建立文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性

徐珊珊

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)及云計(jì)算技術(shù)的快速發(fā)展，辦公自動化水平不斷提高，而文書檔案整理歸檔作為一項(xiàng)重要內(nèi)容，也開始受到檔案管理部門的重視。大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為文書檔案數(shù)字化管理提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支撐。然而當(dāng)前文書檔案管理對于信息技術(shù)的應(yīng)用尚處于初級階段，無法充分發(fā)揮數(shù)字化管理的優(yōu)勢和作用。文書檔案是由專職檔案員、辦公人員，對涉及的不同類別、不同重要等級檔案進(jìn)行管理，通過借助于大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、辦公自動化系統(tǒng)，進(jìn)行多元檔案信息的搜集、處理、共享與存儲，可以在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理的同時(shí)，提高文書檔案整理、歸檔效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時(shí)代;文書檔案管理;管理模式;問題

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中指出，要積極面對檔案信息資源多樣化的趨勢，加快數(shù)字信息資源轉(zhuǎn)型，并對文書檔案數(shù)字化建設(shè)提出了新的要求。檔案數(shù)字資源雖然突破了空間、時(shí)間的限制，便于共享和檢索，但是存在易被篡改的問題，這就需要提高管理技術(shù)水平。因此，數(shù)字化管理面臨著一系列的挑戰(zhàn)。數(shù)字化新時(shí)代的到來，文書檔案管理活動需要注入新的管理理念。根據(jù)目前文書檔案管理存在的各種問題，需要對大數(shù)據(jù)和云計(jì)算加以充分利用來有效規(guī)避存在的不同問題，通過對現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的利用，不但能夠快速地查詢各種數(shù)據(jù)，還能夠使各項(xiàng)數(shù)據(jù)具備完善性。不僅能夠使問題得到妥善解決，還可以從本質(zhì)上提升文書檔案管理質(zhì)量，從而使能夠更好地提升服務(wù)

質(zhì)量。

一、數(shù)字時(shí)代文書檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義

（一）有利于進(jìn)一步減少文書檔案管理成本

現(xiàn)階段，隨著時(shí)間推移以及工作推進(jìn)，機(jī)關(guān)單位文書檔案的數(shù)量和種類不斷增加。與此相矛盾的是許多機(jī)關(guān)單位并沒有充足的檔案室為文書檔案管理工作提供充足的空間。同時(shí)，一味強(qiáng)調(diào)檔案室空間的擴(kuò)大，勢必會導(dǎo)致文書檔案管理成本的增加。為此，立足于數(shù)字化時(shí)代的特點(diǎn)，將信息技術(shù)應(yīng)用至文書檔案管理領(lǐng)域，及時(shí)對文書檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，能夠有效減少機(jī)關(guān)單位檔案所占用的空間，進(jìn)一步推進(jìn)電子化辦公、無紙化辦公，確保文書檔案管理工作可持續(xù)化發(fā)展[1]。

（二）有利于加快文書檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級

傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理模式中，文書檔案主要以紙質(zhì)文件的形式呈現(xiàn)，難以實(shí)現(xiàn)一站式管理、開發(fā)以及利用的目標(biāo)。該種管理模式下，不僅無法提升文書檔案管理效益，而且還會導(dǎo)致文書檔案管理系統(tǒng)性、科學(xué)性以及全面性不足。為了降低文書檔案管理難度、檢索難度和利用難度，增強(qiáng)管理質(zhì)量，就必須要立足于“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的基本特點(diǎn)，充分將信息技術(shù)應(yīng)用其中。一方面，借助互聯(lián)網(wǎng)終端的文書檔案管理系統(tǒng)，可以快速便捷地對文書檔案進(jìn)行分類，直接瀏覽相應(yīng)的文書檔案目錄，構(gòu)建文書檔案數(shù)據(jù)庫，便于后期對文書檔案進(jìn)行開發(fā)與利用;另一方面，從信息化的角度對文書檔案進(jìn)行管理，可以提升文書檔案編目、鑒定、保管效率，打破時(shí)間、空間層面的傳輸壁壘，實(shí)現(xiàn)一站式管理、開發(fā)以及利用的目標(biāo)?？偠灾?，數(shù)字時(shí)代，必須把握信息技術(shù)的特點(diǎn)，抓住時(shí)代發(fā)展機(jī)遇，推動文書檔案管理工作轉(zhuǎn)型

