高職院校信息化控制存在的問(wèn)題及改進(jìn)研究
——以商洛職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

胡 燕，周莉娜

(商洛職業(yè)技術(shù)學(xué)院，陜西 商洛 726000)

財(cái)務(wù)工作的安全、有效對(duì)于院校的健康發(fā)展意義重大。因此，高職院校需要構(gòu)建高水平的內(nèi)部控制來(lái)保證財(cái)務(wù)工作及財(cái)務(wù)信息的真實(shí)可靠，建設(shè)財(cái)務(wù)信息化控制是內(nèi)部控制體系中不可或缺的重要部分。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，許多高職院校都已認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)信息化控制的重要性，然而發(fā)展的深度與程度之間存在差距，例如一些深處偏遠(yuǎn)地區(qū)的高職院校，或者發(fā)展比較落后、信息化水平不高的高職院校。因此筆者立足于商洛職業(yè)技術(shù)學(xué)院的財(cái)務(wù)信息化控制的發(fā)展，由小見(jiàn)大，以微知著，通過(guò)研究找出需要改進(jìn)或完善的地方，為商洛職業(yè)技術(shù)學(xué)院和其他信息化水平發(fā)展較為落后的高職院校提供一些借鑒和指導(dǎo)。

1 商洛職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)信息化發(fā)展現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

順應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，近年來(lái)，商洛職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)信息取得了一定程度的發(fā)展，于2018年引進(jìn)金蝶財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，并于同年引進(jìn)完美校園網(wǎng)上繳費(fèi)平臺(tái)，以滿足財(cái)務(wù)需要。自從引進(jìn)信息系統(tǒng)后，商洛職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)信息化不斷進(jìn)步，不只是提升了學(xué)校的管理水平，還提升了財(cái)務(wù)工作的效率，但在信息化發(fā)展進(jìn)程中，仍然存在不少問(wèn)題。

1.1 財(cái)務(wù)信息管理軟件功能有待完善

1.1.1 報(bào)賬系統(tǒng)

由于商洛職業(yè)技術(shù)學(xué)院沒(méi)有網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)、未開(kāi)通銀?；ヂ?lián)和科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)以及資產(chǎn)管理系統(tǒng)銜接不流暢等問(wèn)題的存在，導(dǎo)致報(bào)賬系統(tǒng)所有報(bào)賬環(huán)節(jié)基本都還處在純手工階段，且報(bào)賬審批流程較多，手續(xù)繁雜，全過(guò)程線下審批，難以滿足報(bào)賬人員的需求；隨著學(xué)院發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)大，近年來(lái)，高職院校教育事業(yè)經(jīng)費(fèi)及科研經(jīng)費(fèi)不斷增長(zhǎng)，然而由于資產(chǎn)管理系統(tǒng)銜接不暢，部門和科研項(xiàng)目人員無(wú)法快速準(zhǔn)確地查詢到賬資金。

1.1.2 工資查詢系統(tǒng)

商洛職業(yè)技術(shù)學(xué)院目前的工資查詢系統(tǒng)需要依賴微信公眾號(hào)進(jìn)行查詢，查詢內(nèi)容較少、信息不全面，同時(shí)，校園一卡通系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)沒(méi)有相互關(guān)聯(lián)，無(wú)法使用校園卡查詢工資和項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的詳細(xì)信息，從而造成查詢系統(tǒng)的使用較少，很多教職工想要了解自己的收入或項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)情況時(shí)，仍然需要去財(cái)務(wù)部門查詢，這樣做不但麻煩，同時(shí)也給財(cái)務(wù)部門增加了工作量。

1.1.3 繳費(fèi)系統(tǒng)

商洛職業(yè)技術(shù)學(xué)院由于未開(kāi)通銀?；ヂ?lián)，因此借助于網(wǎng)上支付平臺(tái)，通過(guò)支付寶掃碼或者微信公眾號(hào)來(lái)進(jìn)行收費(fèi)，存在以下幾種情況：①系統(tǒng)數(shù)據(jù)無(wú)法對(duì)接；②第三方支付平臺(tái)與繳費(fèi)系統(tǒng)連接緊密度不足，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享困難，同時(shí)也增加了財(cái)務(wù)人員工作量；③由于第三方支付平臺(tái)不能為了安全進(jìn)行閉環(huán)運(yùn)行，可能存在資金風(fēng)險(xiǎn)。

