企業(yè)財務(wù)檔案信息化建設(shè)的研究與實(shí)踐

武豪超

（山西鋼鐵建設(shè)（集團(tuán)）有限公司 山西 太原 030003）

隨著當(dāng)今時代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，我國各行各業(yè)也在不斷提升信息化的程度。當(dāng)今市場中，各行各業(yè)都在管理中積極應(yīng)用信息技術(shù)，尤其是在企業(yè)財務(wù)檔案管理工作中，應(yīng)用信息技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對檔案信息的整理、儲存等多項功能，從而方便對檔案的管理、查詢等工作，有效提升工作效率和質(zhì)量。基于此，企業(yè)還應(yīng)該不斷強(qiáng)化財務(wù)檔案信息化程度，以此來為企業(yè)運(yùn)營管理提供更多的便利。

一、企業(yè)財務(wù)檔案信息化建設(shè)的必要性分析

所謂財務(wù)檔案信息化建設(shè)，就是在財務(wù)檔案管理工作中應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，替代人工完成檔案儲存、整理等工作，還可以利用信息技術(shù)對財務(wù)檔案信息進(jìn)行分析和利用。信息技術(shù)的應(yīng)用能有效提升整體財務(wù)檔案管理工作的工作效率、準(zhǔn)確性及規(guī)范性，降低財務(wù)工作人員的工作強(qiáng)度，從而促使財務(wù)工作人員可以更好地參與到企業(yè)決策中。強(qiáng)化企業(yè)財務(wù)檔案信息化建設(shè)，是企業(yè)未來改革、發(fā)展的必然趨勢及實(shí)際需要，是當(dāng)今信息時代發(fā)展的必然要求。在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，財務(wù)保障范圍的拓展及管理要求的提升，必然需要改革和提升財務(wù)檔案管理的手段。建設(shè)企業(yè)財務(wù)檔案信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理，是管理好企業(yè)財務(wù)檔案信息的必然要求，是企業(yè)財務(wù)工作為了適應(yīng)時代發(fā)展必然的選擇。

二、企業(yè)財務(wù)檔案信息化管理的特征分析

隨著信息技術(shù)的不斷深入和普及，企業(yè)財務(wù)工作人員可以在電腦上完成如數(shù)據(jù)查詢、報表編制、會計信息審核等多方面的日常工作，還可以通過掃描的方式，將憑證附件存儲到財務(wù)軟件系統(tǒng)當(dāng)中。財務(wù)軟件系統(tǒng)可以將電子憑證、附件等進(jìn)行匹配，還可以直接打印賬簿、會計報表等，完全擺脫傳統(tǒng)財務(wù)檔案管理工作中手工填寫的方式。基于此，幾乎所有企業(yè)都在財務(wù)檔案管理工作中，采用信息化的方式展開工作。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)化財務(wù)檔案管理方式相比，信息技術(shù)利用服務(wù)器存儲財務(wù)信息，通過加密網(wǎng)絡(luò)傳輸財務(wù)信息，方便財務(wù)工作人員對財務(wù)檔案信息進(jìn)行提取、匯總等。

三、企業(yè)財務(wù)檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容

（一）建立適合管理的財務(wù)檔案動態(tài)數(shù)據(jù)庫

通過財務(wù)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，企業(yè)在日常財務(wù)管理工作中，可以更為高效地利用相關(guān)檔案和資料。財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)無法離開計算機(jī)軟件、硬件、網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)。在整體信息化建設(shè)中，計算機(jī)軟件的建設(shè)是最為核心的內(nèi)容。完善的財務(wù)檔案管理軟件，可以在系統(tǒng)中精準(zhǔn)、完善地處理好相關(guān)財務(wù)信息。建設(shè)動態(tài)的財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，可以在提升整體財務(wù)數(shù)據(jù)使用效率的同時，實(shí)現(xiàn)共享、傳輸、查詢等多項功能?？傮w來說，建立動態(tài)數(shù)據(jù)庫，可以顛覆并擺脫傳統(tǒng)的靜態(tài)財務(wù)檔案信息管理模式，從而實(shí)現(xiàn)高效率的財務(wù)檔案信息管理，提升管理信息的共享性、流動性。

