基于數(shù)字化視域下人事檔案管理工作的優(yōu)化分析

摘要：傳統(tǒng)人事檔案管理的主要職責(zé)是管理或信任每個(gè)人事檔案，確保檔案管理的完整性。在不斷缺乏與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展優(yōu)勢(shì)的情況下，人事檔案管理在時(shí)代發(fā)展中將面臨更大的危機(jī)和挑戰(zhàn)。從人力資源配置的角度積極探索如何加強(qiáng)人事檔案管理，已成為人事檔案管理領(lǐng)域的一個(gè)重要研究課題。因此，從優(yōu)化人力資源配置在人事檔案管理中的意義入手，分析基于優(yōu)化人力資源配置的人事檔案管理措施，以期為人事檔案管理部門提供一些參考建議。

關(guān)鍵詞：優(yōu)化;人力資源;配置;檔案;管理

1前言

中國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡是一個(gè)古老的話題。體力勞動(dòng)者和腦力勞動(dòng)者在人才區(qū)域中表現(xiàn)出相似的特征。隨著區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展中人才的不斷流動(dòng)和緊缺，人才利益不合理、分布不合理已成為一個(gè)較為普遍的問(wèn)題。人事檔案管理部門可以通過(guò)掌握的資料向相關(guān)部門提供一定的參考和建議。人事檔案部門是最能掌握當(dāng)?shù)厝瞬艃?chǔ)備、分布和流動(dòng)情況的單位。為相關(guān)部門提供準(zhǔn)確、全面、科學(xué)的人才管理數(shù)據(jù)，指導(dǎo)相關(guān)部門合理配置人才資源，掌握當(dāng)?shù)厝瞬帕鲃?dòng)現(xiàn)狀。

2在數(shù)字化視域下優(yōu)化人力資源配置的意義

2.1提高人事檔案利用效率

將優(yōu)化人力資源配置的理念融入人事檔案管理，可以使人事檔案管理機(jī)構(gòu)清晰地掌握人事檔案的宏觀和微觀信息。傳統(tǒng)的人事檔案管理在于妥善保管或信任相關(guān)人員的人事檔案，對(duì)人事檔案內(nèi)部信息或重要信息了解較少。新時(shí)期的人事檔案不應(yīng)陳列在檔案室的檔案柜上，而應(yīng)充分發(fā)揮人事檔案的信息作用，為地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)和人才發(fā)展提供科學(xué)、可靠、及時(shí)、全面、系統(tǒng)的人才數(shù)據(jù)信息。通過(guò)人事檔案管理部門提供的第一手資料，當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門可以了解該地區(qū)的人才儲(chǔ)備、人才分布和人才流動(dòng)情況。

2.2利用檔案開發(fā)人才資源

不合理地使用人才。分配不合理已成為地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)中人才結(jié)構(gòu)缺失的因素之一。目前，在政策的號(hào)召下，各地開始加快地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)，經(jīng)濟(jì)建設(shè)和項(xiàng)目開發(fā)需要相關(guān)配套人才的支持。在人才引進(jìn)方面，地方相關(guān)部門需要進(jìn)入大規(guī)模招聘市場(chǎng)，為所有人才招聘對(duì)應(yīng)人才。然而，由于招聘單位和非一線或省會(huì)城市的地理位置，他們往往缺乏一定的吸引力。然后，它似乎以高薪吸引人才。但是，人才的穩(wěn)定性還不夠。人事檔案管理單位是最能掌握當(dāng)?shù)厝瞬欧植己土鲃?dòng)信息的單位。地方人事檔案的管理和統(tǒng)計(jì)可以為地方相關(guān)部門的人才招聘和人才建設(shè)提供一定的參考信息，使相關(guān)部門能夠通過(guò)人才檔案開發(fā)和培養(yǎng)穩(wěn)定性強(qiáng)的相關(guān)人才。

2.3合理促進(jìn)人力資源流動(dòng)

在工作過(guò)程中，由于人員配備的增加或工作需要，各單位需要相關(guān)人員的人事檔案作為相關(guān)聘用或借調(diào)的依據(jù)。以警察部隊(duì)為例，交警序列中警察同志的勤勉，勤奮，警覺性，勇敢等優(yōu)良品質(zhì)，將記錄在他們的日常檔案中，記錄在刑偵序列中，，如果需要這樣素質(zhì)的同志參加大型的公安活動(dòng)。然后刑偵民警通過(guò)對(duì)人事檔案的了解，判斷這些同志是否被借調(diào)參加活動(dòng)，并從優(yōu)化人力資源配置的角度對(duì)人事檔案進(jìn)行管理。使人事檔案成為指導(dǎo)各崗位就業(yè)和調(diào)動(dòng)、促進(jìn)人才合理流動(dòng)的重要參考信息。

