提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策研究

李拓

摘 ?要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案的重要性愈發(fā)顯著，這就使人們對(duì)檔案管理工作提出了全新的要求。檔案管理作為事業(yè)單位中的重要組成 部分，不僅種類繁多，而且數(shù)量也十分龐大，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足事業(yè)單位發(fā)展的需求。在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位需要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，將信息技術(shù)融入檔案管理中，從而有效提高檔案管理的質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案的作用，促進(jìn)事業(yè)單位的健康、穩(wěn)定發(fā)展。文章就提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

引言

檔案是對(duì)各種信息、活動(dòng)的一種真實(shí)記錄，能夠直接將事業(yè)單位的發(fā) 展歷程體現(xiàn)出來(lái)，并且其中還蘊(yùn)含了社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的信息，能為事業(yè)單位 提供良好的參考依據(jù)，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有著十分重要的作用。檔案管理 工作是一項(xiàng)具有系統(tǒng)性、專業(yè)性、保密性和政策性的工作，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì) 的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理也面臨巨大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案管理模式已 經(jīng)面臨淘汰邊緣，信息化、現(xiàn)代化已經(jīng)成為檔案管理建設(shè)的主要方向。為 此，事業(yè)單位需要及時(shí)更新觀念，做到與時(shí)俱進(jìn)，充分利用各種現(xiàn)代信息 技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化，推進(jìn)事 業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

1.1 ?轉(zhuǎn)變存儲(chǔ)環(huán)境

事業(yè)單位以往的檔案以紙質(zhì)媒介為載體，其管理也主要是面向收集、 整理、歸檔紙質(zhì)檔案，但隨著時(shí)間的推移，紙張質(zhì)地會(huì)變得薄而脆，且容 易受到周圍環(huán)境的影響，存在保管隱患，比如蟲(chóng)蛀、潮濕等。這給獲取紙 質(zhì)檔案上所記錄的信息帶來(lái)較大困難。然而信息技術(shù)的發(fā)展使檔案管理工 作變得極為便捷，利用信息系統(tǒng)管理檔案信息，完好地規(guī)避了現(xiàn)實(shí)的保管 環(huán)境帶給檔案管理的影響，使檔案儲(chǔ)存環(huán)境產(chǎn)生本質(zhì)改變。將檔案信息存 儲(chǔ)在信息系統(tǒng)中，省去了紙質(zhì)檔案增加對(duì)館庫(kù)空間日益增長(zhǎng)的需求，避免 利用大量的人工館庫(kù)管理精力，大大節(jié)約了人力、財(cái)力及物力管理成本。

1.2 ?提高信息化檢索的速率

信息化時(shí)代的到來(lái)促進(jìn)了信息技術(shù)的快速發(fā)展，同時(shí)也產(chǎn)生了海量的 信息數(shù)據(jù)，如何快速、準(zhǔn)確地在數(shù)據(jù)庫(kù)中尋找所需的信息數(shù)據(jù)，成為檔案管 理工作中需重點(diǎn)解決的問(wèn)題。通過(guò)開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)，借助信息技術(shù) 能夠極大程度地提升信息的檢索速度，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。首先， ?檔 案管理信息化建設(shè)使原本的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，改變了傳統(tǒng)人工進(jìn) 行檢索的工作方式，保證了檢索工作的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，能夠根據(jù)所需快速 獲取信息。其次，可以實(shí)現(xiàn)批量信息同步查找。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠?qū)ο?同類型的信息進(jìn)行快速檢索。最后，信息化檢索避免了對(duì)檔案造成損壞， ?能 延長(zhǎng)檔案的使用壽命，使檔案管理工作變得更加輕松便捷。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的不足

2.1 ?缺乏時(shí)代性

當(dāng)前，事業(yè)單位正處于改革的關(guān)鍵時(shí)期，但其將重點(diǎn)放在了其他工作 上，對(duì)檔案管理并沒(méi)有進(jìn)行深入的研究和有效的改革。同時(shí)，目前的改革 機(jī)制也不是對(duì)所有事業(yè)單位檔案管理都適用的。在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)新常態(tài)背 景下，事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中，難免存在問(wèn)題和不足，而要想有效地解決 這些問(wèn)題，促進(jìn)自身不斷的發(fā)展，就必須做好檔案管理工作，對(duì)保存的信 息進(jìn)行深入的分析，挖掘其中蘊(yùn)含的有價(jià)值信息。但在實(shí)際的檔案管理工 作中，事業(yè)單位并沒(méi)有制定出與社會(huì)發(fā)展相符的管理機(jī)制，管理模式仍較 為陳舊，缺乏時(shí)代性，并沒(méi)有積極引進(jìn)先進(jìn)的管理理念、管理方法和管理 設(shè)備，這就嚴(yán)重影響了事業(yè)單位檔案管理工作的效率和質(zhì)量，嚴(yán)重阻礙了 檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，最終不利于事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