（二）強(qiáng)化財務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)安全化建設(shè)

財務(wù)檔案的信息化建設(shè)，可以快捷、便利地進(jìn)行信息查詢等工作，但也不可避免地會存在泄漏財務(wù)信息的風(fēng)險?；诖?，企業(yè)在進(jìn)行財務(wù)檔案信息化建設(shè)的同時，也應(yīng)該以最大力度強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)工作，從而最大限度保證財務(wù)檔案信息不會泄漏，尤其是針對一些機(jī)密類的財務(wù)檔案信息，從而做好企業(yè)信息的保密工作，促使企業(yè)財務(wù)檔案信息可以為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

（三）完善財務(wù)檔案管理輔助系統(tǒng)

財務(wù)人員在日常工作過程中，可以通過企業(yè)自身的網(wǎng)絡(luò)平臺獲取財務(wù)信息，同時也可以對信息進(jìn)行分析、處理等。但財務(wù)信息具有較大的數(shù)據(jù)量，并且財務(wù)信息要求準(zhǔn)確度很高，如果依靠傳統(tǒng)的人工分析方式，不僅會耗時耗力，還無法保證準(zhǔn)確度?；诖?，在財務(wù)檔案管理工作中，企業(yè)財務(wù)工作人員必須要應(yīng)用輔助系統(tǒng)來完成數(shù)據(jù)量巨大的財務(wù)信息處理工作。企業(yè)還應(yīng)該建設(shè)一套決策支持系統(tǒng)，輔以人工智能、數(shù)據(jù)分析等方面的技術(shù)，形成一整套系統(tǒng)，輔助財務(wù)工作人員完成工作。需要注意的是，該系統(tǒng)不僅能對指定的問題提供解決方案，還能實(shí)現(xiàn)多個角度的對比，在諸多方案中選出最優(yōu)方案。

四、財務(wù)檔案信息化建設(shè)中存在的問題分析

（一）沒有明確的財務(wù)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)

當(dāng)前，部分企業(yè)在財務(wù)檔案信息化建設(shè)過程中，還沒有相對完善的管理體制與其配合，對于財務(wù)檔案信息化建設(shè)的重要性還沒有足夠的正確認(rèn)識。企業(yè)雖然在財務(wù)檔案管理實(shí)際工作中，已經(jīng)應(yīng)用一些計算機(jī)技術(shù)，但是財務(wù)檔案管理的模式?jīng)]有因為信息化技術(shù)的應(yīng)用而產(chǎn)生變化?？梢哉f，這部分企業(yè)在財務(wù)檔案管理方面沒有做到實(shí)質(zhì)的改革。另外，因為部分企業(yè)不同的部門之間沒有良好的溝通、協(xié)作和配合，從而在實(shí)際開展財務(wù)檔案信息化建設(shè)工作中，沒有制定具有針對性的、明確的信息化建設(shè)目標(biāo)。

（二）企業(yè)財務(wù)檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊

在當(dāng)今時代，企業(yè)若想發(fā)揮出企業(yè)財務(wù)檔案信息化管理的優(yōu)勢，提升財務(wù)檔案信息化建設(shè)的整體水平，必然需要財務(wù)檔案管理工作人員掌握信息化技術(shù)，具備良好的信息化技術(shù)應(yīng)用能力，從而才可以在財務(wù)檔案管理、整理、搜集等多項工作中，更好地發(fā)揮出財務(wù)檔案信息化管理的作用，同時也可以將企業(yè)過去經(jīng)營中產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案。但是縱觀當(dāng)前我國市場中的企業(yè)，在實(shí)際進(jìn)行財務(wù)檔案信息化建設(shè)工作中，極為缺乏具有較高計算機(jī)操作能力的財務(wù)工作人員，已有工作人員的實(shí)際工作效率不高，無法提升財務(wù)檔案管理工作質(zhì)量，對企業(yè)財務(wù)檔案信息化建設(shè)工作產(chǎn)生了明顯的阻礙作用。

