高校審計(jì)檔案管理規(guī)范化策略探析
——以內(nèi)蒙古廣播電視大學(xué)為例

李 興

(內(nèi)蒙古廣播電視大學(xué)，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010010)

一、審計(jì)檔案管理工作的作用與意義

(一)高校審計(jì)檔案在實(shí)際工作中的作用

1.審計(jì)檔案是評(píng)估審計(jì)工作質(zhì)量的重要依據(jù)

高校內(nèi)部審計(jì)檔案包括高校內(nèi)部審計(jì)工作中的所有重要資料，審計(jì)檔案是高校審計(jì)部門行使監(jiān)督職能過程的充分記錄，在評(píng)估審計(jì)工作的工作質(zhì)量與成果時(shí)，審計(jì)檔案材料可以成為考核審計(jì)部門工作效果的重要參考材料。

2.審計(jì)檔案是決策的重要參考材料

審計(jì)檔案材料不僅能夠反映出審計(jì)部門的工作情況，還能夠真實(shí)記錄下被審計(jì)部門對(duì)各項(xiàng)規(guī)章制度的執(zhí)行狀況與經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況，因此可以利用審計(jì)檔案材料來衡量高校發(fā)展過程中各項(xiàng)決策的執(zhí)行效果，方便領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)校內(nèi)經(jīng)費(fèi)使用、招生就業(yè)等具體決策進(jìn)行戰(zhàn)略性調(diào)整，以達(dá)到優(yōu)化內(nèi)部經(jīng)濟(jì)資源配置，提高辦學(xué)效益的目標(biāo)。

(二)審計(jì)檔案管理工作的意義

1.做好審計(jì)檔案管理工作，是履行好內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督職責(zé)的重要需求。十八屆四中全會(huì)已經(jīng)將審計(jì)監(jiān)督列入到了“八大監(jiān)督”之一。因此，作為審計(jì)監(jiān)督工作中重要的一部分，做好內(nèi)部審計(jì)工作的重要性不言而喻。管理好、利用好審計(jì)檔案材料，豐富內(nèi)部審計(jì)工作內(nèi)容，完善審計(jì)工作成果，是審計(jì)檔案管理工作的目標(biāo)。

2.做好審計(jì)檔案管理工作，有助于提高我校審計(jì)檔案管理的科學(xué)化、信息化、規(guī)范化水平，能夠提高檔案材料管理工作在整體審計(jì)工作中的重要地位，進(jìn)一步完善校內(nèi)審計(jì)工作，提升審計(jì)工作價(jià)值。

二、高校內(nèi)部審計(jì)檔案的管理存在的問題(以內(nèi)蒙古廣播電視大學(xué)為例)

隨著開放大學(xué)建設(shè)的不斷開展，我校的教育事業(yè)不斷向更大范圍拓展，審計(jì)工作在我校的內(nèi)部管理工作中的地位和作用也不斷凸顯。但就現(xiàn)階段而言，我校審計(jì)檔案的管理工作在以下方面還存在著一些問題：

(一)人力資源不足

與其他檔案管理部門相比，內(nèi)蒙古廣播電視大學(xué)審計(jì)處專職檔案管理人員數(shù)量少，在實(shí)際審計(jì)項(xiàng)目的開展過程中，材料的歸集、立卷與查詢工作全靠一人進(jìn)行，只能對(duì)審計(jì)檔案材料進(jìn)行最基礎(chǔ)的歸集、收納和封存，沒有余力進(jìn)行檔案材料的電子化歸檔、查詢、調(diào)取等工作。同時(shí)，審計(jì)部門缺乏具有對(duì)口高學(xué)歷的專業(yè)人才，只能依靠現(xiàn)有人員邊學(xué)邊做，專業(yè)能力不足。目前審計(jì)部門人力資源不足的狀況嚴(yán)重制約了審計(jì)檔案材料的管理效率。

(二)硬件設(shè)施不健全

我校目前的審計(jì)處辦公室辦公設(shè)施相對(duì)老舊，并且缺少專門的審計(jì)檔案室，行政檔案和審計(jì)項(xiàng)目檔案都保存在同一個(gè)辦公室內(nèi)，使用檔案盒進(jìn)行裝訂，統(tǒng)一存放在傳統(tǒng)鋼制文件柜內(nèi)，這對(duì)審計(jì)檔案的查看和調(diào)取工作造成了不便；同時(shí)由于沒有專業(yè)設(shè)備可以對(duì)紙質(zhì)材料進(jìn)行電子化存檔工作，一旦紙質(zhì)文件、檔案盒意外遺失或者殘損，將造成巨大損失，嚴(yán)重影響審計(jì)檔案信息安全。

(三)信息化發(fā)展落后

由于制度建設(shè)的不完善和硬件設(shè)施的不健全，當(dāng)前我校的審計(jì)檔案仍以紙質(zhì)檔案為主，影音材料等沒有作為審計(jì)檔案材料納入歸集范圍。審計(jì)檔案材料按照項(xiàng)目類別分類歸集，在統(tǒng)一裝訂之后保存在文件柜內(nèi)，既占用了大量的儲(chǔ)存空間，又不利于審計(jì)檔案的即時(shí)查詢與利用，在辦公自動(dòng)化逐步普及的今天，傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料保存法已經(jīng)落后，亟須進(jìn)行電子化升級(jí)。

