基于經(jīng)濟效益視角對檔案價值弱化的研究

劉 揚

(黑龍江省林業(yè)設(shè)計研究院，黑龍江 哈爾濱 150080)

1 檔案價值鑒定弱化論概述

最早提出“檔案價值鑒定應(yīng)該被弱化”這一理論的是加州大學(xué)的AnneJ. Gilliland 教授，她認(rèn)為：“隨著數(shù)字時代的不斷推進，檔案管理環(huán)節(jié)中鑒定工作將會消失”“檔案鑒定工作的人為的對檔案的挑選并不是一個產(chǎn)生與增強檔案證據(jù)效用的過程，相反是一個弱化的作用。”2015年周林興老師發(fā)表的《錯位的價值判定應(yīng)該被糾正——對檔案鑒定及銷毀的歷史視閾考量》一文中也就檔案鑒定弱化理論進行了較為系統(tǒng)地闡述。他認(rèn)為檔案鑒定之所以存在主要是出于兩個方面的原因：一是為了解決館藏數(shù)量激增與庫房空間有限之間的矛盾；二是為了提高館藏信息資源利用效率。但檔案工作人員根據(jù)“當(dāng)下”對檔案的認(rèn)識來鑒定檔案價值具有片面性，一是檔案工作人員的判斷過于主觀，不能真正深入地、完全的認(rèn)識檔案價值，二是檔案工作人員不能超前認(rèn)識到后人認(rèn)為的檔案的“價值”，會導(dǎo)致有用檔案被銷毀。而現(xiàn)在隨著科技的發(fā)展，大容量的存儲載體非常常見，加之國家財政對檔案事業(yè)的大量補貼使得檔案有必要全部保存下來以備查考，因此提出弱化檔案價值鑒定的觀點[1-3]。

2 經(jīng)濟效益視角下的檔案鑒定

對于上述觀點，學(xué)界存在大量反對意見，如孫大東認(rèn)為，檔案鑒定存在的基石并非是周林興文中所述的兩個矛盾，而是“對文件和檔案價值的判斷和取舍”，這才是檔案鑒定存在和發(fā)展的主要考量。除此之外，“檔案鑒定弱化”這一觀點不符合經(jīng)濟效益的低投入高產(chǎn)出的需求。其中，投入包括空間、人員、經(jīng)費、裝備、制度等方面條件，產(chǎn)出包括受控制的檔案和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.1 成本機制

無論是在檔案管理還是生產(chǎn)生活中，經(jīng)濟成本都是要應(yīng)該被考慮的首要因素，經(jīng)濟成本即“代價成本”，就是在檔案管理中所要付出的人力、物力、財力等代價所需要的成本。按照“檔案鑒定弱化論”的說法，將社會產(chǎn)生的檔案不加取舍全部保存，雖然在技術(shù)上具有一定的可行性，但卻要付出極大的“成本代價”。首先，社會產(chǎn)生的文件中有很多重復(fù)冗余的文件，或是保存意義不大的文件，或是一些可以被其他同類型但價值更大的文件所代替的文件等利用率極低的文件，將這些文件同真正具有保存價值的文件一同保存起來，會占用大量空間，造成存儲空間的浪費和資源的浪費，也就是要付出極大的成本代價，并且這些檔案存在的價值與存儲所產(chǎn)生的成本不成正比，降低了檔案管理的經(jīng)濟效益甚至有時候這部分檔案的經(jīng)濟效益為負(fù)值。如果用這些“被浪費”的存儲空間存儲簡而精的檔案可以通過節(jié)省存儲空間來降低成本提高效益。

