淺談企業(yè)檔案的開發(fā)利用

尹婧

摘要：新時期下，企業(yè)檔案管理工作機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。企業(yè)必須要正視檔案管理發(fā)展過程中的困難和挑戰(zhàn)，積極采取有效措施，改變檔案管理的類型和方法，以此緩解檔案管理的壓力，提高檔案管理的效率。除此之外，檔案管理人員在檔案管理的過程中可以有效應(yīng)用信息技術(shù)，借助檔案管理系統(tǒng)為檔案管理提供技術(shù)支持。同時，企業(yè)的檔案管理部門要加大人才招聘力度，實(shí)現(xiàn)檔案綜合化管理，提高企業(yè)檔案管理人員的道德素質(zhì)和工作能力水平，推進(jìn)新形勢下企業(yè)的檔案管理事業(yè)獲得更高大的進(jìn)步。就企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀來看，檔案管理工作依舊存在諸多問題，如果這些問題不能得到有效解決，就會嚴(yán)重影響企業(yè)的發(fā)展，進(jìn)而不利于我國經(jīng)濟(jì)社會的進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：檔案;信息資源;開發(fā)利用

引言

檔案建設(shè)可以為企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)與管理提供信息資源的支持，為了保證三項(xiàng)工作順利開展，并滿足新時期下對企業(yè)檔案提出的要求，就需借助現(xiàn)代化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化。因此，需對當(dāng)前行業(yè)市場的發(fā)展形勢進(jìn)行全面分析，并結(jié)合企業(yè)實(shí)況，不斷優(yōu)化建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的作用，使其得到更好的開發(fā)利用。

1企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1檔案管理工作制度不完善

在新形勢下，企業(yè)檔案管理工作對檔案管理人員素質(zhì)以及硬件設(shè)施等都提出了較高的要求。在這種情況下，企業(yè)檔案管理部門要想有效提高檔案管理綜合水平，就必須要從檔案的管理人員與硬件設(shè)施等方面進(jìn)行全面提升。但就目前的調(diào)查研究顯示，在企業(yè)的檔案管理過程中，一些企業(yè)并未重視檔案管理制度的重要性，在這種情況下企業(yè)檔案管理缺乏制度的約束，導(dǎo)致在檔案管理過程中經(jīng)常會出現(xiàn)盲目性、無序性的問題，從而造成了企業(yè)檔案管理人力資源的浪費(fèi)，同時對企業(yè)的檔案管理效率也產(chǎn)生了一定的不利影響。

1.2檔案管理手段單一

創(chuàng)新是時代變化和發(fā)展的前提，隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，企業(yè)必須要重視檔案管理創(chuàng)新的重要性。近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和信息技術(shù)的普及，將信息技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)的檔案管理工作中有效提高了檔案管理人員的工作效率，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案管理的優(yōu)化。但是仍然有一些企業(yè)尚未認(rèn)識到創(chuàng)新檔案管理工作的重要性，依然采用傳統(tǒng)的檔案管理形式，因而導(dǎo)致企業(yè)的檔案綜合管理水平得不到提升。

2企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用策略

2.1抓好信息建設(shè)安全，防范安全風(fēng)險(xiǎn)

首先，從管理角度出發(fā)防范安全風(fēng)險(xiǎn)。落實(shí)檔案安全保障、以企業(yè)員工為主體的建設(shè)原則，強(qiáng)化企業(yè)檔案管理人員的防范意識，確保檔案信息安全的同時提高檔案信息化建設(shè)效率。開展建設(shè)工作時，需重視工作人員專業(yè)技能以及安全教育的培訓(xùn)，并要求其形成風(fēng)險(xiǎn)防范的工作思想，通過向其灌輸檔案安全思想，告知檔案安全的重要性，促使其更為主動的對各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析與預(yù)判。同時，建立針對各項(xiàng)工作的制度，以保證工作過程更具規(guī)范性、高效性，實(shí)現(xiàn)工作各環(huán)節(jié)的優(yōu)化。其次，以設(shè)備角度出發(fā)防范安全風(fēng)險(xiǎn)。安全是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵內(nèi)容，而設(shè)備的應(yīng)用與支持，是保證檔案安全的重要前提。對此，技術(shù)人員需打造出更為安全的設(shè)備，為檔案信息系統(tǒng)設(shè)立防火墻、入侵檢測等，針對一些需采購的設(shè)備應(yīng)加大投資力度。此外，還需確保設(shè)備運(yùn)作安全，實(shí)時監(jiān)管服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，針對存在運(yùn)行障礙或潛在風(fēng)險(xiǎn)，需及時進(jìn)行處理。最后，從技術(shù)層面出發(fā)防范安全風(fēng)險(xiǎn)。借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)時監(jiān)測檔案的動態(tài)，保證檔案安全。同時，加大對信息安全技術(shù)的應(yīng)用力度，促使檔案安全得以保障。并分析安全域，在對其進(jìn)行劃分后，實(shí)行分模塊管控，在此過程中，合理應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)，以達(dá)到由信息技術(shù)帶來的檔案安全保障。

