大型鋼鐵企業(yè)辦公用品信息化管理模式探析
——以首鋼京唐公司為例

崔文娟

（首鋼京唐鋼鐵聯(lián)合有限責(zé)任公司，河北 唐山市 063200）

一、辦公用品手工管理模式的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

1.現(xiàn)狀

首鋼京唐公司占地約30平方公里，正式職工約1萬(wàn)人，各部門之間相距較遠(yuǎn)，但業(yè)務(wù)上卻具有緊密的聯(lián)系。公司辦公用品主要包括：辦公家具、辦公設(shè)備、辦公耗材和文具等。原有的管理模式為費(fèi)用總額管控、實(shí)物三級(jí)管理及手工登記臺(tái)賬的粗放型管理模式。費(fèi)用總額管控即費(fèi)用實(shí)行總額控制，具體指辦公室根據(jù)計(jì)財(cái)部下發(fā)的年度費(fèi)用指標(biāo)，并結(jié)合各單位人數(shù)及實(shí)際需求分配費(fèi)用，通過(guò)對(duì)各部門按年度費(fèi)用總額進(jìn)行控制，保證費(fèi)用不超標(biāo)。實(shí)物三級(jí)管理指辦公室作為歸口管理部門及一級(jí)管理機(jī)構(gòu)，依據(jù)《辦公用品管理辦法》相關(guān)規(guī)定，組織各單位二級(jí)管理機(jī)構(gòu)——綜合辦公室按需提報(bào)計(jì)劃、采購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)、發(fā)放、使用、維修、報(bào)廢等；各單位綜合辦公室再組織三級(jí)管理機(jī)構(gòu)——各作業(yè)區(qū)按需提報(bào)計(jì)劃、發(fā)放領(lǐng)用等。

2.存在的問(wèn)題

原有的手工管理模式在滿足專業(yè)管理基本需要的同時(shí)，還存在著一定的問(wèn)題。

（1）耗人耗時(shí)耗力

辦公室在按照各單位計(jì)劃手工分揀以及為各單位分發(fā)辦公耗材和文具時(shí)，分發(fā)數(shù)量容易出錯(cuò)；有時(shí)還需二次核對(duì)，且各單位須找人找車到指定地點(diǎn)進(jìn)行裝卸及二次分發(fā)。

（2）賬物不符

各單位根據(jù)采購(gòu)報(bào)告或需求計(jì)劃手工登記臺(tái)賬，對(duì)品種、數(shù)量、狀態(tài)、使用部門等缺少詳細(xì)的記錄；職工的入離調(diào)轉(zhuǎn)易導(dǎo)致手工臺(tái)賬更新不及時(shí)，記錄不準(zhǔn)確。

（3）庫(kù)存積壓，資源浪費(fèi)

因各部門存檔的都是紙質(zhì)臺(tái)賬，既不方便保存，又不方便查詢，且容易丟失，不利于辦公室掌握各部門的實(shí)際庫(kù)存情況；難以有效協(xié)調(diào)各部門辦公用品，部分辦公用品長(zhǎng)期在庫(kù)房堆積，形成無(wú)效庫(kù)存，導(dǎo)致資源嚴(yán)重浪費(fèi)。

二、辦公用品管理模式分析與選擇

為了解決辦公用品手工管理模式的弊端，進(jìn)一步促進(jìn)辦公用品標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化管理，首鋼京唐公司在對(duì)管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，通過(guò)頭腦風(fēng)暴初步確立了以下幾種辦公用品管理模式。

1.現(xiàn)金模式

根據(jù)制度規(guī)定及辦公用品實(shí)際使用情況確定每個(gè)人的辦公用品費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，隨工資一并發(fā)放。

