提升企業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略

劉暢

摘要：隨著社會的發(fā)展，時代的進步，企業(yè)單位也得到了高速的發(fā)展，在企業(yè)單位的發(fā)展過程中，其中檔案管理是最為重要的一個管理工作，由于企業(yè)單位本身的檔案數(shù)量非常多，且許多檔案涉及的信息又較為隱秘，因此傳統(tǒng)的檔案管理模式遠遠無法滿足現(xiàn)狀，因此基于這樣的背景下，企業(yè)單位需要增強和提升檔案管理的建設來滿足當下企業(yè)單位的發(fā)展。

關鍵詞：企業(yè)單位;檔案管理;信息化建設

一、引言

改革開放以來，我國社會無論是從制度上還是政策上亦或是人們的生活、工作模式上都發(fā)生了巨大的變化，其中，企業(yè)單位也發(fā)生了較大的變化，尤其是在辦公模式上?，F(xiàn)在，由于企業(yè)單位的檔案通常較多，且私密性較高，種類較多，檔案管理是企業(yè)單位檔案管理的一項至關主要的工作。檔案管理或管理問題，都會給企業(yè)單位帶來巨大的損失和隱患，因此為了更好的做好企業(yè)單位的檔案管理工作，我們一定要對檔案管理工作實行改革以及優(yōu)化，從而滿足企業(yè)單位的良好發(fā)展。

二、提升企業(yè)單位檔案管理信息化建設的意義

（一）實現(xiàn)信息化檢索

在當前企業(yè)信息化蓬勃發(fā)展的背景下，如何結合現(xiàn)代信息科技手段迅速地找到最有價值的信息，已然成為了制約企業(yè)單位發(fā)展的最主要原因。在信息化發(fā)展的時代，通過提升信息檢索的能力，不但可以有效提升企業(yè)單位的實際工作能力和管理工作成效，還可以從根本上提升其他企業(yè)單位的檔案管理工作質(zhì)量。就傳統(tǒng)形式而言，企業(yè)檔案管理工作中的大數(shù)據(jù)信息檢索過程面臨著一定的管理效能問題，因此結合現(xiàn)代信息化發(fā)展的管理方法，可以極大提升企業(yè)檔案信息檢索的實際效能與管理工作能力。從整體的視角分析來說，信息化檔案管理更多的是在數(shù)字化管理系統(tǒng)的模式下，通過結合電力設備和媒體技術來進行數(shù)據(jù)檢索的管理工作，以便于管理人員根據(jù)自身需要檢索相關的數(shù)據(jù)信息。另外，也能夠迅速檢索出所有符合條件的信息，同時借助現(xiàn)代計算機系統(tǒng)，計算數(shù)據(jù)信息的搜索速率，從而能夠以最快的速率為用戶提供有關數(shù)據(jù)信息，進而提升了數(shù)據(jù)的利用效果。

（二）優(yōu)化檔案存儲環(huán)境。

就我國現(xiàn)階段企業(yè)單位的檔案管理工作情況而言，由于檔案管理的主要對象依然為紙面資料檔案，在資料保存過程和實際檔案管理工作過程中，還是具有相當?shù)睦щy。但隨著信息時代的逐漸發(fā)展，信息化建設理念的產(chǎn)生對企業(yè)單位的變革與創(chuàng)新也提出了更高的要求，通過電子檔案信息的記錄可以有效節(jié)省人員的時間，從而減少了作業(yè)數(shù)量，最大化提高了工作能力與效率。信息化檔案數(shù)據(jù)的管理，改變了傳統(tǒng)工作中人員對紙質(zhì)資源的依賴性，減少了外部環(huán)境因素對紙質(zhì)材料的現(xiàn)實影響，從而擴大了資料保存的空間，有效節(jié)省了紙張資源的保存成本。

三、企業(yè)單位檔案管理信息化建設的優(yōu)點

（一）有利于永久保存檔案信息

企業(yè)單位的檔案管理工作主要是對檔案的信息實行管理，并將這些信息分類統(tǒng)計好，永久的保存下來。因此這部分工作對于員工的細心程度以及工作的認真程度的考驗非常的高，但是傳統(tǒng)的紙張檔案管理模式卻做不到這一點，因為傳統(tǒng)的紙張檔案管理模式極易受到外界的因素的干擾，如火災等自然災害，就會使得檔案發(fā)生損毀。而如今的檔案信息化后，就能夠使得檔案中的資料至少能夠不受到自然災害的威脅，能夠?qū)n案中的資料更好的保存下來，后期實行檔案的查找也是極其的方便的。

（二）有利于更便捷地查找檔案信息

在企業(yè)單位檔案管理當中，通過檔案信息化管理能夠更方便地查詢檔案，而相對來說，傳統(tǒng)的檔案管理比較繁瑣，由于傳統(tǒng)的檔案大多數(shù)是依靠紙張記錄，整理裝訂成檔案的，雖說是分類規(guī)劃，但如果要查找起來，所需翻閱的檔案就較多，所用時間也較長，但是當前的檔案信息化管理后，檢索起來就會相對的簡便，同時提升了檔案管理工作者的工作效率。

