城市建設(shè)項(xiàng)目文件收集研究與實(shí)踐

蔡 軍

一、項(xiàng)目文件收集存在的主要問(wèn)題

1.項(xiàng)目文件收集還不盡齊全完整。如工程立項(xiàng)、用地拆遷、招投標(biāo)等項(xiàng)目前期文件經(jīng)常出現(xiàn)缺漏現(xiàn)象；施工管理、施工技術(shù)、原材料進(jìn)廠檢測(cè)、施工記錄等施工文件普遍收集不全。此外，項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的照片、錄像資料不能如實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程。

2.項(xiàng)目文件質(zhì)量還不能得到有效保證。如施工記錄、試驗(yàn)記錄、檢測(cè)文件常常出現(xiàn)漏簽名、漏蓋章或簽錯(cuò)名現(xiàn)象，有的施工日志日期與施工總結(jié)日期前后矛盾。此外，設(shè)備說(shuō)明書(shū)、產(chǎn)品合格證多為復(fù)制件，項(xiàng)目文件真實(shí)性難以保證。

3.項(xiàng)目竣工圖編制還不盡規(guī)范。如一些竣工圖未按變更通知單更改或修改不到位，有些竣工圖沒(méi)有加蓋竣工圖章，或竣工圖章中的內(nèi)容漏簽、不簽。有的利用施工圖改繪竣工圖，未標(biāo)注變更修改依據(jù)，加蓋上竣工圖章就成了竣工圖等，造成竣工圖與工程實(shí)際不相符，影響了竣工圖的準(zhǔn)確性。

二、問(wèn)題成因分析

1.對(duì)項(xiàng)目文件收集重視支持不夠?！秷?bào)送竣工檔案責(zé)任書(shū)》制度取消后，建設(shè)單位在項(xiàng)目審批過(guò)程中就不再與城建檔案管理部門(mén)簽訂檔案移交進(jìn)館責(zé)任書(shū)，城建檔案管理部門(mén)無(wú)法自項(xiàng)目建設(shè)伊始就對(duì)項(xiàng)目文件收集進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)，導(dǎo)致項(xiàng)目文件收集范圍不清、責(zé)任落實(shí)不明。許多項(xiàng)目在臨近驗(yàn)收時(shí)才想起需要移交檔案，造成項(xiàng)目文件收集不全或質(zhì)量下降。

2.項(xiàng)目文件收集具體措施不到位。由于重進(jìn)度、趕工期等心理驅(qū)使，建設(shè)單位普遍未將項(xiàng)目文件收集納入項(xiàng)目建設(shè)議事日程，既沒(méi)有明確項(xiàng)目檔案管理人員，也沒(méi)有明確相關(guān)人員對(duì)項(xiàng)目文件形成質(zhì)量的審查責(zé)任，項(xiàng)目文件隨意編制、任意存放、管理混亂，項(xiàng)目文件的齊全性、完整性和形成質(zhì)量無(wú)法保障。

3.項(xiàng)目文件收集管控機(jī)制不完善。由于溝通協(xié)調(diào)不到位，加之項(xiàng)目主管部門(mén)和有關(guān)單位不了解城建檔案工作，導(dǎo)致工程項(xiàng)目備案、不動(dòng)產(chǎn)登記與項(xiàng)目文件收集、接收進(jìn)館工作脫節(jié)。一些項(xiàng)目已建成使用多年，但項(xiàng)目文件卻遲遲無(wú)人負(fù)責(zé)收集、整理、移交進(jìn)館。

三、解決對(duì)策

針對(duì)項(xiàng)目文件收集工作存在的問(wèn)題，作者從事前、事中、事后控制三個(gè)方面，就如何加強(qiáng)項(xiàng)目文件收集進(jìn)行了深入研究，并結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)新性地提出了具體解決辦法和措施。

1.事前控制，落實(shí)項(xiàng)目文件收集責(zé)任。（1）明確項(xiàng)目文件收集任務(wù)。項(xiàng)目主管部門(mén)應(yīng)積極采取措施，督促建設(shè)單位自項(xiàng)目審批階段就與城建檔案管理部門(mén)取得具體聯(lián)系。城建檔案管理部門(mén)應(yīng)一次性告知項(xiàng)目文件收集范圍、收集標(biāo)準(zhǔn)和移交進(jìn)館時(shí)限，促進(jìn)項(xiàng)目文件收集與項(xiàng)目建設(shè)同部署、同檢查、同推進(jìn)。（2）建立健全項(xiàng)目檔案管理機(jī)制。建設(shè)單位應(yīng)將檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)議事日程，確定項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)，分別在建設(shè)單位各部門(mén)及施工、監(jiān)理等參建單位設(shè)置兼職檔案人員（以下統(tǒng)稱“檔案人員”），建立健全檔案人員管理網(wǎng)絡(luò)，為做好項(xiàng)目文件收集工作奠定基礎(chǔ)。（3）明晰參建單位項(xiàng)目文件收集職責(zé)。建設(shè)單位與參建單位簽訂合同時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門(mén)條款，明確項(xiàng)目文件收集范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。監(jiān)理合同條款還應(yīng)明確監(jiān)理單位對(duì)所監(jiān)理項(xiàng)目文件的審查責(zé)任。（4）分解落實(shí)項(xiàng)目文件收集任務(wù)。建設(shè)單位應(yīng)以表格形式分解項(xiàng)目文件收集、質(zhì)量檢查任務(wù)，確保將項(xiàng)目文件收集、質(zhì)量檢查任務(wù)落實(shí)到具體責(zé)任人。

