大數(shù)據(jù)時代高校資產(chǎn)管理優(yōu)化策略探索

楊 娟

（蘇州農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學院 江蘇 蘇州 215008）

擁有眾多資產(chǎn)的高校，需要花費額外的時間來進行資產(chǎn)管理，在實際工作中容易降低工作效率，我們可以通過分析資產(chǎn)管理的規(guī)律性，達到內(nèi)部優(yōu)化的管理效果。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應用到資產(chǎn)管理中，將資產(chǎn)以數(shù)據(jù)形式進行管理，能夠降低管理難度，提升資產(chǎn)管理效率?？紤]到部分高校對于大數(shù)據(jù)技術(shù)和資產(chǎn)管理融合理解不到位，本文對其展開系統(tǒng)性研究。

一、將大數(shù)據(jù)技術(shù)和高校資產(chǎn)管理相互結(jié)合的價值

我國眾多高校存在資產(chǎn)管理難的現(xiàn)實問題，產(chǎn)生這種情況主要是高校發(fā)展與歷史遺留的雙重因素。我國高校在正式進入跨越式大規(guī)模發(fā)展之前，通過不斷積累，讓高校獲得了一定數(shù)量的固定資產(chǎn)。近些年，隨著各行業(yè)快速發(fā)展，對于人才的需求與日俱增，這讓高校需要更多資源用于培養(yǎng)人才。但高校的資產(chǎn)來源相對匱乏，對于國家下?lián)艿难a助經(jīng)費過度依賴。同時，高校也因為缺少詳細管理手段，造成固定資產(chǎn)難以得到高效管理，從而造成資產(chǎn)閑置的現(xiàn)實問題。這兩個問題互為矛盾，阻礙高校進一步發(fā)展。大數(shù)據(jù)技術(shù)快速處理問題的良好優(yōu)點，在多個行業(yè)獲得優(yōu)異改革效果，也可以成為高校資產(chǎn)管理中的有效工具。

把大數(shù)據(jù)技術(shù)應用在高校資產(chǎn)管理中，可以讓以往通過紙質(zhì)資料記錄資產(chǎn)的管理方式，轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息新型模式，進而讓高校在資產(chǎn)管理方面可以得到信息化升級，開辟資產(chǎn)改革的全新道路。比如，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以有效解決因缺少詳細規(guī)劃造成的采購教學設備預算申報無計劃問題。這主要是多數(shù)高校采購教學設備時，使用校企考察方式制定相應采購方案，不僅會嚴重浪費人力物力，在方案制定中很容易忽略高校實際需求，進而在設備采購中造成過多資源浪費。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以把高校資產(chǎn)采購保持全程透明化，并和資產(chǎn)管理平臺相互結(jié)合，完成預算申報、售后等多種工作。而且，高校在應用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理資產(chǎn)后，也可以穩(wěn)定提升管理決策效果，從而高效處理資產(chǎn)采購信息，提升資產(chǎn)應用質(zhì)量。

二、高校資產(chǎn)管理中存在的問題

（一）對于資產(chǎn)管理認識一般

雖然以大數(shù)據(jù)技術(shù)為代表的科學技術(shù)，已經(jīng)廣泛應用于各個領域，如高校在教學與學生管理方面已經(jīng)逐步將大數(shù)據(jù)技術(shù)應用到其中，但是，在對資產(chǎn)管理理解上卻存在偏差，無法將其和大數(shù)據(jù)技術(shù)充分結(jié)合，仍然采用以往人工管理模式進行資產(chǎn)管理。盡管該方法的確可以對資產(chǎn)真實情況有準確了解，但是消耗過多人力物力，難以有效提升管理效率，是這種方法的弊端。所以要對高校管理人員改變現(xiàn)有資產(chǎn)管理理念，才是穩(wěn)定提升高校資產(chǎn)管理質(zhì)量的第一步。

