新時期檔案管理信息化建設(shè)的思考

摘 ?要：檔案管理工作對諸多單位的建設(shè)與發(fā)展起到關(guān)鍵作用。檔案管理部門應(yīng)該正確認識檔案信息化建設(shè)的意義與價值，認真分析目前檔案信息 化建設(shè)與管理中存在的各類問題。在時代發(fā)展的大背景下，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，優(yōu)化檔案管理的信息化水平。企業(yè)檔案信息化管理，是指利用計 算機為主的智能化手段計劃、組織、協(xié)調(diào)和指揮企業(yè)檔案管理。企業(yè)檔案信息化管理平臺，則是由計算機軟硬件、網(wǎng)絡(luò)及其他設(shè)備組成，以及多媒體、 信息通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息數(shù)字化傳遞、程序化處理，從而為企業(yè)檔案提供標準化、規(guī)范化管理系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：新時期;檔案管理;信息化;建設(shè)思考

引言

隨著社會的迅猛發(fā)展，信息化圖書館的施工和建設(shè)也開始變成了整個 社會得以發(fā)展的必然趨勢。在對信息化圖書館開展建設(shè)的環(huán)節(jié)中，不止可 以讓民眾對圖書館有一個更加清楚的了解，還能夠在某種程度上讓圖書館 本身的服務(wù)能力或者是工作效果獲得提升，真正讓圖書館資源達成充分的 應(yīng)用，只有如此才可以促使社會更加穩(wěn)定的發(fā)展下去。在企業(yè)檔案管理的 過程中，要結(jié)合國家有關(guān)部門對檔案行政管理的要求以及有關(guān)信息社會的 要求，有效管理、收集、保存檔案的內(nèi)容與信息，并將檔案工作作為管理 的依據(jù)，將檔案管理學作為最新的理論指導，將檔案資源作為企業(yè)管理的 對象，增強企業(yè)檔案的數(shù)字化水平，推動企業(yè)發(fā)展實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源的共享， ?增強企業(yè)數(shù)字管理一體化的水平。

1 檔案管理信息化建設(shè)的意義

通過信息化技術(shù)對單位內(nèi)部的檔案資料開展嚴格的管理與建設(shè)，就能 夠在某種程度上減少檔案管理原本的難度，把以往的紙質(zhì)檔案順利轉(zhuǎn)變成 較為便捷的電子檔案，這不止能夠節(jié)省較多的空間，還能夠讓檔案的實際 折損率得以下滑，提高檔案的保存時間，防止檔案資料出現(xiàn)嚴重的不完善 情況，甚至丟失。與此同時，相關(guān)人員可以利用檔案系統(tǒng)的檢索功能快速 且精確地調(diào)取資料，提高檔案利用率與檔案服務(wù)水平，節(jié)省時間和精力。 ?現(xiàn)階段，大多數(shù)企事業(yè)單位都已經(jīng)認識到檔案信息化建設(shè)與管理的重要 性，且在檔案信息化建設(shè)與管理方面傾注了大量的精力與資金，逐步改善 了檔案信息化建設(shè)水平與管理水平，為自身的經(jīng)營發(fā)展創(chuàng)造了有利條件。

1.1 ?提高企業(yè)工作的便捷性

網(wǎng)絡(luò)時代企業(yè)的信息化建設(shè)能夠有效提高企業(yè)工作的便捷性，能夠 減輕醫(yī)護人員的工作壓力和工作強度。工作過程中，企業(yè)能夠利用各種專 業(yè)設(shè)備和系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)的收集和分析，可以利用各種專業(yè)軟件配合應(yīng)用開 展工作，企業(yè)可以建立官方網(wǎng)站和信息服務(wù)平臺，使病人通過手機和電腦 進行遠程預(yù)約掛號，企業(yè)內(nèi)部的智能發(fā)藥機，還可以根據(jù)診斷醫(yī)生的操作 進行自動發(fā)藥，這些都有效提高了企業(yè)工作的效率，減輕了工作人員的壓 力，使企業(yè)的服務(wù)更加便捷。

1.2 ?提高企業(yè)的工作效率

在網(wǎng)絡(luò)化的大背景下，對企業(yè)計算機開展信息化建設(shè)的環(huán)節(jié)中，最為 明顯的優(yōu)勢就是諸多類型技術(shù)和設(shè)備的充分應(yīng)用，信息化的順利建設(shè)可以 在企業(yè)實施各項工作的時候，醫(yī)務(wù)人員借助諸多的信息化技術(shù)或者是新型 的設(shè)備完成本職工作，可以對病人的數(shù)據(jù)或者是信息進行整理和收集，以 此來降低失誤情況和錯誤情況的產(chǎn)生幾率，并且還能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部的所有 信息做好歸納和處理，將其當做企業(yè)獲得發(fā)展的重要依據(jù)，進而增強企業(yè) 本身的醫(yī)療能力與服務(wù)能力。所以，企業(yè)借助信息化技術(shù)就可以提高各項 工作的實際效果，改變醫(yī)護人員之前老舊的工作方式與工作內(nèi)容，能夠利 用更加可靠的信息與數(shù)據(jù)對病患的病情進行細致的診斷，真正避免醫(yī)患糾 紛的不斷發(fā)生，這對于醫(yī)護人員工作的開展會起到極大的便利。