升級。

（三）提高文書檔案開發(fā)利用與管理效率

文書檔案資料的鑒定、整理和歸檔，主要在Word、Excel等電子軟件管理的基礎(chǔ)上，利用多種大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算服務(wù)平臺，進(jìn)行多種文書資源的電子化建設(shè)。例如，通過文書檔案電子化轉(zhuǎn)換、電子檔案目錄的建立，打破時(shí)間、空間與地域的限制，由領(lǐng)導(dǎo)、管理人員共同參與，展開不同部門文書檔案資源、功能服務(wù)的提供與管理。在網(wǎng)絡(luò)的支持下，根據(jù)不同主體對文書檔案的利用需求，進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、資源服務(wù)提供，從而提升文書檔案開發(fā)利用與管理效率。

二、數(shù)字時(shí)代下文書檔案管理存在的各種問題

（一）文書檔案數(shù)字化建設(shè)不規(guī)范

文書檔案具有重要的價(jià)值，其是否具備全面性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、完整性以及真實(shí)性，將會直接影響后期的利用。然而，當(dāng)前部分機(jī)關(guān)單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)不規(guī)范，后期存在重復(fù)加工、重復(fù)處理的現(xiàn)象。之所以出現(xiàn)這種情況，主要是因?yàn)閿?shù)字檔案在立卷歸檔、管理責(zé)任落實(shí)、管理標(biāo)準(zhǔn)等方面存在漏洞。一是數(shù)字檔案立卷歸檔不科學(xué)，嚴(yán)重影響信息化建設(shè)的質(zhì)量。一方面，OA辦公系統(tǒng)、文書檔案管理系統(tǒng)之間仍未實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，部分已經(jīng)在OA辦公系統(tǒng)中的電子文件無法同步傳輸至文書檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，影響了立卷歸檔的效率;另一方面，部分業(yè)務(wù)部門沒有及時(shí)將線上終端的電子文件移送轉(zhuǎn)交至檔案管理部門。二是管理責(zé)任落實(shí)不力。部分機(jī)關(guān)單位尚未將文書檔案數(shù)字化建設(shè)工作的責(zé)任落實(shí)到具體的各個(gè)業(yè)務(wù)部門、工作人員，整體缺乏責(zé)任意識、規(guī)范意識。三是文書檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)不明確。部分機(jī)關(guān)單位建章立制工作滯后，缺乏明確的工作思路，導(dǎo)致數(shù)字化建設(shè)的流程、內(nèi)容、分工、目標(biāo)較為模糊[2]。

（二）文書檔案數(shù)字化緩慢

相較于發(fā)達(dá)國家，我國信息技術(shù)在文書檔案領(lǐng)域的應(yīng)用較晚，部分機(jī)關(guān)單位的管理理念也沒有相應(yīng)轉(zhuǎn)變。典型表現(xiàn)在，文書檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作緩慢，許多文書檔案仍然以紙質(zhì)化的形式呈現(xiàn)，無法應(yīng)用相關(guān)的軟件和技術(shù)對文書檔案進(jìn)行處理，難以適應(yīng)數(shù)字時(shí)代的發(fā)展趨勢。缺乏可利用的高效設(shè)備和軟件，難以朝著信息化、現(xiàn)代化的方向轉(zhuǎn)型。部分機(jī)關(guān)單位尚未采購并配備高速掃描儀、高拍儀、微縮相機(jī)等硬件設(shè)施以及文件格式轉(zhuǎn)化軟件。在這種環(huán)境下，紙質(zhì)類文書檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字類文書檔案的效率不高。人手不足的問題突出。近年來，各個(gè)機(jī)關(guān)單位文書檔案資料的數(shù)量激增。然而，部分機(jī)關(guān)單位文書檔案管理人員的數(shù)量卻沒有相應(yīng)增加。如何在處理存量的基礎(chǔ)上，對增加的紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，是困擾著文書檔案管理人員的難題。