（三）財務(wù)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范度不足

檔案管理工作是一項具有明顯傳統(tǒng)特征的工作，而檔案管理信息化是當(dāng)今時代應(yīng)運(yùn)而生的一種全新的理念。檔案管理信息化改變了企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理理念、工作方式，將傳統(tǒng)的檔案管理與先進(jìn)的信息技術(shù)相結(jié)合，不僅可以有效提升整體檔案管理工作的效率和質(zhì)量，還可以大幅度減輕財務(wù)檔案管理工作人員的工作壓力。但通過實(shí)際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分企業(yè)在進(jìn)行財務(wù)檔案信息化建設(shè)工作中，缺乏規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度，打擊了財務(wù)檔案管理工作人員的工作積極性和熱情，不僅阻礙財務(wù)檔案信息化建設(shè)的步伐，同時也提高了財務(wù)檔案信息化建設(shè)的難度。存在此類問題的企業(yè)，當(dāng)財務(wù)方面出現(xiàn)問題，想要查詢相關(guān)重要信息，必然會花費(fèi)大量的人力物力，從而對企業(yè)的財務(wù)安全產(chǎn)生影響，不利于企業(yè)的生存和發(fā)展。

（四）財務(wù)檔案信息化管理制度欠缺

當(dāng)前，很多企業(yè)還沒有在企業(yè)內(nèi)部設(shè)置專門的財務(wù)檔案信息化管理部門，也沒有健全的財務(wù)檔案信息化管理制度。在財務(wù)管理工作中，財務(wù)檔案應(yīng)該由財務(wù)部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，發(fā)揮出應(yīng)有的工作效能和作用，為企業(yè)在實(shí)際運(yùn)營過程中提供財務(wù)審核、預(yù)算等準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。財務(wù)檔案信息化方面欠缺完善的制度管理，財務(wù)工作人員在實(shí)際工作過程中，無法按照相應(yīng)的制度進(jìn)行工作。工作的無序性、隨意性十分明顯，類似財務(wù)數(shù)據(jù)丟失等問題屢見不鮮，對于企業(yè)整體財務(wù)管理工作帶來不良的影響。

五、企業(yè)財務(wù)檔案信息化建設(shè)的措施建議

（一）強(qiáng)化財務(wù)檔案信息化建設(shè)的設(shè)備供給

企業(yè)在開展財務(wù)檔案信息化建設(shè)工作時首先要明確，性能良好的現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備是開展信息化建設(shè)的前提。企業(yè)應(yīng)配備服務(wù)器、存儲器、電腦等必要的設(shè)備，同時，還要加強(qiáng)企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作，確保網(wǎng)絡(luò)通暢，穩(wěn)定運(yùn)行。另外，企業(yè)還應(yīng)該提升財務(wù)檔案信息化建設(shè)中所需軟件、硬件的質(zhì)量，滿足企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)際需求，提升整體建設(shè)工作的設(shè)備質(zhì)量水平，促進(jìn)企業(yè)財務(wù)檔案信息化建設(shè)快速發(fā)展，為提升企業(yè)競爭實(shí)力奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）構(gòu)建并完善財務(wù)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)