四、企業(yè)單位檔案管理中存在的問題

雖然如今企業(yè)單位的檔案管理已經(jīng)漸漸的從紙質(zhì)的管理模式轉化成了信息化的管理模式，但還是存在著不少的問題需要我們的關注和解決。

（一）檔案管理信息化重視程度有待增強

現(xiàn)階段，我國企業(yè)單位對于檔案管理工作的重視度都較低，且也意識不到檔案管理工作的重要性，不愿意為該類崗位投入資金、人力和時間，因此即使其他行政部門都能隨著時代的進步不斷發(fā)展，但是檔案管理工作也依然是停滯不前，這些原因都是導致檔案管理工作在推進信息化建設的道路存在一定阻礙的原因。此外，在企業(yè)單位的檔案管理工作中，由于還未清晰當前信息化檔案管理對于降低傳統(tǒng)檔案管理成本的意義，因此目前大部分企業(yè)單位仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，對企業(yè)單位的信息化檔案管理推進存在較大的阻礙作用。

（二）檔案管理信息化建設規(guī)劃不合理、不科學

在企業(yè)單位的檔案管理工作中，由于對該工作沒有做好統(tǒng)一的統(tǒng)籌規(guī)劃，因此就目前情況來看，該工作仍然缺少一定的科學性、合理性，并且沒有良好的規(guī)劃還會影響整個檔案管理信息化的推進，使得信息化的檔案管理遲遲無法落地。其次，在企業(yè)單位中，對于檔案管理的信息化建設，應該多重視多宣傳，這樣也能在一定程度上加深工作人員對檔案管理重要性的認知。

五、提升企業(yè)單位檔案管理信息化的有效策略

（一）提升企業(yè)單位領導干部重視程度，增加資金投入力度

在企業(yè)單位的檔案管理的期間當中，最主要的是要提升領導隊友檔案管理工作的主要性的認知，增加資金上的投入，提升檔案信息化建設的保密性的工作，為檔案的信息的私密性創(chuàng)造條件，進而提升檔案信息化的安全性，讓公眾更放心，發(fā)揮企業(yè)單位檔案建設工作的重要價值。

（二）充分利用先進的信息技術

如今，隨著信息化的不斷進步，這也使得檔案管理的信息化技術的也是不斷優(yōu)化，這更好的保障了檔案管理工作。在檔案管理信息化水平的推進期間當中，由于技術的不斷優(yōu)化，從最原始的文字化檔案信息的錄入到如今的影音、圖案等的錄入，使得檔案的信息變得更加的真實和豐富。

（三）檔案管理系統(tǒng)管理

如今，隨著檔案信息化管理的不斷推進，檔案管理系統(tǒng)必須做到電子文件的歸檔、和紙質(zhì)化檔案做到信息的對稱性。另外對于信息的可靠性和真實性也要盡量的保證，任何環(huán)節(jié)都要依照客觀事實記錄，不得實行人為的干預，要做好信息的保密性。

（四）注重企業(yè)單位檔案管理信息化人才的培養(yǎng)

在企業(yè)單位的檔案管理中，能夠多多招收具有相關專業(yè)的人才，這樣能夠有效的減少后期在人才培養(yǎng)中所消耗的人力物力財力，另外如果現(xiàn)階段，沒有人才擴招的打算，能夠針對現(xiàn)有的人才實行培養(yǎng)，做好檔案管理工作的重要性的宣傳，要讓每一位員工都能夠意識到檔案管理工作的重要性，并且能夠做到自我約束，對于年紀較大的員工，應該予以更為耐心的培養(yǎng)，做好完整的檔案管理人才培養(yǎng)計劃，采取多種形式做好人才隊伍建設工作。

（五）要高效開展工作

檔案工作是一項基礎性工作，平時大家重視程度不夠、專業(yè)知識不足、認為可有可無，因此在日常檔案收集、移交中積極性不高，往往一份文件需要多次追要才能做到及時歸檔，下一步，將增強全員檔案知識培訓，修訂檔案管理制度、優(yōu)化改進檔案管理流程，增強檔案信息化工作的建設，充分利用信息化手段提升檔案的收集、管理查詢利用。

（六）要高水平服務

檔案法律法規(guī)、管理規(guī)定及檔案信息化手段一直在變化更新，就需要不斷的學習才能熟悉國家檔案局相關規(guī)定及目前大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等新技術在檔案信息化領域的應用，為了給全員提供高水平的服務，就要不斷的學習，努力提升自己的專業(yè)水平。

總結

綜上所述，當前企業(yè)單位要做好檔案管理工作的信息化建設，首先要增強領導的重視，其次對于檔案管理工作的的信息技術要加以優(yōu)化，最后可對相關具有檔案管理專業(yè)的人才加以擴張，做好以上幾點，就能夠更快的推進檔案管理信息化建設的，提升企業(yè)單位檔案管理工作人員的效率。

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