淺淡如何做好會(huì)議記錄確保歸檔質(zhì)量

魏 媛

（太原供水集團(tuán)有限公司 山西太原 030000）

在機(jī)關(guān)單位的日常工作中，會(huì)議這種探討的方式應(yīng)用廣泛。在開(kāi)會(huì)過(guò)程中，不同的發(fā)言人就問(wèn)題提出自己的看法，這些看法對(duì)于今后各種制度的制定有著直接的影響。尤其是對(duì)于管理工作來(lái)說(shuō)，由于不同管理者負(fù)責(zé)的具體方面有所不同，因此，應(yīng)用會(huì)議方式促進(jìn)交流與探討是十分必要的。會(huì)議記錄這種形式，能夠?qū)?huì)議中各方的發(fā)言進(jìn)行記錄，在會(huì)議結(jié)束之后，需要重要的與會(huì)者進(jìn)行簽字。會(huì)議中探討的內(nèi)容是具有一定效力的，發(fā)言者需要對(duì)自己的發(fā)言?xún)?nèi)容負(fù)責(zé)，確保發(fā)言記錄存檔。這對(duì)于后期工作具有極高的參考價(jià)值。然而，在現(xiàn)有的檔案管理工作體系中，由于會(huì)議記錄的非正式性，沒(méi)有相關(guān)的規(guī)定對(duì)會(huì)議記錄的歸檔方式進(jìn)行明確說(shuō)明。這對(duì)工作造成了一定的困難。因此，我們需要對(duì)此有所重視，根據(jù)現(xiàn)實(shí)需求，提升會(huì)議記錄工作的質(zhì)量。

一、規(guī)范會(huì)議記錄的工作流程

在各單位中，會(huì)議記錄工作的開(kāi)展廣泛，由于具體的會(huì)議內(nèi)容以及記錄的人員不同，會(huì)議記錄工作的內(nèi)容也會(huì)呈現(xiàn)出差異。會(huì)議記錄文件本身的差異，會(huì)給后期的歸檔以及應(yīng)用工作帶來(lái)困難。尤其是在會(huì)議記錄的過(guò)程中，其規(guī)范性不足導(dǎo)致的內(nèi)容確實(shí)、重點(diǎn)不明確等等，會(huì)降低會(huì)議記錄的檔案價(jià)值。因此，我們需要就會(huì)議記錄的工作流程進(jìn)行規(guī)范，按照標(biāo)準(zhǔn)的記錄方式，詳細(xì)地記錄會(huì)議當(dāng)中的內(nèi)容，并且完成全部工作流程，保證會(huì)議記錄的正確性以及有效性。

（一）做好會(huì)議記錄的準(zhǔn)備工作

在會(huì)議記錄的準(zhǔn)備階段，單位需要根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容選擇適當(dāng)?shù)臅?huì)議記錄人員。會(huì)議記錄人員要具有較好的文字功底，并且具有相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，單位對(duì)會(huì)議記錄人員的政治思想水平要有所關(guān)注，要求其政治思想水平過(guò)硬，能夠按照政治要求展開(kāi)記錄的工作[1]。

在會(huì)前，相關(guān)人員需要整理好會(huì)議中需要應(yīng)用的相關(guān)資料，要求會(huì)議記錄人員閱讀這些資料，對(duì)會(huì)議的具體內(nèi)容、探討的重要問(wèn)題有所認(rèn)知。在此基礎(chǔ)上，部門(mén)要為會(huì)議記錄人員準(zhǔn)備必須的工作工具，包括會(huì)議記錄工作中需要應(yīng)用的記錄工具，專(zhuān)業(yè)紙張、速記設(shè)備、錄音筆等。目前，一些錄音筆有直接的語(yǔ)音輸出功能，其對(duì)于補(bǔ)充會(huì)議記錄內(nèi)容，完成會(huì)議記錄的細(xì)節(jié)有所幫助。為此，單位要重視對(duì)記錄工作工具、技術(shù)應(yīng)用進(jìn)行有效更新，選擇有助于工作質(zhì)量提升的技術(shù)工具。

