信息資源共享環(huán)境下高校檔案管理共享與共建研究

肖寧生

高校在教育、科研及管理等各項(xiàng)工作中生成了大量信息數(shù)據(jù)，而這些信息數(shù)據(jù)有著較大學(xué)術(shù)價(jià)值，在促進(jìn)社會全面發(fā)展層面有著現(xiàn)實(shí)意義。現(xiàn)如今，各所高等院校在檔案信息資源體系構(gòu)建層面存在各自為政的現(xiàn)象，并且受到陳舊觀念的束縛，不愿與他人共享自身檔案信息資源，這給高校檔案管理共享和共建帶來了負(fù)面影響。在信息資源共享環(huán)境下，社會群體對于檔案信息資源的訴求已然倒逼涵蓋高等院校在內(nèi)的信息聚集機(jī)構(gòu)實(shí)施信息資源共建共享。所以，高校檔案管理共享與共建現(xiàn)已成為主流發(fā)展趨勢，更是高校檔案管理工作與信息資源建設(shè)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注的話題。

一、信息資源共享環(huán)境下高校檔案管理共享與共建的必要性

1.社會以及高校發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求。近些年，高校在推動社會生產(chǎn)力不斷發(fā)展和進(jìn)步方面作出了較大貢獻(xiàn)?；诟咝n案管理工作而言，其涵蓋了豐富的信息資源，包括前沿性研究數(shù)據(jù)與科研成果，這些資源均具備顯著的學(xué)術(shù)價(jià)值，對這些資源進(jìn)行深度開發(fā)、有效使用與全方位共享，有助于推動社會生產(chǎn)持續(xù)發(fā)展。與此同時，推動高校檔案管理共享和共建，亦是高校自身健康發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求。借助檔案信息資源的全方位共享，能夠有效為高校管理、教育及科研等工作提供服務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供充分的信息數(shù)據(jù)支撐，切實(shí)滿足師生們對檔案信息資源的多樣性需求，進(jìn)而全方位提升高校教育、管理及科研工作的整體水平[1]64-66。

2.豐富檔案信息資源的客觀需求。從本質(zhì)上而言，檔案屬于一種有現(xiàn)實(shí)價(jià)值和意義的信息資源，通過檔案管理工作的二次加工可以有效提高其價(jià)值。例如，檔案著錄與編研等工作，真正為檔案資源使用與檢索提供了便利。高校檔案管理成果的全面共享，可匯集區(qū)域乃至跨區(qū)域檔案管理成果，從而為高校開展檔案管理帶來助益。并且，信息資源功能共享有助于優(yōu)化高校各項(xiàng)工作運(yùn)行和管理質(zhì)效，比如，相關(guān)主管部門所下發(fā)的通報(bào)、通知和意見等諸多文件，普遍是借助區(qū)域教育平臺面向所屬院校進(jìn)行統(tǒng)一推送，信息資源整理與存儲均是由高校獨(dú)立進(jìn)行。然而，基于檔案管理共享和共建視角而言，各高校獨(dú)立儲存導(dǎo)致工作內(nèi)容的重復(fù)與資源的浪費(fèi)。與此同時，若部分高校在信息資源儲存層面存在工作不完善的問題，對日后信息資源的快速檢索和有效應(yīng)用會造成反向影響。檔案管理共享和共建可有效解決該問題，借助相同平臺進(jìn)行信息資源記錄與發(fā)布，切實(shí)減少各項(xiàng)工作的重復(fù)性開展，提升檔案管理和運(yùn)行成效。

二、信息資源共享環(huán)境下高校檔案管理共享與共建存在的問題

1.共享共建責(zé)任主體與統(tǒng)一規(guī)劃缺失?，F(xiàn)階段，部分地區(qū)還存在缺乏權(quán)威性較強(qiáng)的機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)各所高校檔案管理共建及共享建設(shè)的問題，欠缺可以獨(dú)立行使的相應(yīng)職權(quán)，有效統(tǒng)籌行業(yè)、領(lǐng)域、系統(tǒng)的常設(shè)管理組織，進(jìn)而導(dǎo)致高校在檔案資源共享共建層面欠缺全局化的統(tǒng)籌規(guī)劃及整體性的檔案管理，檔案管理共享與共建欠缺戰(zhàn)略性約束。所以，導(dǎo)致各所高?；ハ嘀g難以展開充分合作，信息資源分布缺乏合理性，難以實(shí)現(xiàn)信息資源共享。具體呈現(xiàn)為：高校在信息化檔案建設(shè)層面各自為政，學(xué)校檔案館并未進(jìn)行有效協(xié)調(diào)與充分合作，人力資源與軟硬件設(shè)施重復(fù)建設(shè)，導(dǎo)致嚴(yán)重的資源重復(fù)與浪費(fèi)現(xiàn)象產(chǎn)生。