2.超市自選模式

首先，確定職工個(gè)人費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)并充值虛擬貨幣。辦公室根據(jù)年度費(fèi)用指標(biāo)及各部門人數(shù)確定職工個(gè)人辦公用品費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，為職工配發(fā)的一卡通充值固定的虛擬貨幣。其次，確定超市作為采購(gòu)和銷售辦公用品的主體單位。由廠內(nèi)各超市將辦公用品納入經(jīng)營(yíng)范圍，負(fù)責(zé)自采及出售。此外，確定職工超市自選及刷卡結(jié)算的領(lǐng)用方式。各單位職工需要辦公用品時(shí)，可派代表持卡前往超市挑選辦公用品，以刷卡方式領(lǐng)用，扣除一卡通內(nèi)的虛擬貨幣。最后，辦公室定期根據(jù)后臺(tái)刷卡金額進(jìn)行監(jiān)督及結(jié)算。

3.自動(dòng)售貨機(jī)自選模式

首先，將所有的辦公用品按自用和公用性質(zhì)進(jìn)行分類，將體積較小、價(jià)格較低、自用的辦公用品通過(guò)自動(dòng)售貨機(jī)售賣，體積較大、價(jià)格較高、公用的辦公用品依然采取原來(lái)的二級(jí)庫(kù)存管理模式由專人發(fā)放。其次，由供應(yīng)商根據(jù)辦公用品形狀各異、大小不一的特點(diǎn)免費(fèi)設(shè)計(jì)專門的自動(dòng)售貨機(jī)，擺放在各作業(yè)部、餐廳等人員比較集中的地方，進(jìn)行售賣和定期補(bǔ)貨和維修。最后，由辦公室根據(jù)后臺(tái)售賣數(shù)據(jù)進(jìn)行結(jié)賬。

4.信息化管理模式

開(kāi)發(fā)辦公用品管理系統(tǒng)，與現(xiàn)有的采購(gòu)供應(yīng)鏈系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)線上提報(bào)需求計(jì)劃、采購(gòu)、供應(yīng)商直送各部門、收貨入庫(kù)、庫(kù)存管理、領(lǐng)用發(fā)放、辦公用品查詢和報(bào)表等功能，真正做到賬物相符，以節(jié)約人力、物力及合理利用資源。

經(jīng)分析，前三種管理模式存在以下難點(diǎn)：（1）個(gè)人費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)不好制定。由于崗位性質(zhì)不同，使用辦公用品種類和費(fèi)用不同，如果一刀切則會(huì)增加費(fèi)用和成本。（2）職工自用和公用的辦公用品無(wú)法完全區(qū)分開(kāi)，公用性質(zhì)的辦公用品無(wú)人承擔(dān)和提供。（3）前三種管理模式只適合辦公耗材和文具，辦公家具和辦公設(shè)備管理模式不適用，依然存在一定的問(wèn)題。

相反，信息化管理模式具有其他管理模式不具備的優(yōu)勢(shì)：（1）成熟的開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)和開(kāi)發(fā)經(jīng)驗(yàn)。前期有專業(yè)團(tuán)隊(duì)新開(kāi)發(fā)一套勞保系統(tǒng)，運(yùn)行良好。（2）完整的線上采購(gòu)渠道和專門的采購(gòu)機(jī)構(gòu)。辦公用品一律通過(guò)采購(gòu)供應(yīng)鏈系統(tǒng)提報(bào)計(jì)劃，經(jīng)線上逐級(jí)審批后，由采購(gòu)中心集中招投標(biāo)及采購(gòu)。通過(guò)信息化手段，可以嚴(yán)格管控辦公用品各環(huán)節(jié)，做到公開(kāi)、透明，避免浪費(fèi)；可以合理調(diào)配及管理辦公資源，進(jìn)一步提高辦公用品使用率和職工工作效率[1]；可以更全面地對(duì)所有的辦公用品實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。

三、辦公用品信息化管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與設(shè)計(jì)

經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)決策確定信息化管理模式后，牽頭部門第一時(shí)間召開(kāi)辦公用品信息化管理項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，確定項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組及工作小組成員，明確分工職責(zé)和完成時(shí)限，布置項(xiàng)目相關(guān)工作。項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程詳見(jiàn)下圖。