三、審計(jì)檔案管理規(guī)范化策略探析

(一)制度與流程方面

要實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案的規(guī)范化管理，必須加強(qiáng)思想意識(shí)，針對(duì)具體存在問題進(jìn)行分析和研究，不能照搬其他類型檔案的管理辦法，更不能直接套用其他單位或?qū)徲?jì)機(jī)關(guān)的管理辦法，必須實(shí)事求是采用適合本校的方法，提升審計(jì)檔案管理水平。

1.建立并完善審計(jì)檔案管理制度

要實(shí)現(xiàn)管理工作的規(guī)范化必須要制定行之有效的管理制度與簡潔明了的工作流程。應(yīng)當(dāng)在充分實(shí)地調(diào)研和分析后，嚴(yán)格依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國審計(jì)法》《教育系統(tǒng)內(nèi)部審計(jì)工作規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)制定適合本校的審計(jì)檔案規(guī)章制度。

在制度的設(shè)計(jì)過程中，首先必須規(guī)范化審計(jì)檔案的歸集、立卷和歸檔流程，對(duì)收錄入卷宗中的審計(jì)材料范圍標(biāo)準(zhǔn)和歸集要求作出統(tǒng)一規(guī)定，并對(duì)立卷材料的裝訂規(guī)格、存放標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范化，保證審計(jì)檔案材料的一致性和有序性。

其次，必須制定一個(gè)行之有效的審計(jì)檔案的查詢與調(diào)用制度，方便校內(nèi)各相關(guān)部門調(diào)取審計(jì)檔案材料使用的同時(shí)，確保內(nèi)部審計(jì)檔案材料的安全性和保密性。

最后，必須制定并完善針對(duì)審計(jì)檔案管理工作的監(jiān)管制度，嚴(yán)格“誰審計(jì)誰立卷”的主要責(zé)任人制度，確定各類審計(jì)檔案材料的保存年限，完善與檔案主管部門的工作對(duì)接流程，實(shí)現(xiàn)審計(jì)工作全流程全面監(jiān)督，并將監(jiān)督結(jié)果及時(shí)通報(bào)校紀(jì)委等部門。

2.實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案電子化管理

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在審計(jì)工作中的全面應(yīng)用，審計(jì)檔案管理工作全面電子化已經(jīng)成為大勢所趨，通過信息化的檔案管理方式，可以讓審計(jì)檔案管理工作更加適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)管理工作的需求，極大提升審計(jì)檔案管理工作的工作效率。

第一，在電子化工作開展之前，要進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查研究，對(duì)比分析市場上銷售的各類檔案管理軟件，結(jié)合學(xué)校工作實(shí)際選擇可用的軟件系統(tǒng)，并對(duì)軟件系統(tǒng)的安全性進(jìn)行嚴(yán)密的認(rèn)證，最后經(jīng)過正規(guī)的招投標(biāo)流程完成軟硬件設(shè)施采購。在調(diào)研和采購的流程中均要做到公平、公正、公開，并接受相關(guān)部門的監(jiān)督。

第二，加強(qiáng)培訓(xùn)提升信息化應(yīng)用水平，確保專職工作人員學(xué)會(huì)管理系統(tǒng)的操作流程，了解基本的故障排查操作，明確管理責(zé)任人，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強(qiáng)各相關(guān)部門之間的聯(lián)系，促進(jìn)電子化、信息化管理的全面開展。

第三，必須加強(qiáng)電子化檔案的網(wǎng)絡(luò)安全管理，不在接入外網(wǎng)的電腦設(shè)備上存儲(chǔ)涉密信息，對(duì)管理人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全教育，保護(hù)學(xué)校信息財(cái)產(chǎn)安全。

(二)人力資源管理方面

1.提升審計(jì)檔案管理人員工作素質(zhì)

審計(jì)檔案管理人員的道德水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系到審計(jì)工作的全局質(zhì)量。由于審計(jì)檔案材料不僅涉及高校內(nèi)部各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)決策的執(zhí)行信息，還會(huì)涉及被審計(jì)對(duì)象的家庭或個(gè)人隱私信息。因此，審計(jì)檔案管理對(duì)工作人員的思想道德、職業(yè)道德水平有著相當(dāng)高的要求。檔案管理工作人員必須時(shí)刻牢記公平性、保密性和客觀性原則，遵紀(jì)守法、克己奉公，培養(yǎng)良好的工作習(xí)慣，時(shí)刻保持實(shí)事求是的工作作風(fēng)，適應(yīng)新時(shí)代審計(jì)檔案信息化管理的工作要求。