（二）管理規(guī)劃缺少一致性

我國多數(shù)高校在多年發(fā)展中，校內(nèi)各部門已全然成熟，各部門分別負責處理各自校內(nèi)事務。例如財務部門負責高校資金使用管理、圖書部門負責校內(nèi)圖書采購、借閱等事項，為方便部門內(nèi)工作交流，各部門會在部門內(nèi)部建立管理系統(tǒng)，但是校內(nèi)的部門之間卻沒有有效信息交流，會存在數(shù)據(jù)統(tǒng)計方面的信息差錯。如在高校資產(chǎn)管理方面，多數(shù)高校都繼續(xù)使用本校原有的財務管理系統(tǒng)，并沒有根據(jù)高校資產(chǎn)情況構(gòu)建專屬管理系統(tǒng)，造成資產(chǎn)在管理方面產(chǎn)生偏差、資產(chǎn)缺少明確去向等諸多實際問題。而且，高校內(nèi)部對于資產(chǎn)管理的權(quán)責問題也沒有一致規(guī)劃，不同部門的管理權(quán)責較為模糊，甚至一些管理內(nèi)容存在無人受理的問題，一旦出現(xiàn)資產(chǎn)問題，無法對任何部門或個人追責，大幅度降低管理資產(chǎn)的效果。

（三）重復采購資產(chǎn)情況比較嚴重

高校由多個部門構(gòu)成，各部門都有或多或少的采購需求，若部門需要頻繁使用某一類設備，會在采購資產(chǎn)時額外增加數(shù)量，就會造成比較常見的資產(chǎn)重復采購現(xiàn)象。而有的部門偶爾使用某一類設備，原本可以到其他部門借用，減少資產(chǎn)過量采購。但是不少部門為減少繁瑣的借用流程，方便自己使用，在采購資產(chǎn)時便會將自己部門使用頻率較低的設備一并上報?？僧斶@些設備真正使用時，不僅使用頻率低、養(yǎng)護效果一般，更會因為長期閑置而縮短設備使用壽命，影響其使用效果。于是在下一次的資產(chǎn)采購中，又會提出更新設備的需求，這就造成了資產(chǎn)重復采購問題十分突出，造成高校資產(chǎn)嚴重冗余，影響高校資金正常運轉(zhuǎn)。

（四）審計監(jiān)督質(zhì)量有待提升

在采購資產(chǎn)后，高校根據(jù)部門的配置需求，將資產(chǎn)發(fā)放至申請部門，通常情況下，應對部門使用資產(chǎn)情況進行詳細記錄，避免人為損壞。但多數(shù)高校對于資產(chǎn)領用之后的審計監(jiān)督工作不到位，資產(chǎn)監(jiān)管大部分僅關(guān)注采購階段，各部門資產(chǎn)領用之后，監(jiān)督薄弱。雖然這種監(jiān)管狀態(tài)可以對資產(chǎn)管理起到一定幫助，但是從長期分析，高校眾多資產(chǎn)會在這種不負責任的審計監(jiān)督中逐漸喪失其使用價值，對于高校長遠發(fā)展極為不利。

（五）缺少對資產(chǎn)進行管理的數(shù)據(jù)平臺

將資產(chǎn)管理下放至財務部門，由財務管理系統(tǒng)統(tǒng)一負責，在一定程度上難以顯現(xiàn)高校資產(chǎn)的真實情況，對于實際使用情況難以有效分析。高校建立自己的資產(chǎn)管理平臺有一定難度，更別說是將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入到資產(chǎn)管理平臺中。因為基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的管理平臺會存在一定的安全隱患，尤其是高校的部分資產(chǎn)信息，有一定保密價值，會涉及到學校內(nèi)部許多問題。如果被不法分子攻破管理平臺，將資產(chǎn)信息泄露，高校會遭受難以估計的損失，針對高校的數(shù)據(jù)管理仍欠缺一定安全性，在未來仍需要不斷改善。

