解讀《脫貧攻堅(jiān)檔案和疫情防控檔案歸集工作實(shí)施方案》

□ 遼寧省檔案局 劉薇薇

為深入貫徹落實(shí)全國檔案局長館長會(huì)議和全省檔案工作會(huì)議精神，推進(jìn)脫貧攻堅(jiān)檔案和疫情防控檔案歸集工作，省檔案局研究起草了《脫貧攻堅(jiān)檔案和疫情防控檔案歸集工作實(shí)施方案》（以下簡稱《實(shí)施方案》），明確?。ㄖ校┲庇嘘P(guān)單位開展脫貧攻堅(jiān)檔案和疫情防控檔案歸集工作的總體目標(biāo)、工作原則、報(bào)送范圍、報(bào)送要求、工作安排等內(nèi)容，為各單位開展兩類檔案歸集工作提供了基本依據(jù)和遵循，也為全省各地區(qū)同步推進(jìn)此項(xiàng)工作提供了有益的借鑒和參考。

一、《實(shí)施方案》出臺(tái)背景

2020年12月29日，全國檔案局長館長會(huì)議工作報(bào)告中國家檔案局將“以脫貧攻堅(jiān)和疫情防控檔案為重點(diǎn)全面記錄新時(shí)代新成就”列入2021年全國檔案系統(tǒng)的重點(diǎn)任務(wù)之一。在2021年3月10日召開的全省檔案工作會(huì)議上，省檔案局提出要扎實(shí)做好疫情防控和脫貧攻堅(jiān)檔案收集整理歸檔工作。5月18日至19日，國家檔案局舉辦兩類檔案歸集工作培訓(xùn)班，會(huì)議指出，各地區(qū)各部門要樹牢責(zé)任意識，把檔案認(rèn)真完整歸集起來。結(jié)合我省當(dāng)前檔案工作實(shí)際，印發(fā)《實(shí)施方案》，對做好兩類檔案歸集作出再安排再推進(jìn)。

二、任務(wù)目標(biāo)和工作原則

1.總體目標(biāo)。統(tǒng)一思想認(rèn)識，提高政治站位，以習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想為指導(dǎo)，充分認(rèn)識兩類檔案歸集工作的重要性、緊迫性，要建立職責(zé)明確、保障有力、指導(dǎo)到位、監(jiān)督有效的工作機(jī)制，突出重點(diǎn)，整體推進(jìn)，將習(xí)近平總書記親自指揮、親自部署兩場戰(zhàn)役形成的檔案收集好、管理好、保存好、利用好，高質(zhì)量建成兩類檔案專題數(shù)據(jù)庫，啟動(dòng)新時(shí)代新成就國家記憶工程，用檔案記錄和見證黨帶領(lǐng)全國人民取得脫貧攻堅(jiān)全面勝利、疫情防控重大戰(zhàn)略成果的偉大成就。

2.階段目標(biāo)。各任務(wù)單位于6月30日前完成應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理工作，將收集齊全、整理規(guī)范的檔案交由單位的檔案部門集中統(tǒng)一管理并進(jìn)行傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。對檔案目錄、數(shù)據(jù)認(rèn)真自查，建立專題目錄，并將目錄及數(shù)據(jù)報(bào)送同級檔案館，鄉(xiāng)鎮(zhèn)要將脫貧攻堅(jiān)檔案目錄報(bào)送縣級綜合檔案館。年底前，縣鄉(xiāng)兩級脫貧攻堅(jiān)檔案要向縣級綜合檔案館完成移交，應(yīng)對疫情工作臨時(shí)機(jī)構(gòu)形成的檔案要向同級綜合檔案館完成移交。各級綜合檔案館負(fù)責(zé)對各單位報(bào)送的目錄、電子檔案及檔案數(shù)字復(fù)制件進(jìn)行審核、驗(yàn)收，主要核對目錄內(nèi)容、格式是否規(guī)范，電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件格式及命名是否準(zhǔn)確，掃描圖像質(zhì)量是否符合要求等問題，對驗(yàn)收通過的目錄和數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，在此基礎(chǔ)上建設(shè)專題檔案數(shù)據(jù)庫，并于年底前基本建成。省檔案局適時(shí)對各單位收集、整理、報(bào)送情況進(jìn)行通報(bào)。

