“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下醫(yī)院檔案管理提升路徑

馬羚

摘 要：當前醫(yī)院檔案管理存在著諸多限制因素，發(fā)展創(chuàng)新理念有待提高、人才資源不足、體制機制有待完善。文章以東臺市人民醫(yī)院為例，分析“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下醫(yī)院檔案管理存在的問題，并提出相應的對策，為醫(yī)院檔案管理水平提升提供路徑。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；醫(yī)院檔案；檔案管理

醫(yī)院檔案種類繁多，涵蓋病例、基建、設(shè)備、人事及科研成果等諸多方面，數(shù)據(jù)總量龐大、格式復雜。實現(xiàn)信息化管理，建立有序運行的檔案信息庫是醫(yī)院檔案工作改革的必經(jīng)之路。筆者以東臺市人民醫(yī)院為例，分析探討“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下醫(yī)院檔案管理水平提升路徑。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下醫(yī)院檔案管理存在的問題

1. 信息化管理水平不高

東臺市人民醫(yī)院自1941年建院以來，檔案資料主要由黨辦、院辦負責收集裝訂保管，以文書檔案為主。2004年1月，醫(yī)院正式成立檔案室。目前，東臺市人民醫(yī)院檔案案卷已由過去的人工編制演變成計算機分類編制，現(xiàn)代化檔案管理理念逐漸融入醫(yī)院日常管理。但與此同時，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)仍存在一些不足：檔案管理方式較陳舊，檔案標準化建設(shè)較落后；醫(yī)院文書檔案管理系統(tǒng)、病歷系統(tǒng)和財務管理系統(tǒng)屬于獨立分支，多種管理軟件與信息管理系統(tǒng)平臺不能兼容；醫(yī)院檔案信息化流程中未設(shè)置專門與自動辦公系統(tǒng)相連接的環(huán)節(jié)，科室診療服務信息數(shù)據(jù)與辦公自動化數(shù)據(jù)難以有效融合。

2. 經(jīng)費支持力度有限

東臺市人民醫(yī)院檔案將全部由紙質(zhì)化轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?，但在信息化初期，還存在思想上認識不透、觀念上認識不足、相關(guān)項目資金投入較少等問題。達標的信息存儲需要確保存儲系統(tǒng)穩(wěn)定、故障率低，甚至零故障、零容錯，這也需要一定的經(jīng)費支持，保障技術(shù)人員工資、機房設(shè)備的購置及維護費用等。但受醫(yī)院整體運行經(jīng)費限制，院檔案信息管理部門歷年經(jīng)費有限，一定程度上影響了檔案信息化的發(fā)展。

3. 隊伍建設(shè)難以滿足時代需求

截至2021年10月，東臺市人民醫(yī)院有在職職工1522人，其中專技人員1371人，但在檔案管理部門工作的3人中，僅1人有檔案館員職稱，無信息管理、圖書與檔案學等相關(guān)專業(yè)的碩博人才。由于所在地域為三線城市，目前該崗位的招聘要求也相對較低。醫(yī)院缺乏既熟悉檔案管理又熟悉數(shù)據(jù)應用的復合型人才，檔案管理人員信息化專業(yè)水平比較低，難以滿足檔案信息化管理需求。

4. 檔案安全重視程度不夠

醫(yī)院檔案中不僅存儲有大量患者隱私數(shù)據(jù)，還有很多專業(yè)的調(diào)研與科研成果，必須強化對醫(yī)院檔案信息管理的安全保障。目前，計算機、網(wǎng)絡(luò)存儲容易受到病毒攻擊，信息數(shù)據(jù)存在被盜取、篡改甚至大量丟失的風險。東臺市人民醫(yī)院以先進技術(shù)作后盾，始終堅持“前端控制、實時歸檔、災難備份、開發(fā)利用”的“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理理念。但在檔案信息化建設(shè)中，也曾遇到網(wǎng)絡(luò)安全威脅，出現(xiàn)過檔案信息丟失的情況。

存在以上問題的原因主要包括幾個方面：一是對檔案管理重視程度不夠。醫(yī)院主要精力集中在醫(yī)療和科研兩大方面，未能全面認識檔案建設(shè)對于醫(yī)院信息化和智慧化建設(shè)的價值。二是體制機制建設(shè)有待完善。檔案信息化建設(shè)分工職責不明確，難以對檔案信息進行高效統(tǒng)一管理。三是檔案管理理念滯后。醫(yī)院部分檔案管理人員認為檔案信息化管理相較于紙質(zhì)檔案管理模式，只是變換檔案信息存儲方式，未能認識到建立檔案數(shù)據(jù)庫的重要意義。對于病例診療信息資源，未能充分挖掘其內(nèi)在價值、分析數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性和有效性，檔案管理工作也就無法為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供強勁動力和有效保障。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下提高醫(yī)院檔案管理水平的對策