2.高校信息資源缺乏標(biāo)準(zhǔn)化體系的約束。信息資源共享的根本目的是最大化發(fā)揮各類檔案信息價(jià)值，并優(yōu)化檔案管理部門在信息資源儲存方面的工作效率，為服務(wù)工作與管理業(yè)務(wù)的實(shí)施提供資源支持，而資源共享應(yīng)有價(jià)值的落實(shí)與高質(zhì)量信息、高效率的信息處理正相關(guān)。誠然，信息資源共享亦標(biāo)志著高校內(nèi)部檔案管理部門所面對的信息數(shù)據(jù)數(shù)量爆炸式增加，在較大程度上加重了相關(guān)部門和管理者的工作壓力?，F(xiàn)階段，因?yàn)楦魉咝Ｇ啡闭w性合作意識，且各個檔案管理部門在檔案信息采集、整理和歸檔等工作上缺乏標(biāo)準(zhǔn)化體系的約束，在信息資源共享過程中各類標(biāo)準(zhǔn)的信息資源聚集在一起，且檢索與著錄形式存在明顯差異性，這在較大限度上弱化了其他院校數(shù)據(jù)信息處理的工作效率。除此之外，在檔案管理信息化體系構(gòu)建層面，檔案管理部門亦面臨資源共享終端不兼容以及管理系統(tǒng)差異等挑戰(zhàn)，對于檔案管理共享及共建工作的順利進(jìn)行造成不利影響[2]16-17。

3.高校檔案管理專業(yè)技術(shù)人才資源不足。以往高校檔案管理工作在較長時間內(nèi)均處在邊緣地位，資源供給較為匱乏，專業(yè)領(lǐng)域技術(shù)人才亦相對稀少。檔案管理共享和共建作為具有較高系統(tǒng)化與較強(qiáng)持續(xù)性特點(diǎn)的工程，針對高校內(nèi)部檔案管理部門人才儲備與人才業(yè)務(wù)能力等亦提出了高要求，現(xiàn)階段高校內(nèi)部專業(yè)領(lǐng)域技術(shù)人才資源不足的問題限制了檔案管理共享和共建的落實(shí)。一方面，部分高校內(nèi)部檔案管理部門存在人才資源配比不足現(xiàn)象，專職工作者人數(shù)較少，日常檔案管理業(yè)務(wù)已經(jīng)耗費(fèi)工作者較多精力和時間，導(dǎo)致其對管理水平與信息化水平要求均較高的學(xué)校檔案管理共享共建無暇顧及。另一方面，高校檔案管理的共享和共建旨在深度開發(fā)、高效利用信息資源，微博及微信等媒體平臺的運(yùn)營工作，對于工作人員技術(shù)水平要求相對較低。在信息資源共享環(huán)境下，實(shí)施檔案管理和資源應(yīng)用的革新要以技術(shù)手段為依托，而其他業(yè)務(wù)，包括用戶訴求分析與用戶體驗(yàn)設(shè)計(jì)等，則均需專業(yè)技術(shù)人員給予支撐。但是，部分高校在檔案管理工作領(lǐng)域的人才資源建設(shè)層面，還存在一定滯后性，這對檔案管理共享和共建的順利開展具有負(fù)面影響。

三、信息資源共享環(huán)境下高校檔案管理共享與共建策略

1.構(gòu)建檔案管理共享與共建的實(shí)現(xiàn)機(jī)制。一般來說，高校各類信息資源傳播路徑不但涵蓋校園內(nèi)部系統(tǒng)傳播，而且也涵蓋各個學(xué)校內(nèi)部系統(tǒng)之間的信息傳播，具有多維度與多層次的特征[3]125-128。所以，應(yīng)構(gòu)建實(shí)現(xiàn)機(jī)制，確保各個系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)信息資源的流暢傳播，將信息資源共享與共建目的落到實(shí)處，真正促進(jìn)高校檔案管理工作變革。信息資源共享環(huán)境下，高校檔案管理共享與共建的實(shí)現(xiàn)機(jī)制具體包含如下內(nèi)容：首先，檔案管理工作的運(yùn)行保障機(jī)制，如利益制衡、法律法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等機(jī)制。構(gòu)建此類機(jī)制可以確保高校檔案管理實(shí)現(xiàn)有效和持久的共享共建。其次，是激勵與合作機(jī)制。我國高校檔案管理工作的共享與共建要以各院校充分合作為基礎(chǔ)，因?yàn)闄n案信息資源并非是公共物品，能夠隨意得到，必須建立合作機(jī)制，充分明確資源共享環(huán)境下各院校的義務(wù)及權(quán)利，借助合作機(jī)制落實(shí)檔案資源和檔案管理的互相連通。與此同時，還應(yīng)構(gòu)建激勵機(jī)制，強(qiáng)化各責(zé)任主體的了解與交流，有效整合資源共享共建的效益，使各主體可以分享資源共享共建效益，進(jìn)而調(diào)動各主體對檔案管理共享與共建的主動性與積極性，積極提升檔案管理共享和共建質(zhì)量，為實(shí)現(xiàn)機(jī)制構(gòu)建與推進(jìn)不斷輸入生命力與驅(qū)動力。