所謂企業(yè)財務(wù)檔案信息化建設(shè)，從本質(zhì)上來說，就是在企業(yè)運(yùn)行的過程中，將企業(yè)檔案信息管理與企業(yè)財務(wù)管理有機(jī)結(jié)合起來的一種新型管理方式?；诖耍髽I(yè)在實(shí)際開展財務(wù)檔案信息化建設(shè)工作過程中，必然無法離開完善、系統(tǒng)的管理體制，要將各項管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確。在實(shí)際應(yīng)用過程中，企業(yè)財務(wù)部門、檔案管理部門還應(yīng)該加強(qiáng)與其他部門之間的聯(lián)系，強(qiáng)化各部門之間的協(xié)作，明確財務(wù)檔案信息化管理的目標(biāo)。在企業(yè)財務(wù)檔案信息化建設(shè)過程中，各部門協(xié)助財務(wù)部門做好相關(guān)的財務(wù)檔案信息化檢核工作。除此之外，企業(yè)還應(yīng)該將相關(guān)工作進(jìn)行統(tǒng)一部署、管理，提升整體財務(wù)檔案信息化管理工作的效率，有效推進(jìn)企業(yè)財務(wù)檔案信息化建設(shè)的速度和水平，提升企業(yè)財務(wù)部門的整體工作效率和質(zhì)量。

（三）制定企業(yè)財務(wù)檔案信息化建設(shè)規(guī)范

企業(yè)要想真正發(fā)揮出財務(wù)檔案信息化建設(shè)應(yīng)有的作用和效能，就需制定財務(wù)檔案管理信息化工作規(guī)范。基于此，企業(yè)應(yīng)該以自身的實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn)，明確企業(yè)當(dāng)前及未來在財務(wù)檔案管理方面的實(shí)際需求，明確不同級別管理工作人員的職責(zé)，規(guī)范企業(yè)財務(wù)檔案管理工作中的具體流程。從最為基礎(chǔ)的檔案資料收集，一直到后期的歸檔、立卷，以及財務(wù)信息在運(yùn)營過程中的轉(zhuǎn)換等，都需要按照企業(yè)實(shí)際情況建立明確的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，促使企業(yè)財務(wù)管理工作人員能夠遵守信息化建設(shè)的規(guī)范，達(dá)到良好的企業(yè)財務(wù)檔案信息化管理效果。

（四）強(qiáng)化財務(wù)工作人員在信息化方面的意識

企業(yè)想要提升財務(wù)信息化建設(shè)工作的效果和質(zhì)量，首先要提升企業(yè)財務(wù)管理工作人員的整體信息化素質(zhì)與意識，從而保證在高新技術(shù)的應(yīng)用過程中，提升財務(wù)管理工作人員的工作效率。基于此，企業(yè)財務(wù)管理工作人員應(yīng)該具備信息化技術(shù)，通過培訓(xùn)等多種方式，使財務(wù)管理工作人員在日常工作中，養(yǎng)成應(yīng)用信息化技術(shù)的意識和習(xí)慣，提升財務(wù)管理工作人員的信息化實(shí)踐能力，進(jìn)而有效提升企業(yè)在財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)方面的效率和質(zhì)量。

（五）注重企業(yè)財務(wù)檔案信息化管理的時效性

財務(wù)檔案管理工作具有明顯的時效性，財務(wù)檔案信息化水平也主要取決于其時效性。相關(guān)管理工作人員應(yīng)該在建立財務(wù)檔案時，對信息進(jìn)行分類，建立信息查詢平臺，為日后查閱相關(guān)信息提供方便。檔案建立之后，還應(yīng)該進(jìn)行信息整理，并定期完善和補(bǔ)充相關(guān)信息，從而保證檔案信息的實(shí)效性。另外，構(gòu)建并完善網(wǎng)絡(luò)化、信息化的檔案資料，企業(yè)要在硬軟件方面都給予足夠的配置，配備專業(yè)的人員對電腦、軟件等進(jìn)行定期的更新和維護(hù)，保證財務(wù)檔案信息的時效性、準(zhǔn)確性。