3.工作原則。一是確保內(nèi)容完整準(zhǔn)確。各單位應(yīng)當(dāng)提高檔案意識，把握任務(wù)要求，確保歸檔材料做到全覆蓋、無遺漏，嚴(yán)格把好檔案收集、整理、數(shù)字化的質(zhì)量關(guān)，確保數(shù)據(jù)完整、真實(shí)、準(zhǔn)確。二是實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。各單位形成的、屬于歸檔范圍的文件材料不得散存于各部門，更不能留存在個(gè)人手中，必須按照歸集范圍做好收集、整理，及時(shí)交由本單位檔案部門集中管理，各單位檔案部門再按照規(guī)定時(shí)限將各種門類和保管期限的兩類檔案統(tǒng)一向綜合檔案館歸集。三是扎實(shí)做好檔案安全保密工作。各單位應(yīng)當(dāng)建立健全數(shù)據(jù)管理機(jī)制，明確管理職責(zé)、人員、權(quán)限、流程，在檔案歸集過程中嚴(yán)格落實(shí)安全保密措施、提高安全管理水平，杜絕失泄密事件的發(fā)生。

三、歸集范圍

1.脫貧攻堅(jiān)檔案。（1）責(zé)任單位。原省扶貧開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組39家成員單位。（2）檔案來源。黨的十八大以來至2020年底前形成的脫貧攻堅(jiān)檔案都納入歸集范圍。一類是貫徹落實(shí)黨中央、國務(wù)院及省委、省政府領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于脫貧攻堅(jiān)工作指示批示形成的檔案；另一類是各成員單位履行行業(yè)管理職責(zé)在打贏脫貧攻堅(jiān)戰(zhàn)中形成的檔案。需要注意的是，報(bào)送范圍不包含本單位在開展定點(diǎn)扶貧工作中形成的檔案。比如，各單位駐村幫扶工作隊(duì)和派駐第一書記等工作中形成的檔案不列入本次檔案歸集范圍。但是，開展定點(diǎn)扶貧工作的文件材料也要收集齊全、整理規(guī)范，并統(tǒng)一在各單位的全宗內(nèi)保管。（3）具體范圍。按照《國家檔案局 國務(wù)院扶貧開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室關(guān)于做好精準(zhǔn)扶貧檔案工作的意見》（檔發(fā)〔2016〕12號）、《國家檔案局 國務(wù)院扶貧開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室關(guān)于印發(fā)〈精準(zhǔn)扶貧檔案管理辦法〉的通知》（檔發(fā)〔2016〕13號）、《遼寧省檔案局 遼寧省扶貧開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室關(guān)于印發(fā)〈遼寧省全面加強(qiáng)精準(zhǔn)扶貧精準(zhǔn)脫貧檔案工作的實(shí)施意見〉和〈遼寧省精準(zhǔn)扶貧精準(zhǔn)脫貧檔案管理辦法〉》（遼檔發(fā)〔2016〕8號）以及各單位制定的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表執(zhí)行。

2.疫情防控檔案。（1）責(zé)任單位。省疫情聯(lián)防聯(lián)控機(jī)制成員單位。（2）檔案來源。疫情爆發(fā)以來至2020年底前形成的疫情防控檔案。一類是貫徹落實(shí)黨中央、國務(wù)院及省委、省政府領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于疫情防控指示批示形成的檔案；另一類是各成員單位承擔(dān)聯(lián)防聯(lián)控機(jī)制工作職責(zé)形成的檔案；還有各成員單位就疫情防控工作履行行業(yè)管理職責(zé)形成的檔案。但是，本單位在開展本部門疫情防控工作中形成的檔案不屬于歸集范圍。（3）具體范圍。按照《遼寧省檔案局關(guān)于做好全省新冠肺炎疫情防控文件材料收集歸檔工作的通知》（遼檔函〔2020〕6號）以及各單位制定的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表執(zhí)行。