三、大數(shù)據(jù)時代下高校資產(chǎn)管理優(yōu)化的策略分析

（一）提升資產(chǎn)管理認識程度

我國正處于大數(shù)據(jù)技術(shù)帶來生活便利的革新時代，所有高校都應該認識到大數(shù)據(jù)技術(shù)對資產(chǎn)管理的巨大作用。高校需要加強信息化技術(shù)的應用，用大數(shù)據(jù)技術(shù)來管理校內(nèi)資產(chǎn)工作，提高資產(chǎn)管理重要性，讓所有人都意識到資產(chǎn)管理不容馬虎。這不僅涉及到資金使用等問題，對于高校未來發(fā)展也存在一定影響。針對這種情況，可以借助派發(fā)資料、在校內(nèi)召開有關(guān)資產(chǎn)的教育活動，讓資產(chǎn)管理可以用更為柔和的方式得到所有教職工的認可，讓校內(nèi)教職工在短時間內(nèi)理解資產(chǎn)管理的價值，引導教職工在對資產(chǎn)管理時承擔監(jiān)督員的角色，避免資產(chǎn)被不法分子侵吞或占用。而且，在展開管理宣傳工作的同時，可以從教師群體中篩選出擁有計算機專業(yè)技術(shù)，對于資產(chǎn)管理有一定了解的技術(shù)人員，讓其參與到資產(chǎn)管理當中。高校逐步培養(yǎng)資產(chǎn)管理人才，在未來，不但可以參與到高校的管理工作，也可以獨立解決資產(chǎn)中涉及到的各種問題，降低資產(chǎn)管理風險，為高校以后發(fā)展打好基礎，推動提升高校綜合實力，切實落實好資產(chǎn)管理相關(guān)工作。

（二）構(gòu)建完善管理結(jié)構(gòu)

高校日常運營需要嚴格落實相關(guān)規(guī)定，并考慮當前遇到的實際問題和高?，F(xiàn)有運營真實情況，建立有規(guī)劃的組織機構(gòu)，構(gòu)建完整管理體系，才能妥善解決未來資產(chǎn)管理中遇到的各類問題。高校管理需要落實統(tǒng)一領導，避免各個部門各自為政，影響高校未來各類制度推廣效果。對于資產(chǎn)管理工作，則要實現(xiàn)專人專項工作負責模式，從源頭上解決管理人員和其他部門的關(guān)系，避免在工作中受到其他部門的干涉，或者是“長臂管理”等現(xiàn)象，均不利于資產(chǎn)管理的有效推進。若其他高校對于組織結(jié)構(gòu)擁有一定突破與創(chuàng)新，則可以選擇適當借鑒，并將管理理念充分學習。務必將所有工作科學分配至具體個人，同時將責任落實到個人身上，避免在高校經(jīng)營中出現(xiàn)“踢皮球”的現(xiàn)象。通過構(gòu)建分級管理模式，讓高校管理可以做到良性循環(huán)，所有部門受到高校最高級別的統(tǒng)一管理，而不同部門又保持相對獨立，降低部門之間合謀侵吞高校資產(chǎn)概率。在管理體系設計初期，可以將校級管理人員組織成立委員會，針對所有院校資產(chǎn)管理現(xiàn)有組織充分組合，將工作內(nèi)容一并下派，保證資產(chǎn)管理可以由所有人共同協(xié)助，降低資產(chǎn)使用風險。對于資產(chǎn)涉及到的所有程序，例如前期需求預算、中期采購記賬、后期使用報廢等，都要以規(guī)章制度為主，對信息詳細記錄，并將其上傳至相應系統(tǒng)保存。通過這種方法，既可以有效提升資產(chǎn)管理效率，使資產(chǎn)應用率得到有效改善，又可以讓資產(chǎn)監(jiān)督更為簡單化，降低管理工作難度。

（三）以共享方式應用高校資產(chǎn)

共享經(jīng)濟已經(jīng)普遍應用于社會各行各業(yè)，如共享自行車、共享充電寶。這些資源的共享使用不但方便了社會大眾，也節(jié)約了社會資源，這種方法也可以借鑒到管理高校資產(chǎn)應用中。針對高校采購的部分價格較高的大型設備，可以選擇各部門間的共享共用，降低重復采購對高校資金的影響。高校資產(chǎn)類型諸多，比如攝像機等采購成本高，除特殊部門外，其他部門使用頻率較低，如果所有部門都配備一臺攝像機，既會影響資金的有效利用，也會降低資產(chǎn)使用頻率。所以，可以根據(jù)大數(shù)據(jù)技術(shù)，科學分析高校所有教職工對于資產(chǎn)的使用情況，分析高峰期所需設備真實數(shù)量。

