機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)研究

薛圓圓

現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的滲透與應(yīng)用，推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，使機(jī)關(guān)檔案進(jìn)入信息化管理階段。由于機(jī)關(guān)檔案數(shù)量較多，如果采取傳統(tǒng)檔案管理手段，則會(huì)存在效率低下、資料缺失和查詢使用不便等問題，采取信息化管理技術(shù)則可以有效提高機(jī)關(guān)檔案管理效率和機(jī)關(guān)檔案服務(wù)質(zhì)量。

一、機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵與意義

1.機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)內(nèi)涵。對(duì)于機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)內(nèi)涵的界定，可以主要從兩個(gè)方面加以分析：第一，在機(jī)關(guān)檔案管理過程中，通過現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)機(jī)關(guān)檔案資料進(jìn)行開發(fā)和應(yīng)用，建立機(jī)關(guān)檔案網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，建立管理、分類、查詢統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，建立科學(xué)、便捷的機(jī)關(guān)檔案管理模式，有效提高機(jī)關(guān)檔案利用效率；第二，通過現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)機(jī)關(guān)檔案信息進(jìn)行客觀記錄和高效調(diào)取，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案的綠色高效管理[1]。

2.機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)意義。機(jī)關(guān)檔案在推進(jìn)信息化建設(shè)過程中，信息化建檔是最初也是最重要的環(huán)節(jié)，它可以有效提高機(jī)關(guān)檔案管理水平。機(jī)關(guān)檔案信息建設(shè)的主要意義體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一，信息化建設(shè)可以推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案的規(guī)范管理。機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)可以幫助單位存儲(chǔ)、提供更多的檔案數(shù)據(jù)和檔案資料，為檔案使用者提供便捷檔案信息查詢平臺(tái)，進(jìn)而為機(jī)關(guān)檔案的科學(xué)管理奠定基礎(chǔ)。第二，信息化建設(shè)能夠有效提高機(jī)關(guān)檔案管理水平。機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)可以使單位更快、更廣泛地開展檔案信息資料收集工作，而且也能節(jié)省機(jī)關(guān)檔案收集、存儲(chǔ)的空間，從而為機(jī)關(guān)檔案人力物力與財(cái)力的節(jié)省奠定了基礎(chǔ)，也能夠有效提升機(jī)關(guān)檔案管理效率，為機(jī)關(guān)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益提升奠定基礎(chǔ)。

二、機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀和存在的不足

當(dāng)前，許多機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案信息化建設(shè)工作比較重視，已經(jīng)開展了相關(guān)工作。但是由于諸多因素的限制，機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)中存在著以下幾個(gè)方面的問題。

1.機(jī)關(guān)檔案管理人員的信息化意識(shí)和專業(yè)知識(shí)欠缺。一些機(jī)關(guān)在開展檔案管理工作中，為了解決現(xiàn)代社會(huì)檔案信息過多、檔案數(shù)量過大等方面的問題，同時(shí)也是為了防止存儲(chǔ)環(huán)境對(duì)檔案資料保管安全造成危害，以及讓檔案資料方便查詢和便于管理等，開展了機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)工作，為機(jī)關(guān)檔案管理配備了先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，但是仍然出現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)停滯不前的問題。其主要原因是，一些在機(jī)關(guān)從事檔案管理工作的人員年齡偏大，他們?nèi)狈π畔⒒芾淼囊庾R(shí)和能力，甚至還有人員無(wú)法熟練操作電腦和檔案管理軟件，不能把機(jī)關(guān)檔案內(nèi)容和信息及時(shí)錄入。而且他們?cè)谌狈W(xué)習(xí)動(dòng)力的情況下，可能會(huì)對(duì)學(xué)習(xí)使用檔案管理相關(guān)軟件產(chǎn)生一定陌生感、排斥感，寧愿繼續(xù)堅(jiān)守著機(jī)關(guān)檔案?jìng)鹘y(tǒng)工作方式和服務(wù)方式，導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案管理耗時(shí)長(zhǎng)、效率低，即使機(jī)關(guān)單位想推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作，也很難落實(shí)，很難確保機(jī)關(guān)檔案資料的真實(shí)性、完整性、時(shí)效性等，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作質(zhì)量產(chǎn)生較大影響[2]。

