檔案信息化管理的優(yōu)勢與安全問題研究

尹慧琳

摘 ?要：伴隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，信息化技術(shù)被廣泛地應(yīng)用于各個領(lǐng)域之中。檔案可謂是社會發(fā)展的重要承載者，其管理水平和社會的發(fā) 展具有十分密切的關(guān)聯(lián)，將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，使原本的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槿缃竦碾娮訖n案。這既提高了檔案管理的安全性，同樣也提升 了對檔案信息的管理水平。本文主要探究檔案信息化管理優(yōu)勢以及在管理過程中出現(xiàn)的一些問題，并提出有效解決方案。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;優(yōu)勢;安全;策略

引言

在社會發(fā)展進(jìn)步的過程中，單位檔案管理工作的重要性和價值日益凸 顯，在信息技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)用的背景下，檔案管理逐漸朝著數(shù)字化和信息化管 理的方向發(fā)展。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，信息化管理在安全和保密方 面具有較大的優(yōu)勢，能夠有效地提高檔案管理的質(zhì)量，為相關(guān)業(yè)務(wù)活動提 供基礎(chǔ)保障。

1 檔案信息化管理的重要性

檔案信息化管理是指將計算機(jī)技術(shù)科學(xué)合理融入到檔案管理中，這樣 不但可以提高檔案管理的技術(shù)水準(zhǔn)，還可以減小檔案存儲空間、增大檔案 儲存容量。檔案信息化管理符合時代的發(fā)展需求，對企事業(yè)與國家的經(jīng)濟(jì) 發(fā)展至關(guān)重要。

2 檔案信息化管理的優(yōu)勢

2.1 ?查詢更加準(zhǔn)確

在檔案管理中儲存較多的檔案資料同屬一個類型，當(dāng)想要查詢有關(guān) 資料時，會出現(xiàn)較多類似信息，這就加大了工作人員的工作難度。因為這 些相似檔案信息需要利用人眼來甄別、判斷，而且所涉及到的資料內(nèi)容繁 重、復(fù)雜，所以在篩選時經(jīng)常出現(xiàn)差錯。假如利用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行處理， ?就可以輕松解決這些難題。在篩選檔案資料時，只要在計算機(jī)系統(tǒng)中輸入 簡單的關(guān)鍵詞，就可以篩選出想要的資料，過濾掉一些無用信息，進(jìn)而降 低工作人員的壓力，提高工作效率。

2.2 ?工作效率高，質(zhì)量好

紙質(zhì)檔案的安全性極低，紙質(zhì)材質(zhì)不僅要防盜、防損毀，還要防蟲 蛀、防水、防潮等，因而保存不易，查詢不易。信息化與檔案管理有機(jī)融 合之后，通過電子檔案來完成對檔案信息的管理，既安全又高效。且因互 聯(lián)網(wǎng)具有不受地域、時間限制等優(yōu)勢，管理人員可以隨時隨地通過各種有 效方式來調(diào)取檔案，這樣不僅方便快捷，且效率高、管理質(zhì)量好，是新時 代檔案信息化發(fā)展的重要原因之一[1]。

2.3 提高檔案的利用率

目前多數(shù)企業(yè)都在提倡無紙化辦公，因此傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法再 滿足社會的發(fā)展需求，滯后性十分的明顯。但建立電子檔案，可以減少對 紙質(zhì)材料的使用，提升檔案資料的使用率，達(dá)到環(huán)保的目的。

3 檔案信息化管理中存在的問題

3.1 ?檔案管理人員的安全意識較弱

相關(guān)工作人員在管理檔案信息時，缺乏一定的安全意識，這對檔案 信息化管理造成了重大影響，其主要原因是由于檔案管理人員專業(yè)能力不 足，并沒有重視起檔案信息化管理工作，在對其管理過程中經(jīng)常出現(xiàn)操作 失誤、工作疏忽等現(xiàn)象，最終導(dǎo)致信息化管理工作產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)不完整或 者缺失等情況。與此同時，一些檔案管理人員缺乏保密意識，對檔案的密 碼與賬戶管理不妥善，極易發(fā)生檔案密碼安全等級低或泄露于外的危險情 況，假如被非法分子盜取單位內(nèi)部檔案信息，對單位會產(chǎn)生一定的威脅[2]。

3.2 ?缺乏安全保障體系，系統(tǒng)安全性低

以往的紙質(zhì)檔案，所有操作都需要領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章，在一定程度上保障 了檔案的安全性。而如今，隨著信息化技術(shù)的滲透融合，電子檔案被隨意 拷貝的風(fēng)險大增，特別是一些網(wǎng)絡(luò)黑客利用遠(yuǎn)程操控對系統(tǒng)進(jìn)行破壞，導(dǎo) 致信息系統(tǒng)安全性大減，難以百分之百確保檔案的安全與可靠性，無法為 相關(guān)單位提供完整有效的檔案服務(wù)。