2.事中控制，運(yùn)用6S管理模式確保項(xiàng)目文件收集效果。6S是精細(xì)化管理的重要理念和方法。6S，顧名思義，包含6個(gè)要素，分別是整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)和安全。運(yùn)用6S管理模式，應(yīng)從以下6個(gè)方面對(duì)項(xiàng)目文件收集進(jìn)行事中管理，提高項(xiàng)目文件收集效率和質(zhì)量。（1）認(rèn)真做好項(xiàng)目文件登記保管工作。建設(shè)及參建單位，應(yīng)將項(xiàng)目文件收集納入項(xiàng)目建設(shè)、施工、監(jiān)理計(jì)劃，促進(jìn)項(xiàng)目文件收集與項(xiàng)目建設(shè)同步推進(jìn)。建設(shè)及參建單位檔案人員應(yīng)建立項(xiàng)目文件收集臺(tái)賬，分別做好項(xiàng)目文件核查、登記、保管工作。項(xiàng)目建設(shè)及參建單位管理人員圍繞項(xiàng)目建設(shè)形成的應(yīng)歸檔文字、圖紙、照片、錄像資料等，應(yīng)及時(shí)交給本部門(mén)、本單位檔案人員登記保管。設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)、圖紙等設(shè)備儀器文件資料，應(yīng)由檔案人員登記入賬后，方可借閱使用。（2）保證項(xiàng)目文件擺放有序。建設(shè)及參建單位檔案人員，對(duì)登記保管的項(xiàng)目文件，應(yīng)按文字、圖紙、照片、錄像等分門(mén)別類保管，并做好標(biāo)識(shí)。（3）定期檢查項(xiàng)目文件保管情況。建設(shè)及參建單位檔案人員，應(yīng)定期對(duì)項(xiàng)目文件保管情況進(jìn)行清點(diǎn)、檢查、核對(duì)，包括設(shè)計(jì)變更通知單與竣工圖更（修）改核對(duì)、文件簽字蓋章手續(xù)核對(duì)、照片與文字說(shuō)明核對(duì)等，做到賬物相符、真實(shí)準(zhǔn)確，確保項(xiàng)目文件保管場(chǎng)所整潔、安全，嚴(yán)防文件損毀、丟失。建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量檢查、階段性驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)同步檢查項(xiàng)目文件收集、保管情況。城建檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)項(xiàng)目文件收集情況進(jìn)行檢查指導(dǎo)，提出整改意見(jiàn)，確保項(xiàng)目文件的完整與安全。（4）鞏固項(xiàng)目文件收集成果。建設(shè)及參建單位檔案人員應(yīng)持續(xù)做好項(xiàng)目文件登記、保管、檢查工作，并把具體辦法固定下來(lái)，形成可執(zhí)行的具體操作步驟，在工作中不斷鞏固并形成習(xí)慣。（5）養(yǎng)成自覺(jué)做好項(xiàng)目文件收集工作的好習(xí)慣。通過(guò)開(kāi)展項(xiàng)目文件收集工作，促使項(xiàng)目建設(shè)、參建單位管理人員養(yǎng)成按制度要求自覺(jué)將本職崗位工作形成的項(xiàng)目文件移交檔案人員集中統(tǒng)一管理的好習(xí)慣，推動(dòng)項(xiàng)目文件收集全員化、制度化。（6）樹(shù)立正確的檔案安全觀。積極開(kāi)展項(xiàng)目文件收集教育引導(dǎo)工作，教育引導(dǎo)項(xiàng)目管理人員把自覺(jué)形成好、主動(dòng)移交好、集中保管好項(xiàng)目文件，視為項(xiàng)目建設(shè)工作不可分割的重要組成部分，促使全體員工養(yǎng)成“項(xiàng)目文件收集人人有責(zé)”意識(shí)，營(yíng)造全員參與項(xiàng)目文件收集工作的良好氛圍。

3.加強(qiáng)事后控制，保證項(xiàng)目文件收集質(zhì)量。（1）嚴(yán)格項(xiàng)目文件質(zhì)量考核制度。建設(shè)單位對(duì)參建單位進(jìn)行合同履約考核時(shí)，應(yīng)對(duì)項(xiàng)目文件歸檔情況作出評(píng)價(jià)，并把項(xiàng)目文件齊全、準(zhǔn)確、系統(tǒng)作為合同款支付前提條件。（2）全面實(shí)施項(xiàng)目文件接收進(jìn)館審查補(bǔ)缺制度。項(xiàng)目建成后，由建設(shè)單位負(fù)責(zé)，及時(shí)將項(xiàng)目文件報(bào)送城建檔案管理部門(mén)。經(jīng)審查確認(rèn)不全或質(zhì)量不合格的文件，城建檔案管理部門(mén)應(yīng)一次性告知建設(shè)單位，提出整改意見(jiàn)。待項(xiàng)目文件收集齊全、質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)后，方可出具檔案合格認(rèn)證文件。（3）把好項(xiàng)目備案登記關(guān)。住建部門(mén)開(kāi)展工程項(xiàng)目備案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真查驗(yàn)項(xiàng)目檔案移交進(jìn)館情況，對(duì)未取得檔案合格認(rèn)證文件的建設(shè)項(xiàng)目，不予辦理備案手續(xù)。（4）把好項(xiàng)目產(chǎn)權(quán)登記關(guān)。不動(dòng)產(chǎn)登記部門(mén)開(kāi)展產(chǎn)權(quán)登記時(shí)，對(duì)未取得檔案合格認(rèn)證文件的建設(shè)項(xiàng)目，不予辦理產(chǎn)權(quán)登記。

總之，項(xiàng)目文件收集工作是一項(xiàng)非常細(xì)致的工作，既需要項(xiàng)目主管部門(mén)的高度重視和大力支持，也需要項(xiàng)目管理人員的積極參與和共同努力，共同把好接收進(jìn)館關(guān)。只有這樣，才能確保項(xiàng)目文件的齊全、完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。