3.多種形式檔案。根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》、《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》，各責(zé)任單位保管或形成的下列文件材料均應(yīng)納入歸集范圍：（1）領(lǐng)導(dǎo)指示、批示，機(jī)構(gòu)成立及分工文件材料，工作制度、預(yù)案、方案、報(bào)告、報(bào)表、簡報(bào)、總結(jié)，會(huì)議材料，獎(jiǎng)懲材料，大事記、宣傳報(bào)道，各單位按照分工或職責(zé)形成的其他文件材料；（2）照片、錄音、錄像；（3）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體信息；（4）印章、題詞、活動(dòng)標(biāo)志、證件、證書、紀(jì)念冊、紀(jì)念章、獎(jiǎng)杯、牌匾、錦旗等實(shí)物檔案；（5）其他具有保存利用價(jià)值的文件材料等。

四、報(bào)送要求

1.整理標(biāo)準(zhǔn)。各單位要按照進(jìn)館要求對檔案進(jìn)行整理，脫貧攻堅(jiān)檔案一般與責(zé)任部門履行其他職能形成的檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，應(yīng)按照相應(yīng)門類檔案整理規(guī)則對脫貧攻堅(jiān)檔案進(jìn)行組件、分類、排列、編號和編目等整理工作，方法與全宗內(nèi)檔案保持一致。具體來說，文書檔案執(zhí)行《遼寧省歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》，音像檔案執(zhí)行《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T 50-2014）、《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T 78-2019），建設(shè)項(xiàng)目主要是執(zhí)行《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28-2018）。疫情防控檔案主要是依據(jù)《遼寧省檔案局 遼寧省檔案館關(guān)于新冠肺炎疫情防控檔案向省檔案館移交的通知》（遼檔函〔2020〕30號）進(jìn)行分類和整理。

2.檔案目錄。（1）目錄結(jié)構(gòu)。目錄數(shù)據(jù)中應(yīng)當(dāng)含有責(zé)任者、頁數(shù)、年度、保管期限、檔號等字段，文書、照片、錄音、錄像、實(shí)物及其他類型檔案目錄數(shù)據(jù)字段項(xiàng)的名稱、類型、長度設(shè)置要按規(guī)定執(zhí)行，保證目錄與對應(yīng)的數(shù)字復(fù)制件及電子檔案順利掛接。（2）目錄格式。檔案目錄分為電子目錄、紙質(zhì)目錄兩種形式。電子目錄應(yīng)當(dāng)包含目錄結(jié)構(gòu)中要求的所有字段項(xiàng)，宜為DBF格式，也可采用XLS格式。文書、照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案電子目錄應(yīng)當(dāng)分別編制。紙質(zhì)目錄僅包含關(guān)鍵字段項(xiàng)，可通過系統(tǒng)或軟件打印，省直單位是按照《遼寧省歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》中提到的格式進(jìn)行打印。

3.數(shù)據(jù)格式。文書、照片、錄音、錄像類電子檔案格式應(yīng)當(dāng)符合《電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）規(guī)定。文書、照片檔案數(shù)字復(fù)制件采用單頁TIFF或JPG格式，同一全宗內(nèi)只能選擇其一，不得混用。掃描宜采用彩色模式，具體要求參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017）。錄音檔案數(shù)字復(fù)制件采用WAVE或MP3格式，錄像檔案數(shù)字復(fù)制件采用AVI、MP4、MOV或MPG格式，具體要求參照《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 62-2017）。電子檔案、檔案數(shù)字復(fù)制件應(yīng)當(dāng)以檔號為基礎(chǔ)命名，確保目錄與文件或圖像之間用檔號建立唯一關(guān)聯(lián)。列入歸集范圍的檔案為電子檔案或已完成數(shù)字化的，相應(yīng)電子檔案、檔案數(shù)字復(fù)制件應(yīng)隨目錄一并報(bào)送。

各單位檔案實(shí)體原則上在原單位保管并按正常移交期限進(jìn)館，不提前移交，文件有明確規(guī)定的情況除外。2020年12月31日之后形成兩類檔案的目錄和數(shù)據(jù)報(bào)送工作另作要求。

各地區(qū)、各單位要切實(shí)加強(qiáng)對兩類檔案歸集工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，制定實(shí)施方案、細(xì)化工作任務(wù)、明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)，要采取切實(shí)措施，分工負(fù)責(zé)、形成合力，積極支持兩類檔案歸集工作，在檔案數(shù)字化經(jīng)費(fèi)等方面給予充分支持，確保各項(xiàng)工作任務(wù)如期高質(zhì)量完成。省檔案局將加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，按照有關(guān)要求對工作落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。