機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)研究

陶 冶

現(xiàn)代信息技術(shù)的推廣應(yīng)用，對社會各個方面都產(chǎn)生深刻影響，直接改變了人們學習、生活和生產(chǎn)方式，也推動了檔案管理向數(shù)字化方向發(fā)展。數(shù)字檔案室建設(shè)成為現(xiàn)代檔案管理工作的有效載體，面對大數(shù)據(jù)技術(shù)的挑戰(zhàn)與影響，必然要全面推進數(shù)字檔案室建設(shè)，開辟機關(guān)檔案管理新方向[1]。

一、數(shù)字檔案室內(nèi)涵和意義

1.數(shù)字檔案室內(nèi)涵界定。數(shù)字檔案室，是機關(guān)單位履行自身職能過程中，對傳統(tǒng)載體的檔案資料，通過現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用，對檔案信息的采集和整理、存儲與管理、查詢與利用過程進行數(shù)字化處理，并進行檔案信息共享[2]。作為現(xiàn)代信息背景中的檔案管理方式的轉(zhuǎn)型與升級，數(shù)字檔案室也是機關(guān)現(xiàn)代數(shù)字檔案建設(shè)和機關(guān)辦公自動化聯(lián)結(jié)的重要內(nèi)容。與傳統(tǒng)檔案管理相比，數(shù)字檔案室建設(shè)是在系統(tǒng)論指導下，改革和創(chuàng)新檔案管理方式與手段，推動機關(guān)檔案管理向系統(tǒng)化、信息化、智能化方向轉(zhuǎn)變的重要路徑。

2.數(shù)字檔案室建設(shè)的作用?？傮w來看，機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的作用主要體現(xiàn)在以下四個方面。

第一，機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)可以有效提高檔案的安全性。傳統(tǒng)檔案的主要形態(tài)是紙質(zhì)載體檔案，雖然紙質(zhì)檔案原始資料不易修改，具有較高真實性，但由于紙質(zhì)檔案固有特性導致其內(nèi)容易發(fā)生文字模糊、蟲蛀毀壞、受潮發(fā)霉、標識不清、紙質(zhì)老化等問題，從而給紙質(zhì)檔案造成不可逆轉(zhuǎn)的毀壞，也容易給紙質(zhì)檔案利用帶來很大問題，降低紙質(zhì)檔案的安全性。紙質(zhì)檔案在發(fā)生火災(zāi)等自然災(zāi)害或人為損壞情況的時候，由于缺少相應(yīng)備份而很難復原。機關(guān)檔案室的數(shù)字化建設(shè)，通過現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案資料進行數(shù)字化處理并保管，通過專門的檔案管理系統(tǒng)對檔案資料進行本地和異地雙備份，即使遭受損壞，也可以對其進行及時恢復，從而確保檔案資料的安全性。

第二，機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)可以有效提高檔案管理水平。在開展機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的時候，通過與機關(guān)原有的電子政務(wù)辦公系統(tǒng)的連接，對電子政務(wù)辦公系統(tǒng)中形成的電子文件資料進行直接存儲，將其作為電子檔案直接轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)中形成數(shù)字檔案，不僅提高了機關(guān)檔案管理效率，而且也提高了機關(guān)檔案資料的真實可靠性，有效減少了因為人工操作導致的錯誤率，提高了機關(guān)檔案管理質(zhì)量與水平。

第三，機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)可以有效實現(xiàn)各類檔案整合。部分機關(guān)單位不僅有內(nèi)設(shè)部門，有的機關(guān)單位還可能多處辦公，下設(shè)的二級單位分布在不同地方。如果其每個二級單位或部門都設(shè)立檔案室，對檔案資料進行歸檔，則可能導致檔案資料的重復問題，也不利于檔案使用，容易導致檔案資料的碎片化問題。通過數(shù)字檔案室建設(shè)，機關(guān)單位可以對數(shù)據(jù)庫進行統(tǒng)一管理，并對各個單位檔案資料進行同類合并歸檔，從而實現(xiàn)檔案資料的有效整合。

第四，在進行檔案資料查詢使用的時候，通過關(guān)鍵詞檢索，可以快速實現(xiàn)對檔案資料的查詢與利用，大大提高檔案使用效率。通過授權(quán)就能實現(xiàn)遠程查詢，省卻傳統(tǒng)檔案查詢使用繁瑣流程，同時省去檔案歸還時候的清點等繁瑣流程。

