公司檔案管理存在的問(wèn)題及解決對(duì)策

摘要：檔案可追溯到五千年的世代相傳的文明，具有獨(dú)特的價(jià)值和作用。保存人類記憶的檔案。檔案讓我們找到歷史模式，知道歷史的榮耀，繼承傳統(tǒng)文化的精髓。在某種程度上，檔案本身就是無(wú)形資產(chǎn)，是無(wú)形資產(chǎn)的重要轉(zhuǎn)移手段，為保持和增加無(wú)形資產(chǎn)的價(jià)值提供了重要的法律指南。所以檔案整理在檔案管理和日常工作中至關(guān)重要，科學(xué)合理的歸檔和整理便于保存和研究使用。本文結(jié)合公司的實(shí)際情況，提出了提高檔案管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，管理者健全檔案整理制度等一系列建議，用于提高該公司檔案整理工作的水平。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;檔案整理;問(wèn)題與對(duì)策

1 前言

在當(dāng)今的信息社會(huì)大背景下，信息繁雜且重要。檔案整理在企業(yè)和行政部門的檔案工作尤其如此，這是一項(xiàng)非常重要的任務(wù)，包括分類、排序、編制索引、建立完整的檔案庫(kù)等等。根據(jù)調(diào)查顯示，管理人員像稀缺資源一樣，進(jìn)入一個(gè)人才急缺的新時(shí)代，公司必須提高我們使用新知識(shí)的能力，并在實(shí)際情況下開展項(xiàng)目，以解決問(wèn)題。隨著時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，檔案工作需要的人力也越來(lái)越多，但是相對(duì)于大多數(shù)年輕人不愿意與檔案打交道，認(rèn)為這份工作枯燥乏味，又辛苦又清貧，沒(méi)有新鮮的血液注入也是檔案整理工作停滯不前的原因。提高員工福利待遇是必然的。

2 檔案整理概念

檔案整理是指通過(guò)基本分類、匯編、分級(jí)和編號(hào)、材料分類、和組織，對(duì)涉及支離破碎、需要進(jìn)一步組織的檔案進(jìn)行組織。此外，公司檔案的組織是管理該檔案的基本條件和基礎(chǔ)。通過(guò)對(duì)在結(jié)構(gòu)化系統(tǒng)中收集的文件或檔案進(jìn)行分類，加強(qiáng)檔案的組織和標(biāo)準(zhǔn)化。重要的是，要有條理地整理檔案。公司檔案的特點(diǎn)是數(shù)量龐大，種類繁雜，并且檔案資料非常重要。因此公司檔案整理的工作開展需要高效率，工作人員應(yīng)具備整理的各種技巧，另外還需要注意相關(guān)的法律法規(guī)。

3 公司檔案整理存在的問(wèn)題

3.1專業(yè)化水平低

眾所周知，專業(yè)化是做好任何一個(gè)工作的基礎(chǔ)，檔案整理專業(yè)化對(duì)企業(yè)綜合實(shí)力的整體發(fā)展具有不可替代的重要性。任何提升檔案整理專業(yè)化的機(jī)會(huì)都至關(guān)重要，檔案整理的專業(yè)化也決定著工作的質(zhì)量與效率。

目前，公司檔案整理專業(yè)化低。目前檔案部門的在崗人員普遍存在年齡大，崗內(nèi)調(diào)崗等現(xiàn)象，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)。責(zé)任重視度不高，這嚴(yán)重?fù)p害了檔案的處理，嚴(yán)重影響了公司檔案整理的專業(yè)性質(zhì)。為了最大限度地保存記錄，必須確保該公司有一個(gè)專門的檔案整理小組。并且公司內(nèi)部沒(méi)有形成有效的檔案整理相關(guān)的制度條例。很多制度都是形于表面，沒(méi)有嚴(yán)格地落實(shí)到實(shí)處。本公司有足夠的檔案整理人員但是缺乏專業(yè)性，且流動(dòng)性大。很多工作人員因?yàn)楣ぷ鞲＠龅?，工作性枯燥轉(zhuǎn)部門，導(dǎo)致人才的流失嚴(yán)重。