2.機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)中存在著一些不規(guī)范行為。如果說機(jī)關(guān)檔案管理人員的信息化意識(shí)和專業(yè)知識(shí)欠缺是客觀問題，則機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)中存在的一些不規(guī)范行為就是主觀原因了。在機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)過程中，由于檔案管理人員的信息化素養(yǎng)與能力參差不齊，以及機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)缺乏國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與要求，導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)中存在著一些不規(guī)范的情況[3]。第一，機(jī)關(guān)檔案信息化操作行為的不規(guī)范，導(dǎo)致信息錄入出現(xiàn)錯(cuò)誤，特別是圖片文檔失真、檔案信息殘缺等，而這些問題甚至可能也在機(jī)關(guān)重要檔案的錄入過程中出現(xiàn)。第二，各部門的機(jī)關(guān)檔案錄入缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，基本上每個(gè)行業(yè)領(lǐng)域和每個(gè)系統(tǒng)的機(jī)關(guān)單位都有自己的檔案錄入模板，檔案在分類標(biāo)準(zhǔn)、排列方式和檔案信息管理軟件等方面都不一致，許多機(jī)關(guān)單位的檔案信息化展現(xiàn)形式存在較大差異。第三，由于各個(gè)部門檔案信息化建設(shè)工作缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案在不同機(jī)關(guān)單位之間的共享使用存在較大問題，如公安部門和民政部門的機(jī)關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致公安部門在辦案過程中向民政部門調(diào)用檔案信息的時(shí)候，就可能存在關(guān)鍵內(nèi)容缺失問題。因此，各個(gè)機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)整個(gè)行政機(jī)關(guān)單位的檔案資源共享使用產(chǎn)生了一定的阻礙作用。

3.機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)過程中安全意識(shí)不足。首先，在一些機(jī)關(guān)中從事檔案管理工作人員，并非是專門的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，即使他們具備一定的檔案信息錄入技能，也可能存在對(duì)檔案資料的網(wǎng)絡(luò)安全管理意識(shí)與能力不足的問題。在現(xiàn)代社會(huì)中，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)越來(lái)越發(fā)達(dá)，各種病毒、木馬、黑客也對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全發(fā)起攻擊。因此，在推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)過程中，如果僅僅依靠現(xiàn)有的免費(fèi)殺毒軟件，是無(wú)法抵擋病毒等對(duì)檔案信息的侵襲的，從而對(duì)機(jī)關(guān)檔案安全管理產(chǎn)生很大影響。其次，由于部分機(jī)關(guān)檔案管理人員缺乏檔案資料備份意識(shí)，未能及時(shí)對(duì)機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行備份，在出現(xiàn)檔案信息化設(shè)備損壞或者中毒問題以后，可能就會(huì)對(duì)檔案信息資料安全保管產(chǎn)生直接影響。因此，安全問題是影響機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的主要因素。

三、機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的思路與策略

檔案信息化建設(shè)，是機(jī)關(guān)檔案管理必然趨勢(shì)，也是機(jī)關(guān)檔案管理工作規(guī)范發(fā)展、質(zhì)量提升的必由之路[4]。針對(duì)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)中存在的問題，主要可以從以下幾個(gè)方面予以改進(jìn)與提升。

1.提高機(jī)關(guān)檔案管理人員信息化意識(shí)與能力。提高機(jī)關(guān)檔案管理人員的信息化意識(shí)與能力，是開展機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)工作的前提。機(jī)關(guān)檔案管理人員絕對(duì)不能以自己年齡偏大、缺乏學(xué)習(xí)能力為理由和借口，不接受檔案信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，要讓他們自覺根據(jù)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的要求，努力加強(qiáng)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，努力適應(yīng)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的要求。第一，機(jī)關(guān)單位可以聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理人員開展專門技能培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作人員的技術(shù)指導(dǎo)。在開展培訓(xùn)學(xué)習(xí)過程中，重點(diǎn)是要讓機(jī)關(guān)檔案管理人員熟練掌握檔案信息化工作的各項(xiàng)工作技能，并在機(jī)關(guān)檔案信息化設(shè)備出現(xiàn)問題以后，可以獨(dú)立開展有效處理工作。第二，機(jī)關(guān)檔案管理人員在參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)過程中，要重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)檔案信息錄入技能、掃描技能和備份技能的學(xué)習(xí)，確保檔案信息化建設(shè)工作有序推進(jìn)。第三，通過機(jī)關(guān)檔案管理人員信息化管理能力的培訓(xùn)與提升，提高機(jī)關(guān)檔案管理人員工作效率，特別是可以解決機(jī)關(guān)檔案信息資源的利用率，提升機(jī)關(guān)檔案信息資源社會(huì)服務(wù)效能。

