基于知識(shí)管理開(kāi)展事業(yè)單位檔案管理工作

戴雪梅

摘 ?要：事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)完善管理體系，創(chuàng)新檔案管理工作方式方法，在尊重知識(shí)管理的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新檔案管理工作方法，不斷提高事業(yè)單 位檔案管理工作質(zhì)量，滿足新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際需要。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理;事業(yè)單位;檔案管理

引言

在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，檔案作為寶貴的資料，是各項(xiàng)業(yè)務(wù)、管理工 作實(shí)施的證明文件，同時(shí)也是知識(shí)共享不可或缺的重要組成部分。直接關(guān) 系著事業(yè)單位各項(xiàng)工作能否有序開(kāi)展。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景之下，事業(yè)單 位需要將檔案管理工作作為內(nèi)部一項(xiàng)重要的管理內(nèi)容，同時(shí)將知識(shí)管理理 念引入檔案工作中，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行不斷創(chuàng)新，進(jìn)而不斷提高自身檔 案管理水平，為單位發(fā)展夯實(shí)知識(shí)基礎(chǔ)[1]。

1 知識(shí)管理與檔案管理概述

1.1 ?知識(shí)管理的概念

在檔案管理工作中，知識(shí)管理是以發(fā)展創(chuàng)新能力和提高核心競(jìng)爭(zhēng)力 為目的，對(duì)知識(shí)資源的有效開(kāi)放和利用。根據(jù)知識(shí)管理理論，知識(shí)可分為 顯性知識(shí)與隱性知識(shí)，顯性知識(shí)是一種形式化的知識(shí)，經(jīng)編碼后可通過(guò)文 字、語(yǔ)言、圖像等形式展示和表達(dá)，且能夠適應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行整理和存 儲(chǔ);隱性知識(shí)是非結(jié)構(gòu)化的知識(shí)，突出表現(xiàn)為零散、無(wú)法直接適應(yīng)文字、 語(yǔ)言、圖像展示，且難以交流和掌握。在檔案管理工作中實(shí)施知識(shí)管理， ?其主要目的是挖掘隱性知識(shí)，使隱性知識(shí)成為顯性知識(shí)，促進(jìn)兩者相互轉(zhuǎn) 換，為知識(shí)共享、培訓(xùn)、創(chuàng)新奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[2]。

1.2 ?檔案管理的概念

檔案管理的本質(zhì)是以檔案為核心開(kāi)展的一系列管理工作，重點(diǎn)在于優(yōu) 化檔案工作的流程，強(qiáng)調(diào)全面有效存儲(chǔ)檔案信息，對(duì)檔案資源的價(jià)值進(jìn)行 深度挖掘，滿足社會(huì)、個(gè)人、組織對(duì)檔案的應(yīng)用需求。檔案管理工作強(qiáng)調(diào) 建立優(yōu)化有序的流程，全面提高檔案信息的處理效率，降低檔案運(yùn)行的成 本，減少檔案使用難度，提高檔案服務(wù)的精準(zhǔn)性。

事業(yè)單位在信息化的環(huán)境下開(kāi)展好檔案管理工作，可以有效挖掘檔 案信息的潛在價(jià)值，對(duì)于提高事業(yè)單位決策有效性，提高事業(yè)單位檔案管 理工作效率，降低事業(yè)單位檔案管理成本，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的 最佳狀態(tài)有重要的價(jià)值。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息價(jià)值挖掘，引入知識(shí)管理 的檔案管理工作理念，可以體現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的服務(wù)屬性，提高 事業(yè)單位檔案信息的應(yīng)用效率，加快實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案服務(wù)的快捷性與便 利性?；谥R(shí)管理的理念加強(qiáng)檔案管理，還有助于實(shí)現(xiàn)知識(shí)價(jià)值的最大 化，可以優(yōu)化檔案管理工作的具體環(huán)節(jié)，體現(xiàn)檔案資源的應(yīng)用價(jià)值和使用 效率[3]。從知識(shí)管理的角度對(duì)檔案資源的價(jià)值進(jìn)行分析，可以完善檔案管 理工作環(huán)節(jié)，合理配置檔案管理工作要素，提高檔案管理的專業(yè)化水平。 ? 2 知識(shí)管理與事業(yè)單位檔案管理的關(guān)系