3.2收集檔案材料不全面

收集檔案是指接收和收集破碎的材料，并按照檔案的形成方式進(jìn)行。收集檔案是收集過(guò)程的基礎(chǔ)，使公司能夠合理地在其活動(dòng)中保存相關(guān)記錄，并為今后的工作提供相關(guān)的專門知識(shí)，所以檔案是否完全收集，這一點(diǎn)尤為重要。檔案無(wú)論大小，都是單位重要?dú)v史的見(jiàn)證和核心內(nèi)容的儲(chǔ)存點(diǎn)，因此必須確保其完整性。一些檔案工作人員對(duì)檔案的組織工作不夠深入，導(dǎo)致檔案資料不夠完整，一些單位每年都進(jìn)行大量活動(dòng)，接待大量新員工，并參與許多工作人員的增減，卻沒(méi)有把這些反映在文書中。再有公司出現(xiàn)過(guò)為了給實(shí)習(xí)生開出實(shí)習(xí)證明，需要調(diào)在校實(shí)習(xí)生的學(xué)歷檔案來(lái)進(jìn)行審核，可是部分負(fù)責(zé)的工作人員認(rèn)為實(shí)習(xí)生的檔案不重要，所以入職的時(shí)候并沒(méi)有收集，就導(dǎo)致后期會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題，比如有需要卻找不到的情況，這都是檔案收集不全的原因。隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)在檔案不僅僅是紙質(zhì)檔案，更有以磁、電、光等為主要載體的檔案應(yīng)約而生，很多檔案的整理人員思維落后、墨守成規(guī)，或者自身素質(zhì)有限，從而忽視電子檔案收集。

3.3保密工作不完善和交接手續(xù)不嚴(yán)密

目前一些國(guó)企央企包括一些大型的企業(yè)中，部分檔案可能會(huì)與企業(yè)的核心秘密掛鉤，或者一些需要保密的隱私檔案有關(guān)。它關(guān)系到企業(yè)的信息安全和公司員工的個(gè)人隱私。重要的檔案甚至涉及到國(guó)家的政治活動(dòng)、商業(yè)經(jīng)濟(jì)的成敗以及公司體制的建設(shè)進(jìn)程。因此，檔案的保密工作，可謂是一扇堅(jiān)固重要的防盜門，其意義極其重大。在公司中，顯然檔案保密工作制度還有待完善。例如：當(dāng)涉密的檔案被調(diào)用時(shí)，公司中沒(méi)有經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，在未經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人的準(zhǔn)許下，便可以調(diào)閱涉密檔案。在檔案歸還時(shí)，也沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)清對(duì)和檢查。

鑒于檔案工作人員在安排工作方面的工作與職能，檔案工作人員在交接檔案資料時(shí)，應(yīng)時(shí)刻保持警惕并給予承諾。所有人都負(fù)有重大責(zé)任。而在公司中，我發(fā)現(xiàn)，在一些情況中，一些單位的檔案工作人員離職或調(diào)任時(shí)，并沒(méi)有按照公司規(guī)定的程序去辦理交接，并且負(fù)責(zé)人沒(méi)有進(jìn)行檢查，也沒(méi)有簽署協(xié)議，就導(dǎo)致移交的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)輕微紕漏。事實(shí)上，這可能會(huì)出現(xiàn)檔案數(shù)量不明確和責(zé)任問(wèn)題。檔案具有延續(xù)性，所以每一步都不能出現(xiàn)任何紕漏。