采購時僅需要滿足高峰期需求，即可滿足所有教職工基本工作需求，從而降低設備因重復采購造成的資金浪費。這種設備擁有較長的使用壽命，且擁有較快的更新?lián)Q代速度，如果僅作為某個部門專屬資產(chǎn)，對于資產(chǎn)應用會造成一定程度浪的費。通過共享資源這種模式，讓資源可以服務于全體教職工，則能充分利用資產(chǎn)，在一定程度上也可以延長機器使用壽命。對于這種資產(chǎn)，需要由相關(guān)部門統(tǒng)一采購，而教職工在使用時，需要在網(wǎng)上提前預約，并在規(guī)定時間內(nèi)及時歸還，資產(chǎn)管理部門還要對教職工借出、歸還詳細記錄，在歸還時還要檢查設備是否和借出保持一致，降低人為損傷概率。對于個別設備可不必在部門之間共享，可嘗試在教職工之間相互借用。但是，所有教職工都要對自己設備羅列資產(chǎn)清單，將其存儲于資產(chǎn)管理系統(tǒng)。在教職工需要使用某類設備時，則由資產(chǎn)管理部門負責和擁有該類設備的教職工進行協(xié)調(diào)，完成資產(chǎn)轉(zhuǎn)借，既可以讓工作更加便利，也能提升教職工之間感情，對于高校未來發(fā)展具有重要價值。

（四）強化審計監(jiān)督工作

高校資產(chǎn)監(jiān)督管理需要從始至終有效落實。無論是最初對于資產(chǎn)采購的需求，還是資產(chǎn)最后報廢處理，都需要進行詳細記錄，將涉及到的每個環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)保留，并在每年年底或年初做好清算核查相關(guān)工作。對于資產(chǎn)管理部門，除基本的數(shù)據(jù)保存外，需要在確保部門擁有獨立管理權(quán)時，積極和其他部門展開密切合作，提升部門之間溝通合作能力。例如和財務部門合作，可以確保資產(chǎn)和賬目實現(xiàn)賬物相符，同時強化報銷處理工作，確保紙質(zhì)信息可以和電子數(shù)據(jù)同步記錄。如果涉及校內(nèi)外暫借，則要由本人向資產(chǎn)管理部門進行報備，完成核查后才可以借出。對于借出、歸還都要拍照記錄，將其作為數(shù)據(jù)妥善保留。定期檢查資產(chǎn)應用情況，判斷是否在借出時存在違章操作，是否有賬實不符等問題。如果資產(chǎn)在使用時被損壞，借出人或持有人都要立刻向資產(chǎn)管理部門講清楚損壞原因，提供照片、視頻等證明方式。同時，審計監(jiān)督還要強化資產(chǎn)清算盤點，由專人負責，要將工作落實到具體任務上，從而確保高校資產(chǎn)可以得到科學使用。

（五）建設資產(chǎn)管理平臺

將大數(shù)據(jù)技術(shù)和資產(chǎn)管理平臺相互結(jié)合，需構(gòu)建專業(yè)的資產(chǎn)管理系統(tǒng)。將管理平臺應用到實際作業(yè)中，可以使資產(chǎn)申報、轉(zhuǎn)讓等工作程序大幅度簡化，縮短審核時間，讓資產(chǎn)使用人員獲得更多便利，在一定程度上降低資產(chǎn)管理部門任務量。高校要對平臺建設有一定認知，調(diào)動可用資源對其進行投資，建設高效實用的管理系統(tǒng)。管理系統(tǒng)可以穩(wěn)定提升高校資產(chǎn)管理效果，提高資產(chǎn)應用效率。高校也可以借助資產(chǎn)管理平臺，把資產(chǎn)所有運營步驟透明呈現(xiàn)給所有教職工，從根本上降低徇私舞弊的可能性。同時借助管理平臺，可以在短時間內(nèi)整理高校所有資產(chǎn)，明確高校當前緊缺設備，在下次采購中完成定向采購?；诖髷?shù)據(jù)技術(shù)建立的管理平臺在數(shù)據(jù)記錄中也更為多樣化，可以通過拍照方式，將資產(chǎn)上傳至系統(tǒng)中，有效降低資產(chǎn)核查難度，也便于教職工發(fā)現(xiàn)存在問題隱患資產(chǎn)，真正實現(xiàn)提升資產(chǎn)管理質(zhì)量。

結(jié)束語：

雖然高校資產(chǎn)管理是一項繁瑣且復雜的任務，使用常規(guī)管理方法很難有效落實工作，但結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)應用后，可以將管理任務以數(shù)據(jù)方式高效應用，降低資產(chǎn)管理難度。相關(guān)管理人員應不斷提升自己綜合素質(zhì)，提高大數(shù)據(jù)應用水平，為高校未來發(fā)展貢獻一份力量。