新時(shí)期石油企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的途徑探討

何萍

摘要：檔案管理作為石油企業(yè)開(kāi)展信息化管理的主要環(huán)節(jié)，為保障石油企業(yè)科學(xué)合理利用內(nèi)外部資源提供重要的信息來(lái)源，更是石油企業(yè)全方位掌握企業(yè)綜合狀況的信息參考庫(kù)。所以，檔案管理成效對(duì)石油企業(yè)的整體管理質(zhì)量與發(fā)展運(yùn)行起著關(guān)鍵作用。然而，目前我國(guó)石油企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理呈現(xiàn)發(fā)展滯后的特征，檔案管理存在諸多不足。該文針對(duì)石油企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及創(chuàng)新路徑的研究，具有一定的社會(huì)價(jià)值與意義?；诖?，本篇文章對(duì)新時(shí)期石油企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的途徑進(jìn)行研究，以供參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;石油企業(yè);檔案管理工作;發(fā)展途徑

1石油企業(yè)文檔一體化重要性

石油企業(yè)文檔一體化管理重要性體現(xiàn)在：第一，對(duì)企業(yè)發(fā)展有積極影響;第二，對(duì)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理具有積極意義;第三，對(duì)行業(yè)規(guī)范管理具有促進(jìn)作用。由此可見(jiàn)，石油企業(yè)文檔一體化管理對(duì)企業(yè)和行業(yè)乃至于社會(huì)都有很重要的作用。

1.1石油企業(yè)發(fā)展不能缺少文檔一體化管理

石油企業(yè)文檔關(guān)系到?jīng)Q策層決策、管理制度、部門工作安排、崗位管理、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)總結(jié)等方面。企業(yè)所有業(yè)務(wù)都會(huì)在文檔中有所體現(xiàn)，文檔基本上都會(huì)在具體工作前形成，對(duì)工作具有安排、規(guī)范、引導(dǎo)、組織等作用，所以石油企業(yè)文檔管理需要一種科學(xué)的方式來(lái)確保企業(yè)形成的文檔動(dòng)態(tài)歸卷并獲得科學(xué)整理，最終可以錄入文檔管理系統(tǒng)之內(nèi)，讓文檔內(nèi)容、文檔形式、文檔檢索、文檔歸類、文檔利用能夠進(jìn)一步規(guī)范化，避免了以往文檔管理存在的內(nèi)容雜亂、形式多樣、檢索困難、歸檔不清以及利用效率低等問(wèn)題。這樣的文檔管理之下，石油企業(yè)各部門各崗位在需要借閱文檔資料時(shí)，都能夠精準(zhǔn)地找到對(duì)應(yīng)的文檔，這樣等同于提高了各部門各崗位的工作效率，也使得對(duì)應(yīng)的資源獲得整合，最終提升石油企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益以及環(huán)保效益。

1.2行業(yè)規(guī)范離不開(kāi)文檔一體化管理

石油行業(yè)掌握經(jīng)濟(jì)發(fā)展所需要的特殊能源，對(duì)于國(guó)家來(lái)說(shuō)，實(shí)現(xiàn)行業(yè)規(guī)范化管理是非常有必要的。而規(guī)范化管理需要系列的規(guī)范文件、法律文件等來(lái)負(fù)責(zé)落地。這些行業(yè)規(guī)范文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、法律文件等需要最終進(jìn)入石油企業(yè)，對(duì)其實(shí)際生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)形成指導(dǎo)。因此，企業(yè)能否實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，將直接關(guān)乎國(guó)家行業(yè)管理效率。換言之，國(guó)家行業(yè)行政和企業(yè)經(jīng)營(yíng)二者間需要文檔一體化來(lái)保證它們的彼此貫通，使得企業(yè)可以很好地管理官方文件，并利用好官方文件。也能夠使得國(guó)家了解各企業(yè)的執(zhí)行情況，針對(duì)性調(diào)整政策。

2目前石油企業(yè)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

2.1檔案管理制度

石油企業(yè)為了加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理工作，使檔案更有效地為公司管理、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)國(guó)家檔案局第10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》以及地方省市的檔案條例，來(lái)制定公司檔案管理辦法、企業(yè)檔案工作規(guī)范、企業(yè)檔案實(shí)施細(xì)則等等。通過(guò)建立健全管理制度來(lái)嚴(yán)格執(zhí)行檔案歸檔、收集、整理、保管、查閱、統(tǒng)計(jì)等常規(guī)工作，對(duì)于底圖檔案保管與更改、基建工程檔案驗(yàn)收、復(fù)制、保密、鑒定銷毀等工作，也不斷完善操作細(xì)則，使檔案管理準(zhǔn)確、真實(shí)、高效。

