建設(shè)項目工程檔案管理工作中注意的幾個問題

杜丹

摘要：在工程項目管理過程中，大家一般不重視檔案管理工作，以至于有很多工程單位的檔案都是后期再進(jìn)行補寫的，甚至有一些工程就沒有相應(yīng)的檔案管理，這樣都會給工程后續(xù)的審核和追責(zé)帶來十分大的困難和障礙，因此我們逐步需要重視建設(shè)項目中的檔案管理工作，現(xiàn)在工程項目的也在向多樣化發(fā)展，但是目前我們建筑工程的檔案管理過程也就有很多問題，本文就結(jié)合建筑工程的管理中的問題進(jìn)行分析，希望能給大家?guī)韱l(fā)。

關(guān)鍵詞 建筑工程 檔案管理 管理意識

建筑工程檔案是對我們整體建筑工程的一個系統(tǒng)化的記錄，它真實的記錄和反映了我們工程建設(shè)過程中所遇到的問題，所面對的困難，所有的解決措施，他是我們進(jìn)行整體工程鑒定的重要審核依據(jù)，在我們整個工程管理工作中，都具有十分強大的保存價值，作為建筑工程建設(shè)的一項十分基礎(chǔ)且必要性的工作，工程檔案工作對于促進(jìn)整體工程建設(shè)方面起到了非常大的推動作用，但是在現(xiàn)在的整體環(huán)境下我們的建筑工程檔案管理還是存在不少問題的。

一、建筑工程檔案中存在的主要問題

1.檔案管理意識淡薄，基礎(chǔ)管理工作薄弱

受之前檔案工程一直對于建筑工程中的檔案工作不重視的影響，尤其是對于檔案電子化的推行非常落后，這樣就使得我們很大一部分工程管理單位的檔案管理基礎(chǔ)工作十分的落后，很多工程建設(shè)部門甚至對于新型的電子檔案管理系統(tǒng)都不了解，這樣就會造成整體檔案進(jìn)度的滯后，我們無法借助檔案更好的促進(jìn)建筑工程的實施，另外，不可否認(rèn)的是，我們的建筑工程主要目的還是為了盈利，而檔案工作具有十分復(fù)雜的特點，也是不屬于盈利的環(huán)節(jié)，因此很多建筑工程單位對于檔案的管理也是十分不重視的，這就會造成我們整體檔案管理的基礎(chǔ)工作十分的薄弱，以及之后很多工程單位只有在上級單位需要檢查或者是國家政府部門需要對工程檔案進(jìn)行檢查時才慌忙連夜的進(jìn)行檔案的修整與整改，甚至很多數(shù)據(jù)都與真實數(shù)據(jù)不對應(yīng)就是及時慌忙拼湊出來的數(shù)據(jù)，這樣會給我們的整體建筑工程帶來十分不利的影響，如果后期建筑工程出現(xiàn)問題，很容易無法追查到真實的責(zé)任在誰。

2.檔案管理人才匱乏，專業(yè)素質(zhì)參次不齊

經(jīng)過對于建筑工程的檔案工作進(jìn)行調(diào)查可以得出目前很多檔案工作人員都不是專業(yè)的檔案管理人員而是兼職進(jìn)行檔案工作，沒有受到過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)。這就使得他們在進(jìn)行檔案管理工作中不具專業(yè)性，很多時候都是簡單的將各種文件進(jìn)行堆積，甚至有一部分建筑工程項目中的檔案管理人員身兼數(shù)職，無法很好的進(jìn)行檔案工作的管理，這是糊弄差事，尤其是隨著我國電子信息技術(shù)的逐步發(fā)展，現(xiàn)在我們在進(jìn)行檔案管理時，一般都采用電子信息化檔案管理系統(tǒng)，實際工程單位中可以使用電子檔案管理系統(tǒng)的人員少之又少，具備這方面的人才也比較匱乏，這就會造成我們目前建筑工程單位還是使用紙質(zhì)版的檔案管理，這樣會耗費大量的人力物力，同時也讓檔案管理具備系統(tǒng)性，如此高強度的工作，也會逐步讓檔案管理人員產(chǎn)生厭煩心理責(zé)任心會有所降低。

