yù)算相互脫節(jié)，預(yù)算成為一紙空文。

高校后勤單位的預(yù)算編制基本上采用增量預(yù)算法，即在上年各項經(jīng)費收支的基礎(chǔ)上酌情增減，從而造成預(yù)算規(guī)模逐步擴張，容易導(dǎo)致預(yù)算松弛和經(jīng)費浪費。由于時間緊，沒有充分準(zhǔn)備，財務(wù)部門與后勤其他部門之間缺乏溝通，致使預(yù)算目標(biāo)不盡合理，并且過于注重費用、開支的預(yù)算，對效益的預(yù)算關(guān)注不夠。

（三）成本控制力度不夠

我國現(xiàn)階段許多高校的后勤實體建立的時間并不是很長，相關(guān)的成本預(yù)算及成本控制機制還沒有建立起來。這樣不僅辦事效率低下，且根本達(dá)不到控制成本的目的，導(dǎo)致滋生浪費現(xiàn)象。

（四）從業(yè)人員的素質(zhì)和內(nèi)控意識有待提高

高校后勤財務(wù)人員來源復(fù)雜，很多源于人才家屬安置，學(xué)歷層次和業(yè)務(wù)水平參差不齊，造成財務(wù)工作出現(xiàn)差錯的情況。同時，高校往往忽略對后勤財務(wù)人員的培訓(xùn)，提供的發(fā)展機會少，造成后勤財務(wù)人員對業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)態(tài)度消極，不利于財務(wù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提高。高校后勤管理人員內(nèi)部控制意識淡薄。高校歷來是財政補助和支持的非營利組織，沒有自負(fù)盈虧的責(zé)任，高校后勤實體作為高校的一部分，在資源使用效率，資金使用規(guī)范等問題上存在隨意性，高校后勤管理人員的經(jīng)濟意識和風(fēng)險意識淡薄。雖然內(nèi)部控制在近些年得到高校重視，但后勤管理人員沒有意識到內(nèi)部控制對財務(wù)管理工作的關(guān)鍵作用和核心地位。

二、解決高校后勤在內(nèi)部控制方面問題的方法和措施

（一）加強內(nèi)部控制環(huán)境的建設(shè)

有必要成立以后勤單位一把手為組長的“內(nèi)部控制建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組”，形成以組長負(fù)責(zé)、財務(wù)部門牽頭，后勤各部門和員工共同參與實施的格局。嚴(yán)格內(nèi)部控制機構(gòu)設(shè)置，著重關(guān)注內(nèi)部控制機構(gòu)設(shè)置的合理性和運行的有效性。加強內(nèi)部審計控制，從財務(wù)會計、管理會計和內(nèi)部控制檢查三方面全面審查和評價內(nèi)部控制活動的合法性和有效性。在人力資源政策方面打破事業(yè)單位人事制度格局，淡化體制內(nèi)外人員身份，建立公平的聘用、培訓(xùn)、評價、考核、晉升、獎懲制度。加強關(guān)鍵控制崗位工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，提高其業(yè)務(wù)水準(zhǔn)和綜合素質(zhì)。

（二）建立風(fēng)險評估工作機制，強化風(fēng)險控制

風(fēng)險控制是行政事業(yè)單位內(nèi)部控制活動的核心。因此要深刻理解和認(rèn)識風(fēng)險評估的必要性和重要性。廣泛征求后勤員工的建議，正確識別風(fēng)險點，加強領(lǐng)導(dǎo)，因地制宜設(shè)置、完善風(fēng)險控制程序。成立由單位分管財務(wù)工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任“風(fēng)險評估工作領(lǐng)導(dǎo)小組”的組長，建立定期評估經(jīng)濟活動機制。正確識別風(fēng)險。根據(jù)后勤各單位不同的風(fēng)險特征確定單位風(fēng)險評估事項，制定評估方案。重點關(guān)注引起風(fēng)險的主要原因及由風(fēng)險引起的后果和風(fēng)險識別方法。精確分析風(fēng)險，確定風(fēng)險重要性水平、重點和優(yōu)先控制的風(fēng)險，形成評估報告并提交后勤管理層。加強高校后勤預(yù)算管理。嚴(yán)格按照批復(fù)的預(yù)算安排收支，并將年度預(yù)算分解為季度、月度預(yù)算。分期控制預(yù)算，保證預(yù)算目標(biāo)實現(xiàn)。同時根據(jù)后勤內(nèi)部各單位不同性質(zhì)，確定預(yù)算控制重點。對重點預(yù)算項目嚴(yán)格管理，對于經(jīng)營性單位如餐飲、商貿(mào)，其預(yù)算管理重點為運營預(yù)算管理，尤其是收入、成本預(yù)算的分解與細(xì)化。而對服務(wù)性單位如宿管、物業(yè)，其預(yù)算管理重點為人員經(jīng)費與公用經(jīng)費的合理預(yù)算和嚴(yán)格實施。高校后勤還應(yīng)建立合理的預(yù)算考核指標(biāo)，強化激勵機制，提高各部門參與預(yù)算管理的積極性和主動性。建立“三重一大”事項集體決策和會簽制度，實行內(nèi)部授權(quán)審批和不相容崗位相互分離控制，杜絕大權(quán)獨攬、監(jiān)督缺失的情形發(fā)生。還應(yīng)制定內(nèi)部控制流程和權(quán)限指引等相關(guān)內(nèi)部控制管理文件，使全體員工了解業(yè)務(wù)活動流程和權(quán)責(zé)分配情況，正確履行職責(zé)[2]。

