馮崇仙
(永安市曹遠鎮(zhèn)財政所 福建 永安 366000)
財務管理工作的重要性對于基層行政事業(yè)單位不言而喻,其工作質(zhì)量和工作效率會直接影響各項管理工作的順利推進。因此,需要基層行政事業(yè)單位運用內(nèi)部控制工具對其進行有效管理,使財務管理工作達到應有的水平。但是由于一些基層行政事業(yè)單位缺乏實踐經(jīng)驗,在開展財務內(nèi)控工作時,遇到了一些問題。因此有必要對其進行分析探討,從而給出合理的解決方案。
一般而言,行政事業(yè)單位財務內(nèi)部控制工作內(nèi)容可分為五個部分,分別是環(huán)境控制、風險管控、控制活動、信息溝通、內(nèi)部監(jiān)督。第一,環(huán)境控制。行政事業(yè)單位開展財務內(nèi)部控制需要有良好的內(nèi)部環(huán)境基礎,內(nèi)部環(huán)境是指單位管理意識及管理制度等層面的內(nèi)容。第二,風險管控。行政事業(yè)單位在進行經(jīng)濟業(yè)務時,有可能會出現(xiàn)與既定目標存在偏差的情況,從而引發(fā)財務風險,因此需要內(nèi)部管控工具來有效管控風險。第三,控制活動,控制活動指的是行政事業(yè)單位為了確保既定目標的完成,對執(zhí)行工作進行一定的干預和管理。第四,信息溝通,單位在進行內(nèi)部控制工作時,難免需要多部門協(xié)調(diào)配合,因此涉及多個部門的信息溝通。第五,內(nèi)部監(jiān)督。行政事業(yè)單位的內(nèi)部監(jiān)督一般由內(nèi)部審計職能部門完成,并將當前執(zhí)行情況及時反饋給單位領導人,從而發(fā)現(xiàn)執(zhí)行工作中存在的問題,對其進行合理調(diào)整。
行政事業(yè)單位主要面臨的風險有財務風險、數(shù)據(jù)風險以及決策風險,而財務內(nèi)部控制工作主要針對財務風險開展。
行政事業(yè)單位財務內(nèi)部工作的主要目標,是確保單位財務管理工作的合法合規(guī)性,使資金資產(chǎn)管理處于安全有序的環(huán)境中,保障財務數(shù)據(jù)資料的完整性和真實性,促進行政事業(yè)單位發(fā)揮社會職能作用。其中,財務管理工作的合法合規(guī)性和資金安全使用,是單位財務內(nèi)部控制工作的核心內(nèi)容,因此應當給予充分重視。
基層行政事業(yè)單位在開展財務內(nèi)部控制工作時,需要基于健康良好的財務內(nèi)控意識。目前,一些基層行政事業(yè)單位在該方面的工作沒有做到位,具體體現(xiàn)在三個層面。首先,一些基層行政事業(yè)單位由于自身地域環(huán)境的限制,且長期處于體制管理模式下,滿足于目前的管理現(xiàn)狀,對于新型管理理念和管理方法存在抗拒心理,進而阻礙了財務內(nèi)部控制理念的引入。其次,一些基層行政事業(yè)單位的領導層不了解財務內(nèi)控的實際內(nèi)容,認為財務內(nèi)部控制在單位管理工作中產(chǎn)生的作用一般,因而對該項工作內(nèi)容不夠重視,導致內(nèi)部控制工作獲得的資源支持較少。最后,由于一些基層行政事業(yè)單位工作人員長期處于基層工作崗位,只關注基層工作需求,但是對于財務內(nèi)部控制工作的需求了解不足,缺乏該項工作的實踐經(jīng)驗,導致財務內(nèi)部控制工作推進困難。
基層行政事業(yè)單位財務內(nèi)部控制工作的主要目的,是通過風險評估來降低風險帶來的實際危害,從而保障單位資金安全。但目前,一些基層行政事業(yè)單位并未做好內(nèi)部控制風險評估工作,具體體現(xiàn)在三個層面。首先,一些基層行政事業(yè)單位的資金來源渠道是國家或者地方財政,活動經(jīng)費和管理經(jīng)費來源穩(wěn)定,并不需要參與到殘酷的市場競爭中,因而對于資金安全使用不夠重視,缺乏必要的資金風險安全意識。其次,一些基層行政事業(yè)單位雖然具備一定的風險管控意識,但是由于其自身風險管控機制不完善,難以快速對發(fā)生的風險做出反應,導致風險管控工作未達到預期效果。最后,隨著信息時代的到來,一些基層行政事業(yè)單位并未緊隨時代發(fā)展趨勢,將信息技術應用到風險管控工作當中,而是沿用傳統(tǒng)人工風險管控模式,風險管控未能實現(xiàn)信息化和智能化。
