探究新時(shí)期高職檔案管理工作規(guī)范化的新途徑

陳娟

摘要：在我國(guó)的院校不斷發(fā)展的過(guò)程中，檔案管理越來(lái)越重要。檔案管理是單位管理的重要組成部分，可以保證單位工作順利的運(yùn)行。大多數(shù)高職的檔案管理都處于規(guī)范化進(jìn)程中，可以滿足上級(jí)的需求，但檔案管理也存在很多問(wèn)題，需要不斷研究工作方法，提高檔案管理的有效性，這樣才能讓單位得到良好發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;高職;檔案管理

引言：在檔案管理方面，我們可以充分考量自己學(xué)校的管理模式，并借鑒其他學(xué)校的管理方法，創(chuàng)新檔案管理工作措施。然而，當(dāng)前檔案管理工作并不能滿足學(xué)校的發(fā)展，效果也比較差，不能緊跟時(shí)代發(fā)展的進(jìn)程。因此，高職應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，以提高檔案工作的效率。

高職檔案管理工作存在困境

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的過(guò)程中，信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到生活的各個(gè)領(lǐng)域，這也是社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。它不僅可以減少許多人力和時(shí)間成本，而且可以提高管理效果。然而，大部分學(xué)校都有檔案室，但是并沒(méi)有制定完善的檔案管理制度，工作人員素養(yǎng)比較低，設(shè)備也不是非常完善，這樣檔案管理工作就是不完善的，工作人員的責(zé)任并沒(méi)有嚴(yán)格區(qū)分，導(dǎo)致檔案工作效率并不顯著。

二、新時(shí)期檔案管理工作規(guī)范化的新途徑

2.1找到工作效率低的因素

高職檔案管理人員大多沒(méi)有相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，或者仍然沿用以前的檔案管理方法，跟不上時(shí)代的發(fā)展，檔案管理的理念沒(méi)有隨著時(shí)間的推移而更新，檔案管理也沒(méi)有得到足夠的重視。導(dǎo)致檔案管理沒(méi)有專人負(fù)責(zé)造成資源不全等問(wèn)題。大多數(shù)高職不重視檔案管理，這樣就不能促進(jìn)檔案管理工作的順利實(shí)施，這也會(huì)阻礙學(xué)校其他工作的實(shí)施。在信息時(shí)代，檔案管理工作迎來(lái)了新的發(fā)展契機(jī)。大多數(shù)工作人員可以借助電子文檔進(jìn)行管理。另外，信息技術(shù)設(shè)備比較快捷，傳輸速度比較快，也方便攜帶。雖然大多數(shù)文件需要轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件，但檔案管理模式可以更好地保證文件管理的安全性。各大院校都在運(yùn)用紙質(zhì)文檔，沒(méi)有適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用電子文檔，這樣也就沒(méi)有適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。因此，學(xué)校應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展，這樣才能推動(dòng)檔案管理工作順利發(fā)展。在一些規(guī)模小、民辦學(xué)校中，由于經(jīng)費(fèi)的影響，檔案管理工作不能及時(shí)完成。此外，一些院校在學(xué)校工作考核中并沒(méi)有將檔案室建設(shè)融入其中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也不關(guān)注檔案室的建設(shè)。

2.2保證檔案管理工作的規(guī)范性

在新形勢(shì)下，對(duì)檔案管理工作嚴(yán)格進(jìn)行約束，將檔案管理工作落到實(shí)處，也可以保證管理工作的嚴(yán)密性，改善學(xué)校的整體發(fā)展?fàn)顩r?，F(xiàn)今，我國(guó)的高職院校主要為社會(huì)培養(yǎng)大批實(shí)用人才，促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。在滿足社會(huì)需求的狀況下，技術(shù)人才就會(huì)越來(lái)越少。高職學(xué)校的發(fā)展越來(lái)越受到國(guó)家的重視，并向高職學(xué)校撥入了一定的資金，這樣學(xué)校才會(huì)有大量的資金保證校園建設(shè)。為了促進(jìn)高職學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展，為社會(huì)發(fā)展提供強(qiáng)大的活力，檔案管理者應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，滿足社會(huì)的需求，不斷創(chuàng)新檔案工作管理模式。