下面就系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)的闡述。

1.需求調(diào)研及流程優(yōu)化

需求調(diào)研[2]作為系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的第一步至關(guān)重要。在項(xiàng)目小組調(diào)研會(huì)上，首先由辦公室描述辦公用品專業(yè)管理現(xiàn)狀及業(yè)務(wù)流程，大家在了解業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上再結(jié)合公司實(shí)際集中討論，逐步改進(jìn)并最終確定辦公用品管理業(yè)務(wù)流程圖，如下所示。

2.功能模塊開(kāi)發(fā)與設(shè)計(jì)

根據(jù)需求清單和業(yè)務(wù)流程最終形成辦公用品管理系統(tǒng)各功能模塊[3]，系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖[4]如下：

3.系統(tǒng)設(shè)計(jì)亮點(diǎn)

系統(tǒng)設(shè)計(jì)有以下亮點(diǎn)：（1）將辦公樓和辦公用房納入系統(tǒng)管理。辦公家具具有體積較大、安裝不便、不易挪動(dòng)的特點(diǎn)，因此，在專業(yè)管理中，辦公家具以房間為載體進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)房變家具變。只有將辦公樓和辦公房間納入系統(tǒng)管理，才能做到辦公家具專業(yè)化管理。（2）辦公設(shè)備以人為載體進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)設(shè)備隨人走的管理要求，真正做到人物對(duì)應(yīng)、賬物相符。（3）辦公耗材按照“總額管控，二級(jí)庫(kù)存，按需領(lǐng)用”原則進(jìn)行管理，取消作業(yè)區(qū)級(jí)庫(kù)存，真正地為基層減負(fù)。（4）通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)生成需求計(jì)劃，代替手工層層提報(bào)及匯總整理。首先，由各需求部門對(duì)系統(tǒng)中所有物料設(shè)置一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)存；然后，通過(guò)系統(tǒng)提報(bào)計(jì)劃時(shí)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)公式“計(jì)劃量=標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)存-實(shí)時(shí)庫(kù)存+調(diào)整量”自動(dòng)生成計(jì)劃量。若有特殊調(diào)整，可直接通過(guò)修改調(diào)整量來(lái)改變計(jì)劃量。

四、結(jié)語(yǔ)

辦公用品專業(yè)管理是一項(xiàng)涉及范圍廣、工作內(nèi)容繁瑣且復(fù)雜的工作。國(guó)有企業(yè)和行政單位對(duì)辦公用品的管理將會(huì)越來(lái)越嚴(yán)格，越來(lái)越重視，將傳統(tǒng)的手工管理模式升級(jí)為信息化管理模式[5]是大勢(shì)所趨，以實(shí)現(xiàn)辦公用品科學(xué)化、精細(xì)化專業(yè)管理。辦公用品管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)解決了很多問(wèn)題，但是，若執(zhí)行不力，依然達(dá)不到系統(tǒng)設(shè)計(jì)的初衷。

首鋼京唐公司從以下幾方面入手，以保障系統(tǒng)功能的真正實(shí)現(xiàn)。（1）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變意識(shí)。通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，使職工從根本上認(rèn)識(shí)到辦公用品管理系統(tǒng)的重要性，轉(zhuǎn)變粗放式管理的思維方式和工作模式，以適應(yīng)現(xiàn)代化、信息化管理的需要。（2）重新修訂制度，保證制度與系統(tǒng)的一致。自系統(tǒng)上線后，各單位具體職責(zé)發(fā)生了較大的改變，必須結(jié)合系統(tǒng)功能，及時(shí)修訂《辦公用品管理辦法》，為后續(xù)業(yè)務(wù)的有序開(kāi)展提供制度保障。（3）預(yù)留接口，不斷改進(jìn)和完善系統(tǒng)。為了適應(yīng)辦公用品專業(yè)管理的發(fā)展需要，系統(tǒng)設(shè)計(jì)中預(yù)留了多個(gè)接口，具備了一定的可擴(kuò)展性，以保障業(yè)務(wù)和系統(tǒng)的一致性。