無論是基層行政事業(yè)單位還是其他管理組織機構,其工作開展都是依賴于完善可靠的制度體系,制度是工作的執(zhí)行依據(jù)。當前一些基層行政事業(yè)單位,存在財務內(nèi)部控制制度不合理的問題,具體體現(xiàn)在三個方面。首先,一些基層行政事業(yè)單位在構建相關制度體系時,并未考慮到單位所處的地域環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境,導致制度體系與實際情況存在偏差,從而無法在實際工作中發(fā)揮其工作指導作用。其次,一些基層行政事業(yè)單位在管理組織建設方面也存在問題,單位并未針對財務內(nèi)部控制需求,設立內(nèi)部控制部門,而是由財務部門負責內(nèi)部控制的推進工作,由于缺乏專業(yè)機構的支持,財務內(nèi)部控制的工作質(zhì)量和工作效率難以得到保障。最后,一些基層行政事業(yè)單位在開展財務內(nèi)部控制工作時,并未有效應用內(nèi)部控制工作原理,對涉及部門工作人員的職責范圍進行明確劃分,各部門人員負責領域界限模糊,導致工作開展和工作交接缺乏秩序。
人員專業(yè)素養(yǎng)是行政事業(yè)單位工作成效的重要保障,人員能力達到標準要求,工作才能獲得滿意的效果。但是由于某些歷史原因,目前一些基層行政事業(yè)單位中的人員專業(yè)素養(yǎng),已經(jīng)不能滿足行政事業(yè)單位管理工作需求,具體表現(xiàn)在三個方面。首先,一些基層行政事業(yè)單位隨著自身業(yè)務數(shù)量的增多,單靠單個部門已經(jīng)無法完成業(yè)務工作,因此需要多個部門共同協(xié)作完成。但是部分基層行政事業(yè)單位受到以往慣性意識影響,缺乏協(xié)作配合意識。其次,一些基層行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制人員,對于最新的財務內(nèi)部控制工作的相關知識內(nèi)容不夠熟悉,使得財務內(nèi)部控制工作開展不夠順利。最后,目前我國多數(shù)基層行政事業(yè)單位,初步完成了信息化建設工作,但是一些基層單位人員卻未能熟練掌握信息系統(tǒng)的操作方法和工作原理,導致該單位的信息系統(tǒng)未得到有效開發(fā)。
財務內(nèi)部控制與信息技術的高效結(jié)合,是目前行政事業(yè)單位實施財務內(nèi)部控制工作的主流趨勢。一些基礎行政事業(yè)單位,在信息化建設方面還有待提升,具體表現(xiàn)在三個方面。首先,一些基層行政事業(yè)單位缺乏數(shù)據(jù)安全意識,在利用信息技術開展財務內(nèi)部控制工作時,并未對財務數(shù)據(jù)信息進行嚴密保護,導致數(shù)據(jù)信息有可能暴露在外部網(wǎng)絡環(huán)境的危險當中。其次,一些基層行政事業(yè)單位在引入信息系統(tǒng)時,并未考慮到單位的財務內(nèi)部控制對溝通協(xié)調(diào)的需求,引入信息系統(tǒng)的硬件設施和軟件配置的型號沒有統(tǒng)一,因而沒有明確的信息核對標準,導致各部門的信息系統(tǒng)無法實現(xiàn)高效信息數(shù)據(jù)對接,數(shù)據(jù)信息的使用效率不高。最后,一些基層行政事業(yè)單位雖然完成了信息化建設基礎工作,但是并未結(jié)合信息化管理需求,對財務內(nèi)部控制制度進行改進和完善,財務內(nèi)部控制中信息化管理內(nèi)容缺失,無法在信息化管理模式中發(fā)揮作用。