2.1 ?檔案管理是知識(shí)管理的基礎(chǔ)

基于檔案管理信息的知識(shí)庫(kù)包括知識(shí)產(chǎn)權(quán)、技術(shù)資源、規(guī)程規(guī)范等內(nèi) 容，其中，大部分內(nèi)容經(jīng)檔案管理部門(mén)接收、梳理、歸檔和保管，屬于檔 案管理部門(mén)的管理內(nèi)容。由于檔案管理屬于不可逆的管理過(guò)程，如管理不 當(dāng)將造成管理檔案的丟失，即造成知識(shí)的流失，進(jìn)而影響檔案知識(shí)挖掘、 開(kāi)發(fā)和利用，因此，加強(qiáng)檔案收集管理工作，尤其是項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的檔 案收集與整理，包括合同、投標(biāo)文件、施工技術(shù)資源、工程設(shè)計(jì)變更資料 等，將全過(guò)程檔案資料納入檔案管理范疇，強(qiáng)調(diào)基礎(chǔ)資料的統(tǒng)一管理，防 止出現(xiàn)隱性知識(shí)丟失的情況，客觀記錄各項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程和結(jié)果，才能夯實(shí)知 識(shí)管理的基礎(chǔ)。

2.2 ?知識(shí)管理提升檔案管理價(jià)值

在檔案管理工作中實(shí)施知識(shí)管理，通過(guò)挖掘業(yè)務(wù)、行政管理工作形成 檔案中的價(jià)值，發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)勢(shì)，能夠形成單位的知識(shí)寶 庫(kù)，挖掘、吸收、借鑒先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的創(chuàng)造、知識(shí)共享和知識(shí)應(yīng) 用，促進(jìn)發(fā)展中形成的知識(shí)直接應(yīng)用于價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)中。因此，基于知識(shí) 管理的檔案管理活動(dòng)更體現(xiàn)其價(jià)值，而不是局限于檔案實(shí)體的保存、保管活 動(dòng)。為實(shí)現(xiàn)檔案管理知識(shí)化，檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)一步加大檔案編研力度， ?通 過(guò)知識(shí)挖掘，整合、提取、分析、歸納知識(shí)要素，將隱性知識(shí)以直觀化、形

象化、具體化的形式展示，以高效、優(yōu)質(zhì)的知識(shí)獲得單位的認(rèn)可和支持。

2.3 ?知識(shí)管理與檔案管理價(jià)值相輔相成

知識(shí)管理以及檔案管理的目標(biāo)一致，都是為了給社會(huì)提供更好的服 務(wù)。當(dāng)前，一些研究學(xué)者認(rèn)為，在文件管理過(guò)程中，其很多目標(biāo)與知識(shí)管 理較為相似，可以幫助使用者以及利用者獲取其所需要的各種知識(shí)信息。 其次，知識(shí)管理與檔案管理在最終目標(biāo)方面處于一個(gè)相互重疊的狀態(tài)。其 主要工作均是開(kāi)展文件知識(shí)內(nèi)容的管理，因而二者具備相同的管理對(duì)象， ?這為二者關(guān)系的構(gòu)建奠定了一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 基于知識(shí)管理的檔案管理工作策略

3.1 ?變更檔案管理理念

通過(guò)對(duì)知識(shí)管理理念的有效運(yùn)用，做好檔案管理的規(guī)劃工作，進(jìn)行整 體布局， ?在事業(yè)單位檔案管理部門(mén)具體情況基礎(chǔ)之上，不斷優(yōu)化其落后的信 息割據(jù)局面，為檔案管理各個(gè)模塊提供一個(gè)分享信息資源的平臺(tái)，這樣可以 使檔案信息具備更高的準(zhǔn)確率。此外，檔案管理部門(mén)還需對(duì)檔案管理工作實(shí) 際開(kāi)展過(guò)程中的具體情況進(jìn)行認(rèn)真分析，針對(duì)關(guān)鍵流程當(dāng)中所存在的各種問(wèn) 題做好優(yōu)化工作。另外，還需加大檔案管理工作的宣傳力度，為其增加知識(shí) 的檢索、服務(wù)、創(chuàng)造以及組織等各種功能，以得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視。

