大型企業(yè)非生產(chǎn)性物資電商采購管理模式探討

[摘 要]隨著時代的發(fā)展和社會競爭的加快，各行各業(yè)的企業(yè)中普遍面臨產(chǎn)能過剩、成本上升等發(fā)展問題，同時各種成本問題加大已經(jīng)成為必然現(xiàn)實。企業(yè)轉(zhuǎn)型升級也推動了新的采購變革方式的產(chǎn)生。中國經(jīng)濟大國、消費大國的地位逐漸確立，而在產(chǎn)品制造技術(shù)不斷發(fā)展的前提下，提升物資采購管理水平和管理策略在采購物資方面，除了原材料等生產(chǎn)性物資外，還有大量的非生產(chǎn)性物資采購需求，如外部渠道激勵、內(nèi)部配套基礎(chǔ)設(shè)施、辦公用品、員工福利采購等。在采購方式上，除了線下集中采購和招標(biāo)外，也開始轉(zhuǎn)向效率更高的在線電子商務(wù)。電商采購模式成趨勢之下，非生產(chǎn)性物資怎樣實現(xiàn)電商采購的管理有效性已經(jīng)成為必然問題，文章就如何開展電商采購管理提出了策略。

[關(guān)鍵詞]大型企業(yè);非生產(chǎn)性物資;電商采購管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.36.170

1 非生產(chǎn)性物資采購數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必要性

1.1 物料種類多，供應(yīng)商分布雜

企業(yè)所采用的采購管理手段大多缺乏戰(zhàn)略功能。對于性質(zhì)不同的采購物料、競爭態(tài)勢不同的供應(yīng)市場和類型不同的供應(yīng)商，企業(yè)沒有制定出滿足整體戰(zhàn)略的供應(yīng)戰(zhàn)略。企業(yè)的采購人員缺乏相應(yīng)的知識和技能，針對一些比較具體的采購戰(zhàn)略工具，如供應(yīng)定位、合并采購、伙伴關(guān)系等，未能在采購工作中靈活地運用。部分企業(yè)在供應(yīng)商評價、業(yè)務(wù)管理、合作評估和關(guān)系管理等方面存在一些問題。例如，有不少企業(yè)供應(yīng)商評價標(biāo)準(zhǔn)未結(jié)合實際，評估的標(biāo)準(zhǔn)局限于價格水平、協(xié)同能力等，最終選不出真正合格的供應(yīng)商，導(dǎo)致后續(xù)合作的風(fēng)險。在采購的過程中，企業(yè)和供應(yīng)商的溝通也僅限于催付款方面，很少會圍繞供應(yīng)過程和供應(yīng)進度進行溝通。同時，企業(yè)還缺少對供應(yīng)商合作狀況的評估與記錄，沒有對供應(yīng)商關(guān)系進行綜合管理，最終控制不了采購風(fēng)險，導(dǎo)致雙方關(guān)系不協(xié)調(diào)，不容易形成合作伙伴關(guān)系。

1.2 覆蓋人員多，提報流程長

在企業(yè)采購工作中，采購成本和管理成本過高，從采購的流程上看，因為需要多流程審批，涉及人員眾多，容易造成物資采購不及時而延誤生產(chǎn)需求。

1.3 采購標(biāo)準(zhǔn)混亂，采購質(zhì)量低且價格高

企業(yè)采購物資價格受多種因素影響。這包括采購物品的供需關(guān)系、供應(yīng)商成本的高低、規(guī)格與品質(zhì)、采購數(shù)量、生產(chǎn)季節(jié)與采購時機、交貨條件與付款條件等原因。另外，企業(yè)購進價格與市場價格比較制造標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，不同的品牌，不同的配置，不同的質(zhì)量，不同的服務(wù)是無法相互比較的。

2 非生產(chǎn)性物資集中電商采購優(yōu)勢

2.1 規(guī)范采購管理，簡化采購流程

電商采購模式與互聯(lián)網(wǎng)思維、企業(yè)采購工作進行了深度融合，合理利用電商平臺豐富的網(wǎng)絡(luò)商品、高效物流和價格透明等優(yōu)勢，更好地將采購成本降低，靈活高效地應(yīng)對低成本高頻率的物資需求，將采購工作進行優(yōu)化，電商采購能充分利用競爭機制，減小采購風(fēng)險。

2.2 減少采購頻次，提高采購效率

電商采購可以充分發(fā)揮規(guī)模發(fā)展的優(yōu)勢，有效降低采購成本和提升工作效能，電商采購的又一個很明顯的優(yōu)勢是隨取所需。在過去集中采購的時候，通常會將購買的商品集中存放在倉庫，到有需要的時候前往領(lǐng)用。這種集中采購的方式，需要提前很久做規(guī)劃，等到采購時間到來時，所需求的商品可能已經(jīng)出現(xiàn)了變化。以采購某型號的儀表電器為例，企業(yè)在實施半年前的采購計劃時需要的是A型號計算機，但是半年之后所需求的采購計劃變成了B型號計算機，應(yīng)為所需求的計算機型號對不上，還得重新走規(guī)劃流轉(zhuǎn)，造成時間和人力的浪費。電商采購模式具有開放、透明的特點，可以很好地解決物資采購量小、訂單分散和頻率高等難題。同時，信息技術(shù)的充分利用能夠極大減少人工操作，一定程度上降低了人員的工作壓力，可以降低人員配備，而不降低采購質(zhì)量。所以，電商采購模式的分支機模式在一些大中型企業(yè)、各類機構(gòu)都適用。電商管理可以實現(xiàn)財務(wù)結(jié)算自動化，更加規(guī)范了供應(yīng)商的管理，結(jié)合了信用管理、保證金管理等供應(yīng)鏈金融，讓操作變得更加簡單，這種模式極大緩解了采購部門的工作壓力。

