職業(yè)院校檔案規(guī)范化管理措施研究

摘要：隨著互聯(lián)網的快速發(fā)展，它在我們生活中運用也越來越多。尤其是現(xiàn)階段對于職業(yè)院校檔案規(guī)范化管理的要求，現(xiàn)代化的管理方法，越來越多的職業(yè)院校采用電子檔案以及紙質檔案雙重檔案的管理模式，因此加快高職院校檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀是我們現(xiàn)在非常重視的一個問題，在本文中，筆者從高職院校檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，從現(xiàn)狀進行具體的分析，再加上對于高職院校檔案現(xiàn)代化進程的分析，明確了高職院校檔案現(xiàn)代化建設的必要性，同時針對如何加快對職業(yè)院校檔案規(guī)范化管理現(xiàn)代化進程提出了一定的措施和規(guī)劃，希望通過對本文的閱讀，能給讀者到來一定的啟發(fā)。

關鍵詞：職業(yè)院校;檔案規(guī)范化管理;措施;研究

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A

0 導言

大數(shù)據(jù)時代背景下給一些高職院校學校的管理工作帶來了機遇與挑戰(zhàn)[1]，在高職院校這段時間，學生檔案管理是十分重要的一個環(huán)節(jié)，也正因如此，加快對于高職院校檔案管理的現(xiàn)代化建設工作，是我們關注的重點，也是我們現(xiàn)階段工作的重點，如何在大數(shù)據(jù)時代背景下，對于學生檔案隱私的保護成為了現(xiàn)代化的新挑戰(zhàn)，我們在享受互聯(lián)網帶來便利的同時，也要考慮到他可能存在的風險，因此加強對于學生檔案管理的安全問題，也是現(xiàn)階段我們工作的難點部分，根據(jù)這個現(xiàn)狀，本文從高職院校檔案管理的現(xiàn)狀、以及其現(xiàn)代化的進程、與加強檔案管理現(xiàn)代化必要性進行了探究，希望廣大讀者能從其中得到啟發(fā)。

1 職業(yè)院校檔案規(guī)范化管理措施發(fā)展的重要性

職業(yè)院校檔案客觀地記錄了學生學習的成長經歷，包括學生個人的基本情況、學生的學業(yè)水平、社團活動、社會實踐、思想品德、教師評語等相關材料，全面綜合地反映了學生的三年學習生活狀況，是學生升學就業(yè)、出國深造、入黨等事項的重要參考依據(jù)，此外，學生檔案的管理狀況在一定程度上反映出學校工作的管理水平，完善的學生檔案、優(yōu)質的檔案服務水平是學校參與各種評估，推動學校持續(xù)發(fā)展的豐富的原始支撐材料，可以說，學生檔案對于學校發(fā)展和學生發(fā)展意義重大，而且他深深地影響著學生未來，對于學生未來的發(fā)展相當重要[2]。我們對于學生檔案管理的方式要跟得上時代，同時要適應時代的發(fā)展，能夠及時地將學生在職業(yè)院校內的各種情況進行實時的更新，就在此時，互聯(lián)網的快速發(fā)展使這些情況都可以得到滿足，因此加快高職院校檔案管理現(xiàn)代化就顯得刻不容緩，我們可以通過大數(shù)據(jù)，將學生的檔案上傳到終端，這樣方便了學生檔案的調取和材料的增減，大大縮減了工作人員翻找檔案的時間，因此加強對于高職院校檔案管理的現(xiàn)代化，是我們現(xiàn)階段應當重視的一個方面，也是互聯(lián)網時代帶給我們方便與快捷的管理模式，

2 職業(yè)院校檔案規(guī)范化管理的研究現(xiàn)狀

由于我國經濟發(fā)展不平衡，這也就導致了各地教育發(fā)展情況也是不平衡的，也因此現(xiàn)象導致了不同地區(qū)的高職院校檔案管理的現(xiàn)狀有著很大的差異，有些地區(qū)目前只存在紙質檔案，缺少網上數(shù)據(jù)的備份，因此檔案一旦丟失，該生的檔案就需要重新去建立自己的檔案，期過程相當?shù)姆爆?，但如果有網上備份的話，這個過程就會非常的快，因此加強高職院校檔案管理現(xiàn)代化的進程非常有必要，平衡各地區(qū)的檔案管理狀況也是相當?shù)挠斜匾覀儸F(xiàn)階段的檔案建立不全，檔案缺失的情況就有一些是從高職院校檔案開始的，因此加強對于高職院校檔案管理的必要性是有的。