在審計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)方面，高校要加強(qiáng)對(duì)工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，及時(shí)學(xué)習(xí)檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)，確保審計(jì)檔案材料的歸集與立卷保存工作達(dá)到專業(yè)水平。同時(shí)，要加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程的學(xué)習(xí)，讓審計(jì)檔案管理人員充分熟悉審計(jì)工作的全部流程，對(duì)審計(jì)材料充分了解，保證審計(jì)材料及時(shí)合理歸檔，合規(guī)有效利用。

在制定具體管理制度同時(shí)，明確審計(jì)檔案管理人員的行政崗位設(shè)置，規(guī)范化檔案管理人員的考核要求與職務(wù)晉升流程，從制度上對(duì)人力資源實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

2.逐步進(jìn)行專業(yè)化管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

在團(tuán)隊(duì)建設(shè)方面，校方應(yīng)當(dāng)逐步引入高學(xué)歷、高水平的對(duì)口專業(yè)人才到審計(jì)部門參與審計(jì)檔案的管理工作，組建一個(gè)優(yōu)秀的專業(yè)化管理團(tuán)隊(duì)，形成從上而下溝通順暢的團(tuán)隊(duì)化工作模式，并不斷完善審計(jì)檔案管理模式和工作流程，提升審計(jì)檔案材料管理工作的內(nèi)部控制水平。

(三)開展審計(jì)檔案的創(chuàng)新性運(yùn)用

1.拓寬審計(jì)檔案材料利用范圍

從審計(jì)工作的職能方面來說，審計(jì)檔案是高校內(nèi)部管理工作的重要材料，對(duì)反腐倡廉工作具有重大的參考價(jià)值，這個(gè)價(jià)值可以稱之為審計(jì)檔案材料的原始價(jià)值。隨著審計(jì)工作的不斷發(fā)展和優(yōu)化，審計(jì)檔案也應(yīng)當(dāng)從單純的保管存檔轉(zhuǎn)變?yōu)椴粩嚅_發(fā)新價(jià)值，擴(kuò)大審計(jì)工作影響的思路上來。例如，審計(jì)材料檔案可以為校內(nèi)科研工作提供數(shù)據(jù)。關(guān)于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、校內(nèi)經(jīng)費(fèi)使用等數(shù)據(jù)可以應(yīng)用到經(jīng)濟(jì)、會(huì)計(jì)、審計(jì)等方面的課題研究中去，促進(jìn)學(xué)校科研水平不斷進(jìn)步，提升學(xué)校綜合實(shí)力。

同時(shí)，將審計(jì)檔案材料按照不同的需求結(jié)集成冊(cè)或圖表，可以直觀反映學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的具體情況，便于校領(lǐng)導(dǎo)班子及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、調(diào)整思路或制定決策。例如在辦學(xué)規(guī)模、經(jīng)費(fèi)使用和招生、就業(yè)工作等方面，都可以將審計(jì)檔案材料作為戰(zhàn)略性、決策性參考材料加以運(yùn)用，充分發(fā)揮它的重要信息價(jià)值。

另外，審計(jì)檔案材料還能夠成為反腐倡廉宣傳的重要事實(shí)依據(jù)。在遵守法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)章制度的前提下，可以提取審計(jì)檔案材料中的一些真實(shí)事例用于宣傳工作，促進(jìn)優(yōu)良校風(fēng)建設(shè)，團(tuán)結(jié)師生，堅(jiān)決將反腐倡廉工作進(jìn)行到底。

2.開展各部門之間的協(xié)同配合

作為高校內(nèi)部控制管理工作的重要部門，審計(jì)部門并不能獨(dú)立于其他管理機(jī)構(gòu)而存在，隨著高校內(nèi)部審計(jì)工作不斷深入開展，今后審計(jì)工作的內(nèi)容也會(huì)逐漸豐富，審計(jì)監(jiān)督的環(huán)節(jié)也會(huì)逐步增多。因此，審計(jì)工作的工作內(nèi)容、項(xiàng)目種類、項(xiàng)目數(shù)量也會(huì)越來越多，因此必須要加強(qiáng)與校內(nèi)相關(guān)部門的協(xié)調(diào)合作。積極實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案便捷查詢和規(guī)范化使用，在方便紀(jì)委、財(cái)務(wù)、科研等部門對(duì)材料使用的同時(shí)，堅(jiān)守保密底線，保證檔案材料的絕對(duì)安全。與校外管理機(jī)構(gòu)要保持充分密切的聯(lián)系，時(shí)刻緊跟政策，遵守法律法規(guī)，做到有章可循、有序可依。

四、結(jié)語

實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案管理的規(guī)范化，促進(jìn)審計(jì)檔案管理水平不斷提升，是高校內(nèi)部控制工作和審計(jì)工作中重要工作目標(biāo)。要實(shí)現(xiàn)這一重要目標(biāo)，必須從制度、管理等各個(gè)方面同時(shí)入手，把審計(jì)檔案的管理工作切實(shí)納入高校規(guī)范化管理工作之中，提升工作人員素質(zhì)，為高校內(nèi)部審計(jì)工作的高效發(fā)展提供有效助力。