人才市場檔案管理工作中流動人員人事檔案管理研究

文/洪艷娥

不同于行政事業(yè)單位和國有企業(yè)，流動人員在求職、晉升等環(huán)節(jié)均不要求人事檔案，導(dǎo)致人事檔案功能弱化，進(jìn)而產(chǎn)生了較多的棄檔問題。但筆者認(rèn)為，隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事檔案作為個人成長經(jīng)歷、技能、品質(zhì)、業(yè)績等全面、完整、準(zhǔn)確的憑證，在人才招聘、退休手續(xù)辦理、職稱評定、證明材料開具等領(lǐng)域具有重要作用?；诖?，本文深入研究了新時期流動人員檔案管理現(xiàn)狀、原因及改善策略，以期推動流動人員檔案管理水平，推動人才市場服務(wù)效能提升。

一、流動人員檔案管理現(xiàn)狀

根據(jù)人社部印發(fā)的《進(jìn)一步加強(qiáng)流動人員檔案管理服務(wù)工作的通知》，將八類人員的檔案歸類為流動人員人事檔案[1]，并對人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)提供流動人員檔案服務(wù)職能進(jìn)行了全面概括，主要包括：“檔案接收、轉(zhuǎn)遞，為符合相關(guān)規(guī)定的單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)檔案記載出具相關(guān)存檔、經(jīng)歷、親屬關(guān)系等證明文件，為相關(guān)單位提供入黨、參軍、錄用、出國等政審、考察服務(wù)?！庇纱丝梢?，人才市場肩負(fù)著流動人員檔案管理的重要職能。

通過對人才市場流動人員檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研，統(tǒng)計分析流動人員檔案管理服務(wù)內(nèi)容主要包括以下幾點(diǎn)：1.入職要求。主要是公務(wù)員、事業(yè)單位、國有企業(yè)等公有制單位，辦理入職手續(xù)時需提交人事檔案；2.升學(xué)需要?？佳袝r需調(diào)用人事檔案；3.辦理退休。在退休、養(yǎng)老手續(xù)時，需要以人事檔案中的出生年月、工作經(jīng)歷、年限作為依據(jù)；4.出國政審需要；5.職稱評定；6.證明材料開具要求，如親屬關(guān)系證明等[2]。由此可見，人事檔案管理服務(wù)并不包含非公有制企業(yè)、社會組織等，造成該類人員對人事檔案管理服務(wù)需求不迫切，進(jìn)而產(chǎn)生流動人員棄檔問題。

本文選擇了某省份人才市場服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計分析得出，2007年，該人才市場服務(wù)人次與人事檔案總量之比為50%，隨后逐年下降，至2017年，服務(wù)人才僅為25.8%，表明更多的人將人才市場作為人事檔案存放機(jī)構(gòu)，突出反映人事檔案利用率不高的困境（見表1）。針對該問題，根據(jù)人才市場檔案管理實踐，分析非公有制企業(yè)、社會組織對人事檔案需求不迫切原因主要包括以下幾點(diǎn)：第一，人事檔案內(nèi)容陳舊，企業(yè)單位參考價值不高。根據(jù)我國人社政策，流動人員可將人事檔案寄存于人才市場，但由于人員流動性大、頻次高、檔案更新不及時等原因，導(dǎo)致“人、檔分離”現(xiàn)象嚴(yán)重，人事檔案長期未更新，導(dǎo)致人事檔案對企業(yè)單位參考價值不高；第二，用人單位查閱檔案審批程序嚴(yán)格?！读鲃尤藛T人事檔案管理暫行規(guī)定》對流動人員檔案查閱和利用做了嚴(yán)格的規(guī)定，即要求查閱單位必須申明查閱理由，由檔案管理單位根據(jù)規(guī)定和需要確定提供的檔案材料，進(jìn)一步導(dǎo)致非公有制企業(yè)、社會組織利用人事檔案意愿下降，造成流動人員“棄檔”現(xiàn)象日益嚴(yán)重。

表1 某省份人才市場人才檔案服務(wù)百分比情況表

二、流動人員檔案管理政策導(dǎo)向

2014年12月份，中組部、人社部等五部門發(fā)文《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》，強(qiáng)調(diào)取消人才服務(wù)機(jī)構(gòu)人事檔案保管費(fèi)，確定了流動人員人事檔案管理服務(wù)的公益屬性。2016年，人社部出臺了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)人力資源社會保障領(lǐng)域公共服務(wù)的意見》和《關(guān)于簡化優(yōu)化流動人員人事檔案管理服務(wù)的通知》，要求簡化人事檔案管理手續(xù)、服務(wù)流程，探索了人事檔案公共服務(wù)方式。

由此可見，隨著我國流動人員規(guī)模的不斷擴(kuò)大，政府從頂層設(shè)計層面轉(zhuǎn)變了流動人員人事檔案管理服務(wù)模式，主要體現(xiàn)在三個方面：一是突出體現(xiàn)了人事檔案管理工作的“服務(wù)性”，在符合國家相關(guān)在法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，簡化了檔案管理服務(wù)手續(xù)；二是體現(xiàn)了人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的“普惠性”，即由財政兜底，將流動人員人事檔案管理納入公共服務(wù)體系；三是流動人員人事檔案管理“信息化”“數(shù)字化”提升。隨著智慧政府建設(shè)不斷深化，“最多跑一次”“四張清單一張網(wǎng)”等政府改革持續(xù)推進(jìn)，人力資源社會保障系統(tǒng)信息共享刻不容緩，通過建立健全全國流動人員人事檔案數(shù)據(jù)庫，推動流動人員人事檔案網(wǎng)上預(yù)審、更新、查閱等服務(wù)，網(wǎng)上受理、網(wǎng)上辦理是人才服務(wù)機(jī)構(gòu)服務(wù)發(fā)展的方向和趨勢。