二、機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)中存在的問題

近年來，機關(guān)單位對數(shù)字檔案室建設(shè)給予了一定重視，并投入了相應(yīng)資源推動建設(shè)，但由于思想認識、管理機制、素質(zhì)能力等原因，導致機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)存在一些問題[3]，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.對數(shù)字檔案室建設(shè)重視程度不夠。在開展數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，部分機關(guān)單位領(lǐng)導重視程度不夠。一方面，一些機關(guān)單位領(lǐng)導認為數(shù)字檔案室建設(shè)費時費力，而且建設(shè)成本也比較高，所以還是愿意采取傳統(tǒng)的檔案管理方式，短期來看省時省力。另一方面，有的機關(guān)檔案管理人員對于數(shù)字檔案室建設(shè)不夠重視，檔案管理理念比較保守，在檔案管理工作中不愿意學習和使用新的信息技術(shù)，對于數(shù)字檔案室建設(shè)不感興趣。由于對數(shù)字檔案室建設(shè)重視程度不足，導致數(shù)字檔案室軟件和硬件設(shè)施建設(shè)不配套，忽視數(shù)字檔案內(nèi)容建設(shè)，從而使數(shù)字檔案室建設(shè)推進緩慢。甚至有的機關(guān)單位只重視傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，但是對現(xiàn)有電子檔案管理不夠重視，也沒有建立起有效的增量電子檔案管理制度，從而導致大量的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和電子文件未能及時保管；有的機關(guān)單位忽視了對業(yè)務(wù)檔案的集成管理，部分檔案利用只是停留在簡單的檔案查詢等初始使用階段，缺乏對檔案資料數(shù)據(jù)的深度挖掘和集成。

2.機關(guān)檔案管理人員現(xiàn)代信息素養(yǎng)與能力較低。機關(guān)數(shù)字化檔案建設(shè)的推進，要求必須配備熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)與能力的專業(yè)人員，特別是對于機關(guān)單位來說，其推進數(shù)字化檔案建設(shè)的資金一般不會太多，人員信息化專業(yè)素質(zhì)與技能不高，從而導致機關(guān)單位推進數(shù)字檔案室建設(shè)數(shù)量不多。有的機關(guān)單位在人員編制緊張的時候，以業(yè)務(wù)人員配置為主要方向，缺少專職檔案管理人員，只是由行政管理人員兼職擔任，兼職檔案人員身兼數(shù)職，不僅要做好檔案管理工作，還要做好單位的行政管理、保密等崗位工作；有的機關(guān)單位設(shè)有專職檔案管理人員，但往往是出于照顧因素，安排其他崗位上年齡較大、能力較弱人員從事檔案管理工作，缺乏專業(yè)檔案管理技能和專業(yè)信息素養(yǎng)，對于數(shù)字檔案室建設(shè)更是無從談起?？傊?，機關(guān)單位數(shù)字檔案室建設(shè)由于缺乏專業(yè)人員和專業(yè)素養(yǎng)，導致其建設(shè)較為緩慢。

3.電子文件接收與歸檔的意識較弱。電子檔案的接收和歸檔管理工作，與紙質(zhì)檔案資料相比，需要更加嚴格的管理技術(shù)手段和管理措施，而且大多數(shù)機關(guān)單位在繁重業(yè)務(wù)壓力之下，對檔案管理工作重視程度不夠，搶抓強抓業(yè)務(wù)工作，從而使檔案管理人員對于檔案管理工作的業(yè)務(wù)要求在降低，未能對機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的重要性給予充分認識，不能及時開展檔案資料的歸檔工作，檔案管理和服務(wù)意識較弱，不能嚴格執(zhí)行機關(guān)檔案管理要求，從而對機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)產(chǎn)生一定阻礙作用。

三、機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的緊迫性

1.數(shù)字檔案室建設(shè)是機關(guān)檔案管理發(fā)展轉(zhuǎn)型的必然要求。機關(guān)檔案管理必然要從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，向現(xiàn)代的電子檔案管理模式進行轉(zhuǎn)變，在檔案存儲方面，數(shù)字檔案單套制度已經(jīng)全面推開[4]。因此，要加強對機關(guān)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，就要對各類檔案進行統(tǒng)一管理，借助于現(xiàn)代信息技術(shù)推進數(shù)字檔案室建設(shè)。如果對機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)重視程度不足，缺乏緊迫性認識，則可能會導致機關(guān)檔案管理水平滯后，與上級檔案管理部門、下級業(yè)務(wù)管理部門的檔案管理系統(tǒng)對接難度較大，出現(xiàn)空檔而無法推進機關(guān)檔案管理工作。