（三）技術(shù)把控程度低

文書檔案信息化管理以數(shù)字信息技術(shù)為支撐，若數(shù)字信息技術(shù)手段融入率偏低，則會對文書檔案信息化管理的落實(shí)進(jìn)程與運(yùn)行質(zhì)量產(chǎn)生不良影響。目前，部分單位存在信息技術(shù)利用率偏低的問題，具體表現(xiàn)為：辦公系統(tǒng)、公文系統(tǒng)以及檔案管理系統(tǒng)間存在連貫性較弱的情況，使得數(shù)據(jù)信息共享性偏弱，進(jìn)而影響“文書檔案一體化”文書檔案信息化管理系統(tǒng)的工作效率;云共享技術(shù)應(yīng)用度偏低，部分單位并未及時(shí)采購云存儲空間，使得文書檔案共享建設(shè)處于滯后狀態(tài);大數(shù)據(jù)應(yīng)用率偏低，主要是指部分檔案管理人員在數(shù)據(jù)挖掘與查找上效率較低，難以適應(yīng)文書檔案信息化管理的實(shí)際要求[3]。

（四）管理理念有待更新

文書檔案管理根據(jù)時(shí)代的發(fā)展必須要做出適當(dāng)性的調(diào)整，然而目前大多數(shù)機(jī)關(guān)文書檔案管理人員故步自封，對新的管理理念置之不理，在實(shí)際工作中依然沿用傳統(tǒng)管理理念，造成電子文書檔案管理不能發(fā)揮自身應(yīng)有的作用，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：（1）未構(gòu)建全面性的文書檔案管理信息系統(tǒng);（2）信息化管理技術(shù)掌握不全;（3）對文書檔案數(shù)據(jù)安全缺乏足夠的重視等等。這部分問題的存在對機(jī)關(guān)文書檔案管理活動的有效展開產(chǎn)生了不良影響[4]。

（五）文書檔案工作制度不完善

文書檔案工作制度存在漏洞，檔案工作人員無法做到有據(jù)可依、有章可循，一定程度上影響到文書檔案工作流程精細(xì)化水平。文書檔案工作制度的針對性不強(qiáng)，內(nèi)容較為宏觀，沒有著眼于單位實(shí)際情況，缺乏具體實(shí)施細(xì)則，無法有效應(yīng)用到檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中?？冃Э己伺c責(zé)任落實(shí)等制度內(nèi)容過于表象化，沒有重點(diǎn)圍繞“檔案規(guī)范化、檔案精細(xì)化、檔案創(chuàng)新化”的要求優(yōu)化制度內(nèi)容。

（六）尚未形成全覆蓋的文書檔案管理體系

現(xiàn)階段，部分機(jī)關(guān)單位尚未意識到文書檔案工作治理能力現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的必要性，存在檔案管理機(jī)制單一化、條塊分割化的問題。表現(xiàn)為部分單位分管領(lǐng)導(dǎo)對于文書檔案工作的重視度不足，在人、財(cái)、物等資源統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)上沒有下足功夫，導(dǎo)致文書檔案工作邊緣化。不斷增加的文書檔案數(shù)量與檔案隊(duì)伍建設(shè)不成正比。例如，文書檔案工作人員的數(shù)量不足，專業(yè)素質(zhì)與時(shí)代發(fā)展、管理需求不匹配。文書資料形成部門對文書檔案工作的支持力度不足，影響立卷歸檔等工作[5]。

（七）文書檔案數(shù)字化建設(shè)的安全系數(shù)低

網(wǎng)絡(luò)終端存在各種非法程序以及病毒入侵，為文書檔案管理工作帶來威脅。然而，部分機(jī)關(guān)單位過于強(qiáng)調(diào)對文書檔案的利用，忽視從安全角度對文書檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致安全保障工作滯后。一方面，技術(shù)手段以及管理措施不科學(xué)，既沒有對文書檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加密管理，也沒有采用數(shù)字水印、數(shù)字密鑰技術(shù)對文書檔案本身進(jìn)行加密;另一方面，文書檔案備份工作滯后，文書檔案被非法加密后難以恢復(fù)正常工作。