2.3及時(shí)更新檔案管理工作的思想

首先，學(xué)校應(yīng)該對(duì)相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)，這樣才能有效提高檔案管理工作的效果。其次，在平常的生活中，學(xué)校還要注重對(duì)檔案管理工作的宣傳，讓教師和學(xué)生都對(duì)檔案管理有足夠的關(guān)注，并配合相關(guān)專業(yè)人員的工作，以此來(lái)推動(dòng)檔案管理的實(shí)施。只要教師和學(xué)生認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，相關(guān)工作人員才可以得到教師和學(xué)生的支持，并且在教學(xué)環(huán)節(jié)中幫助檔案工作人員進(jìn)行記錄，并獲得這些優(yōu)質(zhì)服務(wù)，不斷擴(kuò)大檔案管理規(guī)模，促進(jìn)檔案管理發(fā)展。檔案管理發(fā)展相對(duì)緩慢的原因是，作為專業(yè)檔案管理人員并不完全了解這部分工作，在他們的認(rèn)知中，檔案管理是收集相關(guān)數(shù)據(jù)并保存以備將來(lái)使用。高職生應(yīng)改變以往對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，不斷推進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，定期整理檔案，簽訂科學(xué)協(xié)議，突出檔案管理的本質(zhì)，將檔案管理工作的文化不斷傳承，充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用。電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合，可以不斷提高檔案管理的效率。

2.4提升人員能力

在大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)中，他們只是按部就班地進(jìn)行檔案工作，沒(méi)有完善相應(yīng)的結(jié)構(gòu)，也沒(méi)有對(duì)檔案管理給予足夠的重視。所以學(xué)校校長(zhǎng)應(yīng)高度重視科學(xué)研究和學(xué)術(shù)研究，加強(qiáng)檔案管理工作的推進(jìn)，不斷支持檔案管理工作。只有在校長(zhǎng)的重視下，檔案管理才能不斷拓展，充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，以信息技術(shù)推動(dòng)檔案管理的發(fā)展，確保檔案資源的安全，提高檔案管理工作效率，并不斷工作模式進(jìn)行創(chuàng)新。在檔案管理工作順利實(shí)施的過(guò)程中，學(xué)校中的工作人員不能只注重檔案的數(shù)量，還應(yīng)該注重檔案的類型與效果，將檔案管理工作落到實(shí)處。學(xué)生信息非常重要，負(fù)責(zé)管理學(xué)生記錄的員工也非常重要。所以要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，幫助他們了解最新的管理方針，培了解學(xué)校檔案的管理情況，努力做好檔案管理工作成為這方面的專業(yè)人士。首先，檔案管理人員必須遵守相關(guān)檔案的原則，然后才能獲得檔案信息。對(duì)于非常重要的文件，工作人員應(yīng)調(diào)查接收讀者的身份，確認(rèn)后將文件發(fā)送給他們，并提醒用戶及時(shí)歸還，以確保文件的完整性。其次，學(xué)校旨在幫助檔案工作者了解他們的工作內(nèi)容，不斷學(xué)習(xí)如何管理檔案，將所獲得的檔案管理知識(shí)付諸實(shí)踐，不斷完善檔案管理技術(shù)。

結(jié)語(yǔ)

檔案管理是學(xué)校工作的一部分，它應(yīng)作為一個(gè)整體進(jìn)行管理，并由學(xué)院管理層進(jìn)行管理。結(jié)合檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，對(duì)文件處理機(jī)制進(jìn)行完善。運(yùn)用科學(xué)合理的檔案管理方法，整合檔案管理與信息技術(shù)，優(yōu)化檔案管理，提高檔案管理對(duì)效果。

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