企業(yè)檔案綜合管理優(yōu)化對(duì)策研究

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摘要：新時(shí)期下，企業(yè)檔案管理工作機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。企業(yè)必須要正視檔案管理發(fā)展過(guò)程中的困難和挑戰(zhàn)，積極采取有效措施，改變檔案管理的類(lèi)型和方法，以此緩解檔案管理的壓力，提高檔案管理的效率。除此之外，檔案管理人員在檔案管理的過(guò)程中可以有效應(yīng)用信息技術(shù)，借助檔案管理系統(tǒng)為檔案管理提供技術(shù)支持。同時(shí)，企業(yè)的檔案管理部門(mén)要加大人才招聘力度，實(shí)現(xiàn)檔案綜合化管理，提高企業(yè)檔案管理人員的道德素質(zhì)和工作能力水平，推進(jìn)新形勢(shì)下企業(yè)的檔案管理事業(yè)獲得更高大的進(jìn)步。就企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，檔案管理工作依舊存在諸多問(wèn)題，如果這些問(wèn)題不能得到有效解決，就會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)的發(fā)展，進(jìn)而不利于我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;綜合管理;優(yōu)化

引言

企業(yè)檔案作為企業(yè)信息存儲(chǔ)的主要方式，記錄了企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展的全過(guò)程，能夠?yàn)槠髽I(yè)決策提供具有可行性的數(shù)據(jù)分析，對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有重要的推動(dòng)作用。企業(yè)開(kāi)展檔案管理工作的意義在于利用檔案為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。企業(yè)管理包含多個(gè)環(huán)節(jié)，其中重要的一環(huán)就是檔案管理。因此，提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)，有助于推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

1新時(shí)期企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的意義

1）降低企業(yè)成本支出開(kāi)展企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，可以提升信息資源開(kāi)發(fā)利用率，拓寬開(kāi)發(fā)利用范圍，提升企業(yè)當(dāng)前各項(xiàng)資源的利用效率，縮減產(chǎn)品開(kāi)發(fā)費(fèi)用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)成本支出費(fèi)用的降低，為企業(yè)的穩(wěn)定、和諧發(fā)展創(chuàng)造良好條件。2）查詢(xún)搜索更加便捷在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作中，關(guān)于有關(guān)搜索信息工作方面，檔案管理人員花費(fèi)的時(shí)間與精力比較多。通過(guò)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的發(fā)展，可以確保查詢(xún)工作的高效完成，面對(duì)多樣化的查詢(xún)形式，還可以選用最優(yōu)化的方式。在短時(shí)間內(nèi)將所需的檔案信息檢索出來(lái)，不僅減少了檔案管理人員的工作量，而且節(jié)約了寶貴的時(shí)間。

2企業(yè)檔案綜合管理優(yōu)化對(duì)策研究

2.1緊抓檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案智慧化管理

在企業(yè)檔案工作中，最終的目的是實(shí)現(xiàn)檔案智慧化管理?；诖耍髽I(yè)需要考慮兩個(gè)重點(diǎn)問(wèn)題：第一，要不斷地挖掘企業(yè)檔案工作是如何與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、法規(guī)政策等方面進(jìn)行對(duì)接的;第二，如何統(tǒng)籌將企業(yè)檔案管理工作的全過(guò)程融入企業(yè)管理、服務(wù)、數(shù)字化設(shè)計(jì)等因素。伴隨著智慧企業(yè)建設(shè)的深入推進(jìn)，企業(yè)要借助新技術(shù)加快推進(jìn)企業(yè)檔案工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)，通過(guò)創(chuàng)新檔案管理手段、內(nèi)容和方法，實(shí)現(xiàn)檔案管理從手工操向信息化智能化操作轉(zhuǎn)化，從保管紙質(zhì)檔案向保管電子檔案轉(zhuǎn)變，從檔案資源分散利用向聯(lián)網(wǎng)在線(xiàn)共享轉(zhuǎn)變，分層地實(shí)現(xiàn)檔案智慧化管理。

2.2建立企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)