（三）逐步對后勤構(gòu)建成本控制

成本制度是企業(yè)財務(wù)管理研究的最重要的課題之一。成本核算體系分為收入、支出以及管理三部分。首先，在收入階段，應(yīng)該考慮對高校后勤實體應(yīng)用采用招標(biāo)機制。通過提高競爭度的方式促使后勤實體提升服務(wù)意識及服務(wù)質(zhì)量。其次，在支出階段，應(yīng)該考慮引進預(yù)算機制。實行成本預(yù)算的好處是可以限制甚至杜絕成本預(yù)算外的開支。收入與支出共同作用，達(dá)到“開源節(jié)流”的目的。最后在管理上，應(yīng)該在現(xiàn)代企業(yè)財務(wù)管理理念的基礎(chǔ)上進行特色化改造，尋找適應(yīng)自身管理特殊性的管理模式[3]。

（四）“以人為本”，充分調(diào)動人的積極性

管理層直接對企業(yè)的經(jīng)營管理活動負(fù)責(zé)，負(fù)責(zé)組織、領(lǐng)導(dǎo)單位內(nèi)部控制的日常運行。管理者的素質(zhì)直接影響到企業(yè)經(jīng)營的行為，進而影響到企業(yè)內(nèi)部控制的效率和效果。高校后勤企業(yè)是從傳統(tǒng)行政管理模式中演化而來的，現(xiàn)代企業(yè)管理這方面比較薄弱，還未形成一個約束、監(jiān)督與激勵經(jīng)理的運行機制，高校后勤管理階層（經(jīng)營班子）的管理素養(yǎng)、理念及管理風(fēng)格，都深深影響著內(nèi)部控制成效。高校后勤企業(yè)的違法違紀(jì)案往往是由于管理者的操守與品行不良所致。同時，后勤企業(yè)內(nèi)部控制制度的不完善，又使違法亂紀(jì)有“空子”可鉆。因此，應(yīng)加快提高后勤企業(yè)的管理者隊伍建設(shè)。

比如，對后勤部門財務(wù)人員實行委派制度，提高財務(wù)人員素質(zhì)。由高校向后勤部門委派財務(wù)人員。首先是后勤部門財務(wù)主要負(fù)責(zé)人，應(yīng)該由高校財務(wù)部門委派，實行固定任期，到期輪崗。其次，后勤部門其他財務(wù)人員也實施輪崗制度，有利于提高后勤財務(wù)人員業(yè)務(wù)水平。委派財務(wù)人員工資仍由學(xué)校發(fā)放，與后勤無利益關(guān)系，有利于學(xué)校資產(chǎn)的保護。增強財務(wù)人員素質(zhì)，提高核算水平。由高校或者后勤部門組織，對后勤財務(wù)人員進行定期培訓(xùn)，加強財務(wù)風(fēng)險意識，增強內(nèi)控意識，法制化、規(guī)范化和合法化財務(wù)工作，發(fā)揮財務(wù)人員監(jiān)督職能，防止國有資產(chǎn)流失，防范貪污與舞弊風(fēng)險。打造高素質(zhì)的、具有現(xiàn)代企業(yè)管理才能的高校后勤企業(yè)的經(jīng)營管理班子。

三、結(jié)束語

雖然任何好的內(nèi)部控制制度，都只能合理保證內(nèi)部控制目標(biāo)的實現(xiàn)，并不能完全杜絕一切風(fēng)險，但它就像一道風(fēng)險防火墻，只要我們不斷精心維護，它就能為我們的經(jīng)濟活動保駕護航，確保單位經(jīng)濟活動不受大的損失。高校內(nèi)部控制活動的有效開展，不僅對高校后勤經(jīng)濟活動的可持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要，對國民經(jīng)濟的可持續(xù)發(fā)展也至關(guān)重要。

綜上所述，可以看出，強化內(nèi)部控制已成為高校后勤改革的核心內(nèi)容之一，從長遠(yuǎn)來看，對后勤部門經(jīng)濟活動的控制，有助于學(xué)校后勤工作的可持續(xù)健康發(fā)展，也可以減少經(jīng)濟活動中舞弊行為的發(fā)生。通過有針對性的內(nèi)控制度設(shè)計，嚴(yán)格執(zhí)行，高校相關(guān)部門的監(jiān)督，建立健全后勤部門內(nèi)部控制體系，保持高校后勤工作規(guī)范化運行，同時提高資源配置和使用效益，為高校的運營提供保障。通過多方面的內(nèi)部控制，提高部門和人員工作效率，實現(xiàn)社會效益與經(jīng)濟效益的雙贏。