聘用教師檔案管理工作淺析

丁玉瓊

摘要：聘用教師檔案管理工作是衡量學(xué)校管理工作水平的重要指標(biāo)之一，涉及入職教師的各項(xiàng)事務(wù)，也與教師之后的職業(yè)生涯息息相關(guān)，有效地管理教師檔案，能夠更科學(xué)、更規(guī)范地為教學(xué)助力，為聘用教師提供最佳的服務(wù)和保障。本文介紹了目前聘用教師檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題和解決途徑。

關(guān)鍵詞：聘用教師 ?檔案管理 ?解決途徑

一、聘用教師檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1、檔案保存環(huán)境惡劣

當(dāng)前很多學(xué)校沒(méi)有意識(shí)到教師檔案的重要性，使得教師檔案處理無(wú)序，放置隨意，又因現(xiàn)存絕大多數(shù)的檔案是紙質(zhì)的，倘若這些檔案保存的環(huán)境惡劣，就不免會(huì)使得資料信息受潮或發(fā)霉，導(dǎo)致內(nèi)容模糊甚至缺失;部分學(xué)校雖已使用電子檔案，但通常他們只會(huì)保存在普通的辦公電腦，這些電腦一般缺少較為嚴(yán)密和專業(yè)的安全系統(tǒng)，因此不免會(huì)存在著病毒入侵的隱患，從而導(dǎo)致重要資料的泄露。

2、檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高

很多管理教師檔案的工作人員并沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，他們只是將其視為一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，認(rèn)為只要保證資料完整、不丟失即可，但現(xiàn)實(shí)情況卻非常復(fù)雜，管理的檔案內(nèi)容較為繁雜，工作人員需要明確各檔案放置的位置，能夠有條不紊地找到教師所需的資料，從而大大節(jié)約雙方的時(shí)間。檔案管理人員若對(duì)檔案處理或者增設(shè)信息等流程一知半解，則極容易導(dǎo)致檔案錄入出錯(cuò)，給教師之后的轉(zhuǎn)檔造成麻煩。部分學(xué)校為了節(jié)省開(kāi)支，聘用兼職人員進(jìn)行檔案管理工作，并且忽略他們的入職培訓(xùn)，他們即缺乏相應(yīng)的知識(shí)又沒(méi)有管理經(jīng)驗(yàn)，很難勝任工作，反而會(huì)適得其反，造成難以想象的麻煩。

3、檔案管理工作的信息化水平低

隨著時(shí)代的發(fā)展，目前我國(guó)已步入信息社會(huì)，大數(shù)據(jù)管理方式被逐漸運(yùn)用至各方各面，但很多學(xué)校由于配套設(shè)施不完備或者沒(méi)有在檔案管理方面有相應(yīng)的資金投入，這就會(huì)導(dǎo)致教師檔案管理工作的的信息化水平低，缺乏一個(gè)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)管理手段。檔案管理落后了時(shí)代進(jìn)步的步伐，也即是與歷史潮流背道而馳，這會(huì)極大地降低了管理和查詢的效率，增加了查詢雙方的無(wú)效工作時(shí)間。

4、非編制教師的檔案管理問(wèn)題

由于教育資源分配不合理，部分學(xué)校出現(xiàn)超編，因此公開(kāi)招聘了一批教師，但是由于編制沒(méi)有多余的配額，沒(méi)能及時(shí)給這些教師入編，由此衍生而來(lái)的即是非編制教師的檔案管理問(wèn)題。其一是非編制教師的穩(wěn)定性問(wèn)題，由于他們沒(méi)有固定的編制，因此這些教師往往流動(dòng)性大，容易由于一些外部因素放棄當(dāng)前職位，對(duì)于學(xué)校來(lái)說(shuō)，這加重了各部門(mén)的負(fù)擔(dān)，需要再重新招聘、考核教育人員;對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)，他們需要重新適應(yīng)新的教學(xué)方式，掌握可能不盡相同的知識(shí)體系，容易導(dǎo)致知識(shí)系統(tǒng)紊亂;其二是非編制教師的勞資待遇不均衡和保障體系不完備等問(wèn)題尤為突出。因?yàn)榉窃诰幗處熆赡艽嬖跈n案不完備的問(wèn)題，學(xué)校很難評(píng)估教師教育經(jīng)驗(yàn)和教學(xué)能力，故缺乏對(duì)于教師整體的科學(xué)管理，使得他們與編制教師的管理和待遇有所偏頗，并沒(méi)有享受到應(yīng)有的工資體系和福利保障。這一方面影響了教師的教學(xué)態(tài)度和工作質(zhì)量，另一方面也會(huì)加大非編制教師的流動(dòng)性，使他們離職前往待遇更好地學(xué)校;其三即在于非編制教師的人事檔案相對(duì)比較混亂，例如在檔案移交過(guò)程中常出現(xiàn)的延遲問(wèn)題，就會(huì)使得相關(guān)工作人員在整體資料的采集和整理上出現(xiàn)問(wèn)題，統(tǒng)籌分析時(shí)也往往不能得出正確的結(jié)果，且非編制人員在辦理離職或調(diào)動(dòng)等手續(xù)時(shí)，常常會(huì)忽略一些細(xì)節(jié)問(wèn)題，這會(huì)導(dǎo)致棄檔現(xiàn)象的發(fā)生，致使后續(xù)的工作難以正常開(kāi)展，檔案無(wú)法跟人走。