三、人才市場檔案管理工作中流動人員人事檔案管理策略研究

新時期背景下，人才市場應(yīng)以政策導(dǎo)向為依據(jù)，加強(qiáng)流動人員人事檔案管理體系建設(shè)，改善流動人員檔案管理存在的弊端，切實提高自身服務(wù)效能。

（一）積極對接，擴(kuò)大流動人員人事檔案覆蓋范圍

針對我國流動人員規(guī)模不斷擴(kuò)大的現(xiàn)狀，為提升人才市場服務(wù)效能，切實解決人才市場封閉管理的不利局面，首先，人才市場應(yīng)建立健全流動人員人事檔案接收制度，加強(qiáng)對高校畢業(yè)生重點(diǎn)群體的政策解讀與宣傳，充分宣傳人才市場人事檔案管理的服務(wù)特點(diǎn)，提高流動人員存檔意識，將被動存檔轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃哟鏅n。同時，人才市場應(yīng)與高校、企事業(yè)單位建立檔案聯(lián)系機(jī)制，積極向高校、企事業(yè)單位提供檔案托管服務(wù)，密切人事檔案管理協(xié)同性，提高流動人員人事檔案接管率，確保流動人員檔案在人才市場范圍內(nèi)有序流動，從根本上解決流動人員“棄檔”的問題；其次，建立覆蓋全體流動人員的檔案管理制度。針對沒有人事檔案的貧困人口，可通過現(xiàn)場對接建檔立卡等方式，與當(dāng)?shù)厝松绮块T、公安部門合作、共享數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)資源包括義務(wù)教育階段后未繼續(xù)教育的群體、沒有體制內(nèi)工作經(jīng)歷的群體等，通過建檔立卡并與企事業(yè)單位對接，為貧困地區(qū)精準(zhǔn)扶貧工作提供有效依據(jù)。

（二）推進(jìn)人才市場流動人員人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)

為實現(xiàn)流動人員人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、構(gòu)建人事檔案“全國一張網(wǎng)”的管理體系，應(yīng)從頂層設(shè)計層面加強(qiáng)流動人員人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。一是明確人力資源社會保障部門牽頭作用，以人才市場服務(wù)機(jī)構(gòu)為主體，落實人才市場流動人員人事檔案主體責(zé)任和職能范圍，明確省市縣公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理兜底職責(zé)，嚴(yán)禁人才市場以管理費(fèi)用、跨地區(qū)管理等理由拒絕接收、清退流動人員人事檔案；二是根據(jù)我國人社部門政策貴法規(guī)，加強(qiáng)流動人員人事檔案管理制度建設(shè)，包括人事檔案收集歸檔制度、人事檔案鑒別審核制度、人事檔案庫房管理制度、安全保密制度、檢查核對制度和人事檔案銷毀制度等；三是強(qiáng)化管理監(jiān)督。流動人員人事檔案具有跨地區(qū)、多部門聯(lián)動特點(diǎn)，要求人社部門對人才市場等服務(wù)機(jī)構(gòu)流動人員人事檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)加強(qiáng)問責(zé)和整改，督促人才市場提供服務(wù)質(zhì)量，切實履行行政監(jiān)督職責(zé)。

（三）完善流動人員人事檔案管理內(nèi)容

流動人員的突出特點(diǎn)是“不穩(wěn)定性”，即跨地區(qū)、行業(yè)流動頻繁，人事檔案更新不及時、缺失現(xiàn)象嚴(yán)重。為提高流動人員人事檔案完整性、真實性、準(zhǔn)確性，人才市場應(yīng)建立健全流動人員人事檔案跟蹤收集制度，要求個人在辦理人事檔案業(yè)務(wù)時補(bǔ)充個人檔案資料，如職稱評定時補(bǔ)充工作經(jīng)歷、教育培訓(xùn)經(jīng)歷等，強(qiáng)化流動人員檔案信息跟蹤收集力度，重點(diǎn)突出人事檔案能力、品質(zhì)、業(yè)績等方面的內(nèi)容，使個人檔案成為社會共享的人才檔案庫，提高流動人員人事檔案使用價值。

（四）建立健全流動人員人事檔案管理系統(tǒng)開發(fā)和利用

在流動人員檔案管理領(lǐng)域，人才市場應(yīng)依托國家層次信息系統(tǒng)建設(shè)，積極對接公安、民政、人社、教育等部門基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，依托傳統(tǒng)人事檔案數(shù)字化處理，借助多部門基礎(chǔ)數(shù)據(jù)對流動人員人事檔案進(jìn)行補(bǔ)充和完善，基于“全國一張網(wǎng)”建設(shè)，各省市縣人才市場人事檔案采用標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，并根據(jù)2017年人社部開展的《流動人員人事檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集表》等形式落實人事檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)對接、收集、歸檔和利用，提高流動人員數(shù)據(jù)完整性，保證企事業(yè)單位、社會組織利用流動人員人事檔案數(shù)據(jù)的有效性。

四、結(jié)語

新時期背景下，人才市場應(yīng)以我國政府政策為導(dǎo)向，突出體現(xiàn)流動人員人事檔案管理工作的“公益性”“普惠性”“數(shù)字化”發(fā)展趨勢，圍繞服務(wù)效能提升，加強(qiáng)人才市場體系建設(shè)，加強(qiáng)制度完善和修訂，借助信息化技術(shù)手段，提高流動人員人事檔案管理工作的針對性、有效性，為非公有制企業(yè)托管、利用流動人員人事檔案提供精準(zhǔn)化服務(wù)，為精準(zhǔn)脫貧提供對接服務(wù)，切實提高人才市場檔案管理服務(wù)效能。