2.2檔案管理模式相對(duì)落后，檔案保存難以滿足大數(shù)據(jù)提出的各項(xiàng)需求

石油企業(yè)在開(kāi)展檔案管理時(shí)，一般采用的管理模式為傳統(tǒng)模式，即檔案管理人員在對(duì)不同的工程項(xiàng)目所生成的資料進(jìn)行記錄和收藏，做好標(biāo)記工作，以便于之后的查詢和管理。但是伴隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作需要處理的信息也就越來(lái)越多，很多檔案信息存在著共性問(wèn)題，如果一直采用這種傳統(tǒng)的檔案管理模式，將會(huì)使得信息歸納的效率越來(lái)越低。企業(yè)管理人員需要耗費(fèi)大量的時(shí)間查找到相關(guān)資料，檔案保存處于比較混亂的狀態(tài)。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)給企業(yè)管理工作帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)。如果企業(yè)沒(méi)有建立大數(shù)據(jù)檔案管理的制度和重新設(shè)定檔案管理的創(chuàng)新理念，沒(méi)有對(duì)相關(guān)人員開(kāi)展培訓(xùn)和管理，企業(yè)檔案信息保存和處理的效果將大大降低。同時(shí)，數(shù)據(jù)安全問(wèn)題也成為檔案管理中的最大難題，如果企業(yè)在檔案保存的形式上沒(méi)有加以管理，一些重要的信息將會(huì)受到威脅，難以促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

3新時(shí)期石油企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的途徑

3.1逐步完善檔案管理制度

首先，石油企業(yè)要?jiǎng)?chuàng)建完善的檔案收集制度，一方面要將企業(yè)行政方面的基本信息進(jìn)行歸檔，另一方面還要對(duì)企業(yè)的黨群工作、經(jīng)營(yíng)資料、科技進(jìn)步、項(xiàng)目實(shí)施等動(dòng)態(tài)性信息進(jìn)行及時(shí)歸檔，確保檔案收集的全面性、客觀性與時(shí)效性。其次，石油企業(yè)要制定完善的檔案借閱制度，對(duì)檔案借閱人員進(jìn)行嚴(yán)格的個(gè)人信息登記，最大限度降低檔案信息泄露或者資料丟失的概率。最后，石油企業(yè)還需要建立健全檔案管理制度，將檔案予以專門管理，定期對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充或更新，不僅僅要確保檔案全面與完善，而且還要全面反映出企業(yè)過(guò)去的歷程與現(xiàn)在的情況。

3.2全面提升檔案管理人員的素養(yǎng)和應(yīng)用信息技術(shù)的能力

石油企業(yè)在開(kāi)展檔案管理時(shí)，需要借助多個(gè)部門共同努力和協(xié)作，才能提升檔案管理的水平，使得檔案中的數(shù)據(jù)更加完整和真實(shí)。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理人員需要借助培訓(xùn)以不斷完善自身的技術(shù)水平，提高自身分析能力和處理能力。同時(shí)，石油企業(yè)還需要?jiǎng)?chuàng)設(shè)人才培養(yǎng)機(jī)制，引進(jìn)更多專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理工作人員，為企業(yè)開(kāi)展檔案管理工作注入新鮮的血液。

3.3提高石油地質(zhì)檔案信息化管理安全性

實(shí)現(xiàn)石油地質(zhì)檔案管理工作信息化開(kāi)展工作，必須注重檔案信息的安全性。石油地質(zhì)檔案管理部門要規(guī)范石油地質(zhì)檔案信息化管理流程及制度，并確保管理流程及制度切實(shí)能對(duì)石油地質(zhì)檔案管理工作起到助力作用，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)石油地質(zhì)檔案管理工作的監(jiān)督管理，確保其規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)匕凑展ぷ髁鞒碳爸贫乳_(kāi)展，保障石油地質(zhì)檔案信息處理過(guò)程中的安全性、完整性。同時(shí)，石油地質(zhì)檔案管理部門管理層還要注重檔案信息在存儲(chǔ)過(guò)程中的安全，可健全石油地質(zhì)檔案信息調(diào)取利用制度，明確檔案信息的調(diào)取利用等級(jí)權(quán)限，從而確保檔案信息的使用規(guī)范性。此外，石油地質(zhì)檔案管理部門及管理層還要注重互聯(lián)網(wǎng)安全隱患對(duì)檔案信息的損毀、泄露威脅，應(yīng)不斷更新維護(hù)石油地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)，并設(shè)置專門的病毒查殺等網(wǎng)絡(luò)完全防護(hù)措施，借此保障石油地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)的完整性、保密性。

結(jié)束語(yǔ)：

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，石油企業(yè)發(fā)展規(guī)模不斷壯大，檔案管理的復(fù)雜程度也與日俱增。目前來(lái)看，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無(wú)法滿足新時(shí)代石油企業(yè)的發(fā)展所需，無(wú)法充分發(fā)揮檔案的價(jià)值與作用。針對(duì)檔案管理的實(shí)際情況，必須通過(guò)觀念、制度、人才、技術(shù)等方面的強(qiáng)化建設(shè)，來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新。這是現(xiàn)代化石油企業(yè)堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的基礎(chǔ)與前提。

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