4公司檔案管理存在問(wèn)題的解決對(duì)策

4.1提高專業(yè)度

隨著時(shí)代的進(jìn)步，檔案整理工作已經(jīng)不再是簡(jiǎn)單的信息整理，他包含了多個(gè)工作任務(wù)，入檔案中信息的分類、數(shù)據(jù)的整合、收藏和歸檔等。并且結(jié)合了信息化整理，其中對(duì)技術(shù)的要求更上一層樓。面對(duì)當(dāng)今與時(shí)俱進(jìn)的是社會(huì)現(xiàn)狀，檔案整理也不斷改進(jìn)和更新，同時(shí)對(duì)檔案管理人員提出了新的要求。工作人員不僅要具備一定的專業(yè)能力，還要有較高的電子系統(tǒng)軟件應(yīng)用能力。管理者應(yīng)重視檔案整理工作人才建設(shè)和人才培養(yǎng)。組織員工定期進(jìn)行培訓(xùn)，采取對(duì)外交流的形式，提供在崗學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，組織有關(guān)研討會(huì)，通過(guò)和其他單位交流，加強(qiáng)本單位檔案整理的工作經(jīng)驗(yàn)，提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)。通過(guò)人才招聘，引進(jìn)有專業(yè)知識(shí)的科班人才，提高檔案整理團(tuán)隊(duì)整體水平。公司應(yīng)提高員工福利，保證員工福利待遇優(yōu)渥，保留住本公司的人才，防止人才流失。建立一支完整專業(yè)的檔案整理團(tuán) 隊(duì)。

4.2規(guī)范檔案整理

檔案整理的質(zhì)量至關(guān)重要，因此在實(shí)際的檔案整理工作中要規(guī)范檔案整理的質(zhì)量。第一點(diǎn)，就是要求檔案整理人員按照所需規(guī)定進(jìn)行整理，例如檔案卷標(biāo)題、檔案號(hào)、卷內(nèi)目錄等，一定要符合檔案整理規(guī)范。第二點(diǎn)，責(zé)任到人，制定相關(guān)的制度法規(guī)，一旦他們出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)按照相應(yīng)的制度對(duì)檔案整理人員進(jìn)行一定的懲罰，通過(guò)這種方式，有利于提高員工對(duì)工作的重視態(tài)度，加強(qiáng)檔案整理的質(zhì)量。

4.3加強(qiáng)涉密檔案的日常管理和注重檔案的交接

涉密檔案對(duì)公司的重要意義不言而喻，這些倉(cāng)庫(kù)應(yīng)存放保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防護(hù)裝置等。確保負(fù)責(zé)機(jī)密檔案的人負(fù)有更大的責(zé)任和極強(qiáng)的保密心，確保其工作的每一部分最終都得到保證，并明確遵守既定程序。加強(qiáng)對(duì)機(jī)密檔案的日常管理，包括完全按照既定程序訪問(wèn)、清除和銷毀各種檔案，并核查登記和簽字，但未經(jīng)授權(quán)任何人都無(wú)權(quán)訪問(wèn)這些檔案。在任何情況下，檔案管理員都必須將公司保密作為他們自己的守則。在進(jìn)行檔案交接工作時(shí)，一定要保證及時(shí)，及時(shí)把檔案信息進(jìn)行傳承，不能忘記一點(diǎn)細(xì)節(jié)，制定一套完善的交接流程，包括交接時(shí)間，交接人，交接內(nèi)容等。都要及時(shí)記錄在冊(cè)，進(jìn)行備案。

5 結(jié)論

隨著當(dāng)今信息社會(huì)的迅速發(fā)展，公司創(chuàng)建的檔案通常分散零散，有的檔案在某些情況下毫無(wú)價(jià)值，以便將有價(jià)值的檔案編號(hào)為無(wú)價(jià)值的檔案類別和清理。這些檔案記錄著企業(yè)的所有有效信息，因此檔案整理的工作具備一定重要意義。如何高效系統(tǒng)的完成檔案整理工作，需要我們重點(diǎn)研究。檔案整理工作已經(jīng)成為各個(gè)行業(yè)中不可或缺的一個(gè)崗位。一個(gè)公司想要建立自己的信息系統(tǒng)，有自成一體的健全檔案庫(kù)體系，檔案整理這一步必不可少。綜上所 述，檔案管理在各行各業(yè)的發(fā)展有不可或缺的重要地位，公司在人員素質(zhì)水平和對(duì)檔案的重視程度都還有待提高。我相信經(jīng)過(guò)改善，公司的整體水平必將有所提高。

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作者簡(jiǎn)介：劉琴（1988年09月—），女，漢族，福建順昌人，大學(xué)本科學(xué)歷，南平高速開發(fā)有限公司，研究方向：公司檔案管理。