行政事業(yè)單位財務內(nèi)部控制工作具體可分為內(nèi)部環(huán)境、風險評估、信息溝通、控制活動、監(jiān)督管理,其中內(nèi)部審計監(jiān)督是財務內(nèi)部控制取得預期成效的有力保障,但是當前一些基層行政事業(yè)單位存在內(nèi)部審計監(jiān)督力度不足的問題,具體表現(xiàn)在三個方面。首先,在管理組織方面,一些行政事業(yè)單位并未設立內(nèi)部審計部門,而是由財務人員代理行使內(nèi)部審計職權,導致審計權和審核權同時集于財務部門,極大增加了財務舞弊的風險。其次,一些基層行政事業(yè)單位并未根據(jù)單位內(nèi)部審計工作需求,構建合理的審計監(jiān)督流程。審計人員在缺乏制度流程的情況下,盲目開展審計工作,且審計工作帶有明顯的隨意性和主觀性。最后,一些基層行政事業(yè)單位并未意識到審計監(jiān)督工作的特殊性,因而并未給予審計人員必要的獨立性和權威性,使得審計人員在工作中受到他人干涉和制約,無法確保審計結(jié)果的客觀性和真實性。
基層行政事業(yè)單位在開展財務內(nèi)部控制工作時,應當明確樹立內(nèi)部控制理念的重要性,可以從以下三個方面著手開展工作內(nèi)容。首先,基層行政事業(yè)單位領導層要及時擺脫傳統(tǒng)觀念的束縛,勇于開拓進取,積極嘗試新的管理理念和管理方法,避免過于依賴傳統(tǒng)管理方法和理念,促進財務內(nèi)部控制在單位管理工作中順利推進。其次,基層行政事業(yè)單位領導層應積極學習財務內(nèi)部控制相關知識理論,從而了解財務內(nèi)部控制對于財務管理水平提高的積極意義,并在實際工作中投入足夠的資源和精力,加快財務內(nèi)控工作的推進速度。最后,基層行政事業(yè)單位還需要針對實際工作需要,外派工作人員到其他單位學習實踐經(jīng)驗,并且結(jié)合自身的管理狀況,制訂合理的實施方案,根據(jù)實際工作反饋對方案進行調(diào)整和完善。
健全風險預警評估機制對于基層行政事業(yè)單位財務管理工作開展意義重大。同時,該項工作與單位健康穩(wěn)定發(fā)展也有著密切的關系,具體可從以下三個方面著手進行。首先,基層行政事業(yè)單位的活動經(jīng)費來源穩(wěn)定,不需要參與激烈的市場競爭活動,但應當意識到肩負的重要職責,不斷強化自身責任意識,將提高社會效益作為自身工作開展的核心目的,并將風險管控意識深入到財務管理工作中。其次,基層行政事業(yè)單位還應當重視風險評估機制的構建工作,可根據(jù)當前風險管控工作的實際需求,對風險機制進行改進和完善,使其能夠幫助單位對已發(fā)生的風險快速做出反應,降低財務風險帶來的危害。最后,基層行政事業(yè)單位還需要不斷促進信息技術與風險管控工作的有效結(jié)合,可借助信息系統(tǒng)強大的信息收集和處理能力,構建完善的風險數(shù)據(jù)信息庫。同時,將基層單位常見的財務風險類型收集進來,通過分析整合生成可靠的風險預警模型,從而幫助單位及時發(fā)現(xiàn)潛藏的財務風險,并根據(jù)風險類別給出對應的解決方案,大幅度增強單位風險應對能力和管控能力。
基層行政事業(yè)單位開展財務內(nèi)部控制工作,必須要以科學完善的財務內(nèi)控管理制度作為執(zhí)行依據(jù)。單位在完善該制度時,可從以下三個方面著手進行。首先,基層行政事業(yè)單位在構建財務內(nèi)控制度時,應當充分考慮當前單位的內(nèi)外環(huán)境,在需要的情況下,要借鑒其他單位的制度內(nèi)容,但是要避免直接照搬,應當使制度建設與實際情況相結(jié)合。其次,基層行政事業(yè)單位在進行財務內(nèi)部控制工作時,還應當充分利用財務內(nèi)部控制的工作原理,對涉及部門人員的權責范圍進行合理劃分,各部門工作人員能夠各司其職,使其處于相互監(jiān)督和制約的工作狀態(tài),加強部門工作人員之間的協(xié)調(diào)配合,促進執(zhí)行工作高效化和有序化。最后,基層行政事業(yè)單位還應當明確財務內(nèi)控的系統(tǒng)性,將其視為一項整體性工作內(nèi)容,從戰(zhàn)略層面動員所有部門成員參與到財務內(nèi)部控制管理工作當中,各部門人員為財務內(nèi)部控制工作,提供一定的數(shù)據(jù)信息支持。
