探析二維碼技術在人事檔案中的應用

李 茜

(黑龍江省林業(yè)設計研究院，黑龍江 哈爾濱 150080)

自計算機技術不斷更新發(fā)展以來，各行各業(yè)對于計算機技術的應用都十分關注。在信息化時代背景下，計算機技術的應用范圍更加廣泛，二維碼技術作為計算機領域中的新技術，在人事檔案管理工作中的應用價值也被開發(fā)出來。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作往往以人工操作管理為主，但是在管理效率方面卻并不突出，此時將二維碼技術應用于此項管理工作中，不僅能夠提升管理效率，且于管理信息量方面也得到了進一步拓展，從而優(yōu)化管理質量。鑒于此，針對二維碼技術在人事檔案中的應用這一主題進行深入分析則具有重要現(xiàn)實意義。

1 二維碼技術分析

二維碼技術又稱二維條碼，常見的二維碼為QR Code，QR比傳統(tǒng)的Bar Code條形碼能存更多的信息也能表示更多的數(shù)據(jù)類型[1]。同時該項技術是用某種特定的幾何圖形按一定規(guī)律在平面(二維方向上)分布的、黑白相間的、記錄數(shù)據(jù)符號信息的圖形；在代碼編制上巧妙地利用構成計算機內部邏輯基礎的“0”、“1”比特流的概念，使用若干個與二進制相對應的幾何形體來表示文字數(shù)值信息，通過圖像輸入設備或光電掃描設備自動識讀以實現(xiàn)信息自動處理。具有條碼技術的一些共性：每種碼制有其特定的字符集；每個字符占有一定的寬度；具有一定的校驗功能等。同時還具有對不同行的信息自動識別功能、及處理圖形旋轉變化點[2]。

2 二維碼技術在人事檔案中應用的可行性分析

雖然當前二維碼技術已經(jīng)在各個領域逐漸普及，但在人事檔案管理領域中，該項技術的使用并未普及，此時想要確認二維碼技術在該領域中應用的可行性，就必須做好以下幾項影響因素地分析工作：①網(wǎng)絡環(huán)境優(yōu)良。隨著網(wǎng)絡全球化的發(fā)展，網(wǎng)絡用戶占比每年呈倍數(shù)增長，其中作為人民上網(wǎng)主要方式的移動上網(wǎng)，已經(jīng)隱隱發(fā)展為國民的主要上網(wǎng)方式，而目前，我國4G技術已經(jīng)全面普及且5G技術隨之發(fā)展，為二維碼技術的應用提供了良好的網(wǎng)絡環(huán)境。②微時代社會背景優(yōu)越[3]。當前，我國正處于微時代社會背景下，智能手機的使用用戶數(shù)量十分龐大，為二維碼技術在檔案管理中的應用提供了更加堅實的社會基礎，且相關資料顯示，二維碼在網(wǎng)絡中文本、網(wǎng)址、下載等方面的應用具有一定技術支持基礎，此時將其運用于人事檔案下載、借閱、調取等管理工作中可行性極高。

3 二維碼技術在人事檔案中的應用探析

3.1 二維碼技術在人事檔案宣傳工作中的應用

人事檔案的設定主要為檔案用戶自身在就職期間的晉升、評職稱、工齡確認以及退休金領取等工作開展提供數(shù)據(jù)信息參考，由此可見，檔案管理工作的展開對于個人的發(fā)展具有十分重要的影響。但目前，部分人對于人事檔案管理工作的重要性認知卻存在嚴重的不足，甚至部分人主觀上將檔案管理判斷為“無用”，唯有在急需相關資料時方才關注到該項工作[4]。據(jù)相關統(tǒng)計資料表明，超出50%的人在臨近退休時方才想起檔案相關問題，但此時想要進行各類材料的補充和完善，所涉及的事項十分繁雜，嚴重降低了人事檔案管理的工作效率。在此基礎上，充分將二維碼技術應用于檔案管理過程中，檔案用戶可直接通過手機掃碼的形式加強對于自身檔案狀況的了解，當掃描操作完成后，用戶就可通過二維碼中所設置的網(wǎng)址鏈接進入到檔案所在檔案館官網(wǎng)中，且通過對該鏈接的訪問，就可直接將相關信息下載下來用于閱讀和了解。在微時代下，人們可通過二維碼技術的使用構建具有時代特色的“隨身檔案館”，對于培養(yǎng)人們逐步養(yǎng)成檔案意識也具有重要促進作用，最終達成人事檔案宣傳工作的開展目標。