二、聘用教師檔案管理工作問(wèn)題的解決途徑

1、檔案管理環(huán)境優(yōu)質(zhì)化

學(xué)校要重視教師的檔案管理工作，為檔案管理環(huán)境提供充足的保障。當(dāng)前教師檔案主要分為紙質(zhì)檔案和電子檔案，紙質(zhì)檔案需設(shè)立專門(mén)的檔案館或檔案室用以儲(chǔ)存，并根據(jù)個(gè)人信息分類有條不紊地排序進(jìn)檔案柜中。檔案室的溫度與濕度需常年適宜，以防止發(fā)霉、潮濕等情況發(fā)生，損毀檔案，另外對(duì)于已破損的檔案需要進(jìn)行及時(shí)修復(fù)，重新補(bǔ)充完備，保證紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)久放置。對(duì)于儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)中的電子檔案，需及時(shí)做好備份，防止因意外情況發(fā)生造成的檔案遺失。有時(shí)，電子檔案需聯(lián)網(wǎng)，將信息提供給網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的教師查詢，則一定要保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境健康、安全，防止重要資料泄露。

2、提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

聘用檔案管理工作人員時(shí)，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的考核，在入職后也要進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，以確保工作人員的綜合素質(zhì)符合工作標(biāo)準(zhǔn)。首先，工作人員需具備高度的責(zé)任意識(shí)，認(rèn)識(shí)到自己肩負(fù)工作的重要性，嚴(yán)格要求自己，愛(ài)崗敬業(yè)，不做因私利而泄露檔案的事;另外由于教師的檔案直接關(guān)系教師未來(lái)的職業(yè)活動(dòng)，因此工作人員在歸檔時(shí)要秉持以人為本的管理思路，科學(xué)歸檔，突出人才的履歷過(guò)程和工作優(yōu)勢(shì)。檔案分類管理時(shí)要有一套完備的體系，樹(shù)立統(tǒng)籌管理的思想，以一定的規(guī)律整理歸檔，明確檔案之間的管理和放置的位置，這樣能為之后的查詢過(guò)程提供極大的便利。最后對(duì)于檔案管理工作人員，學(xué)校要定期開(kāi)展培訓(xùn)，使之能夠及時(shí)了解到國(guó)家的檔案管理政策和一些新穎的管理技術(shù)，例如電子檔案的管理方式等，工作人員本身也應(yīng)加入自己的創(chuàng)新思維，不斷尋找檔案管理新思路，促進(jìn)檔案管理工作更清晰、更細(xì)致、更能很好地為在職教師服務(wù)。

3、檔案管理信息化

隨著大數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)的發(fā)展，電子檔案逐漸流行。學(xué)校應(yīng)設(shè)立電子檔案空間，這能夠極大縮小檔案的現(xiàn)實(shí)儲(chǔ)備需求，騰出更多空間供其他工作使用，另外，由于互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，更多地服務(wù)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展。學(xué)校可以設(shè)置專門(mén)的網(wǎng)址供教師登錄自助查詢檔案，這極大節(jié)省了雙方的需求時(shí)間，提高了工作效率。為了保證檔案數(shù)據(jù)的安全性，管理后臺(tái)一定要明確來(lái)訪者權(quán)限，詳細(xì)記錄來(lái)訪者的來(lái)訪信息，在檔案出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)及時(shí)關(guān)閉來(lái)訪渠道。后臺(tái)管理人員還可向來(lái)訪教師定期發(fā)放問(wèn)卷，統(tǒng)計(jì)和了解用戶們的具體需求，增設(shè)常用功能，幫助教師們更便捷地使用和查詢電子檔案。