3.2 ?優(yōu)化檔案管理流程

提高事業(yè)單位檔案管理有效性，更好地體現(xiàn)出檔案的知識(shí)服務(wù)價(jià)值， ?在簡(jiǎn)化檔案管理程序的基礎(chǔ)達(dá)到提高檔案管理有效性目標(biāo)。首先，應(yīng)當(dāng)制定 科學(xué)的檔案管理工作目標(biāo)，加強(qiáng)檔案資源的獲取、鑒別、共享與傳播工作的 有效性， ?注重以標(biāo)準(zhǔn)化的方式加強(qiáng)基礎(chǔ)性檔案管理工作。其次，對(duì)檔案管理 運(yùn)行流程不斷進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，注重合理的配置檔案資源，明確檔案管理工作 重點(diǎn)，科學(xué)的編制檔案管理工作規(guī)劃，保證檔案工作有序進(jìn)行。第三，明確 檔案管理工作指標(biāo)，加強(qiáng)檔案管理的績(jī)效考核，注重定期對(duì)檔案管理工作情 況進(jìn)行梳理，切實(shí)提高檔案管理運(yùn)行質(zhì)量，滿足檔案建設(shè)需要。

3.3 ?提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

相關(guān)檔案管理工作人員在面對(duì)自身本職工作時(shí)，需要充滿熱情，在檔 案管理工作具體落實(shí)過(guò)程中，對(duì)細(xì)節(jié)管理工作加強(qiáng)重視，事業(yè)心較強(qiáng)，具 備足夠的責(zé)任感，從而保障檔案管理工作的質(zhì)量。要想使檔案管理人員自 身素質(zhì)得到全方位的提升，事業(yè)單位需要積極為其組織各項(xiàng)培訓(xùn)活動(dòng)。與 此同時(shí)，還需對(duì)新入職員工做好崗前培訓(xùn)工作，幫助其明確檔案管理崗位 的具體工作職責(zé)，了解工作流程，掌握操作方式等。此外，還需幫助檔案 管理工作人員熟悉相關(guān)法律法規(guī)。

3.4 ?加強(qiáng)檔案宣傳工作

事業(yè)單位檔案管理與知識(shí)管理應(yīng)當(dāng)深度結(jié)合，注重在檔案管理工作中 開(kāi)展一系列的宣傳活動(dòng)，強(qiáng)調(diào)廣泛宣傳展示檔案資源的知識(shí)價(jià)值，將新的 知識(shí)結(jié)構(gòu)、知識(shí)運(yùn)用與檔案管理聯(lián)系起來(lái)，讓事業(yè)單位職工的在工作的過(guò) 程中感受檔案的知識(shí)價(jià)值，從而形成全員參與檔案管理的意識(shí)，提高檔案 管理工作的科學(xué)性，達(dá)到高質(zhì)量、全方位開(kāi)展檔案管理的目標(biāo)，進(jìn)一步提 高檔案管理的科學(xué)性、有效性與系統(tǒng)性。

結(jié)束語(yǔ)

檔案管理部門(mén)應(yīng)以服務(wù)單位發(fā)展為導(dǎo)向，加強(qiáng)與各部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，深 入挖掘單位內(nèi)部行政管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)、項(xiàng)目管理和實(shí)施過(guò)程中的顯性、隱 性知識(shí)，并形成知識(shí)管理成果，服務(wù)于單位決策、行政管理、教育培訓(xùn)等 方面，建立系統(tǒng)性的知識(shí)體系，為單位發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]馬蘭.基于信息化背景的事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理新思路[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊， 2020，（10）：185-186.