2.不斷豐富和優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案資源建設(shè)。機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)前提是檔案資料的收集與歸檔，從而為其提供足夠的資源支持。豐富充足的館藏資源是優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案館藏資源結(jié)構(gòu)的前提，也是開展機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的前提。第一，在對(duì)機(jī)關(guān)檔案資源進(jìn)行豐富完善的過程中，檔案管理人員要注重機(jī)關(guān)檔案信息資源收集的連貫性和系統(tǒng)性，特別是在機(jī)關(guān)檔案信息資源征集范圍上進(jìn)行創(chuàng)新，不僅要把機(jī)關(guān)文書檔案作為檔案信息資源庫(kù)重要來(lái)源，而且還要進(jìn)一步擴(kuò)大檔案信息資源的社會(huì)性，注重收集與機(jī)關(guān)單位相關(guān)的科學(xué)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)等方面的檔案，也包括一些具有地方特色的歷史文化檔案。第二，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合，重點(diǎn)是要優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案資源結(jié)構(gòu)，甚至可以改變檔案管理的被動(dòng)地位，主動(dòng)為機(jī)關(guān)工作提供信息參謀。由于社會(huì)信息化趨勢(shì)明顯，必然也為機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)增添了更多的工作壓力，但是同時(shí)也促進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案載體多樣化和機(jī)關(guān)檔案信息資源豐富化。要想從海量的機(jī)關(guān)檔案信息資源中及時(shí)獲取有用的信息，就必須要對(duì)機(jī)關(guān)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行研究分析、整合篩選等，開展機(jī)關(guān)檔案專題目錄工作。機(jī)關(guān)檔案專題目錄作為檔案信息資源檢索工作開展的前提，改變了傳統(tǒng)的檔案檢索方式，對(duì)機(jī)關(guān)檔案信息開展系統(tǒng)化的匯總與篩選，對(duì)檔案信息資源中的重要價(jià)值進(jìn)行提煉。為了有效提升機(jī)關(guān)檔案信息資源的作用，對(duì)其潛在價(jià)值進(jìn)行充分挖掘，檔案管理人員必須能夠發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，對(duì)機(jī)關(guān)檔案中的相同或相關(guān)檔案信息資源加以整合，形成專題目錄，為檔案資源使用提供檢索，提升機(jī)關(guān)檔案信息資源的利用率。第三，要對(duì)機(jī)關(guān)檔案信息資源價(jià)值進(jìn)行研究，充分發(fā)掘機(jī)關(guān)檔案信息資源中的價(jià)值，機(jī)關(guān)檔案管理人員可以發(fā)揮自身的工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)優(yōu)勢(shì)，對(duì)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作重點(diǎn)和方向進(jìn)行了解與關(guān)注，對(duì)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)開展作出客觀綜合評(píng)價(jià)，從而為機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)提供方向性指導(dǎo)。

3.探索開展機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)外包服務(wù)模式。機(jī)關(guān)檔案外包作為檔案領(lǐng)域中的外包模式的應(yīng)用，也是機(jī)關(guān)檔案專業(yè)分工細(xì)化的重要方式，是解決機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)中的人力、設(shè)備、技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)不足問題而采取的重要方式。一般情況下，檔案信息整理、檔案資料歸檔、檔案資源數(shù)字化，是機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)中的檔案外包主要業(yè)務(wù)內(nèi)容。但是，專業(yè)檔案管理公司一般是以營(yíng)利為目標(biāo)，其檔案數(shù)字化處理也基本采取計(jì)件制收費(fèi)，導(dǎo)致工作人員流動(dòng)性比較強(qiáng)，可能對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足，從而導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案資源數(shù)字化水平良莠不齊。為了加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案信息化中的外包服務(wù)質(zhì)量，要制定一些專門的工作管理規(guī)范，重點(diǎn)是對(duì)機(jī)關(guān)檔案外包服務(wù)中的檔案安全、檔案資料掃描質(zhì)量、機(jī)關(guān)檔案資料重復(fù)或遺漏收錄等問題進(jìn)行關(guān)注，對(duì)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)中的檔案資料自身安全性進(jìn)行關(guān)注。

4.強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)中的安全防范工作，加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案信息資源的安全管理。機(jī)關(guān)單位在開展檔案信息化建設(shè)過程中，要重視檔案信息資源的安全利用和安全備份問題。機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)，要求必須對(duì)檔案資源進(jìn)行安全備份，這是機(jī)關(guān)檔案管理的基礎(chǔ)工作任務(wù)。機(jī)關(guān)單位在開展檔案資料數(shù)字化處理工作以后，還要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行安全封存，特別是對(duì)數(shù)字化檔案信息進(jìn)行雙備份，一份檔案資源供異地保存，一份檔案資源供查閱使用，這也是機(jī)關(guān)單位確保檔案信息化建設(shè)安全實(shí)施的最有效方式。在開展機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)過程中，必須要對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理人員開展安全保密培訓(xùn)，對(duì)利害關(guān)系進(jìn)行陳述和強(qiáng)調(diào)，對(duì)機(jī)關(guān)檔案資源的安全責(zé)任加以明確。在開展機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)過程中，要在檔案管理辦公場(chǎng)所建立完善的安全保密規(guī)章制度與要求，對(duì)檔案管理工作場(chǎng)景進(jìn)行全方位監(jiān)控，確保機(jī)關(guān)檔案資源的安全和各項(xiàng)檔案管理保密制度得以落實(shí)。