2 新時期檔案管理信息化建設(shè)的路徑

2.1 ?加強對檔案信息化建設(shè)的重視

圖書館內(nèi)部的相關(guān)工作人員需要增強自己的工作能力和自我管理能 力，轉(zhuǎn)換以往的工作思維，可以接受全新的檔案管理意識和檔案管理方式。 有關(guān)部門如果想針對檔案管理工作開展一定的信息化建設(shè)，就應(yīng)該轉(zhuǎn)變較為 老舊的思想理念，同時明確信息化建設(shè)在整個檔案管理工作中具有的關(guān)鍵 性，讓他們了解信息化建設(shè)有著怎樣的效果，形成良好的檔案管理意識， ?推 動各個部門的檔案管理人員可以加強信息化建設(shè)工作的注重程度。

2.2 ?將檔案信息化與傳統(tǒng)方式聯(lián)合起來

在對檔案開展信息化建設(shè)的環(huán)節(jié)中，以往所應(yīng)用的檔案保存方式擁有 著較多的優(yōu)勢，所以不能全盤否定其本身的關(guān)鍵性， ?如消費人員在采購房產(chǎn) 的時候，往往會手握一份必備的房產(chǎn)證明，此種文件有著較高的價值和意 義，還需要進行長時間的保管，所以相關(guān)人員就應(yīng)該采用紙質(zhì)保存的辦法。

2.3 ?提高檔案管理者的專業(yè)水平

檔案管理人員是整個信息化建設(shè)工作的重要執(zhí)行者和管理者，其本身 的專業(yè)能力與專業(yè)素養(yǎng)，確實會對檔案管理工作的信息化建設(shè)造成某種程 度的影響。所以，有關(guān)部門如果想提高信息化建設(shè)的實際速度，就應(yīng)該對 相關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力給予高度注重，利用培訓活動、專題講座以及研討會 等各種方式，讓檔案管理部門工作人員的專業(yè)能力甚至是專業(yè)素養(yǎng)獲得提 升，讓他們可以在檔案信息化建設(shè)的環(huán)節(jié)中體現(xiàn)出自己的作用。

2.4 ?制定現(xiàn)代化檔案管理機制

如今，圖書館應(yīng)用的檔案管理制度早已有著漫長的歷史，其早已無法 滿足信息化時代下檔案管理工作的實際需求。所以，就要求工作人員對以 往的檔案管理制度做好合理的調(diào)整與修訂，同時確保這一制度當中涉及到 的相關(guān)規(guī)范與要求可以在某種程度上減少信息化檔案管理工作中存在的風 險，進而確保圖書館有著良好的管理效果。

2.5 ?提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員本身的專業(yè)能力和專業(yè)素質(zhì)確實會對檔案管理工作的順 利進行產(chǎn)生某種影響。有關(guān)部門就一定要應(yīng)用切實可行的策略增強工作人 員的整體能力和職業(yè)素養(yǎng)，這必定會對將來的檔案管理工作產(chǎn)生積極的影 響。若是想讓工作人員的綜合能力和個人素養(yǎng)獲得提升，首先就需要聘請 知識豐富、專業(yè)能力強的人員肩負起檔案管理的責任。

2.6 ?積極運用云計算技術(shù)

云計算屬于一種先進的技術(shù)，有著十分巨大的作用，若是能夠?qū)⑵涑?分運用在圖書館的檔案管理工作中，就能夠讓此項工作變得更加簡單、方 便、易處理。此外，云計算技術(shù)還有著良好的工作效果，確實在某種程度 上推動著圖書館順利的達成了數(shù)字化資源的建設(shè)，還構(gòu)建了一個較為完善 的資源共享平臺。

2.7 ?建立完善安全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

有關(guān)部門如果想讓檔案管理工作的信息化建設(shè)有著較高的可靠性，同 時讓其體現(xiàn)出自己的作用，提高實際的管理效果和管理質(zhì)量，就應(yīng)該加大 原本的投資力度，采購各種先進的設(shè)備和軟件，真正為檔案信息化建設(shè)帶 來較多的物質(zhì)資源。為此，有關(guān)部門就一定要建立專門的檔案管理網(wǎng)站， ?并將其劃分成面向內(nèi)部的網(wǎng)站與面向群眾的網(wǎng)站這兩種，以此來優(yōu)化檔案 管理工作本身的性能，利用網(wǎng)站為諸多用戶提供充足的服務(wù)資源，如此就 能夠達成信息資源的互融，推動檔案資源獲得合理的應(yīng)用。

3 結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)建立的信息化平臺是開展檔案管理工作的有效方式之 一，同時還是達成企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。若是想更好的開展信息 化管理， ?就可以增強資源的實際應(yīng)用效果，還可以確保檔案資源有著較高的 完善性， ?切實體現(xiàn)出其原本的作用。所以，有關(guān)部門在實施檔案管理工作的 環(huán)節(jié)中， ?就應(yīng)該明確信息化建設(shè)的關(guān)鍵性，從管理制度的制定、先進設(shè)備的 引進等諸多方面開始著手，完成信息化工作的建設(shè)， ?利用各種各樣的方式和 手段，強化檔案管理的綜合能力， ?讓此種工作具有的效果可以在檔案管理環(huán)

節(jié)中獲得完整的體現(xiàn)，以此來促使檔案管理工作獲得長久有效的發(fā)展。 參考文獻：

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[4]張義森， 閆孟菡.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020. ?作者介紹：周月，1987.1.4，女，山東濟南，漢，檔案管理，初級，本科。