（二）在記錄中嚴(yán)格遵守會(huì)議記錄的規(guī)范

會(huì)議記錄需要有嚴(yán)格的工作規(guī)范。

首先，記錄人員需要完整地記錄會(huì)議參與的細(xì)節(jié)，包括會(huì)議時(shí)間、與會(huì)人員、探討的問(wèn)題、重要發(fā)言的詳細(xì)版本；其次，記錄人員在記錄中，需要按照嚴(yán)格的時(shí)間順序，對(duì)不同與會(huì)人員的發(fā)言進(jìn)行記錄。需要注意的是，一些會(huì)議的延續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)，可能存在持續(xù)召開(kāi)的狀況，記錄員就需要對(duì)每一部分的記錄進(jìn)行具體的時(shí)間標(biāo)注。另外，在會(huì)議記錄的過(guò)程中，記錄人員需要正確地使用各種會(huì)議記錄的工具，在會(huì)議記錄的專(zhuān)用紙張上，都需要填寫(xiě)詳細(xì)的內(nèi)容，確保會(huì)議記錄內(nèi)容的詳實(shí)，避免出現(xiàn)字跡潦草，不能識(shí)別內(nèi)容的情況。最后，記錄人員在會(huì)議記錄之后，要對(duì)記錄的內(nèi)容進(jìn)行再度整理，對(duì)于其中需要補(bǔ)充的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)用錄音筆等工具進(jìn)行內(nèi)容補(bǔ)充。根據(jù)會(huì)議的規(guī)模，會(huì)議記錄需要由重要的與會(huì)人員或者全體與會(huì)人員進(jìn)行內(nèi)容的確認(rèn)、簽字，確保內(nèi)容與真實(shí)狀況相符合。會(huì)議記錄人員也要對(duì)自己記錄的內(nèi)容負(fù)責(zé)，不能隨意地篡改與會(huì)人員的發(fā)言。最好應(yīng)當(dāng)用發(fā)言原話作為記錄的內(nèi)容，以免在轉(zhuǎn)述的過(guò)程中產(chǎn)生歧義。

（三）對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行初步梳理

在一些會(huì)議中，由于會(huì)議的時(shí)間較長(zhǎng)，探討的問(wèn)題眾多，會(huì)議記錄中要點(diǎn)相對(duì)不突出。為了適于存檔工作以及會(huì)議記錄的應(yīng)用，記錄人員需要對(duì)這種類(lèi)型的會(huì)議記錄進(jìn)行初步的梳理。例如，應(yīng)用檔案袋對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行保存，記錄員需要在檔案的背面應(yīng)用標(biāo)簽的形式，對(duì)其中的主要內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注。這些標(biāo)注的內(nèi)容，即是對(duì)會(huì)議記錄的梳理。

這一工作需要參與會(huì)議記錄的人員與檔案存放人員進(jìn)行合作。會(huì)議記錄人員，對(duì)自己記錄的內(nèi)容了解較為透徹，檔案管理人員，要根據(jù)檔案工作的管理細(xì)節(jié)，標(biāo)注會(huì)議檔案。雙方之間合作，能夠有效地減少工作中出現(xiàn)的錯(cuò)誤。首先，工作雙反需要核對(duì)會(huì)議的具體細(xì)節(jié)，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、次數(shù)、與會(huì)人員等等。檔案管理人員要核對(duì)會(huì)議記錄后的簽字，確保會(huì)議參與者的簽字?jǐn)?shù)量與實(shí)際狀況一致。其次，會(huì)議記錄人員要對(duì)會(huì)議中探討的重要話題進(jìn)行提取，由于會(huì)議記錄對(duì)今后的單位管理工作會(huì)持續(xù)地發(fā)揮作用，需要應(yīng)用一部分的會(huì)議意見(jiàn)。同時(shí)，會(huì)議主題與會(huì)議中具體的探討話題，在一些情況下會(huì)存在不一致，本次會(huì)議中的發(fā)言可能會(huì)對(duì)探討主題之外的管理工作發(fā)揮積極作用。對(duì)于其中有價(jià)值的發(fā)言?xún)?nèi)容，檔案管理人員需要做好標(biāo)注。由于會(huì)議記錄者以及檔案管理人員對(duì)話題具體內(nèi)容認(rèn)識(shí)的深度有限，記錄人員要根據(jù)發(fā)言人員以及其他與會(huì)人員的強(qiáng)調(diào)，標(biāo)注這一部分的內(nèi)容[2]。

二、優(yōu)化會(huì)議記錄檔案管理工作的質(zhì)量

（一）做好對(duì)檔案內(nèi)容的分類(lèi)