2.健全高校信息資源共享的標(biāo)準(zhǔn)化體系。健全標(biāo)準(zhǔn)化體系可切實(shí)提升信息資源共享成效，是檔案管理共享和共建落實(shí)的必要前提[4]148-150。在檔案管理基礎(chǔ)元數(shù)據(jù)規(guī)范及著錄標(biāo)引根本規(guī)則層面，必須遵從檔案領(lǐng)域的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及國家標(biāo)準(zhǔn)，然而伴隨檔案信息種類與資源數(shù)量的持續(xù)豐富，部分細(xì)分領(lǐng)域內(nèi)的數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)尚未健全。對此，一方面，協(xié)調(diào)委員會應(yīng)牽頭，針對各個參加主體的檔案信息資源具體標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施深入調(diào)研與有效整合，設(shè)置整體化的標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施框架，落實(shí)兜底設(shè)計(jì)，同時對于執(zhí)行工作加以管理與監(jiān)督。另一方面，健全運(yùn)用方面的標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)。首先，是對于信息資源共建和共享層面的信息采集、交換與整理等運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一化管理，促使各個責(zé)任主體可在元數(shù)據(jù)描述及著錄層面實(shí)現(xiàn)相互操作，進(jìn)而大幅度優(yōu)化信息數(shù)據(jù)處理效率。其次，是對于軟件系統(tǒng)運(yùn)用方面進(jìn)行統(tǒng)一化管理，針對系統(tǒng)終端基礎(chǔ)層面數(shù)據(jù)與代碼實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化處理，以便日后檔案管理、服務(wù)及使用的統(tǒng)一化開發(fā)。

3.完善高校檔案管理工作人力資源體系。盡管高等院校在檔案信息化建設(shè)層面發(fā)展時間較長，但是信息資源共享與檔案管理共享共建依然是檔案工作所面臨的新選擇和新方向[5]10-12，60。所以，為有效促進(jìn)高校檔案管理共享和共建的可持續(xù)發(fā)展，一方面要強(qiáng)化專業(yè)領(lǐng)域的人才教育培養(yǎng)工作力度。一要強(qiáng)化資源功能共享共建標(biāo)準(zhǔn)化體系、信息安全防控、檔案服務(wù)及檔案使用水平提高等業(yè)務(wù)領(lǐng)域?qū)I(yè)能力培育；二要提升通識能力，包括信息素養(yǎng)、審美素養(yǎng)以及傳播素養(yǎng)等，從而順應(yīng)檔案管理工作要求多樣性條件下的業(yè)務(wù)革新要求。另一方面，積極引進(jìn)專業(yè)領(lǐng)域技術(shù)人才。無論是新技術(shù)手段的運(yùn)用和探究，還是檔案業(yè)務(wù)的革新，均需以專業(yè)領(lǐng)域技術(shù)人才為支撐。因此，學(xué)校檔案管理相關(guān)部門不但要創(chuàng)新人資外包模式，把一些技術(shù)類工作適當(dāng)交由專業(yè)機(jī)構(gòu)完成，還可積極引進(jìn)檔案管理領(lǐng)域?qū)I(yè)人才，并增設(shè)技術(shù)性工作崗位，從而為高校檔案管理共享和共建提供技術(shù)支持。

綜上所述，高校檔案管理共享和共建作為長期性與系統(tǒng)化工程，觸及資源整合、統(tǒng)籌規(guī)劃與協(xié)調(diào)合作等眾多因素，切忌一蹴而就。在信息化、現(xiàn)代化持續(xù)發(fā)展的新時代，高校檔案管理模式亦在隨之發(fā)生變化，新型與高效的資源共享體系正在逐漸構(gòu)建，其可有效整合各所高校內(nèi)部檔案信息資源，為社會各領(lǐng)域提供相關(guān)服務(wù)。然而，此種體系和模式的建設(shè)需要相關(guān)從業(yè)者不斷進(jìn)行完善與探索，通過構(gòu)建檔案管理共享與共建的實(shí)現(xiàn)機(jī)制、健全高校信息資源共享的標(biāo)準(zhǔn)化體系、完善高校檔案管理工作人力資源體系等措施，推動信息資源共享環(huán)境下高校檔案管理共享及共建的實(shí)現(xiàn)。