1. 認識檔案信息管理重要性

要充分認識醫(yī)院檔案管理工作對醫(yī)院建設(shè)發(fā)展不可替代的基礎(chǔ)性支撐性作用，將檔案管理與臨床數(shù)據(jù)收集和醫(yī)院運營管理相結(jié)合。其中醫(yī)療數(shù)據(jù)庫建設(shè)尤為重要。醫(yī)療數(shù)據(jù)庫是醫(yī)院的寶貴資源，是海量臨床與實驗信息的匯集，也是臨床人員進行后續(xù)疾病診斷的重要參考依據(jù)，要將醫(yī)療數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新點和突破點來抓。目前東臺市人民醫(yī)院已建立由分管院長牽頭，辦公室全面負責的檔案管理機制，統(tǒng)一制定方案并分解落實各項工作，全面推進醫(yī)療數(shù)據(jù)庫建設(shè)，確保醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展良性循環(huán)。

2. 建立健全醫(yī)院檔案管理制度

健全的檔案管理制度是醫(yī)院檔案充分發(fā)揮價值的保障，大數(shù)據(jù)環(huán)境下醫(yī)院檔案管理制度體系建設(shè)應與時俱進。一是要制定管理目標，健全醫(yī)院檔案管理規(guī)章；二是要充分認識檔案收集與整理工作流程規(guī)范的重要性；三是要制定相應的考核獎懲機制，做好日常監(jiān)督，定期開展醫(yī)院檔案管理水平核查。東臺市人民醫(yī)院創(chuàng)立“檔案工作星級測評計劃”，要求在醫(yī)院檔案管理中提升信息收集廣度、數(shù)據(jù)應用精準度和歸檔流程規(guī)范度。檔案管理人員需定期篩查剔除可疑數(shù)據(jù)，對不完整的檔案信息進行補充，提升信息獲取的準確性。

3. 加大檔案管理軟硬件建設(shè)力度

一是要加大資金投入，確保檔案信息化?？顚Ｓ茫瑢τ谛畔⑹占泶鎯υO(shè)備要及時檢查更新，損毀及時替換，確保數(shù)字化工作有序推進。二是要完善網(wǎng)絡(luò)設(shè)施整體構(gòu)架，明確數(shù)據(jù)信息維護整理流程。醫(yī)院可以聘請專業(yè)化的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)師對數(shù)據(jù)庫進行創(chuàng)新升級，借助專業(yè)人才力量滿足醫(yī)院檔案管理需求。醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)各個模塊之間要互通有無，保證電子檔案的完整性，方便后期溯源。三是要通過專業(yè)技術(shù)手段保障網(wǎng)絡(luò)安全。確保電子檔案數(shù)據(jù)不丟失，避免黑客或病毒入侵，對檔案數(shù)據(jù)實施異地備份。基于云技術(shù)對不同密級的檔案信息資源進行分類，再根據(jù)不同的用戶設(shè)定不同的使用權(quán)限。東臺市人民醫(yī)院設(shè)計的“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)療云平臺，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)歸檔、服務性日程安排備份、管理存儲、性能檢測、時間通知等功能。通過快速檢索，借助原有的病歷診療方案，可以幫助年輕醫(yī)生完善診療流程，降低出現(xiàn)治療失誤的概率。同時能夠?qū)τ盟幒蠓磻M行統(tǒng)計分析整理，得到可靠的臨床數(shù)據(jù)。

4. 加強醫(yī)院檔案管理隊伍建設(shè)

從內(nèi)部管理機制上看，醫(yī)院應將薪酬績效、定編定崗、職業(yè)生涯規(guī)劃、發(fā)展愿景等與檔案人才評價相結(jié)合，通過評選、競聘、調(diào)聘等方式選優(yōu)配強檔案管理人才。從外部環(huán)境上看，要創(chuàng)建有利于信息化人才發(fā)展的環(huán)境，積極開展醫(yī)院檔案管理人才培訓，建立專家指導團制度，利用專家培訓提升醫(yī)院檔案管理人才的專業(yè)和科研能力，培養(yǎng)其對醫(yī)院大數(shù)據(jù)進行深度分析的高級數(shù)據(jù)分析能力。