當前勞動人事爭議仲裁檔案管理工作存在的問題及對策

何洪銀

（四川省涼山州鹽源縣勞動人事爭議仲裁院 四川涼山 615700）

檔案管理主要活動于行政事業(yè)當中，正因此，檔案管理工作在行政事業(yè)中具有重要的作用，其中本文所要講述的勞動人事爭議仲裁檔案管理又是檔案管理中重要的一方面。在我國經濟形勢不斷看好的形勢下，我國勞動人事爭議糾紛呈現(xiàn)出增加的趨勢。因此，要構建完善的仲裁檔案管理體系，不斷地去健全我國勞動人事爭議仲裁檔案管理的法律法規(guī)，這不僅僅可以為我國勞動人事爭議仲裁檔案管理工作提供相關的標準規(guī)范，也可以促使勞動人事爭議案件在偵辦同時有相關的事實支撐，同時勞動人事爭議仲裁檔案管理的工作也必須進行相應的優(yōu)化，這樣才能適應新時期有關機關檔案管理工作的需要。因此，強化勞動人事爭議仲裁檔案管理工作勢在必行。

一、勞動人事爭議仲裁檔案管理的概念

勞動人事爭議仲裁指的是勞動人事爭議仲裁機構，在依據(jù)法律法規(guī)的情況下審理勞動人事爭議案件過程當中，形成的一些具備重大參考價值并且按照相關規(guī)定歸入檔案的各種各樣的文書、物證、聲像以及其他形式多樣的載體材料。

二、勞動人事爭議仲裁檔案管理的作用

勞動人事爭議仲裁檔案是勞動爭議仲裁活動的一個真實體現(xiàn)，它可以客觀真實地反應勞動人事爭議仲裁機構辦案的全過程，主要具備以下幾種作用：

第一是能夠對仲裁員的辦案活動起到督察的作用，在法律法規(guī)所允許的情況下提高工作的效率；

第二是完整仲裁制度的建立，在一定程度上規(guī)范了仲裁的工作；

第三是仲裁檔案的妥善管理也可以在日后仲裁工作需要時提供相關的參考資料，因此，做好仲裁檔案管理工作具有十分重大的意義。

除了以上幾種檔案管理的作用除外，檔案管理工作還具備一個控制成本的作用，這主要可以從兩個方面進行探討：第一個方面是有效降低檔案利用者在檔案管理時的利用成本；第二個方面是可以在一定程度上降低檔案的管理成本。正常來講，檔案的管理成本是不允許降低的，這是因為檔案管理工作中投入的成本越大，檔案管理工作的開展就會愈發(fā)順利，資源就會更多。但是，在新時期為了提高檔案管理工作的效率，同時也為了避免不必要的管理成本的浪費，要對檔案管理成本工作進行控制，真正做到在最小投入的情況下達到最優(yōu)的資源配置。

三、當前勞動人事爭議仲裁檔案管理工作中存在的主要問題

（一）不夠重視對勞動人事爭議仲裁檔案的管理

一些地方的領導干部以及工作人員缺乏積極性，沒有花時間以及精力去認識和學習人事爭議仲裁檔案管理，更沒有花時間去向下級傳達檔案管理的方法和精神?？傮w來說，他們對人事爭議仲裁檔案管理工作的人事存在一些誤區(qū)，他們只是簡單地認為檔案管理工作就和日常生活中整理文書一樣，簡單地整理之后裝訂即可。甚至一些地方領導都沒有積極主動地去整理，而是僅僅讓下級工作人員去整理檔案，他們認為檔案管理工作并不是單位的主要工作，只要將檔案保存完好，在需要查閱時借調出來即可。這是十分典型的輕視仲裁檔案管理工作的思想，同時這也充分說明了一些人對勞動人事爭議仲裁檔案管理缺乏一定程度的認知和理解，現(xiàn)如今這種輕視檔案管理工作的思想已經完全不能適應新時期的管理需求[1]。

（二）檔案管理工作中缺乏人力且現(xiàn)存工作人員素質偏低

在人員編制數(shù)量的限制之下，各個地方的勞動人事爭議仲裁機構的人員也開始相應減少，伴隨著近幾年勞動人事糾紛數(shù)量的急劇增加，勞動人事爭議仲裁工作長期處于一種供小于求的尷尬局面。工作人員每天忙于解決人事糾紛的案件，很少顧及或者更嚴重地說根本沒有時間和精力去做好仲裁檔案管理工作。在人員緊缺的尷尬局面下，一些勞動人事爭議仲裁機構開始向外借用人員來進行仲裁檔案管理的工作，這些臨時借調的人員并沒有經過專業(yè)的檔案管理培訓，當然有的工作人員也并不了解勞動人事的法律知識，同時他們也對檔案管理工作的流程（收集、整理、裝訂、歸檔、保管）并不熟悉，經常會疲于應對檔案管理的工作。因此，他們只能在工作的同時學習檔案管理的方法知識，這種低效率的工作方式嚴重影響了檔案管理工作的質量。

（三）一些仲裁機構基礎設施薄弱且管理手段相對落后

很多勞動人事爭議仲裁機構因為一些自身或者外來因素，并沒有專門的檔案管理室來管理仲裁檔案。因此，很多檔案室其實就是工作人員的辦公室，在建設標準方面根本達不到標準，同時這些仲裁機構在基礎設施建設方面也比較落后，在他們之中有的會缺少檔案管理必要的工具設備，例如計算機、打印機、掃描儀、數(shù)碼相機等等。在這個信息發(fā)達的時代，他們還未了解信息化檔案管理，這會導致了一些紙質檔案無法進行數(shù)據(jù)的轉換，沒有辦法將文字存儲為信息輸出在網絡之上。因此，他們只能依靠傳統(tǒng)的手動方式對檔案文件進行排版、編碼以及裝訂的工作。基礎設施的薄弱以及落后的管理手段已經跟不上現(xiàn)如今時代發(fā)展的需要，反而會給當前的檔案管理工作帶來一些負面的影響[2]。

