企業(yè)檔案管理的問題、對(duì)策與歸檔整理新方法探討

湖南省邵陽市自來水公司 湖南 邵陽 422001

前言

當(dāng)前，在各企業(yè)中，檔案管理工作已經(jīng)受到了管理人員的高度重視，是確保日常工作各類報(bào)表、物資管理情況等內(nèi)容能夠得到規(guī)范管理，全面提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)的質(zhì)量與水平，促使企業(yè)日常工作能夠順利進(jìn)行的關(guān)鍵因素。由此可見，只有完善企業(yè)檔案管理工作，才能夠保障企業(yè)能夠朝著現(xiàn)代化、效率化的方向發(fā)展。

1 企業(yè)檔案管理存在的問題

1.1 不重視檔案管理

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，我國(guó)絕大多數(shù)的企業(yè)只是對(duì)工作人員專業(yè)素養(yǎng)以及道德素養(yǎng)展開培養(yǎng)，同時(shí)，對(duì)內(nèi)部信息的強(qiáng)化建設(shè)、先進(jìn)生產(chǎn)技術(shù)的引進(jìn)等方面有所關(guān)注[1]。但是，針對(duì)企業(yè)日常的檔案管理工作而言，只是停留于簡(jiǎn)單的信息錄入與記錄管理，并沒有對(duì)檔案管理工作的開展投入足夠的關(guān)注。一方面，主要因?yàn)槠髽I(yè)檔案管理者大多沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，造成專業(yè)素養(yǎng)普遍較低，給檔案管理工作的高效開展造成一定制約。另一方面，主要因?yàn)槠髽I(yè)沒有在檔案管理工作方面投入大量的硬軟件設(shè)施、資金，造成企業(yè)檔案管理效率的降低。

1.2 檔案管理缺乏規(guī)范性

現(xiàn)如今，我國(guó)各個(gè)企業(yè)在檔案管理工作方面，缺乏一定的規(guī)范性，造成眾多無用檔案的出現(xiàn)。例如：一些檔案在格式方面存在不兼容的現(xiàn)象，在查找該檔案時(shí)，會(huì)出現(xiàn)打不開的現(xiàn)象。一些檔案在收錄之時(shí)沒有及時(shí)做出編號(hào)，造成日后查詢?cè)摍n案時(shí)需要浪費(fèi)大量的時(shí)間。還有一些檔案在存放方面沒有做出細(xì)分，造成該檔案很難迅速找到。由此可見，檔案管理工作規(guī)范性的缺乏，會(huì)造成工作流于表面、過于形式化，無法起到實(shí)質(zhì)性的意義。

2 企業(yè)檔案管理對(duì)策

2.1 規(guī)范企業(yè)檔案管理流程

第一，必須要將規(guī)范的檔案資料歸檔制度確立，同企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的實(shí)際情況相結(jié)合，明確檔案管理工作中各個(gè)步驟的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。在日常工作中，必須要嚴(yán)苛監(jiān)管內(nèi)部檔案的采集、分類、儲(chǔ)存、備份、維修設(shè)施、銷毀等工作，促使企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作者能夠時(shí)刻提高警惕。

第二，針對(duì)設(shè)施的銷毀，必須要對(duì)涉密數(shù)據(jù)的設(shè)施格外注意，不可自行做出處理，企業(yè)的檔案管理工作者必須要清點(diǎn)登記報(bào)廢的設(shè)施，不可自行隨意解決，只有對(duì)企業(yè)檔案管理中的各個(gè)步驟做出嚴(yán)格把關(guān)，從而能夠?qū)n案管理工作者的專業(yè)性、穩(wěn)定性提升。

第三，檔案管理工作者必須要對(duì)檔案資料的借閱、歸還等信息嚴(yán)格記錄，每一次借閱與歸還時(shí)，都必須要在記錄本上寫好姓名、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、借閱資料類型等信息，確保檔案資料缺失時(shí)，能夠直接找到借閱人、歸還人，實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理。

2.2 運(yùn)用現(xiàn)代化管理方式

首先，需要積極構(gòu)建起企業(yè)局域網(wǎng)之中的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對(duì)于建立檔案電子資源庫(kù)工作而言，必須要著重開展，從而將管理轉(zhuǎn)型得以實(shí)現(xiàn)，從以往的人工記錄轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊芾硇问健?/p>

其次，重點(diǎn)開發(fā)檔案網(wǎng)絡(luò)，促使其能夠同企業(yè)內(nèi)部的信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，并且將信息共享，隨后，通過平臺(tái)，能夠直接收集、整合、分析與篩選檔案。

最后，針對(duì)檔案管理中的一些重要文件、信息與項(xiàng)目，需要獨(dú)立建檔保存，例如：管理試點(diǎn)、科研立項(xiàng)等，在此基礎(chǔ)上開展所屬檔案各類分項(xiàng)的管理工作[2]。幫助部門將各種工作完成，例如：組卷、建立檔案、項(xiàng)目立項(xiàng)、資料整理等。

3 企業(yè)檔案管理中歸檔整理新方法

在企業(yè)的檔案管理中，針對(duì)歸檔整理的新方法而言，主要包含四個(gè)環(huán)節(jié)，即檔案資料文件的收集、分類排序文件、編制檔號(hào)與裝訂文件。

首先，在企業(yè)對(duì)檔案文件收集期間，必須要對(duì)這些資料、文件的完整性投入高度重視，在收集之時(shí)，必須要對(duì)企業(yè)人事變動(dòng)、會(huì)議記錄、各種工作報(bào)表等文件的收集工作嚴(yán)格開展。

其次，在整理資料文件期間，可以采取“誰資料、誰整理”的方法來對(duì)資料文件整理做出約束，在分類的過程中，必須要將事由、時(shí)間作為依據(jù)來做出相應(yīng)的分類。

另外，在開展編制檔號(hào)工作之時(shí)，資料檔案應(yīng)該遵循相應(yīng)的順序做出規(guī)范性排列，在編制的方法上，不存在特定的方法，相關(guān)的檔案管理者可以通過符號(hào)、字母、數(shù)字等形式做出編號(hào)。

最后，必須要將檔案資料的裝訂工作做好，需要將同類型的資料、檔案、文件一同裝訂，同時(shí)，需要格外注意的是裝訂的厚度，為了能夠方便查閱，必須要對(duì)文件、資料裝訂的厚度做出有效管控。

4 結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)在日常展開檔案管理工作之時(shí)，通過創(chuàng)新管理方式，不僅可以大幅降低檔案管理者的工作強(qiáng)度，同時(shí)，能夠確保人力資源、經(jīng)營(yíng)資料、物資、各類報(bào)表等信息檔案的管理效率全面提高。由此可見，企業(yè)必須要探尋更為高效的檔案管理對(duì)策，才能夠保障檔案管理工作朝著現(xiàn)代化、效率化、便利化的方向發(fā)展，推動(dòng)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)、穩(wěn)健發(fā)展。