（八）文書檔案整理歸檔機(jī)制落實(shí)不到位

當(dāng)前文書檔案整理、歸檔的工作制度，主要針對紙質(zhì)化文書內(nèi)容，進(jìn)行文書工作人員、檔案管理人員職責(zé)的分工，對現(xiàn)有的紙質(zhì)化、圖片或卡片化文書檔案資源，做全方位的掃描、錄入與管理。但在文書檔案整理、歸檔執(zhí)行過程中，部分管理主體缺乏對海量文書檔案數(shù)據(jù)信息展開深層次挖掘、處理分析的主動性，對辦公自動化系統(tǒng)的使用，也由于自身基礎(chǔ)理論知識、專業(yè)技術(shù)能力的不達(dá)標(biāo)，使日常行政文書檔案、教育文書檔案，以及涉及內(nèi)部機(jī)密檔案文件的管理，出現(xiàn)檔案管理工作落實(shí)不到位、重保管輕利用的問題[6]。

三、新形勢下文書檔案管理工作轉(zhuǎn)型的對策

（一）理順檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)工作體系全覆蓋

要探索建立文書檔案“四級管理”模式，搭建分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、文書檔案工作人員負(fù)責(zé)落實(shí)、兼職檔案員負(fù)責(zé)配合的工作體系，確保管理梯隊(duì)完善、單位高度重視、工作職責(zé)清晰。一是單位分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人員配備、經(jīng)費(fèi)設(shè)施、制度修編、責(zé)任落實(shí)、績效考核等工作，協(xié)調(diào)好文書檔案工作人員與其他部門之間的關(guān)系，為文書檔案工作開展創(chuàng)造有利條件。二是單位要結(jié)合文書檔案工作量、工作難度、工作要求，配備一定數(shù)量的工作人員，并開展持續(xù)性的專業(yè)培訓(xùn)，打造復(fù)合型的專職檔案人員隊(duì)伍。三是文書資料形成部門要設(shè)置兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文書資料的收集、審核工作，及時(shí)移交文書檔案工作人員，形成全員參與的檔案工作格局，最大限度地保障文書檔案工作質(zhì)量。

（二）加快文書檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)技術(shù)賦能目標(biāo)

一是要加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進(jìn)程，對紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行掃描處理，進(jìn)一步擴(kuò)大單位電子檔案管理的覆蓋面。二是要探索建立數(shù)字檔案室，嘗試將大數(shù)據(jù)技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、云共享技術(shù)、云儲存技術(shù)應(yīng)用到文書檔案工作中。一方面，依托數(shù)據(jù)鏈條打通文書檔案管理系統(tǒng)壁壘，協(xié)同辦公系統(tǒng)及其他信息管理平臺，繼續(xù)深化文書檔案線上“一站式”管理、開發(fā)、利用工作，加快數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)共享的步伐。另一方面，依托新型技術(shù)打造文書檔案數(shù)據(jù)庫，縮短檢索查閱時(shí)間，為單位各項(xiàng)工作提供快捷的信息支持[7]。

（三）織牢文書檔案安全管理網(wǎng)，保障檔案價(jià)值

為了更好地保障文書檔案原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，發(fā)揮文書檔案決策參考、信息憑證價(jià)值。一是要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全。機(jī)關(guān)單位可以通過防火墻、殺毒軟件、區(qū)塊鏈、數(shù)字加密、數(shù)字簽名、云加密技術(shù)對機(jī)關(guān)單位網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字文書檔案、文書檔案管理系統(tǒng)以及文書檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加密處理，并查殺病毒、木馬程序、黑客程序、惡意插件等相關(guān)病毒和非法程序。同時(shí)，要明確涉密文書檔案的訪問權(quán)限、訪問層級，從事前角度做好安全管控。二是要做好文書檔案備份工作。機(jī)關(guān)單位可以租借或者購置相應(yīng)的云儲存終端，依托于云端系統(tǒng)對文書檔案進(jìn)行封閉式備份，建立可容納海量文書檔案的備份數(shù)據(jù)庫，便于從事后角度做好安全防范工作。

（四）推動文書檔案數(shù)字化建設(shè)，為后期管理工作奠定基礎(chǔ)