2.3 提高用戶滿意度

電商采購模式能最大程度上提高用戶滿意度，員工可以通過平臺下單需要的物品，審核之后只需要等待收貨即可，這種模式也能提升用戶（企業(yè)員工、管理者）的采購滿意度。公司通過部門有計劃地對有關(guān)廠商進行實地考察，對采購物資進行評價，定期對供應(yīng)商進行評分管理，將不合格的供應(yīng)商淘汰，同時篩選出新的、合格的供應(yīng)商，有效提升電商采購對于提高客戶對需求和服務(wù)的滿意度。

3 非生產(chǎn)性物資電商采購合理化建議

3.1 集中供應(yīng)商和品類

基于供應(yīng)商服務(wù)能力受限的問題，在過去大集團很難找到可以為全集團提供服務(wù)的供應(yīng)商，就算是同樣的品類也難以在總部進行統(tǒng)一的供應(yīng)商選擇和管理。隨著電商資源的快速增長，許多具有全國服務(wù)能力的供應(yīng)商已經(jīng)出現(xiàn)，所以對供應(yīng)商進行集中和整合具有了可行性。在非生產(chǎn)性物資的電商采購中，需要先將供應(yīng)資源整合，將過去那些分散采購的近似商品，通過集中優(yōu)質(zhì)品類的方法進行整合，供應(yīng)商和品類進行集中管理。

搭建云采購平臺，企業(yè)通過整合線上、線下資源和數(shù)據(jù)的方式，將眾多標(biāo)準(zhǔn)電商平臺接入并打通，同時進行自動比價，打通采購的所有流轉(zhuǎn)節(jié)點。從在線申請、在線下單到完成采購進行統(tǒng)一結(jié)算，形成一套完整的閉環(huán)模式。在線采購的模式能通過網(wǎng)絡(luò)，幫助企業(yè)實現(xiàn)與供應(yīng)商、客戶之間的無縫對接，同時借助發(fā)票電子化的優(yōu)勢，將交易和稅務(wù)數(shù)據(jù)之間關(guān)聯(lián)起來。集中供應(yīng)的模式能通過比價選擇最優(yōu)產(chǎn)品，從根本上重新構(gòu)建了財務(wù)管理模式，能讓企業(yè)無論是采購還是報銷，都能變得更加高效和透明。

3.2 集中采購政策的制定和落地

企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷完善集中采購的政策和規(guī)范制度，切實履行審查責(zé)任。加強電商平臺的資質(zhì)審查和安全保障責(zé)任落實到位，強化對電商平臺責(zé)任約束。相關(guān)政策的制定需要根據(jù)企業(yè)的實際情況做好工作補充，并將其與財務(wù)系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)整合協(xié)同，真正達到降本增效和實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略部署的目的。

3.3 加強采購過程管控

建議電子采購系統(tǒng)開發(fā)價格管理工具，實現(xiàn)區(qū)域價格模塊，商品界面顯示真實銷量及評價以便比選。以我公司的電商物資采購為例，通過優(yōu)化系統(tǒng)新開發(fā)上線了企業(yè)商品池功能和同一商品不同電商之間價格橫向比對，及與其電商社會價格縱向比對功能，以促進電商之間價格競爭。企業(yè)可根據(jù)自身需要確認所采購的商品范圍，以及通過價格對比選擇合適的商品。此模式更加適合大型的集團化企業(yè)，最大程度上降低生產(chǎn)成本。

3.4 積極推行“框架協(xié)議+電商訂單”模式

切實保證采購成本，同時出臺對電商采購的考核約束機制，以績效管理的方式提升人員的管理效能，通過規(guī)范員工的個人行為，提升采購物資的生產(chǎn)效能，最大程度上避免資金的浪費。企業(yè)可以構(gòu)建積極有效的管理模式，可采用“5F+2S+1P”對電子商務(wù)的基本框架進行描述。在這中間商流是核心，也是電子商務(wù)的最終目的，位于最高端。電子商務(wù)的實施是為了實現(xiàn)（5F）的順利暢通，最后實現(xiàn)商流。通過建設(shè)網(wǎng)站的方式發(fā)布信息、傳輸信息和交流信息，溝通各個相關(guān)市場主體，實現(xiàn)信息流;通過電子支付手段的運用，實現(xiàn)資金流;通過配送體系等方式，實現(xiàn)物流。在實施電子商務(wù)的整個過程中，市場主體的參與使得市場主體之間相互提供信用，可以確保交易的有效完成。通過推進電子商務(wù)模式下的框架協(xié)議+電商訂單的工作模式，提升管理工作效能。

4 結(jié)論

在企業(yè)內(nèi)部的非生產(chǎn)性物資的采購過程中，也存在著多樣化管理等問題，而隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模的擴大，做好非生產(chǎn)性物資電商模式改革有效控制采購成本，做好企業(yè)的利潤提升和優(yōu)化收入表現(xiàn)，就需要改革不斷進行，加上非生產(chǎn)性物資本身就存在品類多、人員涉及廣、采購流程長等問題，更需要優(yōu)化工作流程，實現(xiàn)模式創(chuàng)新、規(guī)范有效、工作創(chuàng)新化發(fā)展。

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[作者簡介]肖惠玲（1969—），女，漢族，云南昆明人，大學(xué)本科，研究方向：電商采購。