3.在數(shù)字化視域下人事檔案管理上的問(wèn)題與不足

3.1人事檔案管理一定程度上限制了人才的良性流動(dòng)

政府行政部門和企業(yè)的人事制度改革發(fā)展比較順利，事業(yè)單位的人事制度改革相對(duì)滯后。大多數(shù)事業(yè)單位仍然沿用舊的人事管理模式，導(dǎo)致傳統(tǒng)的人事檔案管理無(wú)法滿足當(dāng)前發(fā)展的需要，存在諸多問(wèn)題。例如，傳統(tǒng)的人事檔案管理限制了員工的合理流動(dòng)，因?yàn)槭聵I(yè)單位聚集了大量的人才，這些人才由于其不同的職業(yè)特點(diǎn)和發(fā)展前景需要流向不同的崗位。但是，很多單位通過(guò)卡片檔案等方式控制人才流動(dòng)，防止人才“流失”，最后，不得不放棄自己喜歡的工作，這在一定程度上損害了人才的價(jià)值，不利于整個(gè)社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展。

3.2人事檔案管理的不科學(xué)導(dǎo)致管理上的混亂

人事制度改革日益顯現(xiàn)出人事檔案管理的不科學(xué)性，導(dǎo)致了許多管理混亂的問(wèn)題，如檔案廢棄造成的人才流動(dòng)秩序混亂，給人事管理帶來(lái)了諸多不便。因此，一些人不得不放棄自己的檔案，逃之夭夭，這使得人才流動(dòng)秩序混亂。這種做法埋下了許多隱患，如一些未與原單位解決經(jīng)濟(jì)糾紛的人逃之夭夭，然后違反先前簽訂的勞動(dòng)合同，私自泄露原單位或個(gè)人的秘密，損害原單位和個(gè)人的利益。

4.在數(shù)字化視域下優(yōu)化人事檔案管理的方法及措施

4.1緊跟時(shí)代發(fā)展，讓人事檔案管理制度與時(shí)俱進(jìn)、不斷發(fā)展

在深化和完善人事制度改革的現(xiàn)實(shí)背景下，人事檔案管理也必須與時(shí)俱進(jìn)，與時(shí)俱進(jìn)，不斷調(diào)整和優(yōu)化人事檔案管理制度，增強(qiáng)其科學(xué)性和合理性。為此，我們需要做以下幾點(diǎn)：一是要根據(jù)當(dāng)今人才市場(chǎng)的特點(diǎn)，調(diào)整人才檔案管理模式，以充分發(fā)揮人才價(jià)值，實(shí)現(xiàn)人才良性流動(dòng)為目標(biāo)，優(yōu)化一切;;二是建立健全人才檔案分級(jí)管理制度，對(duì)不同能力、不同層次的人才檔案進(jìn)行篩選和分類，確保每個(gè)人才的價(jià)值在檔案中得到充分體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)相對(duì)公平的待遇。

4.2改進(jìn)人事檔案管理制度，弱化人事檔案對(duì)于人才的“捆綁”功能

完善人事檔案管理制度，弱化人事檔案對(duì)人才的“約束”功能，不是降低人事檔案管理的功能，而是有效提升人事檔案管理的有效性，要使人才在有序的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中按照自己的意愿合理流動(dòng)和發(fā)展，需要從以下幾個(gè)方面著手：一是剝離人事檔案的控制和約束功能。在單位實(shí)行全員競(jìng)爭(zhēng)上崗制度，形成單位與個(gè)人的合同關(guān)系，改變?nèi)耸轮贫戎械慕K身制，使崗位和人員更好地適應(yīng)和協(xié)調(diào)。二是完善人事檔案管理部門，即將社會(huì)所有人事檔案納入統(tǒng)一管理范圍，全方位地管理人事檔案。這樣，人事檔案管理的功能必將得到加強(qiáng)和實(shí)現(xiàn)。

5.結(jié)束語(yǔ)

總之，人事制度改革對(duì)人事檔案管理的影響是多方面的。一方面，它不僅暴露了我國(guó)傳統(tǒng)人事檔案管理模式存在的問(wèn)題和潛在的不足，也推動(dòng)了人事檔案管理方法和手段的不斷創(chuàng)新和完善，因此，總體而言，人事制度改革對(duì)人事檔案管理起到了積極的推動(dòng)作用。它可以改進(jìn)人事檔案管理模式，糾正和減少人事檔案管理模式的弊端，使人事檔案管理模式和方法與時(shí)俱進(jìn)，更好地發(fā)揮人才的價(jià)值。

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作者簡(jiǎn)介：姓名：丁玉華，出生年月：1977.08.13，性別：女，民族：蒙古族，籍貫：通遼奈曼旗，學(xué)歷：本科，職稱：目前中級(jí)，研究方向：人事檔案管理