1.2 未實(shí)現(xiàn)檔案影像化管理

商洛職業(yè)技術(shù)學(xué)院目前沒(méi)有實(shí)現(xiàn)憑證影像化，即沒(méi)有電子原始憑證，現(xiàn)有的會(huì)計(jì)檔案管理主要是手工管理。而人工管理存在以下問(wèn)題：①檔案數(shù)量較多，整理和裝訂耗時(shí)耗力；②會(huì)計(jì)原始憑證零散，查詢不方便，若多次使用容易磨損，導(dǎo)致重要信息丟失；③無(wú)預(yù)防措施，會(huì)計(jì)檔案如果遭到損壞、丟失或保管不善將無(wú)法恢復(fù)；④油墨印制的原始憑證容易揮發(fā)，保存困難，對(duì)以后查閱憑證不利；⑤查賬都是人工翻閱記賬憑證，查詢效率非常低，且耗費(fèi)大量人力，并且無(wú)法實(shí)現(xiàn)多個(gè)部門的同時(shí)查詢，不利于財(cái)務(wù)信息共享。

1.3 財(cái)務(wù)人員嚴(yán)重不足

隨著業(yè)務(wù)發(fā)展，財(cái)務(wù)人員工作量也越來(lái)越多，而商洛職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)處正式工作的財(cái)務(wù)人員只有9人，因?yàn)樨?cái)務(wù)人員嚴(yán)重不足，商洛職業(yè)技術(shù)學(xué)院至今沒(méi)有設(shè)置專門的財(cái)務(wù)信息化崗位，嚴(yán)重阻礙財(cái)務(wù)信息化的發(fā)展。

2 商洛職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)信息化控制優(yōu)化建議

2.1 完善財(cái)務(wù)信息管理軟件

2.1.1 建立網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)

2.1.1.1 開(kāi)通業(yè)務(wù)網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)。商洛職業(yè)技術(shù)學(xué)院為了提高師生報(bào)賬的效率，報(bào)賬業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)控制不斷得到加強(qiáng)，改進(jìn)和優(yōu)化原有的報(bào)賬系統(tǒng)是很有必要的，增加審批功能、在線簽名以及在線處理整個(gè)流程來(lái)取代傳統(tǒng)的手工操作。報(bào)賬人員可以在系統(tǒng)上下載并填寫電子報(bào)銷單再上傳報(bào)銷附件至系統(tǒng)中，通過(guò)負(fù)責(zé)人在網(wǎng)上簽字審批后生成報(bào)銷單，使網(wǎng)絡(luò)化與無(wú)紙化取代紙質(zhì)單據(jù)，使網(wǎng)上報(bào)銷業(yè)務(wù)達(dá)到流程化、規(guī)范化，從而使財(cái)務(wù)報(bào)賬審核的透明度提高，不僅師生報(bào)賬方便、快捷，還能為財(cái)務(wù)人員減輕負(fù)擔(dān)，提高審批效率，縮短審批時(shí)長(zhǎng)。

2.1.1.2 開(kāi)通科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)。應(yīng)該在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)部門的基礎(chǔ)上開(kāi)通科研管理系統(tǒng)?？蒲许?xiàng)目經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷與使用都需要從財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)著手，使用該系統(tǒng)的關(guān)鍵點(diǎn)和起點(diǎn)是為了確保了所有項(xiàng)目已經(jīng)錄入系統(tǒng)，并使研究系統(tǒng)能科學(xué)運(yùn)用。通過(guò)科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)，可以促進(jìn)科研系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行融合，同時(shí)提高了財(cái)務(wù)管理水平，有效落實(shí)了財(cái)務(wù)信息化的發(fā)展。

2.1.1.3 開(kāi)通資產(chǎn)管理系統(tǒng)。開(kāi)通資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的網(wǎng)報(bào)子系統(tǒng)，運(yùn)用資產(chǎn)標(biāo)簽(RFID、二維碼)對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，在日常管理工作中主要利用手持智能移動(dòng)終端完成，例如對(duì)資產(chǎn)的采購(gòu)、領(lǐng)用、歸還、盤點(diǎn)、轉(zhuǎn)移、清理、報(bào)廢和維修保養(yǎng)等，結(jié)束后將信息錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)，再傳輸至財(cái)務(wù)系統(tǒng)，高效、精確地實(shí)現(xiàn)對(duì)資產(chǎn)的跟蹤管理，使資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)相互關(guān)聯(lián)，最終達(dá)到的目標(biāo)是同一件資產(chǎn)在兩個(gè)系統(tǒng)中都可以查詢、修改，不用通過(guò)第三方公司協(xié)調(diào)，與此同時(shí)財(cái)務(wù)部門能隨時(shí)隨地獲得學(xué)校資產(chǎn)的信息，便于學(xué)校做好資產(chǎn)管理工作，真正實(shí)現(xiàn)高職院校資產(chǎn)管理水平的飛躍。

2.1.2 工資查詢系統(tǒng)