2.數(shù)字檔案室建設(shè)是機關(guān)單位推進電子辦公的現(xiàn)實需要。當前單位的檔案管理模式，大部分還是處于對實體檔案進行歸檔、保管、使用和移交進館階段，其所使用的檔案管理系統(tǒng)還是以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式為主、電子檔案管理系統(tǒng)為輔的階段，與機關(guān)單位推進的“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”下的政府服務(wù)跨區(qū)域、跨部門、跨層級的電子政務(wù)系統(tǒng)是相脫節(jié)的，從而給檔案管理工作帶來較大壓力，對政務(wù)信息管理質(zhì)量產(chǎn)生直接影響。隨著新一輪政府深化改革目標任務(wù)的完成，機關(guān)單位辦公信息化更是成為其重要工作。在機關(guān)單位辦公系統(tǒng)自動化要求之下，機關(guān)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型也是必然要求，最終與機關(guān)信息化建設(shè)進行協(xié)調(diào)配合，實現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通和資源的共享共用，而機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)就成為打通兩個系統(tǒng)的重要方式。

四、機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的推進策略

1.加大對機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的重視程度。一定要把數(shù)字檔案室建設(shè)提升到機關(guān)檔案信息化建設(shè)的全局高度給予充分重視，特別是在數(shù)字檔案室建設(shè)涉及部門眾多、投資經(jīng)費較大、建設(shè)周期較長和工作難度較大的時候，更是需要有機關(guān)單位領(lǐng)導給予大力支持。在推進機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，必須首先爭取單位領(lǐng)導的高度重視，要重點加強對機關(guān)單位領(lǐng)導思想意識的宣傳，使機關(guān)單位領(lǐng)導對機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的重要性認識進行全面引導，要把機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)列入本單位重要工作事項，舉全單位之力推進數(shù)字檔案室建設(shè)工作，特別是在人員、資金、物資等方面給予大力支持，把機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)經(jīng)費列入單位預(yù)算之中，為數(shù)字檔案室建設(shè)做好充足資源保障和支持。

2.加大機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)資源投入。第一，機關(guān)數(shù)字檔案室的建設(shè)，不僅需要投入相應(yīng)的人力、物力與財力，而且也需要各個業(yè)務(wù)部門的配合與支持，在建設(shè)過程中還需要相關(guān)部門提供技術(shù)保障。因此，在開展機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，要積極向上級主管部門申請項目和資金支持，以項目推動機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)工作。第二，在開展數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，要積極與辦公系統(tǒng)對接，積極開發(fā)電子文件接收和文件歸檔管理系統(tǒng)，完善機關(guān)電子文件管理制度與要求，解決電子文件數(shù)據(jù)割裂的問題，在數(shù)字檔案室和辦公系統(tǒng)中進行無縫對接。

3.加強機關(guān)部門之間的配合與支持。機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)作為一項系統(tǒng)工程，需要各個部門特別是業(yè)務(wù)部門的支持與配合，必須在推進建設(shè)過程中實行團隊合作。機關(guān)財務(wù)部門可以為數(shù)字檔案室建設(shè)提供相應(yīng)的資金支持，信息技術(shù)部門可以為數(shù)字檔案室建設(shè)提供技術(shù)支持，業(yè)務(wù)部門可以為數(shù)字檔案室建設(shè)提供檔案資料支持。如果只是檔案管理部門在單打獨斗，則推進數(shù)字檔案室建設(shè)十分困難。因此，機關(guān)檔案管理人員必須加強對數(shù)字檔案室建設(shè)的宣傳，加強與行政部門、技術(shù)部門、業(yè)務(wù)部門的主動溝通，提高單位領(lǐng)導重視程度，使他們能夠為機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)提供支持。

4.加強機關(guān)檔案管理人員素質(zhì)與能力培訓。加強機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)工作，是順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展要求的重要舉措，也是推進機關(guān)檔案管理向“互聯(lián)網(wǎng)+”方向轉(zhuǎn)變的重要途徑。在推進機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)中，必須積極發(fā)揮檔案管理人員的作用，針對部分機關(guān)檔案管理人員素質(zhì)與能力水平不高的問題，要注意提升機關(guān)檔案管理人員的專業(yè)技能和信息素養(yǎng)，對數(shù)字檔案室建設(shè)中的檔案管理人員能力作出明確要求，并與崗位職責相匹配。同時要建立人才培養(yǎng)和激勵機制，加強機關(guān)檔案管理人才隊伍建設(shè)，特別是可以通過各類專業(yè)技能培訓的開展，提高機關(guān)檔案管理人員對數(shù)字檔案室建設(shè)相關(guān)理論知識和技能素養(yǎng)的理解，提高其學習興趣，提升其數(shù)字檔案管理能力與水平。