其次，就是面臨一些檔案管理人員的素質水平有待提高的問題，因不同地區(qū)的具體管理情況不同，有些地區(qū)就存在這樣的情況：由于檔案管理人員的粗心大意，導致學生檔案丟失的情況，這種事情要想避免，就要從檔案管理人員的角度入手，加強對于檔案管理人員的培訓，不斷提高他們的專業(yè)水平和專業(yè)素質，是許多高職院校應該注意的一個方面，因此對于高職院校檔案管理人員的管理，也是我們在工作過程之中非常重要的一個環(huán)節(jié)，至于如何加強對于這些檔案管理人員的培訓工作，各地區(qū)的學校應當根據(jù)自己當?shù)氐那闆r進行分析，做出最適合自身的發(fā)展方法策略。

最后，學生自己對于自身檔案重要性的意識不強，因此學校應當加強對于學生檔案管理意識的教育，這一點對于學生來說至關重要，只有加強學生對于自己檔案的管理意識，我們對于學生檔案管理工作才會更加輕松，才能更加有效的完成學生檔案的管理工作，在不斷的加強學生自身對于檔案管理的意識，也是推進高職院校檔案管理現(xiàn)代化進程的重要一部分。學校要加強自身的信息建設化水平，只有不斷的推進學校自身的信息化水平，在減少工作量的同時，提升工作效率，但要注意的是，信息化的同時我們還要保證學生檔案信息的安全性，只有這樣的發(fā)展模式才會是長久的。

3 職業(yè)院校檔案規(guī)范化管理措施的未來研究

首先，各個地區(qū)應該根據(jù)自身的發(fā)展情況制定出相應的發(fā)展策略，對自身未來的檔案管理模式做出自己的規(guī)劃，這個規(guī)劃一定要適應當?shù)氐陌l(fā)展現(xiàn)狀，只有這樣做才能大大提高我們對于檔案管理工作的效率，從而實現(xiàn)對于檔案的嚴格管理，對于檔案丟失的情況我們可以做出快速的反應，對于高職院校生來說，他們考入不同地區(qū)的大學之后，檔案的轉移和管理也會更為方便。

其次，對高職院校生檔案的管理應該采取專業(yè)的團隊去運作和處理，對于這些團隊中的檔案管理人員一定要經過嚴格的考核才能進入，與此同時，我們還應該制定出合理的管理制度，以防止檔案錯漏的狀況的發(fā)生，因此，要加強對于檔案管理人員的素質培訓，還有對于檔案管理人員進行管理制度的完善和制定，這一方面對于高職院校生檔案管理是非常有必要的一個環(huán)節(jié)，因此學校對于這一方面的管理也要加強。

最后就是學校應該針對高職院校生在每學期開設一節(jié)關于高職院校生檔案管理重要性的課程[3]，加強學生對于檔案管理重要性的認知，我們后期的工作才能更加順利的進行下去，這便是加強高職院校檔案現(xiàn)代化管理的第三個方面。同時還要加強對于學校信息化技術的健全工作，只有不斷的健全學校的信息化進程，才能讓我們對于學生檔案管理變得容易，這一點雖然放在了最后，但他顯然使這其中最為關鍵的一點，因此加強對于學校信息化管理的進程刻不容緩。

4 小結

綜上所述，我們應當在未來的發(fā)展過程中，不斷地加強對職業(yè)院校檔案規(guī)范化管理的研究，只有這樣，才能夠讓我過職業(yè)院校的檔案的規(guī)范化管理有更好的進步與發(fā)展[4]。

參考文獻

[1]李東振. 職業(yè)院校檔案規(guī)范化管理措施研究[C]//“決策論壇——企業(yè)黨建與政工創(chuàng)新工作發(fā)展學術研討會”論文集（上）.[出版者不詳]，2016：219.

[2]蹇嵐.高職院校檔案管理工作規(guī)范化策略探索[J].產業(yè)與科技論壇，2021，20（05）：226-227.

[3]陳讓.教學檔案管理規(guī)范化對職業(yè)院?？沙掷m(xù)發(fā)展的影響研究[J].決策探索（下），2021（02）：89-90.DOI：10.16324/j.cnki.jcts.2021.02.051.

[4]鄔彩虹.高職院校合并后遺留檔案規(guī)范化管理的分析與研究[J].現(xiàn)代職業(yè)教育，2020（39）：228-229.

作者簡介：

姜萌，女，漢族，山東青島人，大學本科學歷，館員職稱，主要研究檔案管理方向。