科技的發(fā)展和存儲容量的增大不應(yīng)為那些多余的不具備長期保存價值的檔案服務(wù)，而應(yīng)該著眼于借助高科技存儲技術(shù)降低管理成本以提高經(jīng)濟效益。其次，國家雖然加大了對檔案事業(yè)的資金投入，但并不處于“富余”狀態(tài)，這些資金大多用在檔案資源數(shù)字化與館藏資源的開發(fā)再利用上，而不是用在為“死亡”的檔案尋找繼續(xù)“生存”的空間上來。有投入必定看中產(chǎn)出，對檔案館及檔案資源的開發(fā)建設(shè)會為社會、國家?guī)順O大的經(jīng)濟效益，但把大量的資金投入到“高投入低產(chǎn)出甚至是零產(chǎn)出”的“低價值”檔案的保存上顯然違背了效益原則。對于周林興老師文中所說的“現(xiàn)在無價值檔案未必在日后無價值”這一觀點，不予以完全否定，但就目前狀況以及經(jīng)濟發(fā)展規(guī)律來看，把大量資金加注到這種未知的“泡沫效益”上顯然是無稽之談[4-6]。

2.2 分工機制

弱化檔案價值鑒定的初衷是將檔案工作者從檔案工作中解脫出來，將更多的時間和精力用在檔案信息資源開發(fā)利用上，但實際效果恰恰相反。檔案不經(jīng)鑒定直接入館保存或移交，使得檔案的保管量增大，這勢必會增大檔案工作人員的工作量。在現(xiàn)有工作人員的基礎(chǔ)上增加保管人數(shù)或者延長現(xiàn)有數(shù)量工作人員的工作時間，浪費人力資源，不能達到人力資源的合理配置，同時工作人員數(shù)量的增多或者工作時間的增長都會使勞動報酬增多，從而加大了檔案管理的成本，而這些檔案卻不能產(chǎn)生相應(yīng)的價值效益[7-8]。

2.3 服務(wù)機制

按照“弱化檔案價值鑒定”的觀點，完完全全的照搬照管社會所產(chǎn)生的全部檔案可以摒棄檔案工作人員的主觀意愿，客觀的、最大限度地保護檔案的完整性和原始記錄性。對此，檔案工作人員對檔案進行鑒定并不是完全按照個人主觀判斷，而是經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)并嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)、檔案規(guī)章制度的相關(guān)要求進行鑒定工作的，是有法可依、有據(jù)可循的。此外，若按照“檔案鑒定弱化論”對檔案進行保管，即使從數(shù)量上達到了檔案完整性的要求，但卻不利于檔案日后的利用。一方面，從檢索利用上講，檔案全部保存意味著存儲數(shù)量無比龐大，檔案工作者要對如此之大的檔案群進行范圍檢索、再逐一排查才去掉無用信息才能最終確定利用者所需求的具體檔案信息，給查詢和查找?guī)聿槐?，這使得檔案檢索服務(wù)的速度下降，給利用者帶來極差的服務(wù)體驗，甚至可能影響檔案機構(gòu)在社會中的形象與評價。另一方面，從檔案機構(gòu)本身來講，檔案的保存目的是為了利用，但一次檢索所帶動的由大量信息參與的更高速、更復(fù)雜的運轉(zhuǎn)、精密計算對存儲設(shè)備和檢索設(shè)備造成的損傷也是巨大的。而檢索結(jié)果往往并不存在這些可以舍棄的“垃圾”檔案中，但這些“多余”的檔案卻被包含在每次檢索中，不僅占用空間，還加速設(shè)備老化，同樣使原有的檔案管理所產(chǎn)生的效益下降[9-10]。

3 結(jié)語

新技術(shù)的發(fā)展會引發(fā)人們對原始檔案工作各個環(huán)節(jié)的質(zhì)疑，產(chǎn)生激烈的思想碰撞。檔案工作要革新必須站在檔案工作的本之目的上再考慮其如何順應(yīng)時代的發(fā)展。同時，檔案鑒定這一工作環(huán)節(jié)不應(yīng)被弱化，但也許會隨著科技的發(fā)展有所轉(zhuǎn)變，比如借助高科技設(shè)計制作完善的鑒定系統(tǒng)對檔案進行自動分類鑒定，這樣既可以避免工作人員因失誤或了解不足錯誤判斷檔案價值的主觀因素，同時也能把人從工作中解放出來，使人從勞動型向知識型、科技型轉(zhuǎn)變。最重要的，這樣可以節(jié)約人力成本，讓人發(fā)揮更大的創(chuàng)造價值，從而提高檔案管理工作的經(jīng)濟效率、社會效益，也有利于檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展。