從德國(guó)柏林檔案館珍貴檔案滅失看檔案信息化建設(shè)的必要性

曹春英 太倉(cāng)市人民檢察院 215400

機(jī)關(guān)檔案工作在創(chuàng)建數(shù)字化檔案室時(shí)應(yīng)當(dāng)牢固樹立和落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，解放思想，開拓進(jìn)取，堅(jiān)持高點(diǎn)定位、高效運(yùn)行、高質(zhì)體現(xiàn)，不斷加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)。以創(chuàng)新的思維、舉措、方式來(lái)突破傳統(tǒng)，超越自我，全面提升檔案工作的信息化水平，從而開創(chuàng)檔案發(fā)展的新局面。就目前來(lái)看，主要做好以下工作：

一、要貫徹檔案法制理念，加強(qiáng)數(shù)字檔案規(guī)范化建設(shè)

1.確保數(shù)字化檔案管理有章可循。根據(jù)檔案信息化建設(shè)發(fā)展的需要，不斷完善檔案管理制度。按照《江蘇省歸檔文件整理規(guī)則實(shí)施辦法》和各門類規(guī)定等文件，要在各環(huán)節(jié)建立與檔案信息化相對(duì)應(yīng)的制度，以確保數(shù)字檔案管理有章可循。

2.確保檔案數(shù)字化建設(shè)全員參與。認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)，通過(guò)組織干警理論學(xué)習(xí)、參加競(jìng)賽等方式進(jìn)一步加強(qiáng)全體人員對(duì)檔案的意識(shí)，克服檔案信息化是檔案員的事，與己無(wú)關(guān)的思想；克服只要搞好檢察工作，檔案信息化好壞無(wú)所謂思想。

3. 確保數(shù)字化檔案質(zhì)優(yōu)量精。首先由專職檔案員確定數(shù)字化轉(zhuǎn)換的對(duì)象和范圍，重點(diǎn)針對(duì)文書、照片、實(shí)物、音像、會(huì)計(jì)、訴訟等所有門類檔案制定出周密的計(jì)劃和嚴(yán)格的實(shí)施步驟。其次在科學(xué)認(rèn)證的基礎(chǔ)上，由檔案領(lǐng)導(dǎo)小組確認(rèn)出有使用價(jià)值，需要數(shù)字化的檔案。再由專職檔案員進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。構(gòu)建成一個(gè)檔案查找信息平臺(tái)，為檢察工作提供優(yōu)質(zhì)的現(xiàn)代化檔案服務(wù)。

4.確保數(shù)字化檔案信息的安全與保密。堅(jiān)持貫徹落實(shí)保密制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密要求。在做好電子文件的歸檔和接收工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的前提下，不斷加強(qiáng)檔案信息資源保密安全工作。

二、要加快信息資源的開發(fā)利用，推進(jìn)數(shù)字檔案信息化建設(shè)

1. 為檢察業(yè)務(wù)工作服務(wù)。一方面建立數(shù)字檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，發(fā)揮網(wǎng)上借檔、查閱功能，不斷方便干警查閱檔案。自建立數(shù)字檔案查詢以來(lái)，共為475 人次提供利用電子檔案882 卷。另一方面還通過(guò)編撰具有檢察特色、有實(shí)用價(jià)值的深層次編研資料，服務(wù)檢察業(yè)務(wù)工作。

2.為檢察宣傳工作服務(wù)。充分利用數(shù)字化的文書、照片、實(shí)物等“死”檔案，制作成電子人物宣傳卡片，成功轉(zhuǎn)型成對(duì)外宣傳先進(jìn)的“活” 資料。圖文并茂的檢察官形象在檢察網(wǎng)絡(luò)中廣為傳播，在每個(gè)人心中留下了鮮明、深刻的印象。

3.為檢察信息化工作服務(wù)。通過(guò)編制有價(jià)值的電視片、廣播劇等，不斷適應(yīng)信息化建設(shè)服務(wù)檢察工作的大局。以我單位為例，目前，檔案室共擁有數(shù)字編研成果8 種40 份。

三、要加大資金投入，保障檔案數(shù)字化軟硬件設(shè)施建設(shè)

1.加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)。利用 “兩房”建設(shè)有利時(shí)機(jī)，積極改善檔案保管條件和利用條件，確保檔案用房總面積有計(jì)劃遞增，檔案庫(kù)房全部安裝了密集架，柜式空調(diào)、除濕機(jī)等基本設(shè)施，檔案辦公室配置了內(nèi)外網(wǎng)分開使用的專用液晶電腦，增添了DELL 筆記本電腦、彩色照片打印機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、光盤刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)等先進(jìn)的檔案專用設(shè)備。為加快檔案信息化建設(shè)，及時(shí)更新掃描儀，爭(zhēng)取財(cái)政撥款引進(jìn)高速掃描儀，不斷提高檔案數(shù)字化工作效率。