提升人員專業(yè)素養(yǎng)已經(jīng)成為當前基層行政事業(yè)單位開展管理工作的基礎保障,人員專業(yè)素養(yǎng)與單位管理工作效果密不可分,單位可從以下三個方面著手進行。首先,隨著基層單位內(nèi)外環(huán)境的變化,單位面臨的業(yè)務內(nèi)容和種類也開始增多。因此單靠一個部門完成業(yè)務工作顯然不現(xiàn)實,更需要事業(yè)單位的多個部門協(xié)調(diào)合作來完成服務和管理工作。事業(yè)單位可通過專題會議或者知識講座等方式,加強單位工作人員溝通合作的工作意識,從而為單位開展財務內(nèi)控工作提供良好的內(nèi)部環(huán)境。其次,隨著業(yè)務工作難度的加大,單位管理工作涉及的知識面也會擴大,原先的知識體系和技能已經(jīng)不能應對目前的工作需求,因此單位還需要鼓勵人員及時擴充自身知識體系,加強自主學習意識。最后,關于信息系統(tǒng)的應用開發(fā)能力,單位可以邀請專業(yè)人士為工作人員進行現(xiàn)場培訓指導,通過實際操作演練使工作人員了解信息系統(tǒng)的操作方法和工作原理,在短時間內(nèi)能夠熟練運用信息系統(tǒng)。
隨著我國互聯(lián)網(wǎng)信息技術的成熟,信息化建設是基層行政事業(yè)單位財務內(nèi)控工作發(fā)展和轉(zhuǎn)型的基礎,應當受到單位領導層的重點關注。在加強信息化建設工作方面,單位可從以下三個方面著手進行。首先,基層行政事業(yè)單位在運用信息系統(tǒng)時,應當格外注意財務數(shù)據(jù)安全和有效使用,可以通過構建內(nèi)部網(wǎng)絡環(huán)境,使信息內(nèi)容在單位內(nèi)部一定范圍內(nèi)傳輸。同時,要確保單位財務部門及時了解其他部門的工作進度,做好數(shù)據(jù)收集和數(shù)據(jù)分析工作。其次,基層行政事業(yè)單位在引入信息系統(tǒng)時,應當統(tǒng)一信息系統(tǒng)硬件設施和軟件配置的品牌型號,從而保證在進行數(shù)據(jù)傳輸和系統(tǒng)對接時能夠安全穩(wěn)定運行,提高數(shù)據(jù)的使用效率。最后,基層行政事業(yè)單位在開展信息化建設工作時,還應當根據(jù)實際管理需求,對現(xiàn)有財務管理制度進行改進,增添信息化相關工作內(nèi)容和規(guī)范要求,比如信息自動化管理流程和標準。
監(jiān)督管理是內(nèi)部控制必不可少的一環(huán),在強化監(jiān)督管理力度上,基層行政事業(yè)單位可從以下三個方面著手進行。首先,在管理組織結(jié)構方面,基層行政事業(yè)單位需要建立審計監(jiān)督職能部門,做到部門與權力一一對應,避免違背關鍵崗位不相容的原則,降低事業(yè)單位發(fā)生財務舞弊的風險。其次,基層行政事業(yè)單位還應當針對目前的工作要求,設立合理的內(nèi)部審計監(jiān)督流程,將其作為審計工作的執(zhí)行依據(jù),確保審計工作能夠按照規(guī)范要求順利進行。最后,基層行政事業(yè)單位領導層還應當認識到審計工作的特殊性,因而需要根據(jù)實際工作需求,賦予其必要的權威性和獨立性,使其在開展審計工作的過程中嚴格按照規(guī)章制度進行,避免出現(xiàn)人員惡意干涉審計工作的情況,從而確保審計工作能夠發(fā)揮自身預期的職能作用。
綜上所述,基層行政事業(yè)單位開展財務內(nèi)部控制工作,能夠有效提高自身財務管理水平,從而幫助行政事業(yè)單位合理規(guī)劃內(nèi)部資源,提高財政資金使用效率,為單位做好基層管理和基層服務工作提供堅實的物質(zhì)基礎。因此,基層行政事業(yè)單位應高度重視財務內(nèi)部控制工作,要針對性提高人員專業(yè)素養(yǎng),健全風險評估機制,完善管理制度,加強單位信息化建設,強化監(jiān)督管理力度,從而促進行政事業(yè)單位公共職能的有效發(fā)揮。