學(xué)校應(yīng)當(dāng)增加工資查詢的渠道，打通校園一卡通系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的通道，并使之相互關(guān)聯(lián)，使教職工能夠在校園一卡通系統(tǒng)上查詢工資收入及項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的詳細(xì)信息。這不僅方便教職工查詢信息，還能減少財(cái)務(wù)人員的工作量。充分結(jié)合現(xiàn)有的技術(shù)，完善工資查詢系統(tǒng)如下：①對(duì)教職工進(jìn)行分類并說(shuō)明其工資組成部分；②可以在網(wǎng)絡(luò)上查詢自己的工資表與相應(yīng)說(shuō)明；③可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或手機(jī)App查看自己的項(xiàng)目信息。使學(xué)校工資查詢系統(tǒng)能隨時(shí)隨地的查詢且能穩(wěn)定運(yùn)行、容易操作，可以滿足職工們的查詢需求，同時(shí)有利于學(xué)校對(duì)教職工的管理信息化。

2.1.3 繳費(fèi)系統(tǒng)

商洛職業(yè)技術(shù)學(xué)院繳費(fèi)系統(tǒng)應(yīng)開(kāi)通多個(gè)渠道，可以通過(guò)建立商洛職業(yè)技術(shù)學(xué)院微信繳費(fèi)小程序、支付寶繳費(fèi)小程序、引進(jìn)銀?；ヂ?lián)或者增加一卡通繳納學(xué)費(fèi)的功能，以此來(lái)解決受地域限制、網(wǎng)絡(luò)限制、渠道單一、不能繳費(fèi)或者不能隨時(shí)隨地查詢信息的問(wèn)題；打通收費(fèi)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)、一卡通管理系統(tǒng)、銀行系統(tǒng)，使財(cái)務(wù)信息資源能實(shí)時(shí)傳輸與共享。與此同時(shí)，必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范，因?yàn)榫€上支付系統(tǒng)的安全的問(wèn)題不僅涉及學(xué)校財(cái)政資金，還涉及學(xué)生個(gè)人的資金，而且很多財(cái)務(wù)信息具有保密性，所以信息系統(tǒng)能否穩(wěn)定安全的使用需要網(wǎng)絡(luò)安全提供保障。因此，為了確保學(xué)校服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和其他硬件設(shè)施的安全運(yùn)行，學(xué)校必須加強(qiáng)技術(shù)防范，使用信息加密、防火墻等技術(shù)，必須時(shí)刻關(guān)注繳費(fèi)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全情況。

2.2 實(shí)現(xiàn)檔案影像化管理

為了實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)化、電子化的影像管理，商洛職業(yè)技術(shù)學(xué)院可以使用影像設(shè)備并采用圖像處理技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)技術(shù)等輔助進(jìn)行影像管理，且需要打通與單位各部門系統(tǒng)間的通道，以更好地滿足高職院校各部門財(cái)務(wù)信息共享，進(jìn)而大大提升會(huì)計(jì)檔案管理的安全性、便捷性和易管理性。實(shí)現(xiàn)檔案影像化有3個(gè)步驟：①有負(fù)責(zé)人集中采集各類票據(jù)、合同、對(duì)賬單、附件等原始憑證，并進(jìn)行掃描上傳至系統(tǒng)；②負(fù)責(zé)制單的會(huì)計(jì)人員在錄入憑證時(shí)可以直接掃描數(shù)據(jù)上傳；③與網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)相結(jié)合，通過(guò)使用手機(jī)或電腦掃描上傳報(bào)銷單，可以在線上進(jìn)行調(diào)閱轉(zhuǎn)存。

2.3 積極培養(yǎng)和引進(jìn)復(fù)合型人才

要樹(shù)立起人才勝過(guò)戰(zhàn)略的觀念，培養(yǎng)信息化、綜合性人才是建設(shè)的核心。學(xué)?？梢砸虻刂埔伺囵B(yǎng)合適的人才，讓人才參與競(jìng)爭(zhēng)以增加其學(xué)習(xí)動(dòng)力，從而提高本身的能力；為了滿足財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)需要，學(xué)校應(yīng)引進(jìn)專業(yè)的財(cái)務(wù)信息化人才，提升團(tuán)隊(duì)水平。

2.4 實(shí)現(xiàn)核算業(yè)務(wù)流程信息化

核算業(yè)務(wù)流程的信息化是指運(yùn)用信息技術(shù)來(lái)代替財(cái)務(wù)人員的手工操作。目前，高職院校核算業(yè)務(wù)在當(dāng)今信息時(shí)代的背景下明顯滯后且流程普遍煩瑣，為了達(dá)到信息化控制的目的，對(duì)核算業(yè)務(wù)的流程進(jìn)行信息化改造是非常有必要的。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)其他系統(tǒng)與核算系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)之間的整合，并且加強(qiáng)與其他部門信息系統(tǒng)的銜接，例如科技處與科研項(xiàng)目系統(tǒng)的連接、采購(gòu)部門與資產(chǎn)管理部門連接等，通過(guò)發(fā)展財(cái)務(wù)信息化，形成對(duì)學(xué)校持續(xù)發(fā)展有利的信息技術(shù)平臺(tái)。