未來，隨著信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，文書檔案勢必會朝著全面數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。為此，機(jī)關(guān)單位必須深入推進(jìn)文書檔案數(shù)字化建設(shè)，及時(shí)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，為后續(xù)的管理和利用工作創(chuàng)造有利條件。一是要配備和更新可供利用的高效設(shè)備和軟件，優(yōu)化管理環(huán)境。具體而言，可以結(jié)合文書檔案管理難度、管理數(shù)量以及管理需求來采購相應(yīng)大型掃描儀器、高拍儀、微縮相機(jī)等硬件設(shè)施以及文件格式轉(zhuǎn)化軟件，對紙質(zhì)類文書檔案進(jìn)行掃描，并轉(zhuǎn)化為可供便利存儲、利用的格式。二是可以通過招聘專業(yè)兼職人員來緩解文書檔案管理壓力，推進(jìn)文書檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作的進(jìn)程。

（五）設(shè)定完善的文書檔案

各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)在現(xiàn)階段文書檔案發(fā)展背景中展開文書檔案管理要注重遵循相關(guān)章程，制定明確的規(guī)定要求。各項(xiàng)管控活動要基于規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行操作，這樣才能保障文書檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展?，F(xiàn)階段我國針對文書檔案管理制定的法律法規(guī)主要有保密法、檔案法、歸檔文件整理規(guī)則等。各項(xiàng)法律法規(guī)制定實(shí)施能保障文書管理人員規(guī)范化開展文書檔案管理活動。在當(dāng)前信息化時(shí)代環(huán)境中，在加速文書檔案建設(shè)發(fā)展中。要注重基于單位內(nèi)部發(fā)展現(xiàn)狀，構(gòu)建相對完善的文書檔案理論系統(tǒng)?；诂F(xiàn)有力量體系促使管理人員開展各項(xiàng)實(shí)踐活動，保障文書檔案理論體系能有效適應(yīng)自身檔案文書檔案工作要求。此外，在文書檔案發(fā)展背景中，相關(guān)部門管理人員還要制定完善的檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。要在確定員工各項(xiàng)職責(zé)基礎(chǔ)上，積極研究各類公文編輯、檔案管理兼容性較高的操作系統(tǒng)。此項(xiàng)系統(tǒng)應(yīng)用中要注重規(guī)范化遵循網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、信息存儲技術(shù)各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)要求。通過此類系統(tǒng)規(guī)范化運(yùn)用能便于文書檔案管理人員掌握各項(xiàng)操作步驟要求，掌握好文書檔案安全性以及通用性。相關(guān)管理部門要注重遵循實(shí)踐指導(dǎo)、學(xué)術(shù)先行基本原則，在理論以及實(shí)踐階段要注重組建更為完善的文書檔案一體化管理模式，在實(shí)踐探究中提升信息化建設(shè)成效[8]。

（六）加強(qiáng)文書檔案整理歸檔的軟硬件建設(shè)

大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案的數(shù)字化管理，要引入大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)云計(jì)算服務(wù)平臺等，對單一化、紙質(zhì)化文書檔案的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。例如，對于文書檔案的電子化建設(shè)過程中，應(yīng)增加自動掃描儀、OCR字符識別儀、廣角數(shù)字照相機(jī)等系統(tǒng)硬件，以及OA辦公自動化系統(tǒng)軟件。對涉及的海量OA數(shù)據(jù)信息、非OA數(shù)據(jù)信息，進(jìn)行全方位的搜集、批量自動分發(fā)、申請歸檔和在線審核，保證從收集、鑒定、分類、歸檔到存儲整個(gè)流程的系統(tǒng)化、自動化發(fā)展，以此為校內(nèi)文書檔案數(shù)字化建設(shè)與管理提供保障。

四、結(jié)束語

數(shù)字化時(shí)代的到來使各項(xiàng)工作都發(fā)生了明顯的變化，對機(jī)關(guān)文書檔案管理而言，不僅是提供了全新的管理視角，還有效地實(shí)現(xiàn)了管理模式的創(chuàng)新。作為機(jī)關(guān)文書檔案管理人員，必須要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展作出對應(yīng)的調(diào)整，將先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用到文書檔案管理工作中，從而全面提升機(jī)關(guān)單位文書檔案管理質(zhì)量，促使機(jī)關(guān)能夠提供更好的服務(wù)。

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