信息化背景下職業(yè)院校教學檔案管理研究

田宏

摘要：在信息化時代，職業(yè)院校檔案管理也在信息技術(shù)發(fā)展的影響下，正逐步向著信息化的方向發(fā)展。信息技術(shù)在職業(yè)院校檔案管理中的應用，可以提高檔案管理的準確性。推進職業(yè)院校檔案信息化工程，要努力爭取高校領(lǐng)導支持，加大資源投入，完善檔案信息管理制度，加強檔案管理隊伍構(gòu)成。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校;檔案管理;信息化;研究探討

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A

引言：職業(yè)院校是培養(yǎng)專業(yè)人才的重要基地，不僅肩負著培養(yǎng)人才和開展各項教育教學活動的重要職責，還特別注重檔案管理工作。在檔案管理過程中，要不斷創(chuàng)新管理方式，利用信息化檔案管理技術(shù)，更有效地實施各項檔案管理工作，與時俱進滿足檔案充分展示的需求，推進職業(yè)院校的快速發(fā)展。

1職業(yè)院校檔案信息化管理的必要性

1.1職業(yè)院校信息系統(tǒng)申請?zhí)岢龅囊?/p>

在當今科技高速發(fā)展的環(huán)境下，職業(yè)院校在教學教育教學活動和工作過程中，不僅運用了許多現(xiàn)代信息技術(shù)，而且建設(shè)了許多信息化教學系統(tǒng)和教學平臺。由于這種環(huán)境，大學內(nèi)的其他工作也必須在發(fā)展過程中發(fā)生變化。使用信息系統(tǒng)輸入和存儲各種重要數(shù)據(jù)信息變得非常方便。對此，檔案管理人員在實施檔案管理的過程中也應實行系統(tǒng)化管理，只有這樣才能保證檔案管理的效率。

1.2發(fā)現(xiàn)檔案價值引發(fā)的需求

職業(yè)院校檔案管理不再是所有檔案的集中管理，信息化時代背景下的要重視檔案管理信息的有效利用?，F(xiàn)有的紙質(zhì)文檔管理在使用文檔信息的過程中存在不便的功能。借此，檔案用戶可以通過系統(tǒng)快速方便地搜索、檢索、獲取必要的檔案信息，實現(xiàn)檔案資源的有效利用和有效開發(fā)?？梢?，職業(yè)院校實施檔案信息管理既是發(fā)現(xiàn)檔案價值的需要，也是發(fā)現(xiàn)檔案價值的要求。

2信息化背景下職業(yè)院校教學檔案理管理信息化研究戰(zhàn)略

為提高職業(yè)院校檔案管理過程中的管理效率，保證檔案的充分利用，在實際管理中，需要轉(zhuǎn)變管理方式，采用信息化管理方式來保障檔案管理安全有效性，符合社會發(fā)展的潮流。

2.1提高檔案信息化管理意識

意識是行動的向?qū)В斢幸欢ǖ囊庾R時，就引導人的行動，使行動和意識統(tǒng)一起來。面對意識的重要性，高職院校要實現(xiàn)檔案管理信息化目標，首先要樹立檔案管理信息化意識。在樹立檔案管理信息化意識時，高職院校領(lǐng)導要以身作則，要深刻認識檔案信息管理的重要性，了解目前高校實施的檔案信息管理存在的問題，進而要采取行動。通過會議等方式，共同探討檔案管理信息化工作，為推進這項工作提供更多資金和設(shè)備等支持。同時，高職院校要通過選拔優(yōu)秀檔案管理人才、接受檔案管理信息化教學等方式，加快推進檔案管理信息化工作，讓這些人員通過親身體驗了解檔案管理信息化的優(yōu)勢，鼓勵更多的員工有這種工作意識。

2.2建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)

系統(tǒng)的存在很重要，一個完善的系統(tǒng)可以為企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績提供基礎(chǔ)，所以一個高校要實現(xiàn)檔案管理的信息化，就必須從系統(tǒng)做起。在制度建設(shè)的過程中，可以從檔案管理的責任制入手，要明確制作電子檔案的責任，讓每個工作人員都明白自己工作的重要性，把自己的工作搞清楚。首先，檔案管理負責人員在創(chuàng)建檔案的過程中，可以保證信息的真實有效。其次，要有嚴格的監(jiān)督制度，管理員保存檔案信息后，未經(jīng)領(lǐng)導批準，不得借閱，也可以登錄并監(jiān)控文件系統(tǒng)。最后，需要建立完善的獎懲機制。雖然檔案信息管理的大部分工作都在信息系統(tǒng)中進行，但仍然與員工有著千絲萬縷的聯(lián)系。因此，為防止員工在信息化過程中迷失方向，應建立相應的獎懲機制，對能在工作場所找到自己的位置并有效履行職責的人給予獎勵，對疏忽職守的人予以懲罰。明確的獎懲制度，可以激發(fā)檔案管理者的積極性，保證檔案管理信息化的順利實施。

2.3創(chuàng)新檔案管理技術(shù)

檔案管理技術(shù)在高職院校檔案管理中非常重要，管理技術(shù)的信息化水平對檔案管理的執(zhí)行效率有一定的影響。實現(xiàn)這一目標需要檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新。加密技術(shù)和數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)對于管理檔案信息是非常必要的。加密技術(shù)是電子商務中最常用的安全和保密措施，作為主要的安全和保密措施。使用技術(shù)手段將敏感數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為加密傳輸，然后在到達目的地后使用相同或不同的手段對其進行恢復解密。檔案管理人員可以利用加密技術(shù)對電子文件進行加密，使其不可讀，然后將密碼報告給相關(guān)閱讀者，以保證文件的安全。數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)是通過減少數(shù)據(jù)量來減少存儲空間，提高傳輸、存儲和處理效率，或按照特定算法對數(shù)據(jù)進行重組，在不丟失有用信息的情況下減少數(shù)據(jù)重復和存儲的技術(shù)手段。檔案管理員可以對不同的檔案進行分類和壓縮，以方便日后檢索，同時減少檔案占用的空間。

2.4整合現(xiàn)有信息平臺

在實施高職院校檔案管理的過程中，采用了一些信息化手段，建立了多信息化平臺。檔案存儲在信息平臺的影響下有些混亂，每個平臺都有一些檔案。這種管理檔案信息的方法有些混亂，增加了搜索檔案信息的不便。面對這種情況，高校在檔案信息管理過程中需要整合現(xiàn)有的信息平臺。在綜合信息平臺中，要深入分析各個平臺的功能和作用，準確把握實際情況，并在此基礎(chǔ)上梳理各個平臺之間的關(guān)系并找出規(guī)律。然后整合平臺，將多個平臺整合為一個完整的平臺，需要將較小平臺上的檔案內(nèi)容組合在一起，然后將檔案按照不同的類別統(tǒng)一分類存儲。此外，為方便檔案信息的共享和利用，建立了數(shù)據(jù)交換接口，方便各平臺檔案信息的自動傳輸，有效提高檔案信息管理效率，確保檔案信息化管理目標的實現(xiàn)。

結(jié)語：當信息化背景下，高校檔案管理正朝著信息化方向發(fā)展，利用網(wǎng)絡(luò)資源實現(xiàn)信息資源共享對提高高校檔案管理水平具有重要意義。但當前高校檔案管理存在保管人思想滯后、檔案管理效率低下、相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施不足、資源共享不足等問題。因此，優(yōu)化高校檔案管理模式，促進高校檔案管理數(shù)字化，需要采取有效的行動來提高記錄保存管理的質(zhì)量，幫助職業(yè)院校檔案管理更好地適應社會不斷變化的需求。

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