3.歸檔的真實性和完整率有待提高

根據(jù)相關(guān)的資料以及調(diào)查顯示，我們國家目前大部分建筑工應(yīng)城的歸檔完整率十分低，大概只有15%左右，這主要是在于一方面我們很多工程建設(shè)單位都一味地追求利潤，而忽略了對于檔案工作的整理，檔案工作也沒有按照國家所要求的規(guī)章制度進(jìn)行完整的建設(shè)，沒有在工程一開始就設(shè)立專門的管理人員，只是工程結(jié)束之后再進(jìn)行檔案的整理，時間緊任務(wù)重會造成檔案管理人員只是簡單的對文件進(jìn)行收集保存。三是對于檔案文件的順序以及編制毫無規(guī)律可言，這就會造成后期再對檔案進(jìn)行利用時無從下手，還會有一部分十分重要的資料丟失的現(xiàn)象，另一方面普遍工程建設(shè)單位的檔案管理人員都不是專門學(xué)習(xí)檔案工作的，這樣就會造成他們的專業(yè)水平較低工作責(zé)任心不強，檔案歸檔過程的很多時候的文件，他們認(rèn)為并不重要沒有完整的歸檔，這就會嚴(yán)重影響我們工程檔案的建設(shè)工作。

二、完善建筑工程檔案管理的措施

1.不斷強化檔案管理意識，健全檔案管理制度

工程管理檔案管理工作在整個工程項目建設(shè)過程中有十分重要的作用，隨著我們現(xiàn)在工程建筑的逐步復(fù)雜化多樣化，我們需要加強對于整個工程過程中的檔案管理意識，樹立一個正確的檔案工作管理態(tài)度，不斷增強檔案工作的責(zé)任感。無論是從檔案管理專員，還是檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)，都一定要從思想上樹立正確的管理檔案的意識，要不斷健全我們現(xiàn)有的檔案管理制度，用制度來約束實際的檔案管理工作，這樣才能更好的加強對檔案相關(guān)部門的管理監(jiān)督，防止我們檔案因制度不完善不規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理過程出現(xiàn)遺漏，另外我們需要對于整個工程項目中的檔案不定期的進(jìn)行檢查，防止檔案的不完善就是隨意擺放，不斷提高檔案管理意識，提升檔案工作效率。

2.加強培訓(xùn)，提高隊伍素質(zhì)

隨著我們國家電子技術(shù)多媒體的逐步發(fā)展，我們現(xiàn)在的檔案管理已經(jīng)不再是之前的紙質(zhì)版檔案管理，而是變成了電子版檔案管理系統(tǒng)，但是實際檔案工作人員對于電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用還是不熟練，需要加強電子檔案管理系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，才能更好的為將來的檔案工作打下良好基礎(chǔ)，檔案工作人員應(yīng)該定期參與培訓(xùn)。對于電子檔案管理系統(tǒng)的各項功能，逐步學(xué)習(xí)，深入培養(yǎng)檔案工作管理的能力。

3.發(fā)揮工程檔案的有效價值

我們在整體工程檔案記錄的目的，還是為了可以讓工程檔案發(fā)揮它應(yīng)有的價值，我們應(yīng)該充分利用現(xiàn)代化的手段，多角度做層次的開發(fā)，做好信息的統(tǒng)計工作，我們的檔案不僅要有紙質(zhì)版還有電子版，包括相關(guān)的磁帶以及光盤或U盤，都需要及時的進(jìn)行整理收納，提高公司各部門的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)能力，以最高效的方式建立起檔案管理系統(tǒng)，同時對于檔案的管理一定要有明確的管理方式和特定的管理制度。

結(jié)束語：綜上所述，我國建筑工程的檔案管理工作已經(jīng)越來越重要，目前大家也要針對檔案管理工作進(jìn)行進(jìn)一步的深化，總結(jié)針對現(xiàn)有的檔案管理中的問題，進(jìn)行不斷的改善，爭取早日完善我們的檔案管理系統(tǒng)，為工程建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。

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