在一般的情況下，單位中會(huì)議記錄檔案的分類(lèi)是按照時(shí)間的順序進(jìn)行劃分的。不同機(jī)關(guān)單位中會(huì)議的規(guī)模、頻次存在差異，這種形式在一些情況下，會(huì)造成檔案調(diào)取的困難，降低會(huì)議記錄檔案的應(yīng)用率。一般對(duì)于會(huì)議次數(shù)較少、規(guī)模較小的單位來(lái)說(shuō)，其應(yīng)用單純的時(shí)間分類(lèi)法就能夠進(jìn)行有效的檔案分類(lèi)。對(duì)于會(huì)議內(nèi)容較多的單位來(lái)說(shuō)，會(huì)議記錄要結(jié)合會(huì)議的主題，再按照時(shí)間順序進(jìn)行檔案的分類(lèi)。這種方式在會(huì)議記錄檔案的應(yīng)用中，能夠看到明顯的意見(jiàn)變化狀況，對(duì)于探討問(wèn)題的優(yōu)化能夠起到幫助。

另外，不同類(lèi)型的會(huì)議，其重要程度也是有所區(qū)別的。在單位中，其他類(lèi)型的文件在保管中，有不同的檔案級(jí)別。會(huì)議記錄的檔案整理工作，也可以按照分級(jí)的方式，對(duì)會(huì)議記錄檔案的級(jí)別進(jìn)行劃定，將不同級(jí)別的內(nèi)容歸入同一區(qū)域。在其后的會(huì)議記錄檔案調(diào)取中，檔案管理人員要根據(jù)其能夠調(diào)用檔案的級(jí)別，進(jìn)行相關(guān)的檔案調(diào)動(dòng)，做好相應(yīng)的保管工作與保密工作[3]。

（二）優(yōu)化檔案管理的工作方式

現(xiàn)階段的檔案管理工作，信息化的程度不斷提升，會(huì)議記錄的檔案管理工作，也要跟隨信息技術(shù)的變化而進(jìn)行。不同單位中信息技術(shù)的應(yīng)用、電子文檔的應(yīng)用程度有所區(qū)別，檔案管理工作也要根據(jù)具體的情況，合理地應(yīng)用電子信息技術(shù)。

比如，單位中整體的檔案管理工作信息化程度較低，會(huì)議記錄的檔案管理工作需要與整體的管理方式保持一致，隨著技術(shù)的進(jìn)步再進(jìn)行提升。一般情況下，檔案管理需要建立起相應(yīng)的電子目錄。應(yīng)用電子目錄可以快速檢索相關(guān)的內(nèi)容，確定會(huì)議記錄檔案的存放位置。一些單位的信息化檔案管理水平較高，對(duì)于重要的文件都分別應(yīng)用紙質(zhì)文件以及電子文檔兩種形式進(jìn)行保存。為了提升今后的應(yīng)用效率，重要的會(huì)議內(nèi)容，也需要檔案管理員整理成為電子檔案形式，在電子檔案庫(kù)中存檔管理。另外，在目前的技術(shù)與設(shè)備支持下，重要會(huì)議的錄像錄音資料也要進(jìn)行保存。一般情況下，錄音資料僅作為會(huì)議記錄工作的參考資料，錄像資料中各種信息較為明確，有的資料價(jià)值更高。在電子信息庫(kù)中，檔案管理人員需要對(duì)相關(guān)的文字資料以及影音資料進(jìn)行整合，確保能夠在需要應(yīng)用時(shí)，及時(shí)地進(jìn)行全部資料的調(diào)取，互為補(bǔ)充[4]。

三、結(jié)束語(yǔ)

要想把會(huì)開(kāi)好，會(huì)議組織是關(guān)鍵，會(huì)前準(zhǔn)備是前提。規(guī)范高效的會(huì)議，用好記錄人，是做好會(huì)議記錄的基礎(chǔ)。會(huì)議記錄要做到要素和內(nèi)容的齊全、完整、真實(shí)、客觀，層次分明，段落清楚，語(yǔ)句通順，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、字跡清晰，不出錯(cuò)別字。達(dá)到以上程度，就是好的會(huì)議記錄。整理歸檔后，會(huì)議記錄將以檔案的形式繼續(xù)發(fā)揮作用。檔案管理人員要根據(jù)檔案應(yīng)用的需求進(jìn)行檔案的歸檔管理，持續(xù)推進(jìn)會(huì)議記錄整體工作水平的提升。