2.2完善網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

近年來，市場競爭越來越激烈，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對于企業(yè)發(fā)展愈發(fā)重要。在互聯(lián)網(wǎng)條件下，通過構(gòu)建完善企業(yè)檔案管理體系，可以有效減少企業(yè)檔案管理人員的工作壓力。在企業(yè)檔案管理信息化過程中，必須要不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，強(qiáng)化企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。企業(yè)在實(shí)現(xiàn)檔案管理優(yōu)化過程中，必須要做好相應(yīng)的設(shè)備引入工作，同時還要招聘一些高質(zhì)量、專業(yè)化的工作人員。在信息化時代，企業(yè)檔案管理工作勢必會向著信息化的方向發(fā)展，通過企業(yè)檔案信息化管理可以幫助企業(yè)減少資源的浪費(fèi)。企業(yè)還可以借助不同部門之間的相互配合來提高企業(yè)檔案管理的信息化水平，挖掘企業(yè)的信息化檔案管理的服務(wù)價值與加工價值，最終提高終端檔案管理信息化水平。

2.3重視人才隊(duì)伍建設(shè)，提高工作效率

企業(yè)需明確檔案部門應(yīng)行使的職責(zé)與權(quán)力，同時掌握在檔案信息系統(tǒng)中，所存有的檔案信息數(shù)量，以及現(xiàn)階段企業(yè)檔案開發(fā)、利用、建設(shè)的現(xiàn)狀，為檔案信息建設(shè)配置相應(yīng)數(shù)量的檔案人員。并要求檔案人員具備專業(yè)技能以及道德素養(yǎng)，對于檔案信息中的內(nèi)容做到不泄密、不外傳。同時，還需具有極高文化素養(yǎng)，對于檔案基礎(chǔ)理論知識、文史知識以及網(wǎng)絡(luò)知識等也需達(dá)到熟練掌握，以此保證檔案人員能夠?qū)n案相關(guān)的政策法規(guī)以及所掌握的知識科學(xué)的應(yīng)用到實(shí)際工作中，促使檔案工作效率得以提升。通過宣傳或培訓(xùn)檔案政策法規(guī)的方法，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案人員的管理意識，使其能夠認(rèn)識到該項(xiàng)工作對于企業(yè)發(fā)展與管理中的重要性，并建立完善檔管領(lǐng)導(dǎo)體系，該體系的設(shè)立可以監(jiān)督、檢查并考核企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于檔管信息化建設(shè)工作的態(tài)度以及重視程度，實(shí)現(xiàn)檔管工作管理水平的提高。此外，還需強(qiáng)化檔案人員的服務(wù)意識，定期組織有關(guān)于職業(yè)道德的教育培訓(xùn)，對服務(wù)方法不斷優(yōu)化與完善，促使服務(wù)質(zhì)量得以提升，并在服務(wù)過程中，深入了解用戶需求，提高服務(wù)效率的同時加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

結(jié)束語

當(dāng)今檔案資源的開發(fā)利用工作充分體現(xiàn)了檔案事業(yè)所面臨的新形式、新任務(wù)和新要求。要想完善企業(yè)檔案綜合管理工作，就必須確保檔案的完整性與安全性，切實(shí)發(fā)揮企業(yè)檔案的價值。要引進(jìn)專業(yè)化的檔案管理人員，制定相應(yīng)的檔案管理制度。同時，檔案綜合管理部門還要樹立創(chuàng)新意識，提高檔案管理效率和水平，使企業(yè)的檔案綜合管理向著專業(yè)化、制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

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