3.2 二維碼技術在人事檔案實體管理工作中的應用

在人事檔案管理工作開展期間將二維碼技術應用于實體檔案管理過程中，主要從以下幾方面展開：①歸檔編號管理。標準流程下，檔案館在進行人事檔案的接收時，需為每一份檔案設定唯一的制檔編號，后續(xù)該檔案就可憑借編號進行查找和更改，當前時期下國家并未針對人事檔案的編制標準進行統(tǒng)一設定，不同單位在人事檔案管理中所使用的編制規(guī)則也有所差異[5]。傳統(tǒng)的檔案編號需手寫編號并錄入計算機系統(tǒng)中，浪費人力資源的同時對于檔案管理本身的信息化發(fā)展水平提升也會產(chǎn)生影響。而此時，充分將二維碼技術應用其中，則能夠一次性完成檔案用戶的各項信息歸檔編號工作，且此檔案編號符合唯一性原則。②錄著定位管理。一般而言在入館錄著前，需要將檔案的詳細信息乃至存儲位置一并錄入到管理系統(tǒng)中，隨后將所錄著的檔案信息轉換為二維碼的形式打印粘貼于檔案外部，當進行檔案調取時，管理員可直接通過庫房二維碼閱讀器準確找到檔案定位點，提升檔號信息采集效率的同時也可優(yōu)化檔案入庫速度。

3.3 二維碼技術在人事檔案實際工作中的應用

在人事檔案應用中，二維碼技術的使用主要集中在以下幾方面：①電子檔案中的應用。針對二維碼技術本身而言，其具有加密性特點，此特征符合電子檔案應用的保密特征。在應用流程上，當檔案館接收到用戶檔案提交申請后，會針對用戶的身份加以驗證，驗證完成且成功后系統(tǒng)會自動為申請者查詢檔案相關信息，并將信息內容發(fā)送于申請用戶[6]。②實體檔案中的應用。應用二維碼技術進行檔案管理后，借閱者可直接通過二維碼閱讀器的掃描完成電腦系統(tǒng)上的借閱記錄登記工作，當進行檔案調閱時，也可通過二維碼掃描的形式快速定位到檔案在系統(tǒng)中的存儲位置，最終實現(xiàn)人事檔案管理的智能化。

3.4 二維碼技術在人事檔案應用工作中的難點

受到檔案管理工作開展本身的特性限制，其管理系統(tǒng)與二維碼技術之間的嫁接難度相對較高。與此同時，將二維碼技術應用于人事檔案管理中，需要檔案館構建一個以二維碼技術為基礎的全新信息管理系統(tǒng)，且主系統(tǒng)中包含大量的子系統(tǒng)，此時需在每一個子系統(tǒng)中均置入二維碼系統(tǒng)庫，在系統(tǒng)設計及實現(xiàn)難度上相對較高。針對以上難點問題，需要進一步探索、研究和解決。

4 結論

人事檔案管理工作開展過程中，想要進一步提升管理效率及質量充分將二維碼技術應用其中十分重要。在此基礎上，檔案管理期間使用二維碼技術時，首先需要做好的工作就是分析該項技術實際應用的可行性，確認可執(zhí)行度滿足現(xiàn)有管理標準后，還需同步從人事檔案的宣傳、實體管理等多個角度展開技術運用分析工作，確保技術能夠在不同的管理環(huán)節(jié)中均發(fā)揮更加突出的管理成效，最終為人事檔案管理水平實現(xiàn)階段性的提升奠定堅實的基礎。