（六）保障網(wǎng)絡(luò)安全

財務(wù)檔案信息化建設(shè)需要面對數(shù)據(jù)量巨大且保密性要求極強(qiáng)的信息，保障財務(wù)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全具有非常重要的意義。首先，必須要構(gòu)建并完善內(nèi)部管理制度，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)監(jiān)察力度的同時，保證整體檔案信息的完整性，避免檔案信息出現(xiàn)泄漏、篡改等情況；其次，保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全，使用正版殺毒軟件等定期檢查網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，避免病毒入侵等情況導(dǎo)致信息亂碼、文件丟失等；最后，定期對檔案信息文件進(jìn)行備份，避免出現(xiàn)文件丟失后無法恢復(fù)的情況，而給企業(yè)造成損失。

六、以GJ公司為例分析公司財務(wù)檔案信息化建設(shè)

（一）財務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)

GJ公司在財務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)中，設(shè)置財務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)檔案的自動化管理。如檔案收集、管理、儲存、利用等，都利用信息化技術(shù)完成。其中，GJ公司在電子檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置電子檔案管理的制度、流程，將所有管理環(huán)節(jié)流程圖、說明等顯示出來。通過用戶功能權(quán)限管理功能，實(shí)現(xiàn)對不同層級用戶進(jìn)行權(quán)限管理，主要包括如下幾種權(quán)限。

1.功能權(quán)限，主要限制檔案員在操作檔案相關(guān)業(yè)務(wù)過程中的權(quán)限，包括刪除、錄入等方面的權(quán)限。

2.檔案權(quán)限，主要是針對用戶進(jìn)行查看條目、著錄項目等方面的權(quán)限，其中包括對原文、目錄進(jìn)行只讀、讀寫、禁讀等權(quán)限設(shè)置，也可以對具體的著錄項權(quán)限進(jìn)行自定義操作。

3.文件權(quán)限，主要是用戶檔案文件操作方面的權(quán)限設(shè)置。

4.網(wǎng)站權(quán)限，主要針對用戶利用平臺設(shè)置的相應(yīng)訪問權(quán)限。

除此之外，GJ公司實(shí)現(xiàn)通過OCR識別等多種檢索方式，提升檔案的利用效率，對財務(wù)檔案進(jìn)行統(tǒng)計、管理。另外，GJ公司財務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對檔案的借閱、打印、下載等流程的分離授權(quán)管理，可以在系統(tǒng)中完成簽字審批、申請等。

（二）財務(wù)電子檔案數(shù)據(jù)資源庫建設(shè)

公司對各類信息系統(tǒng)中形成的電子文件，歸檔和對紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，以數(shù)字形式存儲各種檔案信息，并應(yīng)用于電子檔案管理系統(tǒng)中。

1.建設(shè)內(nèi)容。首先完成紙質(zhì)檔案的整理歸檔，其次將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，在電腦中方便管理、檢索、查閱及打印，最后進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。

2.制訂電子檔案標(biāo)準(zhǔn)。所有電子檔案按照錄入與掃描兩大類標(biāo)注進(jìn)行。在檔案數(shù)字化加工項目中，數(shù)據(jù)錄入依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》中著錄項要求，利用系統(tǒng)中的“數(shù)據(jù)錄入”功能，參照檔案實(shí)體，以盒為單位，逐盒、逐件進(jìn)行檔案目錄信息的錄入。掃描按照頁碼順序?qū)n案資料進(jìn)行掃描，為保證檔案影像文件的掃描質(zhì)量，采用彩色掃描，分辨率≧200dqi，格式為JPEG.

3.通過對成品數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，保證數(shù)據(jù)安全。

結(jié)束語：

綜上所述，財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)需要多種因素的共同作用。企業(yè)只有加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系，建立比較完善的檔案信息管理制度，從制度層面加強(qiáng)約束，并提高基礎(chǔ)設(shè)備水平以及工作人員的信息化意識，才能將各種有利因素進(jìn)行整合，從而推進(jìn)財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。