2.2 ?對(duì)檔案管理信息化建設(shè)重要性認(rèn)識(shí)不夠深刻

在事業(yè)單位眾多工作中，檔案管理工作屬于一種比較“低調(diào)”的工

作，看似微不足道，實(shí)則非常重要，但也很難有明顯的成績(jī)。上述這些特 征致使事業(yè)單位一些管理者缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案 管理工作的隱藏價(jià)值，只是簡(jiǎn)單地將檔案管理工作視為一種簡(jiǎn)單的事務(wù)性 工作，難以為事業(yè)單位帶來(lái)直接的經(jīng)營(yíng)效益。而檔案管理信息化建設(shè)本身 卻需要投入大量的人力物力財(cái)力資源，這對(duì)檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展帶來(lái) 了非常嚴(yán)重的阻礙影響。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1 ?提高事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

事業(yè)單位通過(guò)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，一方面能夠降低檔案存儲(chǔ)管 理的成本，保障檔案信息資料存儲(chǔ)的長(zhǎng)久性與安全性。另一方面，還能夠 提高檔案管理的效率，使得檔案質(zhì)量更便于檢索查詢，提升檔案質(zhì)量的利 效率，充分發(fā)揮檔案資料的作用價(jià)值，為事業(yè)單位發(fā)展決策提供更好的信 息支撐?；诖耍枰聵I(yè)單位相關(guān)管理人員充分認(rèn)識(shí)到上述檔案資料所 具備的作用價(jià)值，積極轉(zhuǎn)變思想，樹(shù)立信息化意識(shí)。積極利用信息化技術(shù) 手段推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展，促使檔案管理的作用價(jià)值得到充分發(fā) 揮，更好地適應(yīng)當(dāng)前信息化時(shí)代發(fā)展要求。

3.2 ?提升檔案管理信息化人才素質(zhì)

事業(yè)單位需要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化人才素質(zhì)能力的重要性，在進(jìn)行 信息化建設(shè)過(guò)程中，急需引進(jìn)專業(yè)的管理人才，適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展與使 用。首先，在實(shí)際的發(fā)展過(guò)程中，事業(yè)單位要確保檔案員具有專業(yè)的知識(shí) 技能以及服務(wù)素質(zhì)，對(duì)于已有的檔案員，需要定期組織其進(jìn)行培訓(xùn)。主要 為其提供新時(shí)期檔案工作方式方法、最新的信息化技術(shù)、信息化思維等方 面的培訓(xùn)，以切實(shí)提升其在新時(shí)期檔案工作上的能力，并促進(jìn)事業(yè)單位檔 案管理提檔升級(jí)。其次，事業(yè)單位應(yīng)該重視從事檔案工作的人員之間的交 流學(xué)習(xí)，通過(guò)定期組織座談、實(shí)地考察等方式來(lái)幫助檔案工作人員不斷獲 得提升與成長(zhǎng)，并逐漸形成符合時(shí)代要求的專業(yè)素質(zhì)，以便在信息化廣泛 運(yùn)用的檔案管理工作中，能盡快適應(yīng)計(jì)算機(jī)操作環(huán)境。最后，檔案員還需 要具備一定的信息系統(tǒng)維護(hù)知識(shí)技能，以便在信息化建設(shè)過(guò)程中能與技術(shù) 人員進(jìn)行有效的溝通，方便傳達(dá)需求以更好地完善信息系統(tǒng)功能。

結(jié)束語(yǔ)

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然趨 勢(shì)，對(duì)此，事業(yè)單位需要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，采取有效的措施 來(lái)提高檔案管理信息化建設(shè)水平，最終發(fā)揮檔案的實(shí)際價(jià)值，促進(jìn)事業(yè)單

位的可持續(xù)發(fā)展。

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