4、非編制教師的檔案處理方案

針對(duì)非編制教師的檔案處理方面所遇到的問(wèn)題，學(xué)校應(yīng)重視他們的檔案管理問(wèn)題，維護(hù)非編制教師的權(quán)益，盡可能使他們得到與編制教師同等的待遇。首先學(xué)校應(yīng)加大檔案宣傳力度，其目的是讓非編制教師認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，及時(shí)將自身檔案調(diào)至學(xué)校，并認(rèn)真補(bǔ)充好缺失的內(nèi)容，建立完備且真實(shí)的檔案，以供工作人員處理和分析，從他們的過(guò)往檔案以及現(xiàn)行表現(xiàn)中，工作人員能夠進(jìn)行相對(duì)準(zhǔn)確的評(píng)估，給非在編教師安排合適的工作崗位;其次學(xué)校應(yīng)規(guī)范檔案管理?xiàng)l例，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于編制教師和非編制教師，可采取不同的檔案管理方式，分類處理。這是因?yàn)樗麄兊娜耸聶n案的處理流程和制度有所區(qū)別，所以分開(kāi)處理可避免錯(cuò)誤的發(fā)生，保證工作的高質(zhì)量運(yùn)行。當(dāng)然，在檔案管理的工作中，一定要秉持真實(shí)、保密的原則，堅(jiān)守自身道德底線;另外，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)檔案管理監(jiān)控，這需要敦促檔案管理工作人員對(duì)編制教師和非編制教師一視同仁，切勿有所偏頗，對(duì)于他們?cè)诠ぷ髦兴⒌某尚Щ蛘叽嬖诘娜毕菀型鹊馁p罰制度，不因編制問(wèn)題而區(qū)別對(duì)待，引發(fā)非編制教師的不滿情緒，進(jìn)而導(dǎo)致他們的離職和學(xué)校整體教學(xué)環(huán)境的不穩(wěn)定，公平對(duì)待是對(duì)他們最基本的尊重。

5、完備的檔案增設(shè)制度

對(duì)于檔案增設(shè)制度，學(xué)校需要制定完備的標(biāo)準(zhǔn)，并向相關(guān)檔案管理部門(mén)經(jīng)過(guò)報(bào)備和說(shuō)明，通過(guò)后 即可在校內(nèi)開(kāi)展。常見(jiàn)的增設(shè)項(xiàng)目通常包含四類情況，一是教師的獲獎(jiǎng)情況，學(xué)?？蓪?duì)教師獲獎(jiǎng)的級(jí)別、門(mén)類、次數(shù)進(jìn)行細(xì)致地統(tǒng)計(jì)和整理，收錄于檔案之中，這可以激發(fā)教師個(gè)人的上進(jìn)心，促進(jìn)教師更好地開(kāi)展教學(xué)工作;二是教師的學(xué)術(shù)研究統(tǒng)計(jì)，其中包含教師在各大期刊上發(fā)表的學(xué)術(shù)文章等，這便于對(duì)教師工作內(nèi)容和個(gè)人能力進(jìn)行了解，更好地把握教師信息;三是黨務(wù)專項(xiàng)記錄，這主要是記錄入黨教師的黨內(nèi)任職情況和參與黨組織活動(dòng)的學(xué)習(xí)情況，便于了解教師的政治素養(yǎng);四是其他說(shuō)明，可另行補(bǔ)充。在增設(shè)檔案內(nèi)容時(shí)，工作人員務(wù)必要核實(shí)好信息的真實(shí)性，要根據(jù)教師所提供的獎(jiǎng)狀、證書(shū)等錄入具體信息，切勿根據(jù)口頭敘述補(bǔ)充檔案內(nèi)容。

三、總結(jié)

教師檔案與教師未來(lái)的職業(yè)發(fā)展息息相關(guān)，是優(yōu)質(zhì)校園構(gòu)建中必不可少的環(huán)節(jié)。目前我國(guó)部分學(xué)校中的教師檔案管理工作仍有大量問(wèn)題亟需解決，如何有針對(duì)性地解決這些問(wèn)題，為編制教師和非編制教師都能夠提供良好的工作保障，是社會(huì)的責(zé)任，學(xué)校的責(zé)任，亦是管理人員個(gè)人的責(zé)任，只有重視檔案的作用，保證檔案私密性，讓檔案能更好地為人所用，成為職業(yè)生涯的有效助力，才能讓每一位教師都能夠無(wú)后顧之憂地全身心投入教學(xué)之中，為國(guó)家培養(yǎng)優(yōu)秀的新時(shí)代接班人。

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