（四）相關檔案管理的制度不健全，也沒有統(tǒng)一的標準

《勞動人事爭議仲裁辦案規(guī)則》對檔案的保存期限以及正副卷做出了相關的規(guī)定，一些勞動人事爭議仲裁機構也做了相關的檔案管理標準。但依然有一小部分的仲裁機構沒有制定相關的規(guī)章制度，即使制訂了規(guī)章制度，也并沒有嚴格地去執(zhí)行，只是在做表面文章。同時仲裁機構并沒有統(tǒng)一標準，導致上級監(jiān)督指導不到位，最終不能達到規(guī)范管理的目的。

四、做好勞動人事爭議仲裁檔案管理的對策

（一）要轉變對檔案管理工作的傳統(tǒng)觀念，增強對檔案管理工作的認識

做好一件工作的前提條件就是要充分認識這件工作，不可否認的是，做好勞動人事爭議仲裁檔案管理工作的一個重要基礎就是認識和了解。領導干部以及工作人員要加大對檔案管理工作的宣傳力度，要積極投入其中，并且要充分重視檔案管理工作，切實增強檔案管理工作的使命感以及責任感。同時也要做出相應的決心，明確做好檔案管理工作是各級領導干部以及工作人員不可推卸的責任和義務。在重視檔案管理工作的同時，也要強化工作人員的服務意識，促使領導干部和工作人員在無形中樹立做好檔案管理工作也是服務人民群眾的觀念，促使工作人員服務態(tài)度的轉變，把服務人民群眾作為檔案管理工作的出發(fā)點和落腳點。

（二）培養(yǎng)高素質人員，為仲裁檔案管理工作提供人才支撐

人是生產的第一要素，如果想要做好仲裁檔案管理的工作，一個重要前提就是人才的培養(yǎng)。各個地方仲裁機構可以調整人員的編制數(shù)，選用一些具備吃苦耐勞、政治作風正派、有責任心的人才來從事檔案管理的工作。在挑選優(yōu)秀人才之后，仲裁機構也要積極有所作為，在日常生活中要關心他們的工作和生活，直接或者間接性提高仲裁檔案管理工作的地位，這樣才能充分發(fā)揮出他們的主動性和創(chuàng)造性。對于一些專業(yè)知識不牢固的人員，仲裁機構也要積極地對他們進行相關的知識培訓，提高他們對專業(yè)素質和法律知識，幫助他們逐步熟悉仲裁檔案管理工作的流程，促使他們掌握科學的檔案管理方法和準則，只有這樣才能使他們認識到檔案管理工作的重要性，才能幫助他們適應新時期檔案管理工作的新需求，最終提高檔案管理工作的質量。

（三）仲裁機構要加大資金的投入，不斷完善基礎設施設備

經濟是事物發(fā)展的重要支撐，做好檔案管理工作的根本就是要有足夠的經濟支撐。國家相關職能部門要和仲裁機構進行積極的交流協(xié)調，把仲裁機構所需要的檔案管理經費納入財政預算當中，這樣仲裁機構才能加大資金的投入，才能健全相應的基礎設施，建立專門的檔案管理室來進行檔案管理工作。在資金到位的前提條件下，購買一些專門的設施設備，例如計算機、掃描儀、打字復印機等等，在完善設備之后，才能對檔案數(shù)據(jù)進行信息化的處理，實現(xiàn)仲裁檔案的線上管理，以此來提高檔案管理工作的效率和工作的水平[3]。

（四）統(tǒng)一仲裁機構標準，健全相關制度，為檔案管理工作提供法律支持

制度是做好仲裁檔案管理制度的保障，相關部門應該制定統(tǒng)一的勞動人事爭議仲裁檔案管理的標準，規(guī)定仲裁檔案管理的流程，做到統(tǒng)一規(guī)范。與此同時，為了貫徹落實制度的實施，要建立嚴格的監(jiān)察考核機制，仲裁檔案管理工作不僅要接受上級仲裁機構的監(jiān)察，也要接受同級工作人員的監(jiān)察，實行雙重的監(jiān)督制度，保障在制度在實施過程之中，做到賞罰分明，同時也能夠維護制度的權威。

（五）推動仲裁檔案信息化管理進程

伴隨著經濟的不斷發(fā)展，科技也在不斷發(fā)展。當前仲裁檔案管理呈現(xiàn)出數(shù)量多，內容雜等問題，把高科技應用于檔案管理工作，可以實現(xiàn)仲裁檔案的信息化管理，勞動人事爭議仲裁檔案需要和互聯(lián)網結合起來，實現(xiàn)“互聯(lián)網+”的管理模式，這同時也給管理人員提出了新的要求，需要檔案管理人員具備與時俱進的觀念，順應時代的發(fā)展，只有這樣才能提高檔案管理的水平和效率。

五、結束語

綜上所述，在當前勞動人事爭議糾紛案件不斷增加的現(xiàn)狀下，對于仲裁檔案的管理工作有了新的需求。這同時也意味著仲裁檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和難題，這需要各個仲裁機構充分重視仲裁檔案管理的工作，在人力、物力、財力等方面不斷給予支持，做好檔案管理工作。