信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新需要企業(yè)建立檔案信息管理系統(tǒng)，隨著信息化普及程度的逐漸提高，檔案管理部門(mén)只有與信息產(chǎn)業(yè)相結(jié)合，才能更好地利用現(xiàn)代科技成果服務(wù)于檔案管理工作，從而減少檔案管理中重復(fù)無(wú)效的工作，更好地實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，檔案管理部門(mén)應(yīng)該對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，對(duì)于原有的電子檔案進(jìn)行歸類(lèi)和資源整合，從而建立起檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)應(yīng)該對(duì)檔案資源的使用權(quán)限進(jìn)行一定的設(shè)置，防止企業(yè)機(jī)密泄露，對(duì)于有權(quán)限訪(fǎng)問(wèn)檔案信息管理系統(tǒng)的人員給相應(yīng)的賬號(hào)和密碼。同時(shí)，可以根據(jù)訪(fǎng)問(wèn)日志了解哪些賬號(hào)在哪些時(shí)間段查閱過(guò)哪些檔案，信息化檔案不允許工作用途以外的人進(jìn)行下載和復(fù)制，如有需要可在檔案系統(tǒng)發(fā)起檔案查（借）閱流程，經(jīng)檔案管理人員授權(quán)后，加水印進(jìn)行下載、打印，這樣可有效防止檔案機(jī)密泄漏，保證檔案安全。同時(shí)對(duì)于企業(yè)的核心機(jī)密檔案，應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)信息化監(jiān)管，企業(yè)的信息管理部門(mén)應(yīng)該定期或者不定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和維護(hù)，防止黑客入侵，同時(shí)也為檔案信息化管理系統(tǒng)的正常使用提供有力的安全保障。

2.3實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理

近年來(lái)，隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，檔案管理信息化管理模式已經(jīng)成為檔案管理的必然趨勢(shì)，為了更好地促進(jìn)企業(yè)檔案管理獲得平穩(wěn)的發(fā)展，就必須對(duì)企業(yè)的檔案管理融入信息化管理方式，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新。同時(shí)，在企業(yè)檔案管理過(guò)程中，檔案管理工作部門(mén)必須要建立檔案管理制度，使企業(yè)檔案管理工作朝著規(guī)范化和制度化的方向發(fā)展，在企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)，要及時(shí)追究檔案管理人員的責(zé)任。檔案管理工作制度務(wù)必要從分層責(zé)任制度的角度出發(fā)，將工作進(jìn)行細(xì)化處理，實(shí)現(xiàn)檔案管理責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)崗位，規(guī)避檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)禁出現(xiàn)信息泄露等一系列的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。同時(shí)，企業(yè)檔案管理人員還必須定期接受檔案培訓(xùn)教育，增強(qiáng)自身的道德素質(zhì)、職業(yè)素質(zhì)，提升信息化檔案管理水平。

2.4增強(qiáng)工作人員對(duì)檔案的重視度

要想有效加強(qiáng)管理人員對(duì)檔案管理的重視程度，應(yīng)該先要改變領(lǐng)導(dǎo)的觀(guān)念與認(rèn)知，以此轉(zhuǎn)變工作人員的工作態(tài)度。領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)檔案管理工作的具體內(nèi)容和詳細(xì)情況進(jìn)行系統(tǒng)地掌握與了解，清楚檔案管理工作在企業(yè)管理與運(yùn)行中的重要作用。如果發(fā)生工作文件丟失或者過(guò)期現(xiàn)象，通過(guò)查找檔案信息就能夠找到原文件，減少了一定工作壓力，也提高了工作效率。所以，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并向工作人員明確傳達(dá)，使得檔案管理工作人員增強(qiáng)工作態(tài)度和工作意識(shí)。檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該要制定詳細(xì)的工作規(guī)范守則，并對(duì)工作人員進(jìn)行定期考核與培訓(xùn)，使得檔案管理工作人員在端正工作態(tài)度的基礎(chǔ)上，明確工作內(nèi)容，進(jìn)而提升檔案管理工作效率。此外，工作人員需要提升自身的綜合素養(yǎng)與專(zhuān)業(yè)能力，明確檔案管理工作的主要任務(wù)，對(duì)工作進(jìn)行妥善安排，確定工作目標(biāo)。在保障檔案管理工作順利運(yùn)行的基礎(chǔ)上，兼顧企業(yè)實(shí)際運(yùn)行狀況，以此保證檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

在企業(yè)的管理活動(dòng)中，檔案管理屬于其中重要的內(nèi)容之一。新時(shí)期為了提升企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)性與有效性，各個(gè)企業(yè)正在大力開(kāi)展企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)活動(dòng)。在具體工作中，企業(yè)也遇到了不少問(wèn)題，對(duì)檔案管理工作造成了影響。這就要求企業(yè)針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的具體情況，認(rèn)真開(kāi)展相關(guān)的研究與分析，對(duì)檔案管理信息化制度和措施進(jìn)行改進(jìn)與優(yōu)化，以此提升企業(yè)檔案管理信息化工作的合理性與高效性，加快推動(dòng)檔案管理信息化工作的順利開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)

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