3.3 ?檔案安全受到諸多因素影響，需要相關(guān)的技術(shù)防范措施

伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷高速發(fā)展，檔案管理的安全問題是人們十分關(guān) 注的一項內(nèi)容，這同樣是阻礙信息化技術(shù)應(yīng)用的主要原因之一。檔案信息 的安全問題和人員操作、計算機(jī)軟、硬件等具有十分密切的聯(lián)系，因此信 息的安全也受到了諸多因素的影響。電子檔案雖然不會出現(xiàn)紙張丟失或損 毀的現(xiàn)象，但在實際工作中，檔案管理會因為受到其他因素的影響產(chǎn)生安

全隱患，進(jìn)而造成信息的丟失或是損壞等問題，因此必須要有完善的技術(shù) 防范手段。

4 檔案信息化管理解決策略

4.1 ?增加檔案管理人員的安全意識

我們要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)與教育，引導(dǎo)他們學(xué)習(xí)檔案管理的 相關(guān)制度與法規(guī)，培養(yǎng)他們樹立健全的檔案信息管理意識。檔案管理人員 在實際工作中，要不斷提升檔案資料的存儲安全、錄入安全、應(yīng)用安全、 共享安全以及傳輸安全。此外，還要強(qiáng)化檔案信息化管理人員的計算機(jī)水 平，使其能夠?qū)n案信息化軟件可以規(guī)范、熟練的操作，減少因人為因素 引發(fā)檔案資料安全問題。檔案信息化管理人員也要掌握資料加密技術(shù)，例 如要保證檔案信息體系密碼與賬戶具有超高的安全等級，在傳輸檔案資料 時需采用多種加密方式，避免在檔案傳輸過程中產(chǎn)生盜竊現(xiàn)象。在日常工 作期間，還需加強(qiáng)對檔案信息化管理的宣傳工作，例如在職工大會上滲透 檔案信息化管理的保密法規(guī)、普及有關(guān)檔案資料管理的安全方面知識等， ?從根本上提升廣大員職工的安全意識與保密意識，進(jìn)而提高檔案信息化管 理的安全與工作效率[3]。

4.2 ?完善保障體系，為檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)

積極落實解決策略，保障信息使用安全。單位要積極加強(qiáng)并落實檔案 安全管理體系，以適當(dāng)?shù)牟呗詠硗瓿蓪π畔⒒瘷n案管理程序和流程的優(yōu)化 提升，促進(jìn)其科學(xué)性、規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性，使其不斷升級完成蛻變，確保信 息使用安全。同時，單位還要設(shè)置統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、專職管理人員，實現(xiàn) 措施到位、責(zé)任到位，確保檔案分類得當(dāng)、信息精準(zhǔn)、系統(tǒng)完整。重視防 病毒軟件的安裝，做好網(wǎng)絡(luò)備份。作為檔案管理人員，必須要經(jīng)常對殺毒 軟件進(jìn)行升級，以降低電腦病毒感染的幾率。同時，還要不斷更新軟件、 硬件設(shè)施，確保在檔案信息化建設(shè)過程中能有足夠的支撐與后盾。另外， ?對重要數(shù)據(jù)做好網(wǎng)絡(luò)、本地備份也是非常有效的管理手段。該方法能幫助 單位在遺失數(shù)據(jù)時以最快速度恢復(fù)數(shù)據(jù)，減少單位壓力，增強(qiáng)單位管理的 安全性。權(quán)責(zé)明確，雙重保障。完善的責(zé)任機(jī)制是有效激發(fā)檔案信息化管 理優(yōu)勢，解決其安全問題的重要手段，單位在實際工作中做到責(zé)任到人， ?提高職工的權(quán)責(zé)意識，避免出現(xiàn)遇事推諉拖拉等現(xiàn)象，這樣就能極大提高 檔案信息化管理的安全性與可靠性。

4.3 ?優(yōu)化管理技術(shù)，加強(qiáng)傳輸管理

針對檔案資源的傳輸安全問題則要重視監(jiān)控技術(shù)以及權(quán)限控制，在優(yōu) 化管理的過程中要對檔案信息平臺訪問的用戶進(jìn)行身份認(rèn)證，避免非法用 戶傳輸檔案數(shù)據(jù)。同時還要設(shè)置用戶層次，根據(jù)用戶等級提供不同保密等 級的檔案資源服務(wù)，從而保障檔案數(shù)據(jù)的機(jī)密性。要優(yōu)化監(jiān)控技術(shù)，根據(jù) 實際信息化管理現(xiàn)狀，加強(qiáng)對計算機(jī)防火墻的建設(shè)，制定相應(yīng)的檔案傳輸

協(xié)議，加密傳輸通道，提高檔案資源傳輸?shù)陌踩訹4]。

結(jié)束語：

綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，信息化技術(shù)也被應(yīng)用于檔 案管理工作當(dāng)中，為檔案管理信息化建設(shè)起到了很好地促進(jìn)作用。所以管 理人員要深刻認(rèn)識到檔案信息化管理的優(yōu)勢，針對其存在的安全問題，采 取有效措施，進(jìn)而全面保障檔案信息化管理的安全性，發(fā)揮檔案資源的實

際功能和作用，推動檔案管理事業(yè)發(fā)展進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

[1]闕仕華.檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020，（15）：49-50.

[2]邱凱.初探檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題[J].蘭臺內(nèi)外，2019，（32）：13-14.[3]郭曉濱.檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，（08）：64.

[4]吳沛騰.檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題分析[J].才智，2018，（34）：200.