2.加強(qiáng)軟件設(shè)施建設(shè)。建立了檔案信息化管理平臺(tái)，強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫(kù)管理功能。在電子檔案的檔案載體、收集、編目、查找、閱覽、統(tǒng)計(jì)以及檢索等環(huán)節(jié)開發(fā)、增添電子檔案門類，明確收藏、管理和借閱形式，把以紙質(zhì)檔案為主、手工方式歸檔的傳統(tǒng)模式，逐步向電子影像和數(shù)字化信息為主的自動(dòng)化系統(tǒng)管理新模式轉(zhuǎn)變。逐步引進(jìn)最先進(jìn)的檔案管理軟件為檢察工作大局服務(wù)。依托院計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)，充分利用共享資源，逐步實(shí)現(xiàn)了檔案信息網(wǎng)上移交、網(wǎng)上歸檔、網(wǎng)上檢索。對(duì)室藏永久、長(zhǎng)期保管的文書、照片，訴訟檔案進(jìn)行了掃描，完成掃描占全部檔案總量的48%，初步建成我院數(shù)字化檔案室。

3.注重信息化檔案人才的培養(yǎng)。注重選擇知識(shí)型、復(fù)合型、素質(zhì)型的檔案管理人員。每年定期派送專職檔案員參加蘇州大學(xué)和蘇州市檔案局聯(lián)合舉辦的檔案深化培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，適應(yīng)數(shù)字化管理工作。目前該院擁有專兼職檔案人員11 名，除了具有法律本科文憑以外，均擁有國(guó)家計(jì)算機(jī)一級(jí)證書，專職檔案員擁有國(guó)家計(jì)算機(jī)二級(jí)證書。

四、要?jiǎng)?chuàng)新檔案工作理念，不斷深化業(yè)務(wù)建設(shè)

該院通過(guò)創(chuàng)新工作來(lái)促進(jìn)檢察檔案工作的全面發(fā)展，在成果面前不驕不躁，繼續(xù)深化檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷用新的成果鞏固達(dá)標(biāo)升級(jí)的成果。

1．適應(yīng)檢察業(yè)務(wù)卷宗的質(zhì)量新要求。通過(guò)提高對(duì)掃描卷宗質(zhì)量要求來(lái)規(guī)范業(yè)務(wù)卷宗的內(nèi)在質(zhì)量。根據(jù)檢察工作的需要，每季度將有用的業(yè)務(wù)卷宗進(jìn)行綜合掃描，配合省檢察院制定的《江蘇省檢察機(jī)關(guān)辦案工作流程》、《辦案質(zhì)量考評(píng)辦法》的實(shí)施，進(jìn)一步統(tǒng)一和規(guī)范業(yè)務(wù)工作過(guò)程，提高辦案質(zhì)量，院檔案室對(duì)檢察訴訟檔案的質(zhì)量提出了更高的要求，要求訴訟檔案一律以A4 紙大小裝訂，過(guò)大的要予以裁剪，過(guò)小的要粘在A4 紙上，法律文書騎縫章完整，一經(jīng)輸入不再變化，確保高速掃描儀對(duì)文件的質(zhì)量要求。通過(guò)案件質(zhì)量考評(píng)等機(jī)制，不斷提高業(yè)務(wù)卷宗的數(shù)字化質(zhì)量，充分保證了在利用過(guò)程中的使用效果。

2.開拓檔案保管工作的新領(lǐng)域。積極開展對(duì)同步錄音錄像保管的研究工作。訊問職務(wù)犯罪嫌疑人全程同步錄音錄像作為檢察機(jī)關(guān)辦案過(guò)程中的第一手音像資料，在揭露和證實(shí)犯罪、證明訊問活動(dòng)合法性方面具有重要作用。如何保存好第一手非紙制的證據(jù)材料目前還是檔案保管學(xué)上的一個(gè)重大難題，檔案工作負(fù)責(zé)人主動(dòng)與技術(shù)科配合，共同研究探討同步錄音錄像資料保管上存在的問題，通過(guò)撰寫調(diào)研文章，對(duì)同步錄音錄像建設(shè)中出現(xiàn)的問題提供檔案學(xué)上的可行性方案，為檢察業(yè)務(wù)建設(shè)提供重要的理論參考。

3.探索數(shù)字文書、數(shù)碼照片、音像資料、實(shí)物檔案開發(fā)利用的新途徑。在實(shí)踐中不斷創(chuàng)新，探索數(shù)字文書、數(shù)碼照片、數(shù)字音像檔案的現(xiàn)有效能，制作成全院工作情況電視介紹片，通過(guò)多種途徑、方式擴(kuò)大宣傳檢察工作。通過(guò)試驗(yàn)——在陳列室中滾動(dòng)播出，受到了來(lái)訪的領(lǐng)導(dǎo)、同志的一致稱贊。數(shù)字檔案的初步整合充